Məlumat məktubu Məlumat məktubu müəllif üçün olduğu kimi adresat üçün də marağa səbəb olan hər hansı hadisə və faktlar haqqında məlumatı özündə ehtiva edir.
Məlumat məktubu müəllifin təşəbbüsü ilə göndərilə, yaxud xahiş və ya tələbli müvafiq işgüzar məktublara cavab ola bilər. Məlumat məktubları çox zaman bir-iki cümlədən ibarət olan kiçik həcmli məktublardır.
Məlumat məktubu adətən aşağıdakı açar ifadələrdən birinin istifadəsi ilə çatdırılan informasiyanın əsaslandırılması və ya bilavasitə şərhi ilə başlayır.
“Diqqətinizə çatdırıram ki,..”
“Məlumat verirəm ki,.. ”
“Diqqətinizə çatdırmağı vacib hesab edirik ki,..”
Xahiş və ya tələbə cavab olan məlumat məktublarının tərtibi zamanı dil uyğunluğuna riayət olunmalıdır: cavab mətnində müəllifin xahiş və ya tələb mətnində istifadə etdiyi ifadələrdən və leksikadan istifadə etmək lazımdır, bir şərtlə ki, onlar dil cəhətdən nəzakətli hesab olunsun.
Dəvət məktubu Dəvət məktubu keçirilən hər hansı tədbir haqqında informasiyadan ibarət və adresata bu tədbirdə iştirak etməsi üçün dəvəti özündə ehtiva edən işgüzar məktubdur.
Dəvətlər məktub blankında tərtib olunduğu kimi müxtəlif bədii tərtibat elementli sərbəst formatda da tərtib oluna bilər.
Dəvət məktublarında bir qayda olaraq adresata şəxsi müraciətdən istifadə edilir: “Hörmətli...!” və “dəvət edirik” açar ifadələrdən istifadə olunur:
“sizi... ...iştirak etməyə dəvət edirik.”
“...sizi sərgiyə dəvət edirik”
“... sizi ... iştirak etməyə dəvət edirik”
Yuxarı təşkilatlar, hakimiyyət orqanları və idarələrinə, məşhur şəxslərə göndərilən dəvət məktubları təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanmalıdır. Onları poçt və ya kuryer vasitəsilə göndərirlər, elektroəlaqə (xüsusilə də faksimil əlaqə) vasitəsilə göndərmək olmaz.
Poçt və ya faksimil əlaqə vasitəsilə dəvət məktublarının göndərilməsinə yalnız keçirilən tədbirin işçi xarakter (müşavirələr, kollegiya, komissiya, şura iclası) daşıdığı və ya tədbir təşkilatçılarının buraya daha çox iştirakçı cəlb olunmasında (elmi konfranslar, simpoziumlar, seminarlar və b.) maraqlı olduğu halda yol verilir.
Sonuncu halda dəvət məktubunda konkret şəxsin imzası əvəzinə tədbirin keçirilməsini təmin edən təşkilatın adı yazılır: “Təşkilat komitəsi” və ya “Konfransın təşkilat komitəsi” və s.
