Mustaqil ish mavzu: Аrхiv hujjаtlаrini tuzish, hisоbgа оlish vа sаqlаsh. Guruh: 22/10 Bajardi: Xudayberganov M. Tekshirdi: Shomurodov o urganch-2023

URGANCH INNOVATSION UNIVERSITETI NODAVLAT TA`LIM MUASSASASI

MAXSUS TARIX FANIDAN
MUSTAQIL ISH
MAVZU: Аrхiv hujjаtlаrini tuzish, hisоbgа оlish vа sаqlаsh.

Guruh:22/10

Bajardi:Xudayberganov M.
Tekshirdi: Shomurodov O


URGANCH-2023
Аrхiv hujjаtlаrini tuzish, hisоbgа оlish vа sаqlаsh.
Reja:

1. 
   Hujjatlarni hisobga olish to’g’risidagi tushuncha
   
2. 
   Hisob hujjatlari, ularning davlat va idoraviy arxivlarda yuritilishi
   
3. 
   Davlat arxivlarida hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish
   

Arxiv materiallarini hisobga olish deganda ularning miqdorini va ro’yxatini aniqlashtirish tushuniladi. Davlat arxiv fondini tashkil etuvchi barcha hujjatlar hisobga olinishi shart. Hujjatlar yig’majildlar va fondlarga bo’lingan holda hisobga olinadi. Bundan tashqari hujjatlar butun arxiv miqyosida hisobga olinadi. Nihoyat, davlat arxiv fondining hujjatlari to’la hajmda hisobga olinishi kerak.
Hujjatlarni hisobga olish ularni saqlash va zaruriyat tug’ilganda tezda topish imkoniyatini beradi.
Arxivlarda saqlanayotgan hujjatlarning tarkibi o’zgaruvchandir. Arxivlarga muntazam ravishda hujjatlar qabul qilinadi, ayrim hujjatlar bir arxivdan boshqa arxivga o’tkaziladi, ba’zi materiallar yo’q qilib yuboriladi. Demak, hujjatlarning hisobi ham shunga qarab o’zgarib turadi. Har bir arxivda olib borilayotgan hisobga asoslanib, respublika davlat arxiv fondi hujjatlari umumiy tarzda hisobni olib boriladi. Shu asnoda qaysi hujjat qayerda saqlanayotganligi to’g’risida tezkor ma’lumotlar olish mumkin bo’ladi.
Davlat arxivlariga topshirilgan barcha hujjatlar darhol hisobga olinishi shart.
Hisobga olish fondlar, birlashgan arxiv fondlari, arxiv kolleksiya) (to’plam)lari, yig’majildlar, hujjatlarning mikrofotonusxalari va ro’yxatlar asosida olib boriladi.
Belgilangan qoidaga muvofiq har bir davlat arxivida quyidagi hisob hujjatlari bo’lishi shart:

1. 
   Qabul qilingan hujjatlar kitobi.
   

Bu kitob orqali arxivga qabul qilingan hujjatlarning dastlabki hisobi olib boriladi. Kitobda xronologik tartibda barcha qabul qilingan hujjatlar qayd etiladi. Kitobda tartib bilan qabul qilingan hujjatning nomi, uning qachon va kim tomonidan qabul qilinganligi, hujjatning sanasi, hajmi va holati, qaysi fondga qo’shilganligi yoziladi. Qabul qilingan hujjatlar kitobi asosida yil davomida arxivga topshirilgan yangi fond va yig’majildlar haqida aniq ma’lumot olish mumkin bo’ladi.

2. 
   Fondlar ro’yxati.
   

Har bir arxivda saqlanayotgan fondlarning tartib bilan yozilgan ro’yxati bo’ladi. Mazkur ro’yxatga muvofiq arxivga qabul qilingan har bir fondga tartib raqami beriladi. Bu raqam boshqa fondlarga berilishi mumkin emas. Inqilobdan oldingi, sovet davri va mustaqillik davri hujjatlari birga saqlanayotgan arxivlarda (masalan, O’zR MDA) bu uchta guruh uchun alohida-alohida fondlar ro’yxati mavjud bo’ladi. Sovet davri fondlarining tartib raqami oldidan «R» harfi, mustaqilik davri hujjatlari uchun «M» harfi qo’yiladi (masalan, R-1, R-2, R-3; M-1, M-2, M-3 va hokazo). Boshqa arxivlarda fondlar ro’yxati yagona tartibda tuziladi. Fondlar ro’yxatida fondning tartib raqami, boshlangan yilidan tashqari fondni tashkil qiluvchi muassasaning to’la nomi yoziladi. Agar muassasaning nomi o’zgargan bo’lsa, tartib bilan uning barcha nomlari ko’rsatiladi. Agar mazkur fond boshqa arxivga ko’chirilsa, «Arxivdan olinganiligi haqida ma’lumot» degan joyda qayerga ko’chirilganligini qayd etiladi.

3. 
   Fond varaqasi.
   

Bu varaqada arxiv fondining nomi va tartibi, fondda saqlanayotgan hujjatlarning miqdori, xronologik chegaralari va tarkibi, fonddagi yig’majildlar va hujjatlarning ro’yxati kiritiladi. Fondlar varaqasi faqat hisob hujjati emas, balki ma’lumot beruvchi varaqa hamdir. Ammo fondlar varaqasi arxivdagi fondlarning tartib raqami bo’yicha olib borilishi sababli bu hol kerakli fondni izlab topish imkoniyatini cheklab qo’yadi. Shu sababli ularga qo’shimcha ravishda fondlar varaqasi ko’rsatkichi (ukazatelp) tuziladi.

4. 
   Ro’yxatlar.
   

Yig’majildlar ro’yxati – bu arxiv ma’lumotnomasi bo’lib, unda arxiv fondidagi hujjatlarning sarlavhasi, tarkibi va mazmunini aks ettiriladi.

5. 
   Yig’majildlarga ilova qilinadigan ularning ichki ro’yxati (mundarijasi).
   
6. 
   Fondlar tavsifnomasi. Har bir fondning tarixi va ahvoli haqida ma’lumot beruvchi hujjat.
   
7. 
   Arxiv pasporti (shahodatnomasi). Har yilning boshida tuzilib, arhiv haqida hartomonlama ma’lumot beruvchi hisobotnoma. Unda arxivda saqlanayotgan hujjatlarning hajmi, ularni saqlash sharoitlari to’g’risida, arxivdagi kadrlar haqida ma’lumot beriladi. Shahodatnomaning 2-bo’limida arxivdagi fondlar, ularda saqlanayotgan yig’majildlar miqdori haqida hamda boshqa ma’lumotlar bo’lishi mumkin.
   

Arxiv materiallarining hisobi faqat arxivning o’zida emas, balki viloyat arxiv bo’limlarida hamda respublika bosh arxiv Boshqarmasida ham olib boriladi. Ular arxivlar tayyorlab bergan fond kartochkalari asosida fondlar katalogini tuzadilar. Fond kartochkasi – bu fond varag’ining qisqartirilgan variantidir.
Idoraviy arxivlarda fondlar va yig’majildlar hisobi olib boriladi. Asosiy hisob hujjatlari – bu yig’majildlar ro’yxati, fondlar ro’yxati, fondlar varaqalari, arxiv shahodatnomasi hisoblanadi. Bular orasida yig’majildlar ro’yxati asosiy o’rin egallaydi. Bu ro’yxat doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlar uchun alohida-alohida tuziladi (masalan, 91-ro’yxat, 1-v-ro’yxat va hokazo). Muassasa arxivlarining hujjatlari davlat arxivlari hujjatlari bilan chambarchas bog’liqdir. Shu boisdan mazkur muassasaning materiallari qisman davlat arxivlarida saqlanayotgan bo’lsa, u holda joriy arxiv xodimlari fondlar va ro’yxatlar tartibini davlat arxiv xodimlari bilan kelishgan holda muvofiqlashtirib berishlari kerak.
Davlat arxivlaridagi yig’majildlar vaqti-vaqti bilan tekshirib turiladi.
Ularni tekshirishdan asosiy maqsad yig’majildlarni mavjudligiga ishonch hosil qilish, nurab qolgan yoki zarar ko’rgan yig’majildlarni aniqlash, ularning qaysi biri restavrasiya yoki dezinfeksiya qilinishi, mikrofilpmlashtirilishini aniqlashdan iboratdir.
Tekshiruvlar har bir arxivning joriy va istiqbolli rejalari asosida olib boriladi. Odatda nodir hujjatlar saqlanayotgan fondlar 5 yilda bir marta, I kategoriyadagi fondlar 10 yilda, II va III kategoriyadagi fondlar 15 yilda bir marta tekshiriladi. Tabiiy ofatlar yoki boshqa favqulodda hollarda arxivdagi yig’majildlar navbatdan tashqari ravishda tekshirilishi mumkin. Yilda yoki har kvartalda bir marta tadqiqotchilarga berilgan yig’majildlar teshkirilishi shart.
Arxivshunoslikda «arxivlarni komplektlash» deganda ularni yangi hujjatlar bilan to’ldirish tushuniladi. Davlat arxivlari sistemali ravishda yangi hujjatlar bilan to’ldirib boriladi. Arxivlarni komplektlash tartibi qonunda, O’zR Bosh arxiv boshqarmasining nizomlarida hamda rejalarda belgilab beriladi.
Idoraviy arxivlar ham doimiy tarzda yangi hujjatlar bilan to’ldiriladi. Bu arxivlarga har yili yangi hujjatlar qabul qilinadi. Idoraviy arxivlarda hujjatlar vaqtincha, ma’lum muddat davomida saqlanadi. Belgilangan muddatdan so’ng ilmiy ahamiyatga molik hujjatlar doimiy ravishda saqlash uchun davlat arxivlariga topshiriladi, qolganlari esa dalolatnoma tuzilib, yo’q qilinadi.
Davlat arxivlarini komplektlash murakkab va mas’uliyatli ish bo’lib, u hujjatlar manbasini aniqlash, hujjatlarni tanlab olish va ularni davlat arxivlari shoxobchalariga taqsimlashni o’z ichiga oladi. Hujjatlar va yig’majildlarni idoraviy arxivlardan davlat arxivlariga o’tkazish ham arxivlarni komplektlash bilan bevosita bog’liqdir.
Davlat arxivlarini komplektlashdan asosiy maqsad har bir arxivda uning yo’nalishiga mos keladigan hujjatlarni imkon qadar to’liqroq yig’ishdir. Bu esa hujjatlarni to’g’ri tashkil etish, ularni ilmiy-ma’lumotnoma apparatini yaratish, ulardan har tomonlama foydalanish imkoniyatini beradi.
DAF hujjatlarini davlat arxivlari shoxobchalariga taqsimlash har bir arxiv fondining bo’linmasligini hamda hujjatlarni turkumlashning asosiy belgilarini inmobatga olgan holda amalga oshiriladi.

O’zR DAF hujjatlari respublika ahamiyatiga va mahalliy ahamiyatga molik bo’lgan materiallarga bo’linadi. Respublika ahamiyatiga molik hujjatlar qatoriga Turkiston general-gubernatori mahkamasi, Muvaqqat hukumatning Turkiston Komiteti, TASSR va O’zSSR MIK va XKS, O’zSSR Oliy Soveti iva Ministrlar Soveti, O’zR Prezidenti Devoni, Oliy Majlis va Vazirlar Mahkamasi, respublika vazirliklari va muassasalari fondlari markaziy ahamiyatga molik hujjatlardir. Bunday hujjatlar ularning mazmuni, yaratilish texnikasini hisobga olgan holda markaziy davlat arxivlari – O’zR MDA, O’z ITMH MDA, O’zR KFFH MDA yoki O’zR Prezidenti Devoni arxivida joylashtiriladi.

Mahalliy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlar respublikaning ma’muriy-siyosiy tuzilishi asosida tuzilgan Qoraqalpog’iston Respublikasi MDA, viloyat davlat arxivlari va ularning filiallari hamda Toshkent shahar davlat arxiviga taqsimlanadi.
Davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirishning asosiy manbalari quyidagilardir:

1. 
   Idoraviy arxivlar;
   
2. 
   Shaxsiy arxivlar;
   
3. 
   Kutubxonalar va muzeylarning qo’lyozmalar bo’limlari;
   
4. 
   Xorijiy mamlakatlar arxivlari va chet el fuqarolarining shaxsiy arxivlari.
   

Ko’rsatib o’tilgan manbalar ichida eng muhimi idoraviy arxivlardir. Chunki ulardan davlat arxivlariga hujjatlar muntazam ravishda kelib turadi. Qolgan manbalardan hujjatlar ahyon-ahyonda va uncha ko’p bo’lmagan miqdorda qabul qilinadi. Turli davrlarda O’zbekistondan chetga olib ketilgan arxiv hujjatlarini qaytarish xalqaro shartnomalar asosida amalga oshiriladi.
Davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish ishiga O’zR Vazirlar Mahakamasi qoshidagi Bosh arxiv Boshqarmasi rahbarlik qiladi. Bosh Arxiv Boshqarmasi (BAB) markaziy davlat arxivlarining yo’nalishlarini belgilab, ularning fondlarida qanday mazmundagi hujjatlar saqlashni aniqlab beradi. BAB markaziy va viloyat davlat arxivlari o’rtasida hujjatlarning taqsimlanishini ta’minlaydi, ma’lum bir hujjatni bir arxivdan boshqasiga o’tkazilishiga ko’rsatma beradi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish viloyat hokimliklari arxiv bo’limlari faoliyatida ham muhim o’rin tutadi.
Davlat arxivlarini muntazam ravishda yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish maqsadida arxiv muassasalari hujjatlari davlat arxivlarida doimiy tarzda saqlanishi zarur bo’lgan tashkilotlar va muassasalarning ro’yxatini tuzadilar. Bunday ro’yxatlar O’zR Vazirlar Mahkamasi hamda viloyat va shahar hokimliklari bilan kelishilgan holda tuziladi.
Arxiv bo’limlari arxivlarga hujjatlarni o’z vaqtida qabul qilinishini nazorat qilishlari kerak. Ular hujjatlar tarkibining to’liqligiga alohida e’tibor berishlari lozim. Bosh arxiv boshqarmasi va viloyat arxiv bo’limlari arxiv muassasalarining hujjatlarni fondlarga bo’lishlari va hisobini qanday yo’lga qo’yganliklarini nazorat qilishlari, yo’qolgan va nobud bo’lgan hujjatlar haqida ma’lumotga ega bo’lishlari va imkon qadar ularning o’rnini to’ldirishga harakat qilishlarilozim. Arxiv muassasalari mazkur arxiv sohasiga mos keladigan, lekin boshqa joylarda (masalan, kutubxona va muzeylarning qo’lyozmalar bo’limlarida) saqlanayotgan hujjatlar hisobini olib borishlari zarur.
Arxiv muassasalari taniqli shaxslar va arboblarning shaxsiy arxivlarida saqlanayotgan va ilmiy ahamiyatga molik bo’lgan hujjatlarni ham aniqlashlari, ularni hisobga olishlari kerak. Arxiv xodimlari bunday hujjatlarni davlat arxivlariga topshirish zarurligi haqida tushuntirish ishlarini olib borishlari lozim. Shaxsiy arxivlar hujjatlari qonunda belgilangan tartibda ikki tomonlama shartnoma asosida mulkchilik huquqi saqlangan holda davlat arxivlarida saqlanishi mumkin.
Hujjatlarni ekspertizada o’tkazish deganda ularning ilmiy qimmatini aniqlash va davlat arxivlari uchun tanlab olish bilan bog’liq ishlar tushuniladi. Ekspertiza arxivshunoslikning eng muhim va mas’usliyatli ishlaridan biridir. Ekspertiza jarayonida hujjatlarning tarixiy manba sifatidagi ahamiyati aniqlanadi. Shu asnoda davlat arxivlariga yangi hujjatlar tanlab olinadi va O’zR MAF shakllanib boradi.
Ma’lumot manbai bo’lgan hujjatlarning nihoyatda xilma-xilligi ularni ekspertizadan o’tkazishni taqozo etadi. Ayrim hujjatlar jamiyatning siyosiy, ilmiy va madaniy hayoti haqida, xalq xo’jaligining taraqqiyoti, davlat apparatining faoliyati to’g’risida va boshqa masalalarga doir qimmatli ma’lumotlar beradi. Ular ijtimoiy hayotning turli sohalarini o’rganish uchun manba bo’lib xizmat qiladi. Boshqa hujjatlarning ma’lumotlari esa tor amaliy maqsadlar doirasidan chiqmaydi. Bu hujjatlar ayrim ma’muriy, tashkiliy va xo’jalik masalalarini aks ettirgan holda, asosan muassasaning operativ faoliyatini ta’minlashga qaratilgandir. Ular tarixiy manba sifatida muhim ahamiyatga ega emas. Shunday hujjatlar ham borki, ular bir necha kun davomida o’z ahamiyatini yo’qotadi. Shuning uchun ham hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish shart. Ekspetizaning asosiy maqsadi qaysi hujjatlar davlat, fan, jamiyat hamda fuqarolarni kerakli ma’lumotlar bilan to’laroq ta’minlashini aniqlashdan iboratdir. Ekspertiza jarayonida hujjatlarni arxivlarda saqlash muddatlari ham belgilanadi. Qimmatli ma’lumotlar manbai bo’lgan muhim hujjatlar muassasa arxivlarida ma’lum muddat davomida saqlangandan so’ng doimiy saqlash uchun davlat arxivlariga topshiriladi. Muhim bo’lmagan hujjatlar esa belgilangan muddat davomida muassasa arxivlarida saqlanadi, so’ngra yo’q qilib yuboriladi.
Muassasa va tashkilotlarda qimmatli ilmiy ma’lumotlarga ega bo’lgan hujjatlar nisbatan oz qismni tashkil etadi. Ekspertiza chog’ida avvalo ilmiy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatarni aniqlash va saralab olishga e’tibor beriladi.
Ekspertizaning birinchi va eng asosiy vazifasi – qaysi hujjatlar qimmatli ma’lumotlarga ega ekanligini aniqlash va ularni davlat arxivlariga topshirishdan iboratdir. Demak, ekspertizaning bu vazifasi davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish bilan bog’liqdir. Hujjatlarni saralash chog’ida hujjat qaysi davlat arxiviga yuborilishi va qaysi fondda saqlanishi ham aniqlanadi. Boshqacha qilib aytganda, ekspertiza jarayonida har bir davlat arxivining yo’nalishini e’tiborga olgan holda ular saqlanayotgan fondlarning hujjatlar tarkibi aniqlanadi.
Ekspertizaning ikkinchi vazifasi – hujjatlarni saqlash muddatini belgilashdir. Bu qiyin vazifa emas. Odatda, hujjatlar uzoq muddat yoki doimiy saqlanishi kerak bo’lgan va qisqa muddat davomida saqlanishi lozim bo’lgan guruhlarga bo’linadi. Hujjatlarni saqlashning aniq muddatlarini belgilash chog’ida tashkilotning manfaatlari, mavjud nizomlar va yo’riqnomalar hamda arxivlar va muassasalarning hujjatlardan foydalanish borasidagi ko’p yillik tajribalari hisobga olinadi.
Ekspertizaning uchinchi vazifasi – hujjatlarni saqlanish darajasini aniqlash, ularning ayrimlari yaroqsiz holga kelgan taqdirda arxiv fondidagi bu kemtiklikni qoplash yo’llarini topishdir. Ekspertiza jarayonida arxiv fondi tarkibida qanday hujjatlar yetishmayotganligi aniqlanadi hamda qaysi fonddagi shunga o’xshash hujjatlar bilan uni to’ldirish masalasi hal etiladi (Shuni e’tiborga olish kerakki, ko’p hollarda bitta hujjatning nusxalari bir vaqtning o’zida bir necha fondlar tarkibida saqlanishi mumkin).
Hujjatlar boshqa maqsadda ham ekspertizadan o’tkazilishi mumkin. Hujjatlarni nashrga tayyorlash chog’ida, turli ma’lumotnomalar (ro’yzatlar, tavsifnomalar, kataloglar, yo’lko’rsatkichlar) yaratishda, mikrofilpmlashtirish uchun saralab olish paytida ekspertiza qilinadi. Hujjatlar bir arxivdan boshqa arxivga o’tkazilgan holatda ham ekspertizada o’tkaziladi. Bunday paytda hujjatlar ularni qabul qilib olayotgan arxivning sohasiga to’g’ri kelishi yoki kelmasligi aniqlanadi. Arxivlar uchun sotib olinayotgan yangi hujjatlar ham ekspertizada o’tkazilishi shart. Arxivlar, muzeylar, kutuxonalar, odatda, yangi hujjatni sotib olish chog’ida ularning qiymatini aniqlash maqsadida har tomonlama o’rganib chiqadilar.
Ekspertiza jarayonida shu narsani yodda tutish kerakki, yo’q qilingan hujjatni qayta tiklash qiyin ishdir. Ko’p hollarda esa ularni qayta tiklash umuman mumkin emas. Shuning uchun hujjatlarni davlat asroviga olish ishlari puxta yo’lga qo’yish zarur. Shu bilan birga ikkinchi va uchinchi darajali hujjatlarni doimiy saqlash uchun qoldirish ham maqsadga muvofiq emas. Ayniqsa hujjatlarning miqdori keskin oshib borgan hozirgi davrda bunga yo’l qo’ymaslik kerak. Shu boisdan ekspertizaning muhim vazifalaridan biri – bu saqlanadigan hujjatlar miqdorini kamaytirishga erishishdan iboratdir. Ayni paytda davlat uchun, fan uchun muhim ma’lumot beruvchi hujjatlarni esa yo’qotmaslik vazifasi ham g’oyat muhimdir.
Shunday qilib, ekspertiza jarayonida arxivshunoslar, tarixchilar, manbashunoslar va boshqa soha mutaxassislari birgalikda davlat arxiv fondini optimal hajmini saqlash kabi muhim ilmiy vazifani to’g’ri hal etishlari talab qilinadi.
Hujjatlarni ilmiy qiymatini aniqlash jarayonida tarixiylik, yaxlitlik va hartomonlamalik tamoyillariga amal qilinadi. Tarixiylik tamoyili har bir hujjatni ma’lum tarixiy davr mahsuli sifatida baholashni, shuningdek, bu hujjatga nafaqat hozirgi kun, balki kelajak nuqtai nazaridan qarashni taqozo etadi. Ekspertizada nisbatan murakkab bo’lgan tamoyil – bu hartomonlamalik tamoyilidir. Mazkur tamoyilga binoan hujjatning mazmunini turli tomonlar (nuqtai nazar) dan tahlil qilish lozim. Masalan, konkret bir hujjat bir vaqtning o’zida ham tarix, ham adabiyot tarixi, ham san’at tarixi haqida ma’lumot berishi inobatga olinishi kerak. Hujatning ilmiy ahamiyati ba’zan uning qaysi tilda bitilganligi, qanday materialga yozilganligi (pergament, qog’oz va h.), hujjatdagi rasmlar yoki uning chekkasiga bitilgan qaydlar bilan ham belgilanishi mumkin. Demak, ekspertiza qilish chog’ida shularning hammasini e’tiborga olish shart. Ekspertizada yaxlitlik tamoyili keng ravishda qo’llaniladi. Buning ma’nosi shuki, hujjatlar bir-biridan alohida tarzda emas, balki muassasa faoliyati davomida yaratilgan boshqa hujjatlar bilan birgalikda baholanadi. Mazkur tamoyilning mantiqiy davomida sifatida ekspertiza ishlariga sistemali tarzda yondashishni ko’rsatib o’tish mumkin.
Ekspertiza tamoyillarini hisobga olgan holda hujjatlar qimmatini aniqlashning me’yorlarini ishlab chiqiladi. Me’yorlar deganda biz hujjatlar ilmiy qimmatini belgilab beradigan sifatlarni tushunamiz.
Ekspetizada matnli hujjatlarning qimmatliligini aniqlashning asosiy, keng ravishda qo’llaniladigan me’yorlari quyidagilardir:

• 
  Hujjatlarning mazmuni;
  
• 
  Fondni tashkil etuvchi, ya’ni tashkilot yoki muassasaning maqomi;
  
• 
  Hujjatlardagi ma’lumotning takrorlinishi;
  
• 
  Hujjatlarning paydo bo’lish vaqti va joyi.
  

Ekspertizada dastxatlilik, hujjatning yuridik kuchi, uning tashqi xususiyatlari (badiiy xususiyatlari, yozuv materiali va h.) singari me’yorlar ham ma’lum rolp o’ynaydi. Hujjatlarning paleografik xususiyatlari, qaysi tilada bitilganligi kabi me’yorlarni ham e’tibordan chetda qoldirmaslik kerak.
Ekspertiza ishlarida ko’rsatib o’tilgan me’yorlarning hammasi bir xilda qo’llanilmaydi. Ularning ayrimlari hujjatning xarakteridan qat’i nazar doimo hisobga olinadi. Hujjatlarning mazmuni, fondni tashkil etuvchi tashkilot yoki muassasaning maqomi ana shunday universal me’yorlar qatoriga kiradi. Bu me’yorlar barcha hujjatlarga nisbatan qo’llaniladi va ularning qiymatini aniqlashda muhim rolp o’ynaydi. Boshqa me’yorlar, jumladan, hujjatlarning paleografik, lisoniy va badiiy xususiyatlari esa asosan shaxsiy fondlar va qadimgi davr fondlarini ekspertizadan o’tkazishda qo’llaniladi.
Ekspertiza ishlarini sifati ko’pincha bu ishga jalb qilingan shaxslarning bilimi, malakasi va dunyoqarashiga bog’liqdir. Shunday ekan, ekspertlar bu ishda zarur bo’lgan bilimlarga ega bo’lishlari shart. Ekspertlar avvalo davlat muassasalari tarixini bilishlari zarur. Ular fondni tashkil etuvchi muassasaning vazifalari, funksiyalarini yaxshi bilishlari, bu muassasalar qaysi organlarga bo’ysunganligi, ularning boshqa tashkilotlar bilan aloqalari haqida yaxlit tasavvurga ega bo’lishlari kerak.
Ekspertlar muassasa strukturasini, bu muassasa tarixidagi qayta tashkil etishlarni, mazkur muassasa tarkibiga kirgan bo’lim va boshqarmalarning funksiyalarini, muassasada yig’majildlarni shakllanishi usullarini yaxshi bilishlari lozim. Bunday ma’lumotlar muassasa faoliyatining asosiy yo’nalishlarini ikkinchi darajali vazifalaridan ajratib olish imkoniyatini beradi. Bu bilimlar hujjatlarni ilmiy jihatdan qimmatli bo’lgan guruhga va vaqtinchalik ahamiyatga ega bo’lgan guruhga bo’lish ishini osonlashtiradi.
Hujjatlar qimmatini ekspertiza qilayotgan shaxs DAF hujjatlari tarkibini bilishi, jumladan qaysi hujjat qaysi arxivlarda saqlanishini yaxshi bilishi zarur. Aks holda davlat arxiviga qabul qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarni aniqlashda xatolikka yo’l qo’yilishi mumkin.
Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish ishi bir necha bosqichda amalga oshiriladi. Birinchi bosqichda hujjatlar vujudga kelishi bilanoq ularning qiymatiga baho berilib, bu hujjatlarni saqlashning taxminiy muddatlari beligilanadi.
Ikkinchi bosqichda muassasa arxivlarida vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatldar yo’q qilinadi va davlat arxivlariga topshirilishi kerak bo’lgan hujjatlar saralab olinadi.
Uchinchi bosqichda doimiy saqlash uchun hujjatlar uzil kesil tanlab olinadi. Bu ish davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish jarayonida amalga oshiriladi. Bu bosqichda ekspertizaning vazifalari quyidagilardan iborat: tarmoqlararo dublikasiyalarga yo’l qo’ymaslik, arxiv fondining to’laligini ta’minlash va kerak bo’lganda ayrim yetishmayotgan hujjatlarni topish.
Ekspertizada arxiv fondlari xujjatlarini kompleks ravishda baholash muhimdir. Bu holda bir-biriga tashkiliy yo tarixiy jihatdan yangi bo’lgan fondlarning hujjatlari bir vaqtda ekspertizadan o’tkaziladi.
Ekspertiza ishlariga hujjatlar ro’yxati (perechenp) asos qilib olinadi. Bu ro’yxatda hujjatlarning nomi, ularni saqlash muddatlari, shuningdek davlat arxiviga o’tkazilishi shart bo’lgan hujjatlar ko’rsatib o’tiladi.
Hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilash ekspertizaning mas’liyatli ishlaridan biridir. Muassasalarda odatda ikki xil hujjatlar guruhi yig’iladi: 1) muassasaning o’zida yaratilgan hujjatlar; 2) boshqa tashkilotlardan olingan hujjatlar. Eng avvalo birinchi guruhga kirgan hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash kerak. Chunki, shu guruh hujjatlari mazkur tashkilotning faoliyatini ochib beradi. Ular orasida mazkur muassasa faoliyati davomida yaratilgan qarorlar, bayonnomalar (protokollar), farmonlar, farmoyishlar, istiqbolli va yillik rejalar, hisobotlar, yo’riqnomalar, nizomlar, maromnomalar, ma’ruza, tavsiflar, qurilishlarning texnikaviy loyihalari, ilmiy asarlar, badiiy asarlar, kinos’yomkalar hamda audio- va videokassetalarning originallari va boshqalar ayniqsa muhimdir. Muassasaning asosiy faoliyati yuzasidan yuqori va quyi tashkilotlar rahbarlari bilan olib borilgan yozishmalar ham doimiy saqlanadigan hujjatlar qatoriga kiradi. Birinchi guruhga kiruvchi boshqa hujjatlar uchun esa vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi.
Ikkinchi guruh hujjatlari esa tamoman boshqacha yondashuvni talab qiladi. Bu guruh hujjatlari yuqori tashkilotlarning ijro etish uchun yuborgan hujjatlardan, quyi tashkilotlarning hisobot hujjatlaridan va mazkur muassasa bilan hamkorlik qilayotgan tashkilotlarning maktublaridan iboratdir. Bu hujjatlarning aksariyat ko’pchiligi uchun vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi. Bu muddatning uzoq yoki yaqin bo’lishi hujjatdagi ko’rsatmani bajarilishi yoki bu hujjatdan foydalanish vaqti bilan belgilanadi.
Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlari ekspert komissiyalari va ekspert-tekshiruv komissiyalari zimmasiga yuklatiladi. Bu komissiyalar doimiy amal qiluvchi maslahat organlari hisoblanadi. Muassasalar va arxivlarda ekspert komissiyalari, arxivlarni boshqarish organlarida esa ekspert tekshiruv komissiyalari tashkil etiladi.
Muassasaning ekspert komissiyasi rahbarning buyrug’iga binoan eng malakali xodimlar hisobidan tashkil etiladi. Rais etib rahbar xodimlarning biri tayinlanadi. Muassaslarning ekspert komissiyalari har yili saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlarni va yo’q qilinishi lozim bo’lgan hujjatlarni aniqlaydilar. Doimiy va uzoq saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar talabga muvofiq ravishda rasmiylashtiriladi, yo’q qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarga dalolatnoma tuziladi. Mazkur dalolatnomalarda ekspert komissiyasining tarkibi, yig’majildlarning sarlavhasi, ro’yxat tartibi, yo’q qilinishi kerak bo’lgan hujjatlarning miqdori ko’rsatiladi.
Arxivlardagi ekspert komissiyalarining vazifalari muassasa komissiyalariga nisbatan kengroqdir. Arxivlarning ekspert komissiyalari arxiv sohasiga muvofiq ravishda saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar kategoriyasini aniqlaydi, fondlar tarkibining to’laligini belgilaydi va yetishmayotgan hujjatlarni topish uchun chora-tadbirlar ishlab chiqadi. Komissiya arxivga kelayotgan barcha hujjatlarni sinchiklab o’rganadi. Uning xulosasiga tayanib arxivlarga yangi hujjatlar qabul qilib olinadi. Ekspert-tekshiruv komissiyalari arxivlarni boshqarish muassasalari (respublika Bosh arxiv boshqarmasi, viloyat arxiv bo’limlari) qoshida tashkil etiladi. Ular muassasa va davlat arxivlarida ekspertizalar o’tkazish va arxivlar fondlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirish masalalari bo’yicha asosiy ilmiy-metodik markazlar vazifasini bajaradi. Ekspert tekshiruv komissiyalari arxivlar va muassasalardagi ekspert komissiyalari faoliyati ustidan nazorat qiladi.
O’zbekiston Respublikasi Bosh arxiv boshqarmasi huzurida tashkil etilgan Markaziy ekspert tekshiruv komissiyasi viloyatlar va respublika markaziy arxivlarida faoliyat ko’rsatayotgan ekspert komissiyalari ishini yo’naltiruvchi va nazorat qiluvchi organdir. Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi ekspertiza ishlarida va davlat arxivlarini to’ldirish jarayonida paydo bo’ladigan bahsli masalalarni hal etadigan oliy organ hisoblanadi.