O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi samarqand davlat universiteti tarix fakulteti

Yig’majildlarni tavsiflashda axborot 
unsurlari 
Муаммоли савол: Йиғмажлидларни тавсифлашдан 
асосий мақсад нима? 

---

51 
Davlat arxivlarida yig’majildlarni tavsiflash chog’ida hujjatlarga ish yuritish 
chog’ida qo’yilgan indekslar saqlanib qoladi. Indekslar hujjatlarni tizimga solishni 
osonlashtiradi, fond materiallarining saqlanish darajasi va ularning to’laligini 
ko’rsatadi, hujjatlarni tezda topish imkoniyatini beradi. 
Yig’majild sarlavhasi. Tavsiflash ishida yig’majildga sarlavha qo’yish (yoki 
sarlavhani aniqlashtirish) muhimdir. Sarlavhada yig’majildlar va kiritilgan 
hujjatlarning tarkibi va qisqacha mazmuni o’z aksini topishi zarur. Davlat 
arxivlarida 
yig’majildlarni 
tavsiflash 
jarayonida 
ularning 
sarlavhalari 
aniqlashtiriladi. Agar sarlavhaning ayrim unsurlari noaniq yoki to’liq bayon 
qilinmagan bo’lsa, sarlavha boshqatdan tuziladi. 
Sarlavha tuzishda quyidagi elementlarni aks ettirish lozim bo’ladi: hujjatlar 
to’rining nomi, muallif, kimga yuborilganligi, qaysi masalaga bag’ishlanganligi, 
hudud, xronologik sanalar, hujjatlarning tashqi belgilari. Masalan: 
1. 
Farg’ona viloyati ishchi, soldat va dehqon deputatlari Sovetining 
protokollari. 1917 yil mart – 1918 yil iyulp. Asl nusxalar. 
2. 
Farg’ona viloyatida kolxozlarni tashkil etishga oid materiallar. 
1930 yil. Asl nusxalar. 
3. 
Farg’ona neftni qayta ishlash zavodi ma’muriyatining bosh-qa 
tashkilotlar bilan yozishmasi. 1959-1960 yillar. Ko’chirma 
nusxalar. 
Annotasiya tuzish. Yig’majildlarga kiritilgan ayrim muhim hujjatlarning
mazmunini annotasiya yozish yo’li bilan aniqlanadi. annotasiya yig’majildning 
muqovasiga sarlavhadan keyin yoziladi. Misol: 
1. 
254-gvardiya polkinig jangovor harakatlari jurnali. 1943 yil, 15-
yanvarp – 16-iyulp. 
Annotasiya: To’ychi Eryigitovning 1943 yil 23 fevralda ko’rsatgan 
jasoratining qisqacha tavsifi (annotasiya so’zi yozilmaydi). 
Hujjatlarning asl nusxa ekanligini, ularning to’laligi darajasi va yaratish 
usuli hamda yig’majildlarning tashqi hususiyatlarini tavsiflash. Hujjatlarning asl 
nusxasi hamda ularning ko’chirma nusxalari o’zining ishonarliligi va yuridik kuchi 
nuqtai nazaridan bir xil emasdir. Shu boisdan 1- va 2-kategoriyali fondlarni 
tavsiflashda bu narsani e’tibordan chetda qoldirmaslik kerak. 
Agar yig’majildlar tarkibiga kirgan barcha hujjatlar asl nusxa bo’lsa, bu hol 
sarlavhadan keyin qayd etiladi. Masalan: 
1. 
O’zbekiston SSR Ministrlar Soveti yig’ililarining protokollari. 
1949 yil. Asl nusxalar. 
Yig’majildda ayrim hujjatlarning asl nusxalari, boshqa hujjatlarning 
ko’chirma nusxalari birgalikda saqlanishi mumkin. Bunday holda tavsiflash 
jarayonida bu narsa qayd etilishi kerak. 
Agar hujjatlar qisman saqlangan bo’lsa, tavsiflash chog’ida bu narsa aks 
ettiriladi: «parchalar», «alohida varaqlar», «hujjatning oxirgi qismi saqlanmagan» 
va hokazo. 
Nodir va alohida qimmatli hujjatlarning yaratilish usuli ham qayd etiladi 
(dastxat, chektografik varaqa va hokazo). Ko’p hollarda bu ularning mazmunini 
aniqlash uchun zarur bo’lishi mumkin. Hujjatlarning tashqi belgilari ham 

---

52 
sarlavhadan so’ng (agar annotasiya yozilsa, undan keyin) qayd etiladi. Tashqi 
belgilarga muqovaning nimadan tayyorlanganligi, bezaklar, hujjatning nimaga 
bitilganligi (pergament, mato, qog’oz), qaysi tilda yozilganligi, orginal muhr va 
miniatyuralar kiradi. 
Yig’majildlar sanasi. Yig’majildlarning muqovasida sarlavha yoki 
annotasiyadan so’ng uning yaratilish sanasi yoki yig’majild tarkibiga kirgan 
hujjatlarning boshlanishi va tugashi sanalari ko’rsatiladi. Sanalar arab raqamlari, 
oy nomlari esa so’z bilan yoziladi. Aniq sanalarni bilishning imkoni bo’lmasa, 
kvadrat qavs ichida taxminiy sana krsatiladi (Masalan, «1927 yildan keyin»). 
Agarda sanalarni umuman aniqlashning imkoni bo’lmasa, yig’majildlarning 
muqovasida «sanasiz» deb yozib qo’yiladi. 
Varaqalar miqdori va saqlanish muddati. Sanadan so’ng yig’majildning 
muqovasida yangi satrdan varaqalar miqdori yoziladi («115 varaqda»). Varaqlar 
miqdorini ko’rsatish hujjatning saqlanishi va nazorat qilinishi uchun zarur. 
Varaqlar miqdorining pastida yig’majildlarning saqlanish muddati qayd 
etiladi. Vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatlar uchun necha yil saqlanishi ko’rsatiladi 
(«20 yil saqlansin», «75 yil saqlansin» va hokazo), doimiy saqlanishi zarur bo’lgan 
yig’majildlar uchun «doimiy saqlansin» deb yozib qo’yiladi. 
Yig’majildning muqovasida arxiv shifri ko’rsatiladi. Arxiv shifri arxivning 
qisqartirilgan nomidan («O’zR MDA», FVDA» va hokazo) hamda fondning 
raqami, ro’yxat raqami va yig’majildning ro’yxat bo’yicha raqamidan iboratdir. 
Masalan, FVDA, 23-f., 2-r., 245-y. Arxiv shifri odatda muqovada tipografiya yo’li 
bilan tayyorlangan maxsus shtamp ichiga qo’yiladi. 
Yig’majildlardagi hujjatlardan ilmiy maqsadlarda yoki matbuot sahifalarida 
foydalanilganda, arxiv ma’lumotnomasi yoki hujjatning ko’chirma nusxasi 
berilganda arxiv shifri hamda varaq raqami ko’rsatiladi. 
Ichki ro’yxat (mundarija). Ichki ro’yxat (mundarija) qimmatli yig’majildlar 
uchun tuziladi. Unda yig’majildga kiritilgan barcha hujjatlar ko’rsatib o’tiladi. 
Ichki ro’yxatda hujjatlarning indeksi, mazmuni, sanasi, kimga jo’natilganligi yoki 
muallifi, varaqlar raqami qayd etiladi.