Informatika fənninin predmeti. Informasiya nəzəriyyəsi və informasiya texnologiyaları. Informasiya ölçü vahidləri

MS Excel cədvəl prosessorunda verilənlərlə işləmə qaydaları

Excel cədvəl prosessorunda funksiyalar, müxtəlif əməliyyatlardan istifadə imkanları ilə yanaşı verilənlərlə işin təşkili də mümkündür. Verilənlərlə işləmə zamanı bir çox qaydalara riayət olunması tələb olunur. Bunlara verilənlər yerləşmiş cədvəldə xanaların birləşdi­rilmə­məsi. eyni sütunda yalnız eyni tipli verilənlərin olması, verilən­lərlə işin asanlaşdırılması və müxtəlif problemlərdən uzaq olmaq üçün hər bir sütunun adlandırılması, başqa sözlə eyni sütunda olan verilənlərin adlandırılması tələb olunur. Verilənlərlə işləmənin bu ilkin şərtləri qəbul edildikdən sonra onlar cədvəl kimi tərtib edilirlər. Verilənlərlə işləmə üçün istifadə olunan əmrlər -Excelin «Данные» menyusunda verilmişdir. İndi isə həmin əmrlərlə işləmə qaydaları ilə tanış olaq.

Verilənlərin çeşidlənməsi üçün «Данные» menyusunun «Сортировка» əmrindən istifadə edilir. Əvvəlcə çeşidləmə aparılacaq verilənlər cədvəli seçilir. Daha sonra əmr verilir. Əmr verildikdən sonra açılan pəncərədə çeşidləmənin hansı sütun üzrə aparılması müəy­yənləşdirilir. Sütunların istifadəçi verilən adından, ya da cədvəlin hərflərlə verilən adlarından istifadə etmək olar. Bunun təyin olunması üçün pəncərənin sonunda verilmiş «Иденти­цировать диапазон данных по» sözündən sonra verilmiş rejimlərdən istifadəçi istəyinə uyğun olanı seçmək lazımdır. Daha sonra çeşidləmənin aparılacağı sütun adı birinci sahədən seçilir. Sonra isə çeşidləmənin artma və ya azalmaya uyğun olacağı müəyyənləşdirilir. Əgər verilənlər mətn tipli olarsa, onda çeşidləmə əlifba sırasına görə. ədədi tipli olarsa artma və ya azalmaya görə aparılır. Çeşidləməni bir neçə sütun elementlərinə görə də aparmaq olar. Lakin yadda saxlamaq lazımdır ki, hər sonrakı çeşidləmə əvvəlki ilə uyğunlaşdırılmış olmalıdır.
Verilənlərilə işləmə üçün ikinci əmr filtrləmə əmridir. Bu əmr yenə də həmin menyudan «Фильтр» əmridir. Əmr verildikdən sonra istifadəçiyə üç variant təklif olunur. Bu variantlardan birincisi «Автофильтр» əmridir. Verilənlər cədvəli seçildikdən sonra bu əmr verildikdə sütun başlıqları olan xanalarda üçbucaqvari işarələr əmələ gəlir. Həmin işarələrin basılması ilə avtomatik olaraq seçilmiş sütuna nəzərən filtrləmə aparmaq mümkündür. Bu düymə basıldıqda ekrana hamısı, ilk 10-u, Şərt və sütun elementləri siyahısı verilir. Əgər «Все» (hamısı) rejimi seçilərsə onda sütun elementlərinin bütün siyahısı ekranda görünür. «Первые 10» (ilk 10-u) əmri verilərsə yeni pəncərə açılır. Pəncərədə birinci sahədə sütun elementlərinin sayı, ikinci sahədə ilk seçilmiş sayda elementin, ya sondan seçilmiş sayda elementin verilməsi, üçüncü sahədə isə sütun elementlərinin özünün və ya elementlərin seçilmiş faizinin ekrana verilməsi müəyyənləşdirilir. Bundan sonra ekranda yalnız şərtləri ödəyən elementlər qalır. Qeyd edək ki, seçimdən sonra alınan cədvəl ilkin cədvəlin olduğu sahədə yerləşir. Əgər yenidən ilkin cədvələ qayıtmaq istəyiriksə, ya sütun başlığındakı hamısı rejimini, ya da yaxşı olar ki, «Данные» menyusunun «Фильтр» əmrinin «Отобразить все» variantını vermək lazımdır.
Sütun başlığında olan «Условие» rejimi verildikdə açılan pəncərədə cədvəlin ekranda əks etdiriləcək elementlərini müəyyən edən şərtlər veriləcək. Birinci sahədə şərti müəyyən edən əsas münasibət (bərabərdir, böyükdür, kiçikdir və s.) verilir ikinci sahədə şərtə uyğun olan element və ya əlamət verilir. Əgər şərtləri daha da genişləndirmək istəyiriksə onda üçüncü sahədə yeni münasibət və dördüncü sahədə isə münasibətə uyğun əlamət verilir. Avtomatik olaraq verilən şərtləri ödəyən elementlər ilkin cədvəlin yerləşdiyi oblastda verilir. Cədvəlin bütün elementlərinin verilməsi birinci halda olduğuna analoji olaraq yerinə yetirilir.
Menyunun bu əmrinin üçüncü variantı «Условное форматирование» variantıdır. Variant filtrləmənin verilmiş istənilən şərtə görə aparılmasını təmin edir. Bu variant avtomatik filtrləmədən əslində şərtlərin daha geniş əlamət əhatəsinə görə fərqlənir. Əmrin yerinə yetirilməsini nəzərdən keçirək. Əvvəlcə ayrıca cədvəl şəklində istifadə olunacaq şərti veririk. Bu məqsədlə ilkin cədvəlin başlığını ayrı oblastda veririk. Daha sonra həmin başlıqların altında olan uyğun xanalarda şərtləri veririrk. Daha sonra əmri veririk. Açılan pəncərədə alınacaq nəticənin ilkin cədvəlin yerləşdiyi oblastda və ya digər. Fərqli oblastda yerləşəcəyini müəyyənləşdirəcəyik. Bundan sonra filtləmə aparılacaq cədvəlin yerləşdiyi diapazonu və şərtin yerləşdiyi diapazonu daxil edirik. Əgər əvvəldən alınacaq nəticənin ilkin cədvəlin yerləşdiyi oblastan fərqli hissədə yerləşməsini vermişiksə onda həmin diapoazonu da daxil edirik. Diapazonlar ümumi qaydaya uyğun olaraq yuxarı sol küncdəki xana ilə aşağı sağ küncdəki xananın mütləq ünvanları vasitəsilə verilir. Bütün bunlardan sonra proses avtomatik olaraq yerinə yetirilir.
Verilənlər cədvəlində müxtəlif axtarış, əlavə, ləğv etmə, dəyişikliklərin edilməsi üçün menyunun «Форма» əmrindən istifadə edilir. Əmr verildikdən sonra ekranda açılan pənsərədə verilənlərin sütun başlıqları və onlara uyğun adətən birinci qiymətlər göstərilir. Pəncərənin sağ tərəfində isə ardıcıl olaraq istifadə edilə biləcək əməliyyatların siyahısı verilir. Qeyd edək ki, burada olan hərəkət düymələri vasitəsilə istənilən sətirin verilənlərinə keçmək mümkündür. İndi isə sağ tərəfdə verilən düymələrin hər birinin təyinatı ilə tanış olaq.
Добавить-cədvələ yeni yazının, yəni yeni verilənlər sətrinin daxil edilməsi;
Удалить- seçilmiş sətirin ləğvi;
Вернуть- ləğv edilmiş və ya dəyişdirilmiş sətir verilənlərinin qaytarılması;
Назад- hərəkəıt istiqamətində geri qayıtma;
Далее- verilənlər cədvəlində cədvəl başlıqlarından sona döğru irəliləmə;
Критерии- seçmənin hər hansı əlamət və ya meyara görə aparılması;
Закрыть-pəncərəni bağlamaq.
Əslində bu əmrdən istifadə cədvəl verilənlərinin sayının çox olduğu halda daha effektivdir.
Menyunun növbəti əmri olan «Итоги» əmri hansısa dəyişməyə uyğun olan yekunların hesablanaraq sətirlərdə verilməsini təmin edir. Əmr verildikdən sonra açılan pəncərədə birinci sahədə hansı dəyişikliyə görə yekunların verilməsinin müəyyənləşdirilməsi göstərilir. İkinci sahədə aparılacaq əməliyyat (cəm, say, maksimum, minimum və s.), daha sonra yekunların əks etdiriləcəyi sütunun adı verilir. Yekunların verilməsinə aid digər parametrləri də burada verilən imkanlarla müəyyənləşdirmək olar. Əgər bu əməliyyatı ləğv etmək lazımdırsa onda ekranda olan «Убрать все» düyməsini basmaq lazımdır.
Bir cox hallarda verilənlər cədvəllərinin tərtibi zamanı verilənlərin daxil edilməsində müxtəlif şərtlərin ödənməsinə riayət edilməsi problemlər yaradır. Bunu aradan qaldırmaq üçün seçilmiş oblastda daxil edilən verilənlərin yoxlanılmasını aparmaq daha yaxşı olardı. Bunun üçün «Данные» menyusunun «Проверка» əmrin­dən istifadə edilir. Əmr verildikdən sonra ekranda açılan pəncərədə «Параметры» rejimi seçilir, həmin rejimə uyğun açılan pəncərədə verilənlərin tipi, şərtlər daxil edilir. Sonra isə istifadəçi istəyinə uyğun olaraq «Сообщения для ввода» və ya «Сообщения для ошибки» rejimlərindən biri və ya hər ikisi seçilir. Bu rejimlərin hər biri seçilərkən başlıq üçün ad və şərt pozulduqda veriləcək məlumat, eləcə də hərəkət (prosesin dayandırılması, xəbərdarlıq, daxil edilən verilənin ləğvi) müəyyənləşdirilir. Bütün bunlardan sonra istifadəçi seçilmiş oblasta şərti ödəməyən verilən daxil etdikdə avtomatik olaraq müəyyənləşdirilmiş xəbərdarlıq verilir. Bu şərt və xəbərdarlıqları ləğv etmək üçün həmin əmrə uyğun pəncərəni açaraq «Очистить все» əmri verilir.
Menyunun növbəti əmri olan «Таблица подстановки» -dan istifadə etməklə müxtəlif qoyuluşlara uyğun hesablamaları aparmaq olar. Məsələn, E1 xanasına bir ədəd, E2 xanasına ikinci ədədi daxil edirik, E3 xanasında həmin ədədlərin cəmini hesablayaraq veririk. Sonra E3 xanası ilə eyni sətirlərə və bu xana ilə eyni sütuna rəqəm və ya ədədlər daxil edərək onların cəmini almaq olar. Bu məqsədlə ədədlər yazılmış oblastı seçib əmri veririk. Birinci sahəyə E1, ikinci sahəyə E2 daxil edirik. “Ok” düyməsi basılanda uyğun sətir və sütunun kəsişməsində həmin ədədlərin cəmləri yerləşir.
«Данные» menyusunun «Текст по столбцам» əmri vasitəsilə eyni xanada yazılmış mətn tipli verilənləri xanalar üzrə bölmək mümkündür. Belə ki, bir cox hallarda mətn tipli verilənlərin daxil edilməsi zamanı xanadan xanaya keçid vaxt aparır. Məhz buna görə də verilənlər bir xanaya yazılır. Məsələn soyad, ad və atanın adı. Sonra əmr verilir. Açılan pəncərədə xanalar üzrə bölmə qeyd olunmuş ölçüyə görə və ya hər hansı bölüşdürücü işarəyə görə (nöqtə vergül,.tabulyasiya, probel, vergül və ya başqa işarə) aparıla bilər. Lazımi variant seçilir və növbəti mərhələyə keçilir. Birinci variant seçildikdə istifadəçi məlumat sahəsinin ixtiyari mövqeyində düyməni basmaqla bölməni təyin edə bilər (bölmə əvvəlcədən aparılmasına baxmayaraq). Sonrakı mərhələdə verilənlərin tipi və bolmədən sonrakı nəticənin yerləşmə oblastı müəyyənləşdirilərək prose qurtarır.
Excel cədvəl prosessorunda verilənlərlə işləmə imkanları içərisində eyni məna və xüsusiyyətlərə malik müxtəlif cədvəllərdə yerləşən verilənləri bir cədvəldə birləşdirmək və eyni zamanda ilkin cədvəllərlə nəticə cədvəl arasındakı dinamik əlaqəni təmin etmək mümkündür. Bu məqsədlə mnenyunun «Консолидация» əmrindən istifadə edilir. Əmr verildikdən sonra açılan pəncərədə birləşmənin hansı əməliyyata uyğun aparılacağına uyğun funksiya seçilir. Sonra istinad sahəsinin sağındakı düymədən istifadə olunaraq ardıcıl olaraq ilkin cədvəllər olan diapazonlar çağrılır və «Добавить» düyməsini basmaqla «Список диапазонов» sahəsinə əlavə edilir. Bu əlavə etmədə səhv olarsa diapazon «Удалить» düymə­sini basmaqla ləğv edilir. Sonrakı addımda alınacaq cədvəldə adlar kimi ilkin cədvəllərin sətir və ya sütun başlıqlarının istifadəsi və ilkin cədvəl verilənləri ilə əlaqənin qurulması müəyyənləşdirilir. Yekunda istənilən nəticə ekrana kursor durduğu mövqedən verir.
Menyunun «Группа и структура» əmri verilənlər cədvəlinin həm seçilmiş sətirlər, həm də seçilmiş sütunlarını qruplaşdırmağa və qruplaşmanın strukturunu verməyə imkan yaradır. Əslində bu əmrin imkanları istifadəçiyə iri həcmli cədvəllərlə işlədikdə istənilən anda həmin cədvəlin lazımi sütun və ya sətirlərini ekranda saxlamağa, digərlərini isə gizləməyə imkan verir. Bu zaman təsir edici və ya cədvəldə yerinə yetirilən əməliyyatlarda iştirak edən sətirlər və ya sütunlar itmir, sadəcə olaraq müşahidə zonasında görünməz olurlar.
«Данные» menyusunun «Сводная таблица» əmri icmal cədvəllərin yaranması üçün istifadə edilir. Əmr verildikdən sonra açılan pəncərədə icmal cədvəlin yaradılması üçün istifadə ediləcək ilkin verilənlərin mənbəyi müəyyənləşdirilərək seçilərək növbəti mərhələyə keçilir. Növbəti addımda istifadə olunacaq verilənlərin yerləşdiyi diapazon müəyyənləşdirilərək seçilir. Keçilmiş növbəti mərhələdə alılnacaq cədvəlin yeni işçi vərəqdə və ya verilənlərlə eyni cədvəldə yerləşəcəyi müəyyənləşdirilir. Bu mərhələdə həm yaradılacaq cədvəlin maketi, həm də parametrləri müəyyənləşdirilə bilər. Bundan sonra «Готов» düyməsini basmaqla icmal cədvəl alınır.
Menyunun “Импорт внешних данных» əmri xarici mənbəələrdən, digər verilənlər mənbələrindən, müxtəlif redaktorlardan, verilənlər bazasından, şəbəkələrdən verilənlərin alınması, əldə etmə üçün sorğuların verilməsi, onların dəyişdirilməsi və uyğun parametrlərinin müəyyənləşdirilməsini həyata keçirir.
Bu menyuda olan XML əmri də əvvəlki əmrə analoji olaraq verilənlərin XML mənbələrdən alınması və əlaqələrin qurulması, parametrlərin müəyyənləşdirilməsi üçün təyin olunmuşdur.
Menyunun «Список» əmri verilənlər cədvəli əsasında onun bir hissəsindən istifadə etməklə və ya bütövlüklə istifadəsi ilə xüsusi cədvəllərin yaradılması və bu cədvəllərlə işləməni təmin edir. İşləmə dedikdə əslində menyunun imkanlarının adi cədvəllərə tətbiqi formalarını da nəzərdə tutmaq olar.