Magistratura mutaxassisliklari

Avtomatlashtirilgan ofis tizimlari

Tarixan avtomatlashtirish ishlab chiqarishdan boshlangan va keyinchalik, birinchi navbatda kotiblarning og’ir qo’l mehnatini avtomatlashtirish maqsadida, ofisda tarqaldi. Kommunikatsiya vositalarining rivojlanishi bilan mehnat samaradorligini oshiruvchi ofis tizimini avtomatlashtirish boshqaruvchilarni va mutaxassislarni ham qiziqtirib qo’ydi. Ofisni avtomatlashtirish – xodimlar, an’anaviy kommunikatsiya tizimini (yig’ilishlar, telefon qo’ng’iroqlari va buyruqlar) almashtirish emas, balki uni to’ldirish hisoblanadi. Bu tizimlardan birgalikda foydalanish boshqaruv mehnatini ratsional avtomatlashtirishni ta’minlaydi.
Avtomatlashtirilgan ofis tizimi ham korxona ichkarisida, ham tashqi muhit bilan kompyuter tarmoqlari va boshqa zamonaviy axborot bilan ishlash va uzatish vositalari yordamida kommunikatsion jarayonlarni tashkillashtirish va qo’llashdir. Korxonani boshqarishning barcha darajalari menejerlari uchun juda qulay.
Hozirgi kunga avtomatlashtirilgan ofis tizimlaridan boshqaruvchi, mutaxassis, kotiba, idora xizmatchilari foydalanmoqdalar. Ayniqsa, bu qandaydir muammolarni hal qilishda ishtirok etayotgan guruhlar uchun qulay. U xodimlar va kotibalar mehnatining samaradorligini oshirish va ortib borayotgan axborot hajmini o’zlashtirish imkonini beradi. Ammo, bu ustunliklar muammolarni yechishda avtomatlashtirilgan ofisdan anjomiy vosita sifatida qo’llash bilan taqqoslaganda ikkinchi darajali hisoblanadi.
Menejer tomonidan qabul qilinayotgan qarorlarning zamonaviy kommunikatsiyalar yordamida qabul qilinishi korxona iqtisodiy o’sishini ta’minlashga qodir.
Kompyuterli va nokompyuterli texnik vositalar uchun bir necha


60
o’nlab dasturiy mahsulotlar mavjud bo’lib, ular avtomatlashtirilgan ofis tizimini ta’minlaydilar. Bular: matn va jadval protsessorlari, elektron pochta, elektron kalendar, audio pochta, telekonferensiyalar, videomatn, tasvirlarni saqlash va boshqaruvning maxsuslashtirilgan faoliyati (masalan, buyruqlarning bajarilishi ustidan nazorat qilish).
Bulardan tashqari, nokompyuter vositalari ham keng qo’llaniladi: audio va videokonferensiyalar, faksimil aloqasi, kseroks va boshqa orgtexnika vositalari.

Har qanday tizimning asosiy tashkil etuvchisi berilganlar bazasi hisoblanadi. Avtomatlashtirilgan ofisda berilganlar bazasi, amaliy darajada ma’lumotlarga ishlov berish texnologiyasidagi kabi, o’zida korxonaning ishlab chiqarish mavzularini jamlaydi. Ma’lumotlar bazaga korxonani o’rab turgan tashqi muhitdan ham kelib tushishi mumkin. Bunda mutaxassislar ma’lumotlar muhitida ishlashning asosiy texnologik amallarini egallagan bo’lishlari lozim.

Masalan, markaziy kompyuterning berilganlar bazasida kundalik savdo, korxona savdo agentlari tomonidan sotilayotgan mahsulotlar yoki alohida keltirilgan xom ashyo haqida ma’lumotlar saqlanadi.


61
Har kuni elektron pochta orqali qimmatbaho qog’ozlar narxlari haqida (mos berilganlar bazasida har kuni tahrirlab turiluvchi korxonaning aksiyalari ham) ma’lumotlar kelishi mumkin.
Axborotlar berilganlar bazasidan kompyuter ilovalariga tushadi (matn protsessori, jadval protsessori, kompyuter konferensiyalari, elektron pochta va boshqalar). Avtomatlashtirilgan ishchi o’rnining har qanday kompyuter ilovalari korxona xodimlarining o’zaro va boshqa korxona xodimlari bilan bog’lanishini ta’minlaydi. Berilganlar bazasidan olingan axborotlarni uzatish, saqlash va ko’paytirish uchun nokompyuterli texnik vositalaridan ham foydalanilishi mumkin.
Elektron kalendar (taqvim) – tashkilot boshqaruvi va boshqa xodimlarining ish jadvalini saqlash va boshqarish uchun kompyuter tarmoq variantini qo’llashning yana bir imkoniyatini taqdim etadi. Menejer (yoki kotib) uchrashuv yoki boshqa tadbirning vaqti va kunini o’rnatadi, hosil bo’lgan jadvalni ko’radi, klaviatura yordamida o’zgartirishlar kiritadi. Elektron kalendarning texnik va dasturiy ta’minoti elektron pochtaning mos tashkil etuvchilariga to’g’ri keladi. Bundan tashqari, kalendar dasturiy ta’minoti ko’pincha elektron pochta dasturiy ta’minotining tarkibiy qismi hisoblanadi.
Tizim qo’shimcha ravishda boshqa menejerlar kalendarlariga ham kirish huquqini olish imkoniyatini beradi. U avtomatik ravishda o’z jadvallari bilan uchrashuv vaqtini kelishishi mumkin.
Elektron kalendardan foydalanish, ayniqsa, yuqori darajali boshqaruv menejerlari uchun (ishchi kuni jadvali oldindan rejalashtirilgan) juda samarali hisoblanadi.
Elektron pochta (e-mail) – Internetning ajralmas qismlaridan biri bo’lib hisoblanadi. Uning yordamida har qanday ma’lumotni (xat, maqola, ish qog’ozlari va boshqalar) jo’natish va olish mumkin. Elektron pochta pochta jo’natmalarining eng arzon turi hisoblanadi. Elektron xatlarni yozish va o’qishda tarmoqda bo’lish shart emas. Internet faqat pochtani jo’natish va olish uchun zarur. Elektron pochta tarmoqdan tashqari kirish (off-line) xizmati hisoblanadi. Tarmoqda xatlarni uzatish tezligi juda katta. Tezlikka xatning o’lchami va qabul qiluvchigacha bo’lgan masofa ta’sir ko’rsatishi mumkin. Oddiy matnli xabar manzilga bir necha minut va hattoki, bir necha sekundda yetib borishi mumkin. Agar xatdan tashqari bir necha rasm ham jo’natilsa, yetkazib berish vaqti ortadi.
Elektron pochta kompyuter axborotini almashish tizimini ifodalaydi. Elektron pochtada nafaqat matnli axborotni, balki dastur fayllarini, ma’lumotlarni, rasmlarni, ovoz va videoaxborotlarni ham


62
jo’natish mumkin. Barcha ro’yxatdan o’tkazilgan foydalanuvchilar uchun kommunikatsion serverda elektron quti yuritiladi.
Elektron pochtaning asosiy imkoniyatlari: odatdagidan tezroq uzatadi;.
xat manzilga yetib borganda yetkazilganlik haqida avtomatik tasdiq olish mumkin;
xabarlarni tahrirlash, saqlash va to’g’rilash qulay; hech qanday qog’oz talab qilmaydi va arzon turadi;
xabarni bir vaqtda bir necha manzilga jo’natish imkonini beradi; bir vaqtda aloqaning ikki tomonida abonyentning bo’lishini talab qilmaydi.