O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining



[OKOZ:

1.02.00.00.00 Davlat boshqaruvi asoslari / 02.01.00.00 O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi (shuningdek, 01.11.00.00ga qarang) / 02.01.03.00 Vazirlar Mahkamasi faoliyatini tashkil etish;

2.02.00.00.00 Davlat boshqaruvi asoslari / 02.03.00.00 Respublika davlat boshqaruvi organlari va xo‘jalik boshqaruvi organlari / 02.03.01.00 Umumiy masalalar;

3.02.00.00.00 Davlat boshqaruvi asoslari / 02.04.00.00 Mahalliy ijroiya organlari (Hokimliklar) (shuningdek, 01.15.03.00ga qarang) / 02.04.01.00 Umumiy qoidalar;

4.12.00.00.00 Axborot va axborotlashtirish / 12.05.00.00 Ish yuritish (shtamplar, blankalar)]

[TSZ:

1.Davlat va jamiyat qurilishi / Davlat hokimiyati organlari. Davlat va xo‘jalik boshqaruvi organlari]

O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining
qarori
O‘ZBEKISTON RESPUBLIKASI DAVLAT HOKIMIYATI VA BOShQARUV ORGANLARIDA ISh YuRITISh VA IJRO NAZORATINI TAShKIL ETISh BO‘YIChA NORMATIV HUJJATLARNI TASDIQLASh HAQIDA
[OKOZ:

1.02.00.00.00 Davlat boshqaruvi asoslari / 02.01.00.00 O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi (shuningdek, 01.11.00.00ga qarang) / 02.01.03.00 Vazirlar Mahkamasi faoliyatini tashkil etish]

Vazirliklar va idoralar, davlat hokimiyati mahalliy organlari apparatlarida ijro intizomini mustahkamlash, ish yuritishni takomillashtirish, boshqaruvning barcha darajalaridagi rahbarlar va mutaxassislar javobgarligini oshirish maqsadida Vazirlar Mahkamasi qaror qiladi:
1. Quyidagilar:
Qoraqalpog‘iston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar, shaharlar va tumanlar hokimliklari apparatlarida ish yuritish va hujjatlar ijrosini nazorat qilishni tashkil etish bo‘yicha Yo‘riqnoma 1-ilovaga* muvofiq;
* 1-ilova berilmaydi.
O‘zbekiston Respublikasi vazirliklari, davlat qo‘mitalari, idoralari, korporatsiyalari, konsernlari, uyushmalari, kompaniyalari va boshqa markaziy muassasalari apparatlarida ish yuritish va ijro nazoratini tashkil etish bo‘yicha Namunaviy yo‘riqnoma 2-ilovaga muvofiq tasdiqlansin.
Oldingi tahrirga qarang.
1¹. O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining hujjatlari va topshiriqlari bajarilishini nazorat qilish hamda ularning ijro uchun yuborilishini, ular bajarilishining natijalari yuborilishini tashkil etish O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining “Ijro intizomi idoralararo yagona elektron tizimini joriy etish chora-tadbirlari to‘g‘risida” 2017-yil 9-avgustdagi F-5017-son farmoyishiga muvofiq Ijro intizomi idoralararo yagona elektron tizimi orqali amalga oshiriladi.
(1¹-band O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2017-yil 30-oktabrdagi 881-sonli qaroriga asosan kiritilgan — Qonun hujjatlari ma’lumotlari milliy bazasi, 31.10.2017-y., 09/17/881/0194)
2. Vazirliklar va idoralar, Qoraqalpog‘iston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar va Toshkent shahar hokimliklari, o‘zlarining me’yoriy hujjatlarini ko‘rsatib o‘tilgan Yo‘riqnomalarga muvofiqlashtirsinlar hamda davlat hokimiyati va boshqaruv organlari va o‘zlariga qarashli tashkilotlarning barcha xodimlari tomonidan ularning bajarilishini ta’minlasinlar.
3. O‘zbekiston SSR Ministrlar Sovetining “O‘zbekiston SSR ministrliklari va idoralarida, Qoraqalpog‘iston ASSR Ministrlar Soveti, mehnatkashlar deputatlari mahalliy Sovetlari ijroiya komitetlarida, korxona va tashkilotlarda ish yuritish haqida Namunaviy instruksiya to‘g‘risida” 1975-yil 16-dekabrdagi 667-son Qarori (O‘zSSR QT, 12-son, 57-modda) va O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining “O‘zbekiston Respublikasi viloyatlari, shaharlari va tumanlari hokimliklari apparatlarida ish yuritish bo‘yicha Yo‘riqnoma to‘g‘risida” 1994-yil 18-avgustdagi 424-son qarori o‘z kuchini yo‘qotgan deb hisoblansin.
4. Mazkur qarorning bajarilishini nazorat qilish O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi Umumiy bo‘limiga yuklansin.
O‘zbekiston Respublikasining Bosh vaziri O‘.SULTONOV
Toshkent sh.,
1999-yil 29-mart,
140-son
Vazirlar Mahkamasining 1999-yil
29-martdagi 140-son qaroriga
2-Ilova
O‘zbekiston Respublikasi vazirliklari, davlat qo‘mitalari, idoralari, korporatsiyalari, konsernlari, uyushmalari, kompaniyalari va boshqa markaziy muassasalari apparatlarida ish yuritish va ijro nazoratini tashkil etish bo‘yicha
NAMUNAVIY YO‘RIQNOMA
I. UMUMIY QOIDALAR
1. Mazkur Namunaviy yo‘riqnoma O‘zbekiston Respublikasining vazirliklari, davlat qo‘mitalari, idoralari, korporatsiyalari, konsernlari, uyushmalari, kompaniyalarida va boshqa markaziy muassasalarida* hujjatlarni tayyorlash qoidalari, usullari va jarayonlarini, ular bilan ishlash tartibini belgilaydi.
* Keyingi o‘rinlarda “O‘zbekiston Respublikasi vazirliklari, davlat qo‘mitalari, idoralari, korporatsiyalari, konsernlari, uyushmalari, kompaniyalari va boshqa markaziy muassasalari” so‘zlari o‘rniga “tashkilot” so‘zi qo‘llaniladi.
2. Ish yuritishning ahvoli uchun javobgarlik ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariyaga, kotibga; shaxsan — mazkur tarkibiy bo‘linmaning rahbari zimmasiga yuklanadi.
Tarkibiy bo‘linmada hujjatlar bilan ishlash kotibga yoki ushbu ish uchun tayinlangan boshqa shaxsga yuklanadi.
Ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya tarkibiy bo‘linmalarda va tasarrufdagi tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlashning tashkiliy va uslubiy rahbarligini amalga oshiradilar.
3. Yangi qabul qilingan xodimlar tarkibiy bo‘linmalar rahbarlari tomonidan apparat tuzilmasi bilan, belgilangan ish tartibi va tashkilotda ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnoma bilan tanishtirilishi kerak.
II. BOShQARUV FAOLIYATINI HUJJATLAShTIRISh
4. Boshqaruv hujjatlarining tarkibi: tashkilotlarning vakolatlari va funksiyalari bilan; boshqaruv funksiyalarini amalga oshirish bo‘yicha boshqaruv harakatlari doirasi bilan; masalalarni (yakka boshchilik yoki kollegial holda) hal qilish tartibi bilan; ustavlar, nizomlar va boshqa me’yoriy hujjatlar bilan tasdiqlangan bir yoki turli darajadagi boshqaruv tashkilotlari o‘rtasidagi o‘zaro aloqalarning hajmi va xususiyati bilan belgilanadi.
5. Tashkilotlar hujjatlarining qo‘llanilayotgan shakllari sonini qisqartirish maqsadida tashkilotlarning funksiyalari va vazifalarini amalga oshirish uchun zarur va yetarli bo‘lgan hujjatlarning tarmoq tabellarini ishlab chiqadilar. Tabelga an’anaviy hujjatlar ham, hisoblash texnika vositalari bilan yaratiladigan hujjatlar ham kiritiladi. Tabel tashkilot, uning tarkibiy bo‘linmalari to‘g‘risidagi nizomlar (ustavlar) hamda lavozim yo‘riqnomalari asosida tuziladi. Tabelni tuzishda, shuningdek hujjatlar nomenklaturasi, saqlash muddati ko‘rsatilgan hujjatlar ro‘yxati doimiy va vaqtincha muddatlarda saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlaridan foydalanilishi mumkin.
Tabel uni tuzish uchun mas’ul shaxs tomonidan imzolanadi va rahbar tomonidan tasdiqlanadi.
Tabelni yuritish, unga o‘zgartirishlar kiritish ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan amalga oshiriladi. Tabelda ko‘rsatilmagan hujjatlarni tuzish taqiqlanadi.
Jo‘natiladigan va ichki hujjatlarni tuzish va rasmiylashtirish
6. Hujjatlar tegishli blankalarga yoziladi. Tashkilotlarning blanklaridagi doimiy rekvizitlari davlat tilida yoziladi.
7. Hujjat muallifi tashkilot nomi va uning kodi tashkilot to‘g‘risida nizom (ustav)ga korxonalar va tashkilotlar umumiy klassifikatoriga muvofiq ko‘rsatiladi. Ular, qoidaga ko‘ra, blankni tayyorlashda yozdirilgan bo‘lishi kerak.
8. Har bir hujjatda (xatlardan tashqari) uning turi (qaror, farmoyish, buyruq, bayonnoma, ma’lumotnoma va shu kabilar) ko‘rsatilishi kerak.
9. Aksariyat hujjatlar uchun hujjat mazmunini aks ettiruvchi qisqa va aniq sarlavha bo‘lishi shart. Masalan: buyruq (nima to‘g‘risida?) “korxona tashkil etish to‘g‘risida”; bayonnomasi (nimaning?) “ilmiy kengash majlisining”.
A5 (148x210) o‘lchamdagi hujjatlarda va telegrammalarda matnga sarlavha qo‘yilmasligi mumkin.
10. Hujjat mazmuni imkoni boricha lo‘nda, qisqa iboralar bilan, qiyin bo‘lmagan so‘z tuzilishida bayon etiladi.
Qisqartirish Davlat organlari. jamoat tashkilotlari va muassasalar nomlarini yozish bo‘yicha ma’lumotnomaga muvofiq qo‘llaniladi. Agar matnda familiyalar, geografik nomlar yoki ayrim ma’muriy-hududiy birliklar sanab o‘tilsa, ular alfavit tartibida joylashtiriladi.
Agar uzluksiz bog‘langan matn bir nechta qarorlar, xulosalardan iborat bo‘lsa, uni arab raqamlari bilan raqamlanadigan bo‘limlarga, kichik bo‘limlarga, bandlarga ajratish lozim.
Hujjatlar matnlarini ikki qismga ajratish tavsiya etiladi: birinchi qismda hujjat tuzishning asoslari yoki sabablari ko‘rsatiladi, ikkinchisida — qarorlar, farmoyishlar, takliflar, fikrlar, xulosalar, iltimoslar bayon etiladi.
Agar hujjat mazmunini tushuntirish va asoslash zarurati bo‘lmasa, matn bitta xulosa qismdan iborat bo‘lishi mumkin: buyruqlar ta’kidlash qismisiz qaror qismi, xatlar — tushuntirishsiz iltimos qismi va shu kabilar.
Hujjatning uzluksiz bog‘langan matni doimiy axborotni saqlovchi va uzluksiz axborotlarni kiritish uchun bo‘sh joylar trafaret asosida tuzilgan bo‘lishi mumkin.
Bayonnoma matni uchinchi shaxs nomidan (“eshitdilar”, “so‘zga chiqdilar”, “qaror qildilar”) ko‘plik sonda bayon qilinadi, nutqlar mazmuni uchinchi shaxs nomidan birlik sonda bayon qilinadi.
11. Huquqlar va majburiyatlarni belgilab beruvchi (nizom, yo‘riqnoma va boshqa), shuningdek faktlarni bayon etish yoki baholashda (dalolatnoma, ma’lumotnoma va boshqa) iborat bo‘lgan hujjatlarda matnni uchinchi shaxs nomidan birlik yoki ko‘plik sonda (“bo‘lim funksiyalarni amalga oshiradi”, “birlashma tarkibiga kiradi”, “komissiya belgiladi”) bayon qilish shakli ishlatiladi.
12. Xatlarda quyidagi bayon etish shakllaridan foydalaniladi:
birinchi shaxs nomidan ko‘plik sonda (“jo‘natishni so‘raymiz”, “ko‘rib chiqish uchun jo‘natmoqdamiz”);
birinchi shaxs nomidan birlik sonda (“zarur deb hisoblayman”, “ajratishni so‘rayman”);
uchinchi shaxs nomidan birlik sonda (“vazirlik qarshi emas”, “O‘zdavstandart” markazi amalga oshirsa bo‘ladi deb hisoblaydi”)
13. Telegrammalar matnlari aloqaning abonentlik punkti (viloyat hokimliklari va MDH mamlakatlari poytaxtlari) orqali jo‘natilganda to‘liq matn bilan yoziladi, aloqaning pochta bo‘limi orqali boshqa xat oluvchilarga (tumanlarga va xususiy shaxslarga) jo‘natilganda esa, telegramma matnida imkon boricha olmoshlar, qo‘shimchalar, ko‘makchilar qoldiriladi, agar bunda mazmun buzilmasa. Raqamli ma’lumotlar, buzilishiga yo‘l qo‘ymaslik uchun, so‘zlar bilan yoziladi. Telegramma matnining oxirida uni ro‘yxatga olish raqami ko‘rsatiladi, uning oldiga “raqami” so‘zini almashtiruvchi “RQ” harflari qo‘yiladi.
14. Agar hujjatda matnda qayd etilgan ilova bo‘lsa, u holda ilovalar borligi to‘g‘risidagi belgi quyidagi shakl bo‘yicha rasmiylashtiriladi:
Ilova: 10 varaqda, 2 nusxada.
Agar hujjatda matnda ko‘rsatilmagan ilova bo‘lsa, ularning nomi har bir ilovadagi varaqlar soni va nusxalar soni ko‘rsatilgan holda sanab o‘tilishi kerak. Masalan:
Ilova:
1. Yangi o‘quv yiliga maktablarning tayyorgarligi to‘g‘risida ma’lumotnoma 8 varaqda, 2 nusxada.
2. Maktablar ro‘yxati 3 varaqda, 2 nusxada.
Agar hujjatga ilovasi bor boshqa hujjat ilova qilinsa, u holda ilovaning borligi to‘g‘risidagi belgi quyidagi shakl bo‘yicha rasmiylashtiriladi:
Ilova: Mamlakatlararo munosabatlar masalalari bo‘yicha doimiy komissiyaning 1998-yil 25-yanvardagi xulosasi va unga ilova, jami 21 varaqda, 2 nusxada.
Agar ilova hujjatda ko‘rsatilgan barcha manzillarga jo‘natilmayotgan bo‘lsa, u holda ilovalarning borligi to‘g‘risidagi belgi quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi:
Ilova: 5 varaqda, 2 nusxada — birinchi manzilga.
Agar ilova broshyuralangan bo‘lsa, u holda varaqlar soni ko‘rsatilmaydi.
15. Hujjatlar manzillarga jo‘natilayotganda quyidagi qoidalarga rioya qilinishi kerak:
hujjatlar tashkilotlarga, ularning tarkibiy bo‘linmalariga yoki aniq shaxsga jo‘natiladi;
tashkilot nomi va tarkibiy bo‘linma bosh kelishikda, lavozim va familiyasi esa, jo‘nalish kelishigida ko‘rsatiladi, masalan:
Elektrmexanika zavodi
Rejalashtirish bo‘limi
Katta iqtisodchi
K.X. Ziyoyevga;
hujjat tashkilot rahbariga jo‘natilganda tashkilot nomi oluvchi lavozimining tarkibiga kiradi, masalan:
“O‘zgiproqishloqqurilish”
instituti direktori
S.K.Qayumovga;
agar hujjat bir turdagi bir nechta tashkilotlarga jo‘natilayotgan bo‘lsa, u holda ularni umumlashgan holda ko‘rsatish lozim, masalan:
Bosh boshqarmalar, boshqarmalar
va bo‘limlar boshliqlariga;
hujjatni oluvchilar to‘rttadan oshmasligi kerak. “Nusxa” so‘zi ikkinchi, uchinchi va to‘rtinchi oluvchilar oldida ko‘rsatilmaydi;
hujjatni to‘rttadan ko‘p manzilga jo‘natilganda tarqatish (yuborish) ro‘yxati tuziladi va har qaysi hujjatda faqat bitta oluvchi ko‘rsatiladi;
hujjatni xususiy shaxsga jo‘natganda avval pochta manzili, keyin ismi va otasining ismi (bosh harflari), familiyasi yoziladi, masalan:
700000, Toshkent sh., Hamid Olimjon ko‘chasi, I, 5-xonadon T.A.Ahmadovga.
16. Hujjatlardagi sana ikki usuldan biri bilan rasmiylashtiriladi. Masalan:
1999-yil 12-yanvar — yoki 99.12.01.
Birinchi usul moliyaviy tusdagi ma’lumotlardan iborat bo‘lgan hujjatlar matnida sana ko‘rsatilganda ko‘proq qo‘llaniladi, ikkinchisi — hujjatlarga sana qo‘yilganda, hujjatlarga rezolyutsiyalar, vizalar, bajarilganligi haqida belgilar qo‘yilganda.
17. Hujjat tashkilot rahbar xodimlari tomonidan yoki amaldagi qonun hujjatlari yoki boshqa huquqiy hujjatlar (nizom yoki tashkilot ustavi)da belgilangan ularning vakolatlariga muvofiq boshqa mansabdor shaxslar tomonidan imzolanadi.
“Imzo” rekviziti tarkibiga: hujjatni imzolayotgan shaxsning amaldagi lavozimi nomi, uning shaxsiy imzosi va imzosining yoyilmasi (ismi, otasining ismi bosh harflari va familiyasi) kiradi.
Hujjatlarni “uning o‘rniga” degan old ko‘makchi, shuningdek lavozimi nomi oldiga qiya chiziq bilan imzolashga yo‘l qo‘yilmaydi.
Ikki mansabdor shaxsning imzolari kollegial organlar hujjatlariga qo‘yiladi. Qarorlar va bayonnomalarni kollegial organning rahbari va kotibi tomonidan imzolash tavsiya etiladi.
Kollegial organlarda yakka boshchilik tartibida qabul qilinadigan farmoyishlarda bitta imzo bo‘ladi.
Ikki yoki undan ortiq imzolar, agar hujjat mazmuni uchun bir nechta shaxslar (masalan, dalolatnomalar, moliya hujjatlari, bir nechta tashkilotlardan chiquvchi hujjatlar) javobgar bo‘lgan taqdirda qo‘yiladi.
Komissiya tomonidan tayyorlangan hujjatlarda uni tayyorlagan shaxslar lavozimi emas, balki komissiya tarkibidagi vazifalari taqsimlanishi ko‘rsatiladi.
Masalan:
Komissiya raisi imzo V.V.Mahmudov
Komissiya a’zolari imzolar A.I.Akimov, R.S.Abdurahmonov
Hujjat bir necha mansabdor shaxslar tomonidan imzolanganda ularning imzolari egallab turgan lavozimlariga muvofiq bittasining ostida boshqalari navbat bilan joylashadi. Masalan:

Institut direktori	imzo	Z. A Hoshimov
Bosh buxgalter	imzo	V V. Sobirov

Hujjat lavozimlari teng bir nechta shaxslar tomonidan imzolanganda ularning imzolari bir qatorda joylashadi:

O‘zbekiston Respublikasi Sog‘liqni saqlash vazirining o‘rinbosari			O‘zbekiston Respublikasi Mehnat vazirining o‘rinbosari
imzo	F.Z.Komilov		imzo	T S.Tojiyev

18. Kelishish hujjat loyihasini dastlabki ko‘rib chiqish va baholash usuli hisoblanadi.
Kelishish tashkilot ichida ham (turli tarkibiy bo‘linmalar va mansabdor shaxslar bilan) uning tashqarisida ham (hujjat loyihasidagi masalalarga ularning vakolatlariga muvofiq bevosita munosabati bo‘lgan bo‘ysunuvchi va bo‘ysunmaydigan tashkilotlar bilan) amalga oshirilishi mumkin.
Hujjat loyihasini ichki kelishuv imzolovchining shaxsiy imzosi va imzolash sanasini o‘z ichiga olgan viza bilan rasmiylashtiriladi. Zarur bo‘lgan hollarda imzolovchining lavozimi ko‘rsatilishi mumkin. Uning imzolarini (ismi, otasi ismining bosh harflari, familiyasi) kengaytirib yozish shart, masalan:
Yuridik bo‘lim boshlig‘i
imzo S.K Maxsumov
99.24.01.
Hujjat loyihasi bo‘yicha mulohazalar va qo‘shimchalar alohida varaqda bayon qilinadi, bu to‘g‘rida loyihada tegishli belgi qo‘yiladi. Vizalar hujjatlarning tashkilotda qoldirilayotgan nusxalariga, old tomoniga, imzo ostiga qo‘yiladi.
Vizalar hujjatlarning tashkilotda qoldirilayotgan nusxalariga, old tomonga, imzo ostiga qo‘yiladi.
19. Tashqi kelishuv kelishish ustxati, kelishuv to‘g‘risidagi ma’lumotnoma, kelishuv varag‘i yoki kollegial organ majlisida hujjat loyihasi muhokamasining bayonnomasini taqdim etish bilan rasmiylashtirilishi mumkin.
Kelishish ustxati “Kelishilgan” so‘zidan, hujjat kelishib olinadigan shaxs lavozimining nomi (tashkilot nomi bilan birgalikda), shaxsiy imzosi, uning yoyilmasi va sanasidan iborat bo‘ladi. Masalan:

KELIShILGAN
O‘zbekiston Respublikasi Adliya vazirligi Kadrlar bo‘limi boshlig‘i
imzo			A.S Sodiqov
99.14.01.

Agar kelishuv kollegial organ yoki xat vositasida amalga oshirilsa, u holda kelishuv ustxati quyidagi shaklda rasmiylashtiriladi:

KELIShILGAN	KELIShILGAN
Kasaba uyushmasi qo‘mitasi majlisi	“O‘zdavbosharxiv”boshqarmasining
99.10.01. 3-son bayonnomasi	99.12.01 dagi 01-4/185-son xati

Kelishuv ustxatlari “Imzo” rekvizitlaridan pastga yoki kelishuvning alohida varag‘iga joylashtiriladi.
Kelishuv varag‘i hujjat mazmuni bir necha tashkilot manfaatlariga daxldor bo‘lgan hollarda tuziladi, bu haqda ustxat o‘rniga belgi qo‘yiladi.
20. Tasdiqlanishi kerak bo‘lgan hujjat imzolangan, tasdiqlangan vaqtdan boshlab yuridik kuchga kiradi.
Hujjatlar tashkilot rahbari tomonidan yoki tasdiqlanadigan hujjatlarda bayon etilgan masalalarni hal qilish vakolatiga kiradigan yuqori rahbar tomonidan tasdiqlanadi.
Agar hujjat aniq mansabdor shaxs tomonidan tasdiqlansa, tasdiqlash ustxati “TASDIQLAYMAN” so‘zidan, hujjatni tasdiqlayotgan shaxs lavozimining nomi, shaxsiy imzosi, imzosining yoyilmasi va sanasidan iborat bo‘ladi. Masalan:

		TASDIQLAYMAN
		institut direktori
		imzo S.N.Rahimov
		99.17.01.

Hujjat yuqori yoki begona tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanganda lavozim nomiga tashkilot nomi qo‘shiladi, masalan:

		TASDIQLAYMAN
		“O‘zgiproqishloqqurilish”
		institut direktori
		imzo S.N.Rahimov
		99.17.01.

Agar hujjat qaror, buyruq, bayonnoma bilan tasdiqlanayotgan bo‘lsa, u holda tasdiqlash ustxati “TASDIQLAYMAN” so‘zidan, sanasi va tartib raqami ko‘rsatilgan bosh kelishikdagi hujjat nomidan iborat bo‘ladi. Masalan:

		TASDIQLAYMAN
		institut direktori
		99.20.01dagi 5-son buyrug‘i
		yoki
		TASDIQLAYMAN
		Mehnat jamoasi yig‘ilishining
		99.15.01dagi 3-son bayonnomasi

Tasdiqlash ustxati hujjatning yuqori o‘ng burchagida bo‘ladi.
21. Pul mablag‘lari va moddiy boyliklarning sarflanishi faktlarini qayd qiluvchi mansabdor shaxslarning huquqlarini tasdiqlovchi, shuningdek huquqiy hujjatlarda nazarda tutilgan hujjatlarda javobgar shaxsning imzosi gerbli muhr bilan tasdiqlanadi. Muhr bosilganda u hujjatni imzolovchi shaxsning lavozimi nomining bir qismini qoplab turishi kerak. Muhr saqlanadigan joy va uni saqlash uchun javobgar shaxs tashkilot rahbari tomonidan aniqlanadi.
22. Tashkilot faqat tashkilotning o‘zida tayyorlangan hujjatlardan nusxa berishi mumkin (bu qoida arxiv muassasalari va notariatga qo‘llanmaydi).
Fuqarolarni ishga, o‘qishga qabul qilish, ularning mehnat, turar-joy va boshqa huquqlarini qondirishga taalluqli ishlarni hal qilishda, shaxsiy hujjat yig‘majildlarini shakllantirishda tashkilot boshqa tashkilotlar tomonidan berilgan va amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq masalalarni hal qilish uchun zarur bo‘lgan (olingan ma’lumot to‘g‘risidagi diplomlar, guvohnomalar nusxalari) hujjatlar nusxalarini tayyorlashi mumkin.
Hujjat nusxasi tashkilot rahbari yoki tarkibiy bo‘linma rahbari ruxsati bilan tayyorlanadi va beriladi.
Hujjatdan to‘liq shu jumladan blank elementlaridan nusxa ko‘chirish qo‘lda yozish, mashinkada ko‘chirish usullari yoki tezkor matbaa vositalari bilan amalga oshiriladi.
Hujjat nusxasining birinchi varag‘iga “nusxa” belgisi qo‘yiladi. Tasdiqlovchi yozuv: to‘g‘ri, lavozimining nomi, tasdiqlovchi shaxsning shaxsiy imzosi, uning ismi va otasi ismining bosh harflari va familiyasi, nusxa tasdiqlangan sana shakli bo‘yicha to‘ldiriladi.
Masalan:
Kadrlar bo‘limi inspektori
99.25.01.
imzo M. T. To‘rayeva
Hujjatdan olingan nusxalarni boshqa tashkilotlarga jo‘natishda yoki uni qo‘lga berishda tasdiqlovchi imzo muhr bilan tasdiqlanishi kerak.
Chiquvchi hujjatning (jo‘natilgan) ko‘chirilgan nusxasi hujjatni tuzgan shaxslarning vizalarini va hujjat kelishib olingan shaxslar vizalarini o‘z ichiga oladi. Unga asl nusxani imzolashdagi barcha tuzatishlar kiritiladi. Blank matni takror qo‘yilmaydi, uning o‘rniga imzolangan sana va ro‘yxatga olish indeksi qo‘yiladi.
Asl nusxadagi imzo faksimil vositasida tiklanmaydigan hujjatlar nusxalari muhr bilan tasdiqlanadi.
Ko‘paytirilgan nusxada buyurtmaning tartib raqami va adadi ko‘rsatiladi.
23. Hujjatni ijro etish bo‘yicha ko‘rsatmalar rezolyutsiya shaklida beriladi, uning tarkibiga quyidagi majburiy elementlar kirishi kerak: ijrochi (yoki ijrochilar)ning familiyasi, topshiriqning mazmuni, ijro muddati (zarur hollarda). Rezolyutsiya imzolanadi va sana qo‘yiladi.
Masalan:
A. A. Maksimovga
Mahsulotlarni sotish rejasini 1999-yil 21-yanvargacha tayyorlashingizni so‘rayman.
Mirzaboyev 99.02.02.
Rezolyutsiya, qoidaga ko‘ra, hujjatning yuqori qismiga “oluvchi” rekvizitining ostiga qo‘yilishi kerak.
24. Har bir hujjatda bevosita ijrochi to‘g‘risidagi belgi bo‘lishi kerak.
Hujjatni ijro etuvchi (tuzuvchi)ning familiyasi va uning xizmat telefoni raqami hujjat oxirgi varag‘ining old tomoniga yoki, joy bo‘lmaganda, orqa tomonining pastki chap burchagiga qo‘yiladi. Masalan:
Azimbekov 44-15-20
III. KELGAN XAT-XABARLARNI QABUL QILISh, RO‘YXATGA OLISh VA JO‘NATISh
25. Hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlash markazlashtirilgan holda ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi.
Hujjatlar solingan konvertlar, shu jumladan buyurtma konvertlar ham ochiladi, shu bilan birga unda hujjatlar (ilovalari ham) borligi tekshiriladi.
Hujjatlar etishmasligi yoki yaroqsizlanganligi aniqlanganda ikki nusxada dalolatnoma tuziladi, ulardan biri umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotibda qoladi, ikkinchisi paket kelgan tashkilotga jo‘natiladi.
Adashib jo‘natilgan hujjatlar, hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan holda, belgilangan joyiga yangi konvertlarda jo‘natiladi yoki yuboruvchiga qaytariladi.
Oldingi tahrirga qarang.
Kelib tushgan hujjatlar konvertlari (shu jumladan jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari) jo‘natuvchining manzilini, hujjatning jo‘natilgan va olingan vaqtini, shuningdek shaxsiy yoki pulini to‘lab olinadigan hujjatlarni faqat konverti bo‘yicha aniqlash mumkin bo‘lgan hollarda yo‘q qilinmaydi.
(25-bandning beshinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
Olingan hujjat birinchi varag‘ining pastki qismiga ro‘yxatga olish shtampi qo‘yiladi, unda oluvchi tashkilotning qisqartirilgan nomi, hujjatning kelib tushgan sanasi va uning indeksi bo‘ladi.
“Shaxsan” ustxatli yoki jamoat tashkilotlari nomiga yo‘llangan hujjatlar ochilmaydi va belgilangan oluvchiga beriladi.
Mashinada o‘qiladigan hujjatlar kelib tushganda, qo‘shib yuborilgan hujjatlar ishlanadi, mashinada o‘qiladigan materiallar joylangan idishi ochilmasdan hisoblash markazi (HM)ga beriladi.
26. Dastlabki ko‘rib chiqish ularning mazmunini baholashdan kelib chiqqan holda, tashkilotda belgilangan vazifalar taqsimoti asosida amalga oshiriladi.
Bevosita tarkibiy bo‘linmalarga yoki mansabdor shaxslarga yo‘llangan hujjatlar dastlabki ko‘rib chiqishlarsiz belgilangan oluvchiga beriladi.
Oldingi tahrirga qarang.
Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bunday murojaatlarni ko‘rib chiqish bo‘yicha maxsus bo‘linmalarga yoki ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya (kotib)ga beriladi.
(26-bandning uchinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
Oldingi tahrirga qarang.
Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bilan ishlashni tashkil etish, shuningdek tashkilotlar rahbarlari tomonidan jismoniy shaxslar va yuridik shaxslarning vakillarini qabul qilishni tashkil etish tartibi alohida Nizom bilan belgilanadi.
(26-bandning to‘rtinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
Tashkilot rahbariyatiga yoki aniq mansabdor shaxs va tarkibiy bo‘linma ko‘rsatilmasdan yuborilgan hujjatlar dastlab ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariyada, kotib tomonidan ko‘rib chiqiladi.
O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi va yuqori organlardan olingan tashkilot faoliyatining asosiy masalalari bo‘yicha axborotlar mavjud bo‘lgan rahbariyat qarorini talab etuvchi ko‘rib chiqish uchun rahbariyatga hujjatlar beriladi.
Qolgan hujjatlar ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan dastlabki ko‘rib chiqishdan keyin rahbar o‘rinbosarlariga, ular o‘rtasida vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq yo‘llanadi.
27. Hujjatlarni ishlab chiqish va ijro etuvchilarga berish ularning kelib tushgan kunida yoki ish vaqti bo‘lmagan vaqtda kelib tushganda birinchi ish kunida amalga oshirilishi kerak.
Bir nechta tarkibiy bo‘linmalar tomonidan ijro etiladigan hujjatlar ularga navbat bilan yoki bir vaqtning o‘zida nusxalarda beriladi. Hujjatning asli rezolyutsiyada birinchi atalgan mas’ul ijrochiga beriladi. Hujjatlarni ko‘paytirish zarurati va nusxalar soni ijroni tashkil etuvchi shaxs tomonidan aniqlanadi.
Kelgan hujjatni shoshilinch ravishda ijro etish zarurati tug‘ilganda tashkilot rahbari ko‘rib chiqqungacha uning mazmuni bilan ijrochini tanishtirib chiqishga yo‘l qo‘yiladi.
O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasidan olingan hujjatlar hujjat olingandan so‘ng bir soat mobaynida ijro etuvchilarga beriladi.
Jo‘natiladigan hujjatlarni ishlash tartibi
28. Hujjatlarni ishlash va jo‘natish amaldagi pochta qoidalariga muvofiq, markazlashtirilgan holda ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan amalga oshiriladi.
Konvertga joylashtirishdan avval hujjatlarning to‘g‘ri rasmiylashtirilganligi, ilovalarning borligi, nusxalar sonining oluvchilar soniga muvofiqligi tekshiriladi. To‘liq rasmiylashtirilmagan yoki noto‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlar puxta ishlash uchun ijrochiga qaytarilishi kerak.
29. Buyurtma xat-xabarga jo‘natish ro‘yxati tuziladi, unga ekspeditsiya xodimi o‘zining familiyasi va jo‘natish sanasini qo‘yadi.
Mashinada o‘qiladigan hujjatlarni jo‘natish yozuv manbalari va ularga yozilgan axborotlarni saqlashning texnik talablariga muvofiq holda o‘rab-joylab amalga oshiriladi.
Mashinada o‘qiladigan hujjatlarni jo‘natish ilova xati bor bo‘lganda amalga oshiriladi. Ilova xat nusxasi umumiy asoslarda yig‘majildga tikiladi.
Jo‘natish uchun kelib tushadigan hujjatlar o‘sha kunning o‘zida yoki kelgusi ish kunidan kechiktirmasdan ishlanishi va jo‘natilishi kerak.
30. Tarkibiy bo‘linmalar o‘rtasida hujjatlarni berish tarkibiy bo‘linmalar inpektorlari (kotiblari) yoki ish yuritish uchun mas’ul shaxslar orqali amalga oshiriladi. Hujjatlar tegishli belgi qo‘yilgan holda, ro‘yxatga olingan shaklda beriladi.
31. Hujjatlar sonini hisobga olish.
Oldingi tahrirga qarang.
Tashkilotlar hujjatlarni (ayrim tarkibiy bo‘linmalar va hujjatlar turkum bo‘yicha) ham to‘liq, ham tanlab hisobga olib boriladi. Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari mustaqil ravishda hisobga olinadi. Hujjatlar sonini hisoblab chiqishda har qaysi nusxa, shu jumladan ko‘paytirilgan va mashinada yozilganlari ham, bir birlik sifatida qabul qilinadi.
(31-bandning ikkinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
Tezkorlik bilan ko‘paytirish xizmatlarida va mashinkada yozish sho’balarida hujjatlardan olinayotgan nusxalari hisobga olib boriladi.
Hujjatlar sonini hisoblash, hisobga olish kartochkalari va hisobga olish jurnallari bo‘yicha amalga oshiriladi. Hujjatlar bilan avtomatlashgan tizim bo‘yicha ishlanganda — tegishli shakllar bo‘yicha hisobga olib boriladi.
Hujjatlarni hisobga olish natijalari ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan umumlashtiriladi va hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish yuzasidan chora-tadbirlar ishlab chiqish uchun tashkilot rahbariyatiga taqdim etiladi.
32. Hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashgan texnologiyasi hujjatlarni avtomatlashgan ishlashni yaratish va joriy etish hamda shaxsan birkitilgan EHM va avtomatlashgan ish joyi (AIJ)dan foydalangan holda boshqa vazifalarni hal qilish yo‘li bilan amalga oshiriladi. Bunda hisoblash texnika vositalarining o‘zaro ma’lumotlarning va markazlashtirilgan bazalari (banklari) bilan axborot-texnikaviy jihatdan muvofiqligi ta’minlanishi kerak.
Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish va indekslash qoidalari
33. Hujjat indeksida uning tarkibiy qismlarining quyidagi izchilligiga rioya qilinadi: ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami, yig‘majildlar nomenklaturasi bo‘yicha indeksi, xat-xabarlarning, ijrochilarning foydalaniladigan klassifikator bo‘yicha indeksi.
Bir nechta tashkilotlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatlarga yagona sana (hujjatni imzolashning eng oxirgi sanasi) ko‘rsatiladi va hujjatga har qaysi tuzuvchi tashkilot tomonidan berilgan ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami qo‘yiladi. Raqamlar hujjatda mualliflar ko‘rsatmasi tartibida qiya chiziq orqali yoziladi (chapdan o‘ngga).
Kelgan hujjatning indeksi va sanasiga daliliy izoh javob berilayotgan hujjatda ko‘rsatilgan indeks va sanadan iborat bo‘ladi.
34. Bajarish va hisobga olishni talab qiladigan barcha hujjatlar — tashkilot ichida tuziladigan va foydalaniladigan hujjatlar ham, boshqa tashkilotlarga yo‘llanadigan hujjatlar ham; yuqori tasarrufidagi va boshqa tashkilotlardan hamda xususiy shaxslardan kelgan barcha hujjatlar ro‘yxatga olinishi kerak.
Mashinkada yozilgan (qo‘lyozma) hujjatlar ham, hisoblash texnika vositalarida tuzilgan (mashinada o‘qiladigan, mashinagrammalar) ham ro‘yxatga olinishi kerak.
Hujjatlar tashkilotda bir marta: kelib tushganlari — kelib tushgan kuni, tuzilganlari — imzolangan yoki tasdiqlangan kuni ro‘yxatga olinadi.
Ro‘yxatdan o‘tkazilgan hujjat bir bo‘linmadan boshqasiga berilganda u qayta ro‘yxatga olinmaydi.
35. Hujjatlarni ro‘yxatga olish, hujjatlarning yo‘llanishi, muallifi va mazmunidan qat’i nazar, turkumlar doirasida amalga oshiriladi. Masalan, asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar, shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlar, hay’at qarorlari, taftishlar dalolatnomalari, moddiy-texnika ta’minoti uchun buyurtmanomalar alohida ro‘yxatga olinadi.
Hujjatlarga ro‘yxatdan o‘tkazish olish tartib raqamlari har qaysi ro‘yxatga olish turkumlari doirasida beriladi.
Hujjatni ro‘yxatga olish joyi Ish yuritish yo‘riqnomasida yoki tashkilot hujjatlari tabelida belgilanadi.
36. Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari (RONK) yoki jurnallarda ro‘yxatga olinadi.
Kartochkalar va jurnallar ro‘yxatga olishning quyidagi majburiy rekvizitlar tarkibiga ega bo‘lishi kerak: hujjatning muallifi (korrespondent), nomi, hujjat sanasi, hujjat indeksi (tashkilotga kelib tushuvchi hujjatlar uchun hujjatning kelib tushish sanasi va indeksi), hujjat sarlavhasi yoki uning qisqacha mazmuni, rezolyutsiyasi (ijrochi, topshiriq mazmuni, muallif, sana), ijro etish muddati, ijro etilganligi haqidagi belgi (masalaning hal qilinish mohiyati bo‘yicha qisqacha yozuv, amalda ijro etilish sanasi va javob — hujjatning indeksi), yig‘majild tartib raqami.
Avtomatlashtirilgan tizimda hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish majburiy rekvizitlarni ro‘yxatga olish bazasida qurilgan mashinaga mo‘ljallangan ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalaridan foydalangan holda yoki ularni hujjatdan to‘g‘ridan to‘g‘rikiritish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
Majburiy rekvizitlar tarkibi zarur holda boshqa rekvizitlar bilan ham to‘ldirilishi mumkin, masalan: ijro etuvchilar, ijrochining hujjatni olgandagi tilxati, ijrochining borishi, ilova va boshqalar. Ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida rekvizitlarning joylashish va kartochkaning orqa tomonidan foydalanish tartibini tashkilotning o‘zi belgilaydi.
Ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari nusxalari soni hujjat ijro etiladigan va nazorat qilinadigan tarkibiy tuzilmalardagi ma’lumot va nazorat kartochkalari soni bilan aniqlanadi.
Javob hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish harakatchan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida amalga oshiriladi. Javob hujjatga tegishli ro‘yxatga olish massivi doirasida mustaqil ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami beriladi.
O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, Vazirlar Mahkamasidan kelgan hujjatlarga javoblarda javobi jo‘natilayotgan hujjatdagi tartib raqami va sana ko‘rsatiladi.
“Hujjatning nomi” ustuni ro‘yxatdan o‘tkazilayotgan hujjatning nomiga muvofiq to‘ldiriladi. Xatlar ro‘yxatdan o‘tkazilganda ustun to‘ldirilmaydi. Kelib tushuvchi hujjatni ro‘yxatdan o‘tkazishda “Muallif” (korrespondent) ustuniga tashkilot (shaxs) — hujjat muallifi nomi yoziladi. Jo‘natilayotgan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazishda tashkilot (shaxs) — korrespondent nomi yoziladi. Tashkilot nomini qisqargan holda qo‘llashga yo‘l qo‘yiladi.
“Hujjatning sanasi” ustunida hujjatga tashkilot — muallif tomonidan berilgan sana ko‘rsatiladi, u uch juft arab raqamida o‘tkaziladi.
“Hujjatning indeksi” ustuniga kelib tushgan yoki jo‘natiladigan hujjatdan muallif — tashkilot tomonidan hujjatga berilgan indeks ko‘chiriladi.
“Hujjatning kelib tushgan sanasi” ustunida hujjatning tashkilotga kelib tushgan sanasi ko‘rsatiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan uch juft arab raqami ko‘chiriladi.
“Hujjatning kelib tushgan indeksi” ustuniga oluvchi tashkilot tomonidan berilgan indeks kiritiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan ko‘chiriladi.
Hujjat ijro etilgandan so‘ng hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi bo‘yicha yig‘majild tartib raqami bilan yoki boshqa indekslari bilan to‘ldiriladi.
“Hujjat sarlavhasi” ustuniga hujjatdagi sarlavha yoki hujjatning qisqacha mazmuni ko‘chiriladi.
“Rezolyutsiya” ustuniga hujjatdan topshiriqning asosiy mazmuni, muallif va rezolyutsiya sanasi ko‘chiriladi.
“Ijro etish muddati” ustuniga yil, kun, oy, ya’ni hujjat ijro etilishi kerak bo‘lgan muddat uch juft arab raqamida qo‘yiladi.
“'Ijro etilishi haqida belgi” ustuniga masalani mohiyati bo‘yicha hal qilinishi qisqacha yoziladi yoki javob hujjatning sanasi va indeksi kiritiladi.
“Yig‘majildning tartib raqami” ustuniga hujjat yig‘majildi nomenklaturasiga muvofiq hujjat yig‘majildi indeksi kiritiladi.
Oldingi tahrirga qarang.
Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari belgilangan shakldagi ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalarida ro‘yxatdan o‘tkaziladi.
(36-bandning o‘n to‘qqizinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
37. Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish uchun hisoblash texnikasidan foydalanish mumkin.
Ma’lumotnoma kartotekalari, axborot-qidiruv massivlari
38. Ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari kartotekalarga joylashtiriladi. Ma’lumotnoma kartotekasi ikki qismga: bajarilgan va bajarilmagan hujjatlarga bo‘linadi.
Kartotekaning birinchi qismi bo‘limlari va ruknlari hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi bo‘limlari va ruknlariga muvofiq bo‘ladi, ya’ni kartoteka bo‘limlari muassasaning tarkibiy bo‘linmalariga, ruknlari esa — hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga va ularning nomenklatura bo‘yicha indekslariga muvofiq keladi. Korrespondentlar, tarkibiy bo‘linmalar (ijrochilar)ning nomlari yoki oyning kuni ijro etilmagan hujjatlardagi kartotekaning ikkinchi qismi bo‘limlari hisoblanadi.
39. Ikkinchi qism bo‘limlaridagi kartochkalar hujjatlarning ijro etilishiga ko‘ra, ularga qo‘yilgan zaruriy belgilar bilan kartoteka birinchi qismining tegishli bo‘limiga va rukniga qayta joylashtiriladi.
Oldingi tahrirga qarang.
40. Aniq vazifalarga ko‘ra tashkilotlarda, ma’lumot kartotekalaridan tashqari, jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bo‘yicha kartotekalar va idoraviy normativlarga, buyruqlarga, qarorlarga tematik kartotekalar tashkil etilishi mumkin.
(40-band O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
41. Hisobga olish kartochkalari hujjatlarni mashinada ishlashda hujjatlarning vazifalari, nomlari va kodlari bo‘yicha, har qaysi turning ichida esa — bo‘linmalarning tartib raqamlari yoki nomlari bo‘yicha turkumlanishi mumkin.
Hisobga olinadigan hujjatlar katta hajmda bo‘lganda tez-tez bo‘ladigan so‘rovlarga tegishli ravishda hujjatlarni ishlashning avtomatlashtirilgan tizimini joriy etish maqsadga muvofiqdir.
IV. HUJJATLARNING IJRO ETILIShI USTIDAN NAZORATNI TAShKIL QILISh
42. Ro‘yxatdan o‘tkazilgan barcha hujjatlarning ijro etilishi nazorat qilinadi. Ijroni nazorat qilish hujjatni nazoratga qo‘yishni, tarmoqni ijtimoiy-iqtisodiy rivojlantirishning eng muhim va ustuvor masalalari bo‘yicha nazorat qilish rejasini ishlab chiqish va amalga oshirishni, ijroning borishini dastlabki tekshiruvni va taxlilini, hujjatlar ijrosini nazorat qilish natijalarini hisobga olish va umumlashtirishni, rahbariyatni xabardor qilishni, o‘z vaqtida va sifatli ijroni ta’minlamagan rahbarlar, mansabdor shaxslar va xodimlarga nisbatan shaxsan javobgarlik choralarini ko‘rishni o‘z ichiga oladi.
O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlari, shuningdek O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari ro‘yobga chiqarilishini nazorat qilish Vazirlar Mahkamasining 1999-yil 12-yanvardagi 12-son qarori bilan tasdiqlangan Asosiy qoidalarga muvofiq amalga oshiriladi.
Nazorat qilish bo‘yicha asosiy ishlar quyidagi sxemalar bo‘yicha amalga oshiriladi:
1-sxema — O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlari hamda uning apparati xodimlarining topshiriqlari ijro etilishi va ularning amalga oshirilishi ustidan nazoratni tashkil etish (1-Ilova);
2-sxema — O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi qarorlari va farmoyishlarini tayyorlash, ijro etish va ularning amalga oshirilishi ustidan nazoratni tashkil etish (2-Ilova);
3-sxema — vazirliklar va idoralar apparatiga kelib tushgan xat-xabarlarning hisobga olinishi, harakati va ularning ijro etilishi ustidan nazoratni tashkil etish (3-Ilova);
Oldingi tahrirga qarang.
4-sxema — vazirliklar va idoralarda jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlarini ko‘rib chiqishni tashkil etish va ularning ijrosini nazorat qilish (4-Ilova).
(42-bandning yettinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
43. Tashkiliy-boshqaruv hujjatlarining ijro etilishini nazorat qilish tashkilot rahbariyati topshirig‘i bo‘yicha ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya tarkibiga kiruvchi maxsus xizmat, maxsus tayinlanadigan guruh yoki shaxs tomonidan amalga oshiriladi.
Hujjatlarning ijro etish muddatlari
44. Ijro etish muddatlari hujjat imzolangan (tasdiqlangan) sanadan boshlab kalendar kunlarda hisoblanadi.
Ijro etishning oxirgi sanasi hujjat matnida yoki rahbar rezolyutsiyasida ko‘rsatiladi.
45. Vazirlar Mahkamasi topshiriqlari hujjat jo‘natilgan kundan boshlab 10 kalendar kun mobaynida bajarilishi kerak, agar boshqa muddat belgilanmagan bo‘lsa.
46. Qonun hujjatlari va Hukumat qarorlarini O‘zbekiston Respublikasi qabul qilgan qonunlarga muvofiqlashtirish bo‘yicha topshiriqlar bir oy mobaynida bajarilishi kerak, agar Oliy Majlis qarorida boshqa muddat nazarda tutilmagan bo‘lsa.
Qonunlar loyihalari yuborilgan vazirliklar va idoralar rahbarlari — 7 kalendar kun mobaynida, qarorlar loyihalari bo‘yicha — 3 kalendar kun, farmoyishlarning loyihalari bo‘yicha esa ko‘pi bilan — 2 kalendar kun mobaynida xulosa berishga majburdirlar.
47. Hujjatlarning ijro etilishini to‘xtatib qo‘yish, shuningdek ularni bekor qilish yoki o‘zgartirish huquqiga faqat yuqori tashkilot, hujjatning muallif tashkiloti va davlat nazorat organlari egadirlar.
48. Hujjat vazifalar, topshiriqlar, so‘rovlar bajarilgandan so‘ng natijalari manfaatdor muassasalarga va shaxslarga xabar qilingandan keyin yoki ijro boshqa hujjatlar tasdiqlangandan so‘ng ijro etilgan deb hisoblanadi va nazoratdan chiqariladi. Ijro natijalari ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalarida belgilanadi.
49. Nazorat kartochkalari bo‘yicha ijrochining nazorat qilinishi va tekshirilishi lozim bo‘lgan hujjatlar ro‘yxati (5-Ilova):
1a, 1b O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti farmonlari, farmoyishlari, topshiriqlarining bayonnomalari, topshiriqlariga (yozma va og‘zaki), O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Kotibiyati va Davlat maslahatchilarining topshiriqlari.
2a, 2b O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari, farmoyishlari, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining va uning Rayosati majlislari bayonlari; O‘zbekiston Respublikasi Bosh vaziri, Bosh vazir o‘rinbosarlarining topshiriqlari, tashkilotlar kollegial organlarining buyruqlari, qarorlari.
50. Nazorat qilinadigan hujjatlar kartochkalari (nazorat kartochkasi) hujjatlarni ijro etish muddatlari, ijro etuvchilar, hujjatlar guruhlari bo‘yicha turkumlanadi.
51. Ijroning borishini tekshirish barcha bosqichlarda muddati tugagungacha quyidagi tartibda amalga oshiriladi: keyingi yillar topshiriqlari — yiliga kamida bir marta; joriy yilning keyingi oylari topshiriqlari — har oyda kamida bir marta; joriy oy vazifalari, topshiriqlari — har o‘n kunda, muddati tugagunga qadar besh kun avval.
Nazorat xizmati (guruhi) tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlarning bajarilishi bilan bog‘liq ishlarning ahvolini doimo tahlil qiladi, tegishli rahbarlarni ular tomonidan ta’sirchan chora-tadbirlar ko‘rish uchun ijro intizomining ahvoli to‘g‘risida muntazam ravishda xabardor qiladi, keyingi oyda ijro etilishi lozim bo‘lgan O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti, uning apparatining nazoratidagi topshiriqlari, Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari ro‘yxatini har oyning 25 kunida taqdim etadi, hujjatlarni nazoratdan chiqarish to‘g‘risidagi takliflarning o‘z vaqtida tayyorlanishini ta’minlaydi.
52. Ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib rahbar tomonidan belgilangan muddatda hujjatlar ijrosining borishi va ularning natijalari to‘g‘risidagi ma’lumotlarni hisobga oladi va umumlashtiradi.
V. HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARI NOMENKLATURASINI TUZISh VA HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARINI ShAKLLANTIRISh
53. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi — tashkilotda yuritiladigan belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig‘majildlari sarlavhalari ro‘yxatidir.
54. Tashkilotlarda tarkibiy bo‘linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va ular asosida — barcha tashkilotlarning hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi tuziladi.
55.Tarkibiy tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi yetakchi mutaxassislar jalb qilingan holda, hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan tuziladi, idoraviy arxiv bilan kelishiladi va uning rahbari tomonidan imzolanadi (6-Ilova).
56. Hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan tuziladi, tashkilotlarning markaziy ekspert (ekspert) komissiyasi (MEK, EK) so‘ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilotlar rahbari tomonidan tasdiqlanadi (7-Ilova).
57. Hujjatlarni davlat saqloviga topshirmaydigan tashkilotlar hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini yuqori tashkilotning MEK (EK)si bilan kelishib olishadi.
58. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy va taxminiy hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasiga, namunaviy va idoraviy ro‘yxatlar saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilinishi lozim.
59. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga tashkilot ishlarining barcha hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig‘majildi sarlavhalari, shu jumladan ma’lumot va nazorat kartochkalari, shaxsiy hujjatlar yig‘majildlari, hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kiritiladi.
60. Har bir hujjatlar yig‘majildiga tarkibiy bo‘linma indeksidan (tarkibiy bo‘linmalar klassifikatsiyasi bo‘yicha) hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi bo‘yicha tartib raqamidan iborat bo‘lgan indeks beriladi (masalan: 03-12). Hujjatlar yig‘majildida bir nechta jildlar (qismlar) mavjud bo‘lganda indeks har bir jildga “I j, II j,” qo‘shimchasi bilan qo‘yib chiqiladi.
61. Tashkilotda kelgusi kalendar yilga hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelgusi yilning oxirgi choragida, belgilangan shaklda tuziladi, zarur bo‘lgan nusxada chiqariladi va 1-yanvardan boshlab harakatga tushiriladi. Hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi tashkilot funksiyalari va tuzilmalari o‘zgargan taqdirda, biroq 5 yilda kamida bir marta qayta tuziladi va kelishib olinadi.
U har yili tegishli to‘g‘rilashlar bilan qayta tuziladi va tasdiqlanadi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasining birinchi nusxasi ishlar boshqarmasida, umumiy bo‘limda, kanselyariyada, kotibda saqlanadi, ikkinchisidan — ish nusxasi sifatida foydalaniladi, uchinchisi — idora arxivida turishi kerak, to‘rtinchisi — hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelishib olingan arxiv muassasasida qoladi.
62. Yil davomida tasdiqlangan hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig‘majildi yuritilganligi to‘g‘risidagi, yangi hujjatlar yig‘majildlari kiritilganligi to‘g‘risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig‘majildlari to‘g‘risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritiladi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo‘linmalarning hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.
Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish
63. Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish — bu hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig‘majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo‘lishdir.
64. Hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:
hujjatlar yig‘majildiga nomenklatura bo‘yicha hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;
hujjatlar yig‘majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash, yildan-yilga o‘tuvchi hujjatlar yig‘majildlari bundan mustasno;
hujjatlar yig‘majildlarida doimiy va vaqtinchalik saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;
hujjatlar yig‘majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
Hujjatlar yig‘majildiga qaytarish lozim bo‘lgan, ortiqcha nusxalar, xomaki qo‘l yozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig‘majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak.
65. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig‘majildlarida turlari bo‘yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologiya bo‘yicha guruhlanadi.
Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo‘riqnomalar ularga ilova bo‘lib hisoblanadi va ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlar bilan birga guruhlanadi.
Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo‘lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.
Asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.
Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo‘yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo‘nalishlari bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.
Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limitlar, titul ro‘yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.
Shaxsiy hujjatlar yig‘majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko‘ra xronologik tartibda joylanadi.
Oldingi tahrirga qarang.
Mazkur tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo‘yicha jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari, ularning ko‘rib chiqilishi va ijro etilishi bo‘yicha barcha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo‘yicha arizalaridan alohida guruhlanadi.
(65-bandning sakkizinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
Hujjatlar ushbu hujjatlar yig‘majildlariga xronologik yoki alfavit tartibida joylanadi.
66. Yozishmalar, qoidaga ko‘ra, kalendar yil davri bo‘yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi, javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylashtiriladi.
O‘tgan yilda boshlangan muayyan masala bo‘yicha yozishmalar qayta boshlanganda hujjatlar o‘tgan yilgi hujjatlar yig‘majildi indeksi ko‘rsatilgan holda joriy yilning hujjatlar yig‘majildiga kiritiladi.
Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko‘ra yozishmalar o‘quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin.
VI. HUJJATLARNI IDORAVIY ARXIVGA TOPShIRIShGA TAYYoRLASh
67. Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan doimiy muddatda saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berishni ta’minlaydilar.
Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) muddatda saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning funksiyalari boshqa tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxs)larga yuklanadi.
Doimiy va uzoq vaqt muddatda saqlanadigan tugallangan hujjatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.
Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi: hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish; hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish; hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.
Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilish
68. Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilishni tashkil etish va o‘tkazish, shuningdek idoraga qarashli tashkilotlarning ekspert xizmati faoliyatini nazorat qilish uchun tashkilotlarda doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi markaziy ekspert komissiyalari (MEK) tashkil etiladi.
Vazirliklar, idoralarning tasarrufidagi tashkilotlari va tarkibiy bo‘linmalarida hamda jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi ekspert komissiyalari (EK) tashkil etiladi.
Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi namunaviy nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi, ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.
(MEK, EK) yig‘ilishlari bayonlashtiriladi.
Muhimlik qiymatini ekspertiza qilish hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va saqlanish muddatlari ko‘rsatilgan, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari varaqlab ko‘rib chiqilgan hamda “ETK” (“ekspert-tekshiruv komissiyasi” belgisi qo‘yilgan hujjatlar (namunaviy, idoraviy) ro‘yxatlari asosida o‘tkaziladi.
Muhimlik qiymati ekspertizasi natijalari bo‘yicha doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar ro‘yxati tuziladi.
Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga tanlab olish dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar ekspert komissiyasi majlislarida hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari bilan bir vaqtning o‘zida ko‘rib chiqiladi.
Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so‘ng, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari hujjatlashtirishni ta’minlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xomashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.
Hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish
69. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan va shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlari to‘liq rasmiylashtiriladi, unda quyidagilar nazarda tutiladi: hujjatlar yig‘majildlarini tikish yoki muqovalash, hujjatlar yig‘majildidagi varaqlarni tartib raqamlari bilan belgilash, hujjatlar yig‘majildini tasdiqlovchi varaqni tuzish, zarur hollarda hujjatlarning ichki ro‘yxatini tuzish, hujjatlar yig‘majildi muqovalari rekvizitlarini rasmiylashtirish.
Hujjatlar yig‘majildlari varaqlari qora grafit qalam bilan yoki raqamlagich bilan varaqning yuqoridagi o‘ng burchagiga, hujjat matniga tegib ketmasdan tartib raqami bilan belgilanadi. Bir tomonga tikilgan har qanday shakldagi varaq bitta varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi. Agar varaq joylangan va o‘rtasidan tikilgan bo‘lsa, u ikkita varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi. Hujjatdan alohida varaqda tuzilgan rezolyutsiya tegishli hujjatga yelimlanadi va alohida varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi.
70. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildi muqovasi belgilangan shakl bo‘yicha rasmiylashtiriladi (8-Ilova).
Doimiy va uzoq saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari muqovalaridagi yozuvlarga yil tugagach aniqliklar kiritiladi: hujjatlar yig‘majildlari muqovasidagi sarlavhalarning tikilgan hujjatlar mazmuniga muvofiqligi tekshiriladi, zarur hollarda hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga qo‘shimcha ma’lumotlar kiritiladi (buyruqlar, bayonlar, hisobot turlari va shakllarining tartib raqamlari qo‘yib chiqiladi va h.k.).
Muqovadagi sana hujjatlar yig‘majildining yuritila boshlangan va tugallangan yiliga muvofiq kelishi kerak, hujjatlar yig‘majildi yuritila boshlanganidan ancha ilgari yillarga oid hujjatlar mavjud bo‘lgan hujjatlar yig‘majildida sana ostiga “... yillarga doir hujjatlar mavjud” deb yozib qo‘yiladi.
Bir nechta jildlar (qismlar)dan iborat bo‘lgan hujjatlar yig‘majildlari muqovalariga har qaysi jild (qism) hujjatlarining oxirgi sanasi qo‘yib chiqiladi.
Aniq kalendar sanasi belgilanganda kun, oy, yil ko‘rsatiladi. Kun va yil arab raqamlarida belgilanadi, oy nomi so‘z bilan yoziladi.
Tashkilot (uning tarkibiy bo‘linmasi) nomi hujjatlar yig‘majildi hujjatlari qamrab oladigan davr davomida o‘zgarganda yoki hujjatlar yig‘majildi boshqa tashkilot (tarkibiy bo‘linma)ga berilganda muqovaga ushbu tashkilot (tarkibiy bo‘linma)ning yangi nomi yozib qo‘yiladi.
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari muqovalardagi yozuvlar aniq, o‘chmaydigan qora siyoh yoki tush bilan yozilishi lozim.
Hujjatlar yig‘majildi oxirida alohida varaqqa tasdiqlovchi yozuv joylanadi, unda hujjatlar yig‘majildining raqamlangan varaqlari soni raqam va so‘z bilan ko‘rsatiladi. Tasdiqlovchi yozuv uni tuzgan xodim tomonidan lavozimi va tuzgan sanasini ko‘rsatilgan holda imzolanadi.
Hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlarini tuzish
71. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan va muhimlik qiymati ekspertizasidan o‘tkazilgan, mazkur talablarga muvofiq rasmiylashtirilgan shaxsiy tarkib bo‘yicha tugallangan hujjatlar yig‘majildlari bo‘yicha har yili ro‘yxatlar tuziladi. Vaqtincha saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlariga ro‘yxatlar tuzilmaydi.
Tarkibiy tuzilmalarning hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari hujjatlar uchun javobgar xodim tomonidan bevosita idoraviy arxivning uslubiy rahbarlari ostida tuziladi.
Ro‘yxatlar doimiy saqlanadigan, uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlariga, shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlariga va bir turdagi (mavzular bo‘yicha hisobotlar, ratsionalizatorlik takliflar va h.k.) hujjatlar yig‘majildlariga alohida-alohida tuziladi.
Hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatlari tashkilotlarning har bir tarkibiy bo‘linmalari hujjatlar yig‘majildlariga, tarkibsiz tashkilotlarda uning faoliyati jarayonida tashkil topgan har bir kalendar yilda yuritilgan barcha hujjatlar yig‘majildlariga tuziladi.
Tarkibiy bo‘linmalar tomonidan tayyorlangan ro‘yxatlar idoraviy arxiv tayyorlagan tashkilotlar yig‘ma ro‘yxatini tayyorlash uchun asos bo‘lib xizmat qiladi va ular bo‘yicha u hujjatlar yig‘majildlarini davlat saqloviga topshiradi.
Tashkilotlar tarkibiy bo‘linmalarining ro‘yxatlari ikki nusxada tuziladi, ulardan bittasi hujjatlar yig‘majildlari bilan birga idoraviy arxivga beriladi, ikkinchisi esa — nazorat nusxasi sifatida tarkibiy bo‘linmada qoldiriladi (9-Ilova); uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlaridagi ro‘yxatlar “saqlash muddati, ro‘yxatlar bo‘yicha modda” qo‘shimcha ustuniga ega bo‘ladi.
Ro‘yxatlarning har qaysi nusxasining oxirida arxivga amalda berilgan (qabul qilingan) hujjatlar yig‘majildlari soni, mavjud bo‘lmagan hujjatlar yig‘majildlari tartib raqamlari raqamlar va so‘z bilan ko‘rsatiladi, qabul qilish topshirishni amalga oshiruvchi xodimlarning imzolari qo‘yiladi, sanasi ko‘rsatiladi.
72. Hujjatlar yig‘majildlari bilan birga idoraviy arxivga hujjatlardagi ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari, hujjatlar ro‘yxatga alohida birlik sifatida kiritiladigan ro‘yxatdan o‘tkazish daftarlari beriladi.
VII. HUJJATLARNI IDORAVIY ARXIVDA SAQLASh VA ULARNING VAQTINChA FOYDALANIShGA BERISh TARTIBI
73. Idoraviy arxiv mudiri hujjatlarni va hujjatlar yig‘majildlarini qabul qilishda ularning to‘g‘ri to‘ldirilganligini tekshiradi.
74. Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari arxivda O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi Bosh arxiv boshqarmasi tomonidan belgilangan tartibda saqlanadi.
75. Hujjatlar yig‘majildlari arxivdan tashkilotlar xodimlari so‘rovlari bo‘yicha tilxat bilan beriladi.
Arxivdan olingan hujjatlarga biror-bir belgi qo‘yish va yozuvlar tagiga chizish taqiqlanadi.
76. Doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlaridan hujjatlarni olib qo‘yishga va berishga ruxsat etilmaydi. Istisno hollarda prokuratura va sud organlarining so‘rovlari bo‘yicha, tashkilot rahbarining ruxsati bilan olish olib qo‘yilgan hujjatning aniq tasdiqlangan nusxasini hujjatlar yig‘majildida majburiy qoldirish va hujjatning aslining olinishi sabablari to‘g‘risidagi dalolatnomani solib qo‘yish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
Arxivdan olingan hujjatlar zarurati tugashi bilanoq, biroq 15 kundan kechiktirmasdan arxivga qaytarilishi kerak.
Arxiv mudiri hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarining o‘z vaqtida qaytarilishini nazorat qilib boradi.
77. Tashkilotda ishlamaydigan shaxslarni hujjatlar yig‘majildlaridan foydalanishga qo‘yish faqat tashkilot rahbarining yozma ruxsatnomasi bo‘yicha amalga oshiriladi.
78. Hujjatlar yig‘majildlari va hujjatlar idoraviy arxivda 15 yil davomida saqlanadi, shundan so‘ng belgilangan tartibda O‘zbekiston Respublikasi Markaziy davlat arxiviga beriladi.
79. Arxiv mudiri zimmasiga arxivga topshirilgan hujjatlar yig‘majildlarining saqlanishi, ularni davlat saqloviga topshirish uchun tayyorlash uchun javobgarlik yuklanadi.
1-ILOVA
Vazirliklar va idoralarda O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlarining ijro etilishi va ularning amalga oshirilishini nazorat qilishning tashkil etishning
1-sxemasi

2-ILOVA
Farmonlarni, Vazirlar Mahkamasining farmoyishlari va topshiriqlarini tayyorlashni, ijro etilishi va ularning amalga oshirilishini nazorat qilishni tashkil etishning
2-sxemasi

3-ILOVA
Vazirliklar va idoralar apparatiga kelib tushgan xat-xabarlarning hisobga olinishi, harakati va ularning ijro etilishi ustidan nazoratni tashkil etishning
3-sxemasi

4-ILOVA
Oldingi tahrirga qarang.
Vazirliklar va idoralarda jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlarini ko‘rib chiqishni tashkil etish hamda ularning bajarilishini nazorat qilish
4-SXEMASI

* Murojaatlar vazirlik va idoralarga yuqori davlat organlari orqali yoki tegishliligi bo‘yicha davlat boshqa organlaridan ham kelib tushishi mumkin. Zarur hollarda fuqarolar murojaatlarini ko‘rib chiqish yuqori davlat organi tomonidan nazoratga olinadi.
(4-ilovaning matni O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)
5-ILOVA
Vazirliklar va idoralar uchun