Terminlərdən istifadə Terminlər bu və ya digər fəaliyyət sahəsinin xüsusiyyətini müəyyənləşdirən söz və söz birləşmələridir. İşgüzar yazışmada istifadə olunan terminlər, ilk növbədə müəyyən sahəyə aid olan terminlərdir və onlar işgüzar ünsiyyətin hansı sahə üzrə aparıldığını əks etdirən predmetdir. Bundan başqa, terminlər idarə fəaliyyəti üçün xarakterikdir.
Konkret terminlərdən istifadə işgüzar ünsiyyətdə böyük əhəmiyyətə malik olan birmənalığı təmin edir.
Təcrübədə terminlərdən düzgün və stabil istifadə edilməsinə terminoloji lüğətlər və qəbul edilmiş standartlar hesabına nail olunur. Burada anlayışlar və terminlərin birmənalı sistemi ciddi şəkildə qurulur və terminologiyanın nizamlanmasına kömək edir.
İşgüzar yazışmada terminlərdən istifadə edərkən diqqət etmək lazımdır ki, termin yalnız müəllifə deyil, adresata da aydın olsun. Lazım olarsa:
terminin rəsmi tərifi verilməlidir;
neytral leksikanın köməyi ilə terminin mənası aydınlaşdırılmalıdır;
termin başadüşülən sözlər və ya ifadələrlə əvəz edilməlidir.
İşgüzar məktub etiketi İşgüzar məktubun etiket qaydaları aşağıdakı işgüzar ünsiyyət normalarına əsaslanır:
mübahisəni, polemikanı korrektlə aparmaq qabiliyyəti.
İşgüzar yazışmanın ən vacib qaydası cavabı ləngitməmək və korrespondenti gözlətməməkdir. Əgər cavab təyin olunmuş müddət çərçivəsində verilə bilmirsə, adresata cavabın ləngiməsi ilə bağlı məlumat verilməli, üzrlü hesab edilməsi bildirilməli və qəti cavabın veriləcəyi zaman göstərilməlidir.
Gərəksiz məktublar yazmaq lazım deyil. Hansı məsələyə aid edildiyindən asılı olmayaraq, məktub son dərəcə informativ, eyni zamanda da lakonik olmalıdır.
Cavab məktubu hazırlayarkən “Adresat” rekvizitinin tərtib edilməsinə diqqət yetirmək lazımdır: məktub onu imzalayan şəxsə ünvanlanmalıdır.
Əgər göndərilən cavab məktubu gözlənilən və əhəmiyyətlidirsə, tərəfdaşa ünvanlanan növbəti məktubda cavaba görə təşəkkür bildirilməlidir.
Əgər məktubda edilən xahişin yerinə yetirilməsi mümkün deyilsə, rədd cavabının səbəbi aydınlaşdırılmalı və əvəzinə nə isə təklif edilməlidir, bu, digər bir müəssisəyə və yaxud həmin müəssisəyə, ancaq bir qədər sonra ediləcək müraciət ola bilər.
Giriş (müraciət) və nəticə, nəzakət formulundan istifadə etiketə daxildir.
Lakin saxta nəzakət göstərməyə ehtiyac yoxdur. “Lütfən” və ya “Əziyyət olmasa xəbər edin” kimi ifadələr işgüzar məktublarda yersizdir.
Xidməti məktubların mətnində “mən” və “o” əvəzliklərinin yerinə “biz” və “siz” əvəzliklərindən istifadə etmək lazımdır.
