Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

3. Motivating and Directing :
This is the third managerial function of the secretary as an office
manager. A manager must have leadership qualities. He has to motivate and communicate . He
makes a team out of the people responsible for various Jobs. The power of a manager exists with
or through people not over them. The secretary can induce people to offer voluntary co- operation
in office work by means of incentives and rewards for successful work and by means of a sound
promotion policy , proper motivation and leadership alone can set things done through and with
other people.
4. Communicating : 
If people understand what is going on around them, seeing eye to eye is not
difficult. But in a large office to get employees see things in the same way and at the same time
calls for effective communication. The office is the principal tool of communication-constant flow
of information, horizontal and vertical ( upward and downwards ) in an organisation. Effective
communication is necessary to maintain adequate job knowledge, to carry out methods of instruc-
tion and to keep employees up-to –date on current information and possible changes.
5. Controlling office activities : 
This is the east managerial function of the secretary as an office
manager. He must prepare a budget and live within it. He is accountable for quality and quality of
office work. He has to maintain speed, accuracy and quality of work turned out. He must meet
dead lines, ie., time limits set for doing office work. He has also to control the cost factors of office
services. Control is a means to check the execution of plans and apply corrective measures to
remove deviations and deficiencies found in the performances of employees.
8.16 INFORMATION RESOURCE MANAGER:
No effective decision can be taken and implemented to solve any problem, unless the full
information relating to the problem and its surrounding is made available to management. Not only
should this information be made available, but it must be made available quickly. The right
information at the right time reduces the risk of wrong decisions. The proper collection, handling
and providing the necessary information to the right manager as soon as possible could be a
tremendous boon to the control function.