Mövzu 1 logistika giRİŞ plan logistikanın əsas konsepsiyası

 

5.Purchasing and supply. 

Purchasing is  the act  of buying the goods  and services  that a company needs to  operate 

and/or manufacture products. 

Many people are ignorant of what purchasing is all about. ―Purchasing‖ is the term used 

in industries, commerce, public corporations to denote the act of and the financial responsibility 

for procuring material, supplies and services. It simply describes the process of buying. However 

in a broader sense, the term involves determining the needs, selecting the supplier, arriving at a 

proper  price,  terms  and  conditions,  issuing  the  contract  or  order,  and  following  up  to  ensure 

proper  delivery.  It  focus  is  to  purchase  or  obtain  materials  in  the  right  quantity,  in  the  right 

quality, at the right price, at the right time, and from the right supplier and delivering to the right 

place. 

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT 

---

Supply  chain  management  (SCM)  is  a  process  used  by  company‘s  to  ensure  that  their 

supply  chain  is  efficient  and  cost-effective.  A  supply  chain  is  the  collection  of  steps  that  a 

company  takes  to  transform  raw  components  into  the  final  product.  Typically,  supply  chain 

management is comprised of five stages: plan, develop, make, deliver, and return. 

The  first  stage  in  supply  chain  management  is  known  as  Plan.  A  plan  or  strategy  must  be 

developed  to  address  how  a  given  good  or  service  will  meet  the  needs  of  the  customers.  A 

significant portion of the strategy should focus on planning a profitable supply chain. 

Develop is the next stage in supply chain management. It involves building a strong relationship 

with  suppliers  of  the  raw  materials  needed  in  making  the  product  the  company  delivers.  This 

phase  involves  not  only  identifying  reliable  suppliers  but  also  planning  methods  for  shipping, 

delivery, and payment. 

At  the  third  stage,  Make,  the  product  is  manufactured,  tested,  packaged,  and  scheduled 

for delivery. Then, at the logistics phase, customer orders are received and delivery of the goods 

is planned. This fourth stage of supply chain management stage is aptly named Deliver. The final 

stage  of  supply  chain  management  is  called  Return.  As  the  name  suggests,  during  this  stage, 

customers may return defective products. The company will also address customer questions in 

this stage. 

STRATEGIC SUPPLY CHAIN MANAGEMENT 

Development and Evolution of Purchasing and Supply functions: 

Purchasing and procurement is used to denote the function of and the responsibility for procuring 

materials,  supplies,  and  services.  Recently,  the  term  ―supply  chain  management‖  has 

increasingly  come  to  describe  this  process  as  it  pertains  to  a  professional  capacity.  Employees 

who  serve  in  this  function  are  known  as  buyers,  purchasing  agents,  or  supply  managers. 

Depending  on  the  size  of  the  organization,  buyers  may  further  be  ranked  as  senior  buyers  or 

junior buyers. 

Phases in the SCOR Methodology 

1. Review Corporate Strategy. 

This isn‘t so much a project phase, as a decision to consider whether an existing supply 

chain  can  be  improved.  Once  this  decision  is  taken,  a  team  is  set  up,  trained  in  the  SCOR 

methodology if necessary, and set to work. 

2. Define the Supply Chain Process. 

SCOR  provides  a  common  vocabulary  which  is  totally  consistent  with  the  use  of 

ProcessPad for defining the major processes that make up supply chains. The first phase the team 

undertakes is the actual analysis of the existing process. This effort includes decisions about the 

number and scope of the supply chain processes to be examined. 

3. Determine the Performance of the Existing Supply Chain. 

Once  you have captured the existing supply  chain process  in  ProcessPad, You can use historic 

data  to  define  how  the  existing  supply  chain  is  performing.  In  addition,  you  can  compare  the 

performance  of  your  supply  chain  with  benchmarks  to  determine  how  your  process  stacks  up 

against similar processes in similar industries. 

4. Establish Your Supply Chain Strategy, Goals and Priorities. 

Once  you  have  hard  data  on  the  performance  of  your  existing  supply  chain,  and 

benchmark  data,  you  are  in  a  position  to  consider  if  your  supply  chain  strategy  is  reasonable. 

You are also in a position to identify how it might be improved, or consider alternative targets 

for improvement and determine how they might improve the company‘s performance. Similarly, 

you  can identify which  changes  would  yield  the highest  return and prioritize any improvement 

efforts in ProcessPad. 

5. Redesign Your Supply Chain As Needed. 

Enable the Redesign and  Implement. Once  you have used ProcessPad to  complete  your 

SCOR  design,  you  can  implement  the  redesign  using  BPM  and  human  performance 

improvement  techniques.  Then  you  may  manage  the  new  supply  chain  and  gather  data  to 

determine if you are, in fact, meeting your new targets. 

Configuration and co-ordination of the Supply Chain in market. 

A supply chain is a network of retailers, distributors, transporters, storage facilities, and suppliers 

that  participate  in  the  production,  delivery,  and  sale  of  a  product  to  the  consumer.  The  supply 

---

chain  is  typically  made  up  of  multiple  companies  who  coordinate  activities  to  set  themselves 

apart from the competition. 

A supply chain has three key parts: 

Supply focuses on the raw materials supplied to manufacturing, including how, when, and from 

what location. 

Manufacturing focuses on converting these raw materials into finished products. 

Distribution  focuses  on  ensuring  these  products  reach  the  consumers  through  an  organized 

network  of  distributors,  warehouses,  and  retailers.  While  often  applied  to  manufacturing  and 

consumer products, a supply chain can also be used to show how several processes supply to one 

another. The supply chain definition in this sense can apply to Internet technology, finance, and 

many other industries. 

A supply chain strategy defines how the supply chain should operate in order to compete in the 

market. The strategy evaluates the benefits and costs relating to the operation. While a business 

strategy  focuses  on  the  overall  direction  a  company  wishes  to  pursue,  supply  chain  strategy 

focuses  on  the  actual  operations  of  the  organization  and  the  supply  chain  that  will  be  used  to 

meet a specific goal. 

Another term  associated with  a supply  chain  is  supply chain  management (SCM), which is  the 

oversight  of  materials,  information,  and  finances  as  they  are  distributed  from  supplier  to 

consumer.  The  supply  chain  also  includes  all  the  necessary  stops  between  the  supplier  and  the 

consumer.  Supply  chain  management  involves  coordinating  this  flow  of  materials  within  a 

company and to the end consumer. 

Supply chain management can be divided into three main flows: 

The  Product  flow  includes  moving  goods  from  supplier  to  consumer,  as  well  as  dealing  with 

customer service needs. 

The Information flow includes order information and delivery status. 

The Financial flow includes payment schedules, credit terms, and additional arrangements. 

The  Storage  flow  includes  a  warehouse  where  goods  are  stored,  and  where  they  may  be 

catalogued, shipped, or received, depending upon the type of products.  The  principal  operation 

of  the  place  is  receiving,  getting  in  new  products,  and  shipping  out  products  already  stored. 

Another important part of maintaining a good warehouse is keeping inventory of what products 

are presently in the warehouse, what has been shipped and what has been received. This process 

is again largely automated. 

The control and creation of added value 

Value  analysis  is  a  systematic  effort  to  improve  upon  cost  and/or  performance  of  products 

(services),  either  purchased  or  produced.  It  examines  the  materials,  processes,  information 

systems, and the flow of materials involved. Value Analysis efforts began in earnest during WW 

II  by  General  Electric,  concerned  with  the  difficulties  in  obtaining  critical  materials  needed  to 

produce  war  material,  GE  assigned  an  engineer,  Lawrence  D  Miles  to  the  Purchasing 

department.  His  mission  was  to  find  adequate  material  and  component  substitutes  for  critical 

materials  to  manufacture  needed  war  equipment.  In  his  search,  Miles  found  that  each  material 

has  unique  properties  that  could  enhance  the  product  if  the  design  was  modified  to  take 

advantage of those properties. 

Miles discovered that he could meet or improve product performance and reduce its production 

cost  by  understanding  and  addressing  the  intended  function  of  the  product.  His  method  was  – 

Blast  (dissecting  products  to  discern  key  competitive  advantages),  Create  (detailed  analysis  of 

the  disassembled  products,  identifying  those  functions  of  concern  and  soliciting  ideas  for 

improving),  Refine  (selecting  the  most  value  adding,  cost-effective  ideas  and  preparing  a 

business case for the implementation of the proposals). 

Implemented diligently, value analysis can result in – 

reduced material use and cost 

reduced distribution costs 

reduced waste 

improved profit margins 

increased customer satisfaction 

increased employee morale 

---

The importance of purchasing  in  any  firm  is largely  determined by  four factors:  availability of 

materials, absolute Naira volume of purchases, percent of product cost represented by materials, 

and  the  types  of  materials  purchased.  Purchasing  must  concern  itself  with  whether  or  not  the 

materials  used  by  the  firm  are  readily  available  in  a  competitive  market  or  whether  some  are 

bought  in  volatile  markets  that  are  subject  to  shortages  and  price  instability.  If  the  latter 

condition prevails, creative analysis by top-level purchasing professionals is required. 

If a firm spends a large percentage of its available capital on materials, the sheer magnitude of 

expense  means  that  efficient  purchasing  can  produce  a  significant  savings.  Even  small  unit 

savings add up quickly when purchased in large volumes. 

When a firm‘s materials costs are 40 percent or more of its product cost (or its total operating 

budget),  small  reductions  in  material  costs  can  increase  profit  margins  significantly.  In  this 

situation, efficient purchasing and purchasing management again can make or break a business. 

Perhaps  the  most  important  of  the  four  factors  is  the  amount  of  control  purchasing  and  supply 

personnel actually have over materials availability, quality, costs, and services. 

Large companies tend to use a wide range of materials, yielding a greater chance that price and 

service arrangements can be influenced significantly by creative purchasing performance. 

The role of Strategic Supply Chain in the design of products and services 

Market  globalization  and  the  rapid  advancement  of  technologies  require  that  companies 

differentiate themselves with  innovative products and services to  create competitive advantage. 

Increasingly, manufacturers face shortened product life cycles and increased pressure to shorten 

their time to market. These factors, in conjunction with the reality that companies are increasing 

their reliance on outsourcing necessitate that organizations involve suppliers in the new product. 

Effective  integration  of  suppliers  into  the  product  value  /  supply  chain  will  be  a  key  factor  for 

manufacturers  in  achieving  the  improvements  necessary  to  remain  competitive.  Moreover, 

because purchasing specialists  are usually a key  liaison  between the supplier and the buyer, an 

investigation of their role in the new product development process is worthwhile. 

In progressive firms, purchasing has a hand in new product development. As a part of a product 

development  team,  purchasing  representatives  have  the  opportunity  to  help  determine  the 

optimal  materials  to  be  used  in  a  new  product,  propose  alternative  or  substitute  materials,  and 

assist  in  making  the  final  decision  based  on  cost  and  material  availability.  Purchasing 

representatives may also participate in a make-or-buy analysis at this point. The design stage is 

the point at which the vast majority of the cost of making an item can be reduced or controlled. 

Whether  or  not  purchasing  had  an  impact  on  a  product‘s  design,  the  purchasing  agent‘s  input 

may certainly be needed when defining the materials-purchase specifications. 

Product Design and Process Models 

This refers to all efforts focused on creating a new product, process or service. The five generic 

phases of product development process are as follows: 

• Idea generation: voice of the customer 

• Business / technical assessment (preliminary) 

• Product / process service concept development 

• Product / process service engineering and design 

• Prototype build, test and pilot / ramp-up for operations 

Concept and design ―lock in‖ as much as 80 percent of the total cost of a new product. For this 

reason,  it  is  crucial  for  firms  to  bring  in  as  much  product,  process  and  technical  expertise  as 

possible  early  in  the  product  development  process.  The  supplier  often  possesses  much  of  this 

critical  expertise.  Purchasing  specialists  are  frequently  tasked  with  facilitating  the  transfer  of 

supplier expertise. 

So how can organizations get purchasing more involved? Researchers have identified two factors 

that appear to aid the involvement of purchasing in the product development process: personnel 

and organization.