İnformasiyamn saxlanması və axtarışı prosesi onun uzun müddət öz əhəmiyyətini itirməməsi, dövri xüsusiyyət daşıması, təkrar işlənməsi məqsədləri üçün istifadə olunmasından və sairədən irəli gəlir. İstər ilkin, istərsə də törəmə informasiya müxtəlif müddətli saxlanmaya və axtarışa məruz qalır. Elmi-texniki tərəqqi ilə əlaqədar olaraq informasiyanın saxlanmasının və axtarişinın forma və üsulları, texniki vasitələri ildən-ilə təkmilləşdirilir.
Əslində informasiya daşıyıcısı kimi insan beynini, kağızı, kitabları, jurnal və qəzetləri, audio və video kasetləri, maqnit diskləri və lentlərini, compakt diskləri, DVD diskləri, fleş diskləri və s. hesab etmək olar. Lakin müasir kompüterlər bu qurğulardan daha çox tutma və sürətlə işləmə qabliyyətinə malik olanlardan istifadə edir. İnformasiyanın saxlanması məqsədilə fayllardan istifadə olunur. Fayl diskin və ya informasiya daşıyıcısınin adlandırılmış hissəsidir. Hər bir fayl özündə eyni ad altında birləşdirilmiş müəyyən informasiyanı saxlayır. Fayllar ada malik olurlar. Eyni bir informasiya daşıyıcısında eyni adlı iki fayl ola bilməz. Belə halda birinci məzmun silinərək ikinci yeni məzmun saxlanılır. Faylin adı MS DOS əməliyyatlar sistemində maksimum 11, Windows əməliyyatlar sistemində isə 256 simvol ola bilər. Faylın adı iki hissədən : xüsusi ad və tipdən ibarət olur. Faylın tipi üçün maksimum 3 simvol ayrılır. Faylın xüsusi adı və ya tipi verilməyə də bilər. Adətən fayla verilən ad elə seçilir ki, o istifadəçiyə ilk baxışda fayl və ya onun məzmunu haqqında müəyyən məlumat versin. Faylların bir çox tipləri onlar haqqında əlavə məlumatın alınmasını təmin edir. Beləki, bu tiplər onda olan mılumatların növü, faylın yaradıldığı redaktor və ya proqram vasitəsi haqqında məlumatın əldə olunmasına imkan yarada bilər. Giriş informasiya ilkin sənəd və mənbələrdən toplanır. Toplanmış informasiya texniki qurğularla emal edilir. Bu qurğular icəricində böyük həcmli informasiyaları emal edən kompüterlər xüsusi yer tutur. Çıxış informasiya insan yaxud qurğu tərəfindən emal nəticəsində alınan informasiyadır.
İnformasiyanın çoxaldılmasının başlıca vəzifəsi idarəetmə məqsədləri üçün yayılmasını təmin etməkdən ibarətdir. Xüsusilə nəticə informasiyası artırılaraq çoxlu ünvanlara göndərilir.
İnformasiyanın ötürülməsinin zəruriliyi ayrı-ayrı informasiya proseslərinin müxtəlif yerdə baş verməsi, onlar arasında sıx əlaqənin və asılılığın olması ilə bağlıdır. İnformasiyanın ötürülməsi onun ötürülmə üsullarından, istiqamətindən, informasiyanın hansı daşıyıcı formasında olmasından, məzmunundan asılıdır. Qeyd etmək lazımdır ki, informasiyanın ötürülməsi iqtisadi informasiyanın məruz qaldığı çevrilmələrin biri ktmi nəzərdən keçirilməlidir. Hazırda bu mərhələ əsasən avtomatlaşdırma elementiərinin və müasir telekommunikasiya vasitələrinin geniş istifadə edilməsi ilə səciyyələnir. Təbii ki, bu halda informasiyanın avtomatlaşdırılaraq işlənməsi imkanlari xeyli artır. Burada ən perspektivli istiqamət rabitənin avtomatlaşdırılmış sisteminin yaradılması, "intellektual" terminalların və mütərəqqi kommunikasiya vasitələrinin tətbiq edilməsidir.
İnformasiyanın ötürülməsi aşağıdakı sxem üzrə aparılır: