Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi Buxoro Davlat universiteti tarix va madaniy meros fakulteti 5-1 arx-17 guruh Arxivshunoslik yo’nalishi arxiv evristikasi fanidan Mustaqil ishi Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari

Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish va indekslash qoidalari.

Hujjat indeksida uning tarkibiy qismlarining quyidagi izchilligiga rioya qilinadi: ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami, yig‘majildlar nomenklaturasi bo‘yicha indeksi, xat-xabarlarning, ijrochilarning foydalaniladigan klassifikator bo‘yicha indeksi.
Bir nechta tashkilotlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatlarga yagona sana (hujjatni imzolashning eng oxirgi sanasi) ko‘rsatiladi va hujjatga har qaysi tuzuvchi tashkilot tomonidan berilgan ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami qo‘yiladi. Raqamlar hujjatda mualliflar ko‘rsatmasi tartibida qiya chiziq orqali yoziladi (chapdan o‘ngga).
Kelgan hujjatning indeksi va sanasiga daliliy izoh javob berilayotgan hujjatda ko‘rsatilgan indeks va sanadan iborat bo‘ladi.
Bajarish va hisobga olishni talab qiladigan barcha hujjatlar — tashkilot ichida tuziladigan va foydalaniladigan hujjatlar ham, boshqa tashkilotlarga yo‘llanadigan hujjatlar ham; yuqori tasarrufidagi va boshqa tashkilotlardan hamda xususiy shaxslardan kelgan barcha hujjatlar ro‘yxatga olinishi kerak.
Mashinkada yozilgan (qo‘lyozma) hujjatlar ham, hisoblash texnika vositalarida tuzilgan (mashinada o‘qiladigan, mashinagrammalar) ham ro‘yxatga olinishi kerak. Hujjatlar tashkilotda bir marta: kelib tushganlari — kelib tushgan kuni, tuzilganlari — imzolangan yoki tasdiqlangan kuni ro‘yxatga olinadi.
Ro‘yxatdan o‘tkazilgan hujjat bir bo‘linmadan boshqasiga berilganda u qayta ro‘yxatga olinmaydi.
Hujjatlarni ro‘yxatga olish, hujjatlarning yo‘llanishi, muallifi va mazmunidan qat’i nazar, turkumlar doirasida amalga oshiriladi. Masalan, asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar, shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlar, hay’at qarorlari, taftishlar dalolatnomalari, moddiy-texnika ta’minoti uchun buyurtmanomalar alohida ro‘yxatga olinadi.
Hujjatlarga ro‘yxatdan o‘tkazish olish tartib raqamlari har qaysi ro‘yxatga olish turkumlari doirasida beriladi.
Hujjatni ro‘yxatga olish joyi Ish yuritish yo‘riqnomasida yoki tashkilot hujjatlari tabelida belgilanadi.
36. Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari (RONK) yoki jurnallarda ro‘yxatga olinadi.
Kartochkalar va jurnallar ro‘yxatga olishning quyidagi majburiy rekvizitlar tarkibiga ega bo‘lishi kerak: hujjatning muallifi (korrespondent), nomi, hujjat sanasi, hujjat indeksi (tashkilotga kelib tushuvchi hujjatlar uchun hujjatning kelib tushish sanasi va indeksi), hujjat sarlavhasi yoki uning qisqacha mazmuni, rezolyutsiyasi (ijrochi, topshiriq mazmuni, muallif, sana), ijro etish muddati, ijro etilganligi haqidagi belgi (masalaning hal qilinish mohiyati bo‘yicha qisqacha yozuv, amalda ijro etilish sanasi va javob — hujjatning indeksi), yig‘majild tartib raqami.
Avtomatlashtirilgan tizimda hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish majburiy rekvizitlarni ro‘yxatga olish bazasida qurilgan mashinaga mo‘ljallangan ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalaridan foydalangan holda yoki ularni hujjatdan to‘g‘ridan to‘g‘rikiritish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
Majburiy rekvizitlar tarkibi zarur holda boshqa rekvizitlar bilan ham to‘ldirilishi mumkin, masalan: ijro etuvchilar, ijrochining hujjatni olgandagi tilxati, ijrochining borishi, ilova va boshqalar. Ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida rekvizitlarning joylashish va kartochkaning orqa tomonidan foydalanish tartibini tashkilotning o‘zi belgilaydi.
Ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari nusxalari soni hujjat ijro etiladigan va nazorat qilinadigan tarkibiy tuzilmalardagi ma’lumot va nazorat kartochkalari soni bilan aniqlanadi.
Javob hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish harakatchan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida amalga oshiriladi. Javob hujjatga tegishli ro‘yxatga olish massivi doirasida mustaqil ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami beriladi.
O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, Vazirlar Mahkamasidan kelgan hujjatlarga javoblarda javobi jo‘natilayotgan hujjatdagi tartib raqami va sana ko‘rsatiladi.
“Hujjatning nomi” ustuni ro‘yxatdan o‘tkazilayotgan hujjatning nomiga muvofiq to‘ldiriladi. Xatlar ro‘yxatdan o‘tkazilganda ustun to‘ldirilmaydi. Kelib tushuvchi hujjatni ro‘yxatdan o‘tkazishda “Muallif” (korrespondent) ustuniga tashkilot (shaxs) — hujjat muallifi nomi yoziladi. Jo‘natilayotgan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazishda tashkilot (shaxs) — korrespondent nomi yoziladi. Tashkilot nomini qisqargan holda qo‘llashga yo‘l qo‘yiladi.
“Hujjatning sanasi” ustunida hujjatga tashkilot — muallif tomonidan berilgan sana ko‘rsatiladi, u uch juft arab raqamida o‘tkaziladi.
“Hujjatning indeksi” ustuniga kelib tushgan yoki jo‘natiladigan hujjatdan muallif — tashkilot tomonidan hujjatga berilgan indeks ko‘chiriladi.
“Hujjatning kelib tushgan sanasi” ustunida hujjatning tashkilotga kelib tushgan sanasi ko‘rsatiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan uch juft arab raqami ko‘chiriladi.
“Hujjatning kelib tushgan indeksi” ustuniga oluvchi tashkilot tomonidan berilgan indeks kiritiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan ko‘chiriladi.
Hujjat ijro etilgandan so‘ng hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi bo‘yicha yig‘majild tartib raqami bilan yoki boshqa indekslari bilan to‘ldiriladi.
“Hujjat sarlavhasi” ustuniga hujjatdagi sarlavha yoki hujjatning qisqacha mazmuniko‘chiriladi.
“Rezolyutsiya” ustuniga hujjatdan topshiriqning asosiy mazmuni, muallif va rezolyutsiya sanasi ko‘chiriladi.
“Ijro etish muddati” ustuniga yil, kun, oy, ya’ni hujjat ijro etilishi kerak bo‘lgan muddat uch juft arab raqamida qo‘yiladi.
“'Ijro etilishi haqida belgi” ustuniga masalani mohiyati bo‘yicha hal qilinishi qisqacha yoziladi yoki javob hujjatning sanasi va indeksi kiritiladi.
“Yig‘majildning tartib raqami” ustuniga hujjat yig‘majildi nomenklaturasiga muvofiq hujjat yig‘majildi indeksi kiritiladi.
Oldingi tahrirga qarang.
Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari belgilangan shakldagi ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalarida ro‘yxatdan o‘tkaziladi.
(36-bandning o‘n to‘qqizinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
.Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish uchun hisoblash texnikasidan foydalanish mumkin.

3.