Mövzu 1 “Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya” fənninin məqsəd və vəzifələri. I mühazirənin plani

Danışıqlara hazırlıq zamanı iki əsas istiqamətdə iş aparılır:
1) təşkilati məsələlərin həlli
2) danışıqların əsas məzmununun hazırlanması.
Ümumiyyətlə, danışıqlara hazırlığın əsas elementləri bunlardır:
─ danışıqlaırn predmetinin müəyyənləşdirilməsi;
─ problemlərin həlli üçün tərəfdaşların axtarılması;
─ özünün və tərəfdaşların maraqlarının aydınlaşdırılması;
─ danışıqların planının və proqramının hazırlanması;
─ nümayəndə heyətinin tərkibinə mütəxəssislərin seçilməsi;
─ təşkilati məsələlərin həlli və zəruri sənəd və materialların hazırlanması.
Danışıqların gedişi belə bir sxem üzrə baş tutur: söhbətə başlama ─ informasiya mübadiləsi ─ tərəflərin öz fikirlərini əsaslandırması ─ qərarların hazırlanması və qəbul edilməsi ─ danışıqların yekunlaşdırılması. Danışıqlar prosesinin ilk mərhələsində tanışlıq görüşü (söhbəti) baş tuta bilər ki, burada danışıqların predmeti dəqiqləşdirilir; təşkilati məsələlər həll edilir; ya da ekspertlərin vəzifəli şəxslər və nümayəndə heyətinin üzvləri ilə ilkin görüşü keşirilir. Danışıqların uğuru əksər hallarda belə ilkin təmasların nəticələrindən çox asılı olur. Amerikalı mütəxəssislərin ilkin danışıqlar zamanı tərəfdaşlar arasında münasibətlərin qurulması ilə bağlı təklif etdikləri 6 əsas qayda və onların icra olunması barədə tövsiyələr diqqətə layiqdir. Yeri gəlmişkən, həmin qaydalar danışıqlar prosesində də öz əhəmiyyətini qoruyub saxlayır.
1. Rasionallıq. Özünü təmkinli aparmaq lazımdır: nəzarətdən kənarda qalan emosiyalar danışıqlar prosesinə və məqbul qərarlar qəbul etmək bacarığına mənfi təsir göstərir.
2. Anlama. Tərəfdaşın nəzər-nöqtəsinə diqqətsizlik qarşılıqlı məqbul qərarların hazırlanması imkanını məhdudlaşdırır.
3. Ünsiyyət. Əgər sizin tərəfdaşlarınız cox da böyük maraq göstərmirlərsə, onlarla məsləhətləşmələrlər aparmağa çalışın, bu, münasibətlərin qorunub saxlanmasına və yaxşılaşdırılmasına imkan verər.
4. Etibarlılıq. Yalan informasiya əsaslandırmanın gücünü zəiflədir, həmçinin nüfuza mənfi təsir göstərir.
5. Mentor tonundan çəkinmə. Tərəfdaşı öyrətmək yolverilməzdir, inandırma əsas metoddur.
6. Qəbuletmə. Qarşı tərəfi olduğu kimi qəbul etməyə çalışın və tərəfdaşınızdan nə isə yeni bir şey öyrənməyə açıq olun.
Danışıqların uğuru çox vaxt sual vermək və onlara ətraflı cavab almaq bacarığından asılı olur. Suallar danışıqların gedişatını idarə etməyə və opponentin nəzər-nöqtəsini müəyyənləşdirməyə xidmət edir. Sualların düzgün qoyuluşu sizə lazım olan qərarın qəbul edilməsinə kömək edir.
Sualların növləri müxtəlif cür təsnif edilir. Məsələn, informasiya ilə bağlı suallar hər hansı bir iş, əşya və ya şəxs haqqında məlumat toplamağa xidmət edir.
Nəzakətliliklə bağlı suallardan istənilən söhbət zamanı istifadə etmək lazımdır ki, tərəfdaşın sizi anlayıb-anlamadığını aydınlaşdıra biləsiniz. Məsələn, “Siz bu barədə nə fikirləşirsiniz?”, “Siz də mənim kimi düşünürsünüz?”. Yönəldici suallar o zaman zəruri olur ki, siz tərəfdaşınızın danışıqları arzu olunmayan istiqamətə yönəltməsinə imkan vermək istəmirsiniz. Belə sualların köməyi ilə siz danışıqların gedişatının idarə olunmasını öz əlinizə ala bilərsiniz və onu sizə lazım olan istiqamətə yönəldə bilərsiniz. Təxribatçı suallar imkan verir ki, sizin tərəfdaşınızın real olaraq nə istədiyini və işlərin nə vəziyyətdə olduğunu düzgün dərk edib-etməməsini müəyyənləşdirə biləsiniz. Həmin sualları bu tərzdə vermək olar: “Siz əminsiniz ki, bunu bacararsınız?” və ya “Siz həqiqətən hesab edirsiniz ki, ....?”. Alternativ suallar tərəfdaşa seçim imkanı verir. Amma variantların sayı üçdən çox olmamalıdır. Bu cür sualların tez cavablandırılması nəzərdə tutulur, “yoxsa”, “və ya” bağlayıcıları onların əsas komponenti kimi çıxış edir. Məsələn: “Müzakirələri hansı günə təyin etmək sizin üçün daha uyğundur, bazar ertəsi, çərşənbə, yoxsa cümə axşa-mı?”.
Bütövlükdə, işgüzar söhbət və danışıqların müvəffəqiyyəti tərəfdaşların dəqiqlik, düzgünlük, nəzakət, konkretlik, dinləmə mədəniyyəti kimi etik norma və prinsiplərə riayət etmələrindən çox asılıdır.
Fərdi işgüzar ünsiyyətlə yanaşı, işgüzar (xidməti) məsələlərin qrup şəklində müzakirəsinin də müxtəlif formaları mövcuddur. Bunların işərisində iclas və müşavirələr ən geniş yayılmış formalardır. Menecment nəzəriyyəsi iclas və müşavirələləri təyinatına görə daha sadə və ümumiləşdirilmiş şəkildə təsnif etməyi təklif edir:
1. İnformativ müşavirə.Hər bir iştirakçı işlərin vəziyyəti barədə rəisə qısa məruzə edir ki, bu da yazılı hesabatlardan qaçmağa və hər bir iştirakçının idarədəki işlərin vəziyyəti barədə təsəvvür əldə etməsinə imkan yaradır.
2. Qərarlar qəbul edilməsi məqsədilə keçirilən müşavirələr. Konkret məsələ üzrə qərarlar qəbul edilməsi üçün təşkilatın müxtəlif bölmə və şöbələrini təmsil edən iştirakçıların fikirlərinin koordinasiyası həyata keçırilir.
3. Yaradıcı müşavirə. Burada yeni ideyalardan istifadə, fəaliyyətin perspektiv istiqamətlərinin hazırlanması məsələləri araşdırılır.
İçlasların bir sıra başqa təsnifatı da vardır ki, bunlara, məsələn, elm sahəsində ─ konfranslar, seminarlar, simpoziumlar və elmi şuraların iclaslarını; siyasət sahəsində ─ partiya qurultayları, plenumlar və mitinqləri və s. misal göstərmək olar. Mövzusuna görə də texniki, kadrlarla bağlı, inzibati və maliyyə müşavirələrini fəqrləndirirlər.
İclasın, müşavirənin düzgün tərtib olunmuş gündəliyi onun təşkil olunmasının əsas elementlərindən biri sayılır. Gündəlik, bir qayda olaraq, qabaqcadan iştirakçılara göndərilən və özündə bir sıra məlumatı əks etdirən yazılı sənəddir. Həmin məlumata bunlar aid edilir:
♦ iclasın mövzusu;
♦ iclasın məqsədi;
♦ müzakirə ediləcək məsəllərin siyahısı;
♦ iclasın başlanma və bitmə vaxtı;
♦ onun keçirilmə yeri;
♦ əsas informasiya üzrə çıxış edən məruzəçilərin, eləcə də irəli sürülən məsələlərin hazırlanmasına məsul olan şəxslarin soyadı və vəzifəsi;
♦ hər məsələyə ayrılan vaxt;
♦ hər bir məsələyə aid materiallarla tanış olmaq üçün ayrılan yer.
İşgüzar iclasın, müşavirənin iştirakçıları qabaqcadan müzakirənin predmeti barədə məlumatlandırılırlarsa, təkcə materiallarla tanış olmaq imkanı deyil, həm də problemlərin həlli ilə bağlı konstruktiv təkliflər düşünüb tapmaq imkanı əldə edirlər. İnsanlar məlumatlandırılmayanda iclaslarda elə fikirlər ifadə olunur ki, əksərən, diskussiyaya gətirib çıxarır və optimal qərarların qəbul edilməsinə maneçilik törədir.
İclasda əsas rolu rəhbər vəzifəli şəxs icra edir. İclası həm vəzifəli şəxs (müəssisə rəhbəri, şöbə müdiri, bölmə rəisi), həm də vəzifəli şəxsin təyin etdiyi əməkdaş idarə edə bilər. İstənilən halda içlasa, müşavirəyə rəhbərlik edən şəxs bunların icrasına borcludur:
♦ iclasa vaxtında başlamaq;
♦ reqlament barədə məlumat vermək;
♦ işin aparılması qaydalarını razılaşdırmaq, gündəliyi dəqiqləşdirmək;
♦ reqlament və protokola məsul şəxsi təyin etmək;
♦ məsələyə aidiyyəti olmayan çıxışların, konstruktiv təkliflər əvəzinə subyektiv fikirlərin söylənilməməsi və s. barədə xəbərdarlıq etmək;
♦ konstruktiv tənqiddən istifadə etməyi, konkret faktları və səbəbləri göstərməyi, insanın şəxsiyyəti haqqında yox, onun fəaliyyəti və nöqsanları barədə fikir söyləməyi, problemin həlli, nöqsanlar və çatışmazlıqların aradan qaldırılması yolları barədə təkliflər verməyi tələb etmək;
♦ qarşıya qoyulmuş hədəfə çatmaq məqsədilə iştirakçılardan hər birinin iş bölgüsünü təyin etmək və beləliklə, müzakirələrə konstruktiv xarakter vermək;
♦ çıxışların istiqamətini və məqsədyönlülüyünü, tənzimləmək, çıxışların uzadılmasına yol verməmək, dəqiq, məzmunlu təhlilə , real təkliflər, qərarlar və ideyalar irəli sürülməsinə şərait yaratmaq;
♦ diskussiyaların düzgün aparılmasına riayət etmək;
♦ iclas iştirakçılarının diqqətini aktivləşdirmək üçün müxtəlif üsullardan istifadə etmək;
♦ iclasa yekun vurarkən bütün deyilənləri ümumiləşdirmək, nəticələri formalaşdırmaq, gələcək vəzifələri müəyyənləşdirmək;
♦ iclası dəqiq vaxtıda bitirmək.
Müasir dövrün işgüzar mühitində qrup şəklində əməkdaşlığın geniş yayılmış formalarında biri mətbuat konfransıdır. Mətbuat konfransı rəsmi şəxslərin (rəhbər vəzifəlilərin, siyasi xadimlərin, dövlət və hökumt nümayəndələrinin, ictimaiyyətlə əlaqələr üzrə mütəxəssislərin, biznesmenlərin və b.) aktual məsələlərlə bağı ictimaiyyəti məlumatlandırmaq məqsədilə mətbuat, televiziya və radio işçiləri ilə təşkil olunan görüşüdür. Bu, mətbuata informasiya təqdim etməyin elə effektli və hamı tərəfindən qəbul edilmiş vasitəsidir ki, firmanın, təşkilatın, şəxsiyyətin ictimailəşməsinə və ictimai münasibətlərin zəruri səviyyəsinin qorunub-saxlanmasına xidmət edir. Adətən, hökumət orqanları, təşkilatlar, “mühüm” şəxslər, eləcə də bu və ya digər hadisələrin peşəkar şərhində maraqlı olan jurnalistlərin özləri mətbuat konfransının təşəbbüskarı kimi çıxış edirlər.
Mətbuat konfransını xüsusi yerlərdə: görüşlər, iclaslar və müşavirələr üçün nəzərdə tutulmuş otaqlarda təşkil etmək tövsiyə olunur. Çıxış edənlər üçün onların adı, soyadı yazılmış və aydın oxunan vizit kartları hazırlanmalıdır. Mütəxəssislər mətbuat konfransını 60 dəqiqədən çox olmayan bir müddət ərzində keçirməyi tövsiyə edirlər. Onun müddəti qabaqcadan elan edilməlidir ki, jurnalistlər mətbuat konfransına nə qədər vaxt sərf edəcəklərini və sual vermək üçün nə qədər vaxtları olacağını bilsinlər. Mətbuat konfransının sonuna doğru, növbəti sualın axırıncı olacağını elan etməklə, auditoriyanı konfransın başa çatması barədə məlumatlandırmaq lazımdır.
Mətbuat konfransının strukturu, quruluşu təxminən belədir:
─ giriş hissə (davamı 3-4 dəqiqə);
─ salamlama;
─ tədbirin keçirilmsi səbəbinin izahı;
─ görüşün proqramı;
─ çıxış edənlərin təqdim olunması;
─ mətbuata təqdim edilən materiallar haqqında informasiya.
İstənilən mətbuat konfransının təşkili və keçirilməsi zamanı aşağıdakı qaydalara riayət etmək zəruridir:
1) Məruzəçi, adətən, mətbuat konfransı keçirilməsinin səbəbləri açıqlanmış bəyanatın qısa mətnini oxuyur.
2) Jutnalistləri məruzəçiyə sual verməyə dəvət edirlər (məruzəçınin yanında xüsusi suallara cavab verə biləcək bir və ya iki nəfər ekspert olur).
3) Suallar növbə ilə verilir.
4) Peşəkar standartlara uyğun olaraq, müxbirlər elan edilmiş mövzudan kənara çıxmamalıdırlar.
Mətbuat konfransının aparıcısı bunları bacarmalıdır:
♦ şişirtmələrə yol verməməyi, hər şeyi öz adı ilə çağırmağı;
♦ rəqiblərinə, siyası opponentlərinə, bədxahlarına hörmət sərgiləməyi;
♦ mübahisələrə rəvac verməməyi, eləcə də sualları eyni tipli “bəli” və “xeyr” sözləri ilə cavablandırmaqdan qaçmağı;
♦ mətbuatda işıqlandırılması şirkət üçün arzu olunmayan mövzulara toxunmağa mane olmağı;
♦ qonaqlardan kiməsə müsbət və ya mənfi münasibət bəslədiyini büruzə verməməyi və s.