Nəzakət səLİmova

III FƏSİL. İDARƏÇİLİK SƏNƏDLƏRİNƏ DAİR 
ƏSAS TƏLƏBLƏR 
 
3.1.Sənəd haqqında anlayış 
 
   
 «Sənəd»  anlayışı  bütün  elm  sahəsələrinə  aid  olan 
fundamental  anlayışıdır.  Sənəd  fakt  və  hadisələri  özündə 
əks etdirir. Sənəd informasiyalarının hazırlanması, toplan-
ması,  məlumatların emalı, axtarışı,  yayılması və istifadəsi 
proseslərinin həyata keçirilməsinə xidmət edir. Bu anlayış 
ictimai  fəaliyyətin  bütün  sahələrində  geniş  istifadə  olun-
maqla, bir sıra mənalarda işlədilir. 
Sənəd, ilk növbədə informasiya daşıyıcısıdır. Sənə-
din  bu  əlaməti  beynəlxalq  təşkilatlar  o  cümlədən,  İSO, 
SİFLA,  WIPO,  Beynəlxalq  Sənədşünaslıq  Federasiyası, 
Arxivlər  üzrə  Beynəlxalq  Şura  və  digər  belə  təşkilatlar 
tərəfindən  də  qəbul  edilmişdir.  Məsələn,  İSO-nun  işləyib 
təsdiq  etdiyi  beynəlxalq  standarta  görə  informasiya  müx-
təlif  üsullarla  hər  hansı  maddi  daşıyıcıya  (kağız,  mikro-
film, disk və s.) yalnız hərf və rəqəmlərlə deyil, təsvir, səs, 
elektromaqnit  dalğası  və  s.  formada  yazıla  bilər.  Belə  bir 
təyinat cəmiyyətdə informasiyanın ötürülməsi üçün istifa-
də  edilən  bütün  maddi  obyektləri  (muzey,  memarlıq  ob-
yektləri, suxur nümunələri və s. daxil olmaqla) sənəd anla-
yışına daxil edilir. MDB ölkələri üçün  qəbul edilmiş  əla-
qədar  dövlətlərarası  standartlarda  (məs:  QOST  7.1.2003, 
QOST  7.83.2001  və  s.)  sənəd  anlayışı  üç  variantda  mə-
nalandırılır: 
-  İnformasiya  fəaliyyətində  müəyyən  vahid  kimi 
baxılan yazılı informasiyalar.  

---

47 
 
-  Zaman  və  məkan  etibarilə  ötürülmək  üçün  insan 
əməyi  ilə  yaradılan  və  informasiya  mühafizə  edən  maddi 
obyekt. 
-  İnformasiyanı  yazılı  formada  mühafizə  edən, 
müəyyən  qaydada  tərtib  olunmuş  və  mövcud  qanunçuluq 
əsasında hüquqi əhəmiyyət kəsb edən maddi obyekt. 
 «Sənəd»  anlayışının  müxtəlif  tərəfləri  arasındakı 
münasibət  iyerarxik  prinsip  əsasında,  yəni  bir  anlayışın 
digərinə  tabeçiliyi,  daha  məhdud  anlayışın  özündən  daha 
geniş  anlayışa  daxil  edilməsi  yolu  ilə  qurulur.  Anlayışın 
məzmununun  bu  və  digər  formada  konkretləşdirilməsi, 
müxtəlif sahələrdə praktiki fəaliyyətin məqsədilə izah edi-
lir. Birinci anlayişdan normativ sənədşünaslığın bütün sa-
hələrində, yəni informasiya və sənədşünaslığa aid olan so-
raq,  tədris-metodiki  və  digər  ədəbiyyat  sahəsində,    ikinci 
anlayişdan  isə  kitab  nəşri  və  kitab  yayımı  sahəsində  isti-
fadə  edilir.  Çünki  burada  maddi  obyekt  (sənəd)  informa-
siya  ilə  əlaqələndirilir.  Bu  amillərin  vəhdətindən    sənəd 
yaranır.  
   Yuxarıda qeyd etdiyimiz kimi, sənədin  yaranma-
sında  və  formalaşmasında  insan  fəaliyyəti    vacib  amildir 
və bu fəaliyyət öz əksini  sənəd üzərində tapır, onun vasi-
təsi ilə rəsmiləşdirilir. Fəaliyyət zamanı müxtəlif sahələrlə 
və  şəxslərlə  münasibətdə  olmaq,  əlaqələr  qurmaq, 
informasiyaların  alınması  və  ötürülməsi  zəruriəti  yaranır. 
Bu  zaman  sənəd  informasiya  daşıyıcısı  olmaqla  bərabər 
həm də kommunikasiya obyektinə çevrilir. Sənəd üzərində 
qeyd edilmiş faktlar və hadisələr hər hansı zaman, və mə-
kan  çərçivəsində  baş  verdiyindən,  həmin  an  üçün  müəy-
yən sübuti əhəmiyyətə malik olur. 

---

48 
 
Sənədlər  konkret  əlamətlərinə,  məzmununa,  yaran-
ma  vaxtına  və  digər  xüsusiyyətlərinə  görə  tarix  ,  hüquqi, 
mədəni, elmi və sair əhəmiyyət kəsb edir. (Məs: hər hansı 
arxeoloji qazıntı zamanı tapılan sənədlər, yazı nümunələri 
və müvafiq informasiyaları özündə əks etdirən digər mən-
bələr həmin dövrdə mövcud olmuş, dövlət forması və tipi, 
hüquq  sistemi,  maddi  və  mənəvi  mədəniyyət  nümunələri, 
adət və ənənələr, dini və siyasi görüşlər və s. barədə ətraflı 
məlumat  almaq  üçün  geniş  imkanlar  yaradır).  Beləliklə 
gostərilənlər onu deməyə əsas verir ki, cəmiyyətin və döv-
lətin inkişaf səviyyəsindən asılı olmayaraq bütün dövrlər-
də  sənədlər  müxtəlif  hadisə  və  prosesləri  özündə  əks 
etdirməklə  ictimai  münasibətlərin  yaranması,  dəyişməsi, 
xitam  olunması,  habelə  onların  yeni  məna  və  məzmun 
kəsb  etməklə  təkmilləşdirilməsində  mühüm  rol  oynamaq-
la, zamanından və məkanından asılı olmayaraq,  həmin ta-
rixi hadisə və proseslərin sübutu kimi dəyərləndirilir. Bü-
tün  bunlarla  yanaşı  sənəd  digər  informasiya  mənbələrin-
dən  (KİV,  Tarixi  və  arxeoloji  qazıntılar  zamanı  aşkar 
olunmuş    əşya  və  predmetlər  və  s.)  aşagııdakı  xarakterik 
xüsusiyyətlərinə görə fərqlənir. 
  
Elmi-nəzəri  mənbələrdə  qeyd  edildiyi  kimi  “sənə-
din aşağıdakı əlamətlərini müəyyən edilir: 
  
1) mənası, məzmunu olan informasiyanın mövcud-
luğu;  
2)  sənədin  uzun  müddətli  mühafizəsini  və  istifa-
dəsini təmin edən sabit maddi formada olması;  
3)funksional  baxımdan  informasiyanın  zaman  və 
məkan  etibarilə  verilməsi,  yəni  sənədin  sosial  kommuni-
kasiya kanalları ilə istifadəsi. 

---

49 
 
 Sənəddə  mühafizə  edilən  informasiyalar  aşağıdakı 
spesifik xüsusiyyətlərə malikdir: 
  
-  sənəd  cəmiyyətdə  istifadə  edilmək  üçün  insan 
tərəfindən yaradılmış sosial informasiya daşıyıcısıdır;  
-  sənəd  insanın  intellektual  fəaliyyəti  nəticəsində 
yaradılan  semantik informasiyanı  əks  etdirməlidir.  Müəy-
yən məzmuna (mənaya) malik olması sənədin fərqləndirici 
əlamətlərindən biridir. Sənəddə mənası olmayan informa-
siya ola bilməz.  
-  sənəddə  informasiya  diskret  xarakterə  malikdir, 
yəni  müəyyən  an,  vaxt  üçün  qurtarmış  xarakterdədir.  Ka-
ğız sənədlərdə diskretlik statik, daimi, bəzi elektron sənəd-
lərdə isə dinamik, dövri xarakter daşıyır (məsələn: web-sə-
nədlər)  Hər  hansı  maddi  daşıyıcıya  (papirus,  kağız,  foto-
plyonka  və  s.)  fiksasiya  edilmiş,  yazılmış  məlumat  sənəd 
forması alır
9
” 
 «Sənəd»  terminin    hərfi  mənası  tədqiqatçılar  tərə-
findən kifayət qədər araşdırılmış, A. M. Mixaylovun, R. S. 
Qilyarevskinin,  A.İ.Çornının,  Ə.Armsın,  S.Faradeynin, 
A.Kentin,  Ə.Qarfildin    əsərlərində  müxtəlif  aspektlərdən 
tədqiq edilmişdir.  
Sənəd latınca «documentum» sözündən olub,  «nü-
munə», «şəhadətnamə», «sübut», «qeyd edilmiş və zaman, 
məkan  üzrə  təyin  edilmiş  informasiyaya  malik  material 
daşıyıcı»  mənalarında  işlədilir,  başqa  sözlə,  sənəd-  hər-
hansı  faktı və  ya  hüquqi  təsdiq edən  işgüzar  məlumatlar-
dır.  İnsanın  xüsusi  olaraq  yaratdığı,  məlumatların  ötürül-
məsi və ya saxlanması üçün nəzərdə tutulmuş vasitə sənəd 
adlanır.  XIX  əsrin  ortalarına  qədər  «dokumentum»  sözü 
                                                           
9
 Bax: Ə.Rüstəmov, X.Agayeva “Sənəd haqqında anlayış-məqalə). 

---

50 
 
hüquqi mənada «yazılı sübut», “yazılı təsdiq” mənalarında 
işlənmişdir.  Bu  söz  latın  dilindən  bütün  Avropa  dillərinə 
keçmişdir.  Rus  dilində  «dokument»  sözü  I  Pyotrun  haki-
miyyəti  dövrində  alman  və  polyak  dillərindən  keçmişdir. 
Həmin  dövrdə  «dokument»  sözü  «yazılı  sübüt»,  «yazılı 
təsdiq»  mənasında  işlənmişdir.  Azərbaycan  dilinin  izahlı 
lüğətində  «dokument»  termini  «sənəd»  termini  ilə  ifadə 
edilir və onun ərəb dilli söz olduğu göstərilir. 
«Sənəd» anlayışı XX əsrin 60-70-ci illərində termin 
kimi  daha  çox  işlənmiş  və  təxminən  həmin    illərdə  nəşr 
edilmiş  «Azərbaycan  Sovet  Ensiklopediyası»nda  geniş 
izahı verilmişdir.s.)            
 Bütün  sənədlər  əks  etdirdikləri  fəaliyyət  növlərin-
dən  asılı  olaraq  iki  böyük  qrupa  bölünür.  Birinci  qrupa 
ümumi və inzibati məsələlər üzrə, yəni idarə, müəssisə və 
təşkilata  və  onun  istehsal  fəaliyyətinə  ümumi  rəhbərliklə 
bağlı məsələləri tənzimləyən sənədlər daxildir. Bu sənəd-
lər  müəssisənin  bütün  qurumlarının  işçləri  tərəfindən  ha-
zırlana bilər. 
İkinci  qrup  sənədlərə  idarəçilik  funksiyaları  üzrə 
qəbul  edilən  sənədlər  aid  edilir.  Belə  sənədlər  maliyyə, 
mühasibat, planlaşdırma, təchizat və satış orqanları, habe-
lə digər funksional qurumlar tərəfindən qəbul edilir. 
İdarəçilik  sənədləri  aşağıdakı  meyarlar  əsasında 
təsnifləndirilə bilər: 
- adlarına görə; 
- tərtib edilmə yerinə görə; 
- məzmununa görə; 
- formasına görə; 
- icra müddətinə görə; 
- mənşəyinə görə; 

---

51 
 
- tərtib edilmə növünə görə; 
- fiksasiya vasitələrinə görə. 
Adlarına  görə  sənədlər  aşağıdakı  kimi  təsnifləş-
dirilir: 
- xidməti məktublar; 
- əmrlər, protokollar; 
- aktlar və məruzə qeydləri; 
- müqaıvilələr və s. 
Tərtibedilmə  yerlərinə  görə  daxili  (müəssisənin  öz 
işçiləri  tərəfindən  tərtib  edilən  sənədlər)  və  müəssisədən-
kənar  (digər  idarə,  müəssisə  və  təşkilatlardan,  dövlət  or-
qanlarından,  fiziki  şəxslərdən  daxil  olmuş  sənədlər)  növ-
lərə bölünür. 
Məzmununa görə sadə (bir məsələyə həsr olunmuş) 
və mürəkkəb (bir neçə məsələni əhatə edən) sənədlər fərq-
ləndirilir. 
Formasına  görə  sənədlər  fərdi  xüsusiyyətə  malik 
olan  (məsələn,  məruzə  qeydləri)  trafaret  (sənədin  bir  his-
səsi çap olunur, digər  hissəsi  isə tərtib edilərkən dolduru-
lur), tipik (eyni növlü müəssisələr üçün tərtib olunur) növ-
lərə bölünür. 
İcra  müddətinə  görə  təcili,  icrası  üçün  müəyyən 
müddət  tələb  olunan  və  adi  (icra  müddəti  müəyyən  olun-
mayan) sənədlər fərqləndirilir. 
Mənşəyinə görə xidməti (bütün müəssisənin məna-
feyini əks etdirən) və şəxsi (konkret şəxsin maraqlarını əks 
etdirən) sənədlər mövcuddur. 
Tərtib edilmə növlərinə görə sənədlərin əsli, surəti, 
çıxarışı, dublikatı fərqləndirilir. 
Fiksasiya  vasitələrinə  görə  sənədlər  yazılı,  qrafik, 
foto və kinosənədlər və s. kimi növlərə bölünür.  

---

52 
 
Sənədin  əsli  dedikdə,  ilk  dəfə  tərtib  olunan,  imza-
lanan və qanunla müəyyən olunmuş qaydada rəsmiləşdiri-
lən nüsxə başa düşülür.  
Sənədin surəti isə onun əslinin olduğu kimi müxtə-
lif üsul və vasitələr şəklinin çəkilməsi və ya təkrarən tərtib 
olunmaqla  («surəti»  sözü  yazılmaqla)  qanunla  müəyyən 
olunmuş  qaydada  müvafiq  vəzifəli  şəxs  tərəfindən  təsdiq 
olunmuş nüsxəsindən ibarətdir. Xüsusi təsdiq olunması tə-
ləb olunan xidməti sənədlərin surətlərində mütləq qaydada 
müəssisə rəhbərinin imzası və təşkilatın möhürü vurulma-
lıdır. 
İdarəçilik  fəaliyyəti  prosesində  bəzi  hallarda  sənə-
din əslinin surəti deyil, onun müəyyən hissələrindən çıxa-
rışlar tələb olunur. Bu zaman çıxarışların tərtibatı zamanı 
mütləq  onun  hansı  sənəddən  çıxarış  edilməsi  göstərilməli 
və bu yenə də müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalan-
malı  və  müəssisənin  möhürü  ilə  təsdiq  olunmalıdır.  Onu 
da  nəzərə  almaq  lazımdır  ki,  sənədin  əslinin  itirilməsi  və 
ya  müxtəlif  səbəblərdən  məhv  olması  hallarında  idarə, 
müəssisə  və  təşkilatların  həmin  sənədin  dublikatını  ver-
mək  səlahiyyətləri  vardır.  Bu  zaman  sənədin  üzərində 
«dublikat»  sözü  yazılmalıdır.Sənədin  dublikatı  onun  əsli 
ilə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir. 
Sənədlər  digər  meyarlar  üzrə  də  növlərə  bölünür. 
Məsələn, təyinatına görə sənədlər mətnli, qrafiki və təsvi-
ri, audiovüzual olurlar: 

 
Mətnli  sənədlər  əlyazması,  makina  və  komputer, 
kitab, jurnal, blanklar və s. formada olurlar.  

 
Qrafiki  və  təsviri  sənədlər  şəkil,  sxem,  kardioqra-
malar, planlar və s. formada olurlar.  

---

53 
 

 
Audiovüzual  sənədlər  səs  yazıları,  diopozotivlər, 
kinofilimlər formasında olurlar. 
Sənədlər    həmçinin  aşağıdakı  ələmətlər  üzrə  də  tə-s-
nifləndirilə bilər: 

 
Yaradıldığı zamana görə 

 
Hazırlanma üsuluna görə 

 
Hazırlanma məkanına görə 

 
Mövzuya görə 

 
Təqdimatına görə 

 
Yayımına görə 
Məlumatların qeydə  alınması üsuluna görə  əlyazması 
və çap olunmuş sənədlər, kino və foto plyonkasına çəkil-
miş, maqnit lentinə yazılmış sənədlər fərqləndirilir. 
Şəxsləndirilmə dərəcəsinə görə sənədlər şəxsi və şəxs-
siz  sənədlərə  ayrılır.  Şəxsi  sənədlərə  fərdi  qeydiyyat  kar-
toçkaları (məsələn, kitabxana formulyarları və ya imza ilə 
təsdiq edilmiş anket və blanklar), üçüncü şəxslər və ya təş-
kilatlar  tərəfindən  verilmiş  xasiyyətnamələr,  məktublar, 
gündəliklər,  ərizələr,  xatirat  yazıları  və  s.  aiddir.  Şəxssiz 
sənədlərə isə statistik və ya hadisə, fakt arxivləri, mətbuat 
məlumatları, iclas protokolları və s. daxildir.