Hujjatlashtirish va inventarizatsiya

Hujjatlarning aylanishi
Xo‘jalik jarayoni sodir etilganini isbotlovchi yoki jarayon sodir etilishiga asos boluvchi hujjatlar bir necha m as’ul shaxslarda, bolim larda, korxonalarda harakatda boladi va o ‘z mo’ljali bo‘yicha xizmat qilib bolganidan so‘ng, belgilangan tartibda arxivga topshiriladi, ya’ni hujjat aylanishi sodir boladi. Demak, hujjatlarning aylanishi birlamchi hujjatlar tuzilib, ulami qayta ishlab va umumlashtirib, guruhlashdan so‘ng, arxivga topshirilgungacha bolgan harakatidir.
Buxgalteriya hisobining har bir obyekti hujjatlari alohida aylanish tizimiga ega. Masalan, kassa hujjatlarining aylanishi kirim-chiqim orderlari hujjatlarini rasmiylashtirishdan boshlanib, to kassa chiqimining hisoboti va moliyaviy hisobotgacha boradi.Buxgalteriyaga kelib tushgan hujjatlar majburiy tekshiruvdan o‘tishi kerak. Hujjatni tekshirishda quyidagilami e’tiborga olish kerak bo‘ladi.
Shakl nuqtayi nazaridan (hujjat to‘g ‘ri toMdirilganligi, hamma rekvizitlar mavjudligi, to‘liqligi).Mazmun nuqtayi nazaridan (hujjatlashtirilayotgan jarayon qonuniyligi, iqtisodiy mazmunga ega ekanligi, alohida ko‘rsatkichlar mantiqiy bog‘liqligi, arifmetik xatolar yo‘qligi).Iqtisodiy mantiqsiz, qonunga xilof jarayonlar aks ettirilgan hujjatlar rasmiylashtirishga va jarayonning bajarilishiga qabul qilinmaydi. Bunday hujjatlar tegishli qaror qabul qilish uchun korxona boshqarma buxgalteriyalariga topshirilishi shart.Qayta ishlangan hujjatlarga albatta tegishli belgi qo‘yilishi lozim. Bu bilan hujjatni yana qayta ishlashning oldi olinadi. Agar hujjat qo‘lda qayta ishlansa, hisob registriga yozilgan muddati,agar qayta ishlash hisoblash qurilmasi orqali am alga oshirilsa, ularni ishlashga javobgar nazoratchi tomonidan shtamp orqali belgi qo‘yiladi.
Kassa jarayonlariga asos boiuvchi kassa kirim va chiqim orderlariga, to‘lov vedomostlariga jarayon amalga oshirilgan zahoti qo‘lda yoki shtampda «olindi» yoki «tolandi» degan so‘zlar muddatni (kun, oy, yil) ko‘rsatib aks ettirilishi shart.
Buxgalteriya hisobida hujjatlar harakati, ya’ni tashkil etish yoki boshqa korxona, tashkilot va muassasalardan hisobga, qayta ishlashga, arxivga uzatish uchun olinishi ro‘yxat bilan tartibga solinadi.
Hujjat aylanishi ro‘yxatining tuzish ishlarini bosh buxgalter tashkil etadi va hujjat aylanishi ro‘yxati korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ro‘yxatni tuzishdan maqsad hisob ishlarini osonlashtirish va hujjat aylanishini oqilona tashkil etishdan iborat.
Hujjat aylanishining ro‘yxati sxema ko‘rinishida rasmiylashtirilishi mumkin. Yoki jadval ko‘rinishida bo’lib , quyidagi rekvizitlarga ega bo’ladi:
-hujjatning nomi;
-hujjatni tuzish (nusxa soni, rasmiylashtiruvchi mas’ul, bajarilishga mas’ul, bajarilish muddati);
-hujjatni tekshirish (tekshirishga m as’ul, keltiruvchi shaxs, keltirish tartibi, keltirish muddati);
-hujjatni qayta ishlash (bajaruvchi shaxs, qayta ishlash muddati);
-arxivga berish (arxivga beruvchi shaxs, berish muddati);
-ro‘yxatni tasdiqlash buyrugining tartib raqami va muddati;
-korxona muhri, korxona bosh buxgalteri va rahbari imzosi.
Korxona xodimlari hujjat aylanishi ro‘yxatiga asosan, ular faoliyatiga taalluqli hujjatlarni tuzadi va taqdim etadi. Hujjatning o‘z vaqtida to‘g‘ri toidirilishi, belgilangan muddatda taqdim etilishi, ulardagi m a’lumotlaming ishonchliligiga javobgarlik shu hujjatni tuzgan va imzo chekkan shaxsga yuklatiladi.
Korxona bo‘yicha hujjat aylanishining ro‘yxati asosida ishlarning o‘z vaqtida bajarilishini bosh buxgalter nazorat qilib boradi.
Dastlabki hujjatlar, hisob vedomostlari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari arxivga topshirilishi majburiydir. Hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar buxgalteriyada maxsus binoda yoki korxona rahbari tayinlagan moddiy javobgar shaxs m as’ulligida berkitiladigan shkaflarda saqlanadi. Qat’iy hisobdagi blankalar esa ularning saqlanishini ta’minlaydigan seyflarda, metall shkaflarda, maxsus binolarda saqlanadi. Aniq bir hisob vedomostiga taalluqli, joriy oyda qayta ishlangan dastlabki hujjatlar xronologik tartibda yigllib, arxivga ma’lumotnoma bilan topshiriladi.Kassa orderlari, hisobdorlik hisobotlari, bank ko‘chirmalari ular ilovalari bilan birga xronologik tartibda yigiladi va taxtlanadi. Ba’zi bir hujjatlar taxtlanmasligi mumkin, ammo ulami yo‘qotish yoki suiste’mollikning oldini olish maqsadida tikib qo‘yiladi. Korxona arxivida dastlabki hujjatlar, hisob registrlari va hisobotlami saqlash tartibi 0‘zbekiston Respublikasi arxivi bosh boshqarmasining materiallarni saqlash ko‘rsatmasiga ko‘ra o‘matiladi.
Hujjatlaming buxgalteriyadan va arxivdan boshqa tarmoq xodimlariga berilishi korxona bosh buxgalteriya ruxsati bilan amalga oshiriladi. Korxonadan hujjatlami faqat ayrim hodisalami aniqlash maqsadida dastlabki tergov, prokuratura va sud tashkilotlari tomonidan amaldagi qonunchilikga javob bergan hollardagi qarorlariga asosan olinishi mumkin. Hujjat olinishi bayonnoma bilan rasmiylashtirilib, bir nusxasi korxonaning tegishli m as’ul xodimiga imzo bilan beriladi. Hujjatni olgan tashkilotning ruxsati va vakili ishtirokida tegishli mas’ul xodim olingan hujjatdan nusxa olishi mumkin. Unda asos va olingan muddat ko‘rsatilishi kerak.