Mövzu 1 “Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya” fənninin məqsəd və vəzifələri. I mühazirənin plani

Əsassız arqumentlər onlardan istifadə edən qarşı tərəfi ifşa etməyə, gözdən salmağa imkan verir. Bunlara saxta faktlara söykənən fikirlər; şübhəli, yoxlanılmamış mənbələrə istinadetmə; qanuni qüvvəsini itirmiş qərarlar; saxta sənədlərdən çıxarılan nəticələr; yalan bəyanatlar, saxta dəlillər və s.aiddir.
Arqumentlərdən istifadə zamanı da müəyyən tələblərə riayət etmək lazımdır. Belə ki, sübutetmə, əsaslandırma zamanı güclü arqumentlərin hər birini ayrı- ayrılıqda, zəifləri isə “onlar bir-birinə dəstək olsun deyə”, birləşdirib təqdim etmək; təkzibetmə zamanı isə qarşı tərəfin güclü arqumentlərini bütövlükdə (bir dəfəyə), zəifləri isə onların əsassız olmasını dəqiq və aydın göstərmək məqsədilə tək-tək təkzib etmək lazımdır.
5) Həmsohbətin fikirlərinin təkzib edilməsi.
Qarşı tərəfin səhvlərini və fikirlərindəki qeyri-dəqiqlikləri göstərərkən sözləri ehtiyatla seçmək lazımdır. İstənilən adam səhvə yol verə bilər. “Bu, tamamilə səhvdir” və ya “Siz səhv edirsiniz” tipli kəskin replikalar həmsöhbətin şəzsi ləyaqət hissinə toxunur və səmərəli əlaqələri məhv edir. Siz haqlı olduğunuza əmin ol-sanız belə, qarşı tərəfə ondan daha ağıllı olmanızı açıq şəkildə nümayiş etdirmək lazım deyil. Həmsöhbətə onu incidəcək sözlər demək olmaz. Bu, qarşı tərəfdə yalnız cavab aqressiyası yaradacaq, amma işin gedişinə heç bir kömək etməyəcək.
Yadda saxlamaq lazımdır ki, mübahisədə qələbə çalmağın ən yaxşı üsulu elə mübahisədən qaçmaqdır.
Düzgün aparılan işgüzar söhbətlər əmək məhsuldarlığının 20-30% yüksəldilməsinə kömək edir. Təsadüfi deyil ki, bir çox firmaların ştatında işgüzar söhbətlərin hazırlanması və aparılması incəsənətini ideal şəkildə mənimsəmiş mütəxəssislər fəaliyyət göstərir.
İşgüzar söhbətin uğurlu olmasına yardım edən bir çox faktorlar vardır. Həmin faktorlara bunları aid etmək olar:
─ professional biliklər (vəziyyəti idarə etməyə imkan verir);
─ fikir aydınlığı (faktları və detalları əlaqələndirməyə, qeyri-müəyyənlikdən, qarışıqlıqdan, anlaşılmazlıqdan qaçmağa kömək edir);
─ əyanilik (illüstrasiyalı materiallardan, yəni sənədlər, informasiya mənbələri,
cədvəl və sxemlərdən maksimal istifadəni nəzərdə tutur);
─ müəyyən ritm (söhbətin sonuna doğru onun intensivliyinin artmasına səbəb
olur);
─ əsas müddəaların və fikirlərin təkrarı (həmsöhbətə informasiyanı daha yaxşı qavramağa kömək edir);
─ gözlənilməzlik elementi ( baş verənlərə həmsöhbət üçün gözlənilməz olan münasibəti özündə ehtiva edir);
─ yumor və ironiya (həmsöhbətin əhval-ruhiyyəsini qaldırır, söhbətin müxtəlif aspektlərinin qavranılmasını yüngülləşdirir).
Bir qədər əvvəl qeyd etdiyimiz kimi, söhbətin uğurunun əsasını savadlı başlanğıc təşkil edir. Söhbətin başlanğıc mərhələsinin məqsədi həmsöhbətlə təmas qurmaq, onun diqqətini söhbətin predmetinə cəlb etmək və maraq oyatmaqdır. Daha sonra kommunikasiya belə cərəyan edir: artıq irəli sürülmüş məsələ ətrafında müzakirələr aparılır və informasiya toplanır; informasiya bolluğu formalaşanda, yəni söhbətin kulminasiya nöqtəsində birgə fəaliyyət təklifi irəli sürülür. Təklif inkişaf etdirilir, əsaslandırılır, təhlil edilir, qərar qəbul edilir; söhbət razılıqların əldə edilməsi və nəticələrin təhlili ilə başa çatır.
Yadda saxlamaq lazımdır ki, işgüzar söhbət prosesində bunları etmək olmaz:
♦ həmsöhbətin sözünü kəsmək;
♦ həmsöhbətin fikirlərinə neqativ münasibət sərgiləmək;
♦ özü ilə həmsöhbəti arasındakı fərqi vurğulamaq;
♦ söhbətin tempini qəsdən sürətləndirmək;
♦ həmsöhbətin şəxsi zonasına müdaxilə etmək;
♦ həmsöhbətin həyəcanlanmasına əhəmiyyət vermədən məsələnin müzakirəsinə
çalışmaq;
♦ söhbət zamanı tərəfdaşın psixi vəziyyətini anlamaq istəməmək.
Bir qədər əvvəl qeyd etdiyimiz kimi, işgüzar söhbət prosesində müqavilələrin bağlanması, icrası məcburi olan qərarların qəbul edilməsi nəzərdə tutulmur. İşgüzar söhbət müstəqil xarakterli ola bilər, işgüzar danışıqlardan əvvəl və ya danışıqların bir eleminti kimi istifadə edilə bilər.
Telefonla işgüzar danışıq ─ xüsusi bilik və vərdişlərə yiyələnməyi tələb edən ən sürətli işgüzar əlaqədir.
Hesablamalara görə, hər telefon danışığı təxminən 3-5 dəqiqə davam edir. Rəhbər vəzifəli şəxs gün ərzində orta hesabla 2 saatdan 4,5 saata qədər vaxtını telefon danışıqlarına sərf edir.
Bu anlamda, təkcə qısa danışmaq bacarığı deyil, həm də gözlənilməz situasiya dəyişiklikləri zamanı dərhal reaksiya vermək bacarığı da tələb olunur. Əksər hallarda telefon danışığı işgüzar müqavilə bağlanması yolunda atılan ilk addım sayılır.
Telefonla söhbət aparmaq məharəti bütün zəruri məsələlər barədə qısa məlumat verməkdən və maraq doğuran suallara cavab almaqdan ibarətdir. Məsələn, hər hansı bir yapon şirkətində işgüzar məsələni telefonla 3 dəqiqə ərzində həll edə bilməyən mütəxəssisi ştatda saxlamazlar.
Telefonla işgüzar söhbətə hazırlıq o deməkdir ki, siz aşağıdakları bacarmalı və yerinə yetirməlisiniz:
1) danışığın məqsədini və onun aparılma taktikasını dəqiq müəyyənləşdirmək;
2) danışığın planını tərtib etmək;
3) sualları və onların təqdim olunmasını dəqiqliklə düşünüb müəyyənləşdirmək;
4) işə aidiyyəti olan zəruri sənədləri, həmçinin təqvim və qeyd kitabçasını hazırlamaq.
Uğurlu telefon danışığının əsasını səlahiyyətlilik, nəzakətlilik, xeyirxahlıq təşkil edir. Xidməti telefon danışığının mülayim, nəzakətli tonda aparılması və onun tərəfdaşa müsbət emosiyalar bəxş etməsi vacib şərtdir. Söhbət zamanı təlqinetmə və inandırma metodlarından istifadə edərək həmsöhbətdə maraq oyatmağı bacarmaq lazımdır.
İşgüzar telefon danışığı etiketi ünsiyyətin tənzimlənməsi, korreksiyası məqsədilə bir sıra replikalardan istifadəni nəzərdə tutur. Məsələn: “Siz məni necə eşi-dirsiniz?”, “Bir də təkrar edə bilərsinizmi?”, “Bağışlayın, yaxşı eşitmədim, nə dediniz?” və s.
Dünyada qəbul edilmiş “telefon etiketinə” uyğun olaraq işgüzar şəxs telefonla danışıq zamanı söhbətin gedişindən və sonluğundan asılı olmayaraq müəyyən nitq etiketi formullarına riayət etməlidir.
Telefonla ünsiyyətin nitq etiketi formulları

Situasiya	Siz zəng edirsinizsə	Sizə zəng edirlərsə
Telefon sizi tərəfdaşınızla calaşdırıb	Dəqiqləşdirin ki, siz istədiyiniz yerə zəng etmiziniz	Təşkilatınızın adını, vəzifənizi, soyadınızı, adınızı və ata adınızı söyləyin.
Söhbətin əvvəli. Özünü təqdimetmə və zəngin səbəbini bildirmə.	Özünüzü təqdim edin və zəng etmənizin səbəbini qısa şəkildə izah edin.Katibəyə işin mahiyyətini ümumi, lakin müəyyən təsəvvür yarada biləcək sözlərlə izah etməyə çalışın.	Əgər özlərini sizə təqdim etməyiblərsə və zəngin səbəbini deməyiblərsə, bu məlumatları söhbət başlayana qədər dəqiqləşdirin.
Qabaqcadan planlaşdırılmış telefon danışığının baş tutması mümkün olmayıb.	Əgər sizdən ona zəng vurmağı xahiş edən adama zəng edirsinizsə və o, yerində yoxdursa, və ya apparata yaxınlaşa bilmirsə, xahiş edin ki, zəng etdiyinizi ona çatdırsınlar. Sizi nə zaman və harada tapa biləcəklərini söy-ləyin.	Əgər siz gözlənilmədən harasa gedirsinizsə, sizin adınızdan hansı informasiyanı kimə çatdırmağı katibəyə tapşırın.
Uzanan söhbət.	Əgər siz söhbətin uzanacağını ehtimal edirsinizsə, soruşun: “İndi sizin söhbət üçün vaxtınız var?”	Nə qədər yorucu olsa da, bütün zənglərə eyni dərəcədə mülayim cavab verin. “Bəli”, “anlayıram”, “ta-mamilə doğudur” replikaları ilə həmsöhbətinizin fikirlərini diqqətlə dinlədiyinizi nümayiş etdirin.
Söhbətin yekunlaşdırılması	Söhbəti yekunlaşdırarkən özunüz haqqında xoş təəsürat yaratmağa çalışın. Vidalaşarkən bu ifadəni də əlavə edin: “Ümidvaram ki, bizim əlaqələrimiz faydalı ola-caq”.	Etiket qaydalarına görə, söhbəti onun təşəbbüskarı yekunlaşdırır. Əgər siz söhbət zamanı vaxtınızın boşa getdiyini hiss edirsinizsə, bunu həmsöhbətinizə belə bir cümlə ilə anlatmağa çalışın: “Fik-rimcə, biz əsas detalları aydınlaşdıra bildik”.

Paradoksal haldır ki, ideal şəkildə tənzimlənmiş cavab formaları bəzən şirkətə olan etimadın azalmasına və onun qeyri- səmimilikdə ittiham olunmasına səbəb ola bilir.
İşgüzar danışıqlar işgüzar kommunikasiyanın elə bir spesifik formasıdır ki, özünəməxsus qaydalar və qanunauyğunluqlar əsasında həyata keçirilir. İşgüzar danışıqlar daha rəsmi və konkret xarakterə malik olur və adətən, tərəflərin qarşılıqlı öhdəliklərini müəyyənləşdirən müqavilə, saziş və s. sənədlərin imzalanmasını nəzərdə tutur. İşgüzar danışıqlar müxtəlif təşkilatların nümayəndələri arasında baş tuta bilər. Xüsusən də tərəflərin maraqları üst-üstə düşməyəndə, ziddiyyət təşkil edəndə belə danışıqların aparılması bir zərurətə çevrilir. Danışıqların iştirakçıları tərəflər üçün məqbul razılıq əldə etmək bacarığına malik olmalıdırlar .
İşgüzar danışıqların məqsədi əlaqələrin yaradılması, qərarların qəbul edilməsi, müxtəlif müqavilələrin bağlanması, müştərək fəaliyyətlərin, əməkdaşlığın koordinasiyası, tədbirlər keçirilməsinin razılaşdırılması və s. ola bilər. Danışıqların strateji hədəfi isə konfliktlərdən qaçaraq, bütün tərəflər üçün məsələnin məqbul həllini tapmaqdır.
İstənilən danışıqlar, adətən, üç əsas mərhələdən keçir:
─ danışıqlara hazırlıq;
─ danışıqların keçirilməsi;
─ danışıqların nəticələrinin təhlili.