VI. HUJJATLARNI IDORAVIY ARXIVGA TOPShIRIShGA TAYYoRLASh 67. Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan doimiy muddatda saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berishni ta’minlaydilar.
Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) muddatda saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning funksiyalari boshqa tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxs)larga yuklanadi.
Doimiy va uzoq vaqt muddatda saqlanadigan tugallangan hujjatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.
Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi: hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish; hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish; hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.
Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilish 68. Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilishni tashkil etish va o‘tkazish, shuningdek idoraga qarashli tashkilotlarning ekspert xizmati faoliyatini nazorat qilish uchun tashkilotlarda doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi markaziy ekspert komissiyalari (MEK) tashkil etiladi.
Vazirliklar, idoralarning tasarrufidagi tashkilotlari va tarkibiy bo‘linmalarida hamda jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi ekspert komissiyalari (EK) tashkil etiladi.
Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi namunaviy nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi, ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.
(MEK, EK) yig‘ilishlari bayonlashtiriladi.
Muhimlik qiymatini ekspertiza qilish hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va saqlanish muddatlari ko‘rsatilgan, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari varaqlab ko‘rib chiqilgan hamda “ETK” (“ekspert-tekshiruv komissiyasi” belgisi qo‘yilgan hujjatlar (namunaviy, idoraviy) ro‘yxatlari asosida o‘tkaziladi.
Muhimlik qiymati ekspertizasi natijalari bo‘yicha doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar ro‘yxati tuziladi.
Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga tanlab olish dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar ekspert komissiyasi majlislarida hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari bilan bir vaqtning o‘zida ko‘rib chiqiladi.
Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so‘ng, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari hujjatlashtirishni ta’minlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xomashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.
