Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
И покупатель, и продавец при администрировании договора на закупку имеют одни и те же цели. Каждая сторона должна обеспечить, чтобы и она сама, и партнер выполняли свои обязательства, предусмотренные договором, и чтобы их собственные законные права были защищены. Правовой характер отношений требует от команды управления проектом четкого понимания последствий действий, предпринимаемых в процессе управления любой закупкой. В больших проектах, в которых имеет место сотрудничество с несколькими поставщиками, ключевым аспектом администрирования договоров является управление коммуникациями между различными поставщиками. По причине наличия правового содержания многие организации рассматривают администрирование договоров как отдельную от проекта функцию организации. Хотя администратор закупок может являться членом команды проекта, обычно его непосредственный начальник находится в другом подразделении. Контроль закупок включает в себя применение соответствующих процессов управления проектом к договорным отношениям и интеграцию выходов данных процессов в состав общего управления проектом. В проектах, в которых принимают участие несколько продавцов и предметами приобретения являются несколько продуктов, услуг и результатов, эта интеграция во многих случаях происходит на нескольких уровнях. Административная деятельность может включать следующие операции: u u сбор данных и управление делопроизводством проекта, включая ведение подробного учета материального и финансового исполнения, а также установление количественных показателей исполнения закупок; u u
u u организация сбора, анализа и доклада данных проекта в области закупок, а также подготовка периодической отчетности для организации; u u мониторинг среды закупок для обеспечения благоприятных условий или возможности корректировок в ходе исполнения; u u
Качество средств контроля, включая независимость и достоверность аудитов закупок, является важнейшим условием надежности системы закупок. Кодекс организации по профессиональной этике и поведению, ее юрисконсульт и сотрудничество с внешними юридическими консультантами, включая текущие антикоррупционные мероприятия, могут способствовать осуществлению надлежащего контроля закупок. Контроль закупок содержит компонент финансового управления, который включает в себя мониторинг платежей продавцу. Это позволяет гарантировать, что условия платежей, определенные положениями договора, выполняются надлежащим образом, а выплаты непосредственно связаны с выполнением продавцом своих обязательств по договору. Принципиальный вопрос при осуществлении платежей поставщикам состоит в том, чтобы установить тесную взаимосвязь между произведенными платежами и выполненной работой. Контракт, предусматривающий платежи, связанные с выходами проекта и поставляемыми результатами, а не такими затратами, как рабочее время, имеет более эффективный контроль. В текст соглашений в любое время вплоть до закрытия договора по взаимному согласию сторон могут быть внесены поправки в соответствии с предусмотренными соглашением условиями контроля изменений. Подобные поправки обычно оформляются в письменном виде. 495 12.3.1 КОНТРОЛЬ ЗАКУПОК: ВХОДЫ 12.3.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего: u u
анализа, документирования требований подрядчика и управления ими. u u План управления рисками. Описан в разделе 11.1.3.1. План управления рисками описывает порядок структурирования и исполнения для проекта совершаемых продавцами операций, связанных с рисками. u u
которые выполняются в процессе проведения закупок. u u План управления изменениями. Описан в разделе 4.2.3.1. План управления изменениями содержит информацию о порядке обработки созданных продавцами изменений. u u
воздействуют на общее исполнение проекта, может потребоваться обновить и одобрить расписание для отражения текущих ожиданий. 12.3.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами данного процесса, включают в себя, среди прочего: u u
сделаны на протяжении процесса закупки. u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью совершенствования работы подрядчика и процесса закупок. u u
продавцы должны поставить свои результаты. u u Отчеты о качестве. Описаны в разделе 8.2.3.1. В отчетах о качестве могут быть указаны процессы, процедуры или продукты продавца, которые не соответствуют требованиям. u u
в себя: u n технические требования, которые продавец должен удовлетворить; u n требования, имеющие договорные и правовые аспекты, которые могут включать в себя здоровье, безопасность труда, физическая безопасность, производительность, охрану окружающей среды, страхование, права на интеллектуальную собственность, равноправие при трудоустройстве, лицензии, разрешения и другие требования не технического характера. 496 Часть 1 - Руководство u u Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица прослеживаемости требований связывает требования к продукту от их происхождения и заканчивая предоставлением соответствующих им поставляемых результатов. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Каждый одобренный продавец имеет свой собственный уникальный набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены. u u Реестр заинтересованных сторон. Описан в разделе 13.1.3.1. Реестр заинтересованных сторон содержит информацию об идентифицированных заинтересованных сторонах, включая работающих по договору членов команды, выбранных продавцов, ответственных за закупки должностных лиц и других заинтересованных сторон, которые участвуют в закупочной деятельности. 12.3.1.3 СОГЛАШЕНИЯ Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашения — это договоренности между сторонами, включая соглашение об обязанностях каждой из сторон. Соответствующие соглашения проходят процедуры рассмотрения с целью подтвердить исполнение условий и положений. 12.3.1.4 ЗАКУПОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Закупочная документация содержит все необходимые записи для осуществления административного управления процессом закупок. Закупочная документация включает описание работ, платежные реквизиты, информацию об исполнении работ, планы, чертежи и иную корреспонденцию. 12.3.1.5 ОДОБРЕННЫЕ ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ Описаны в разделе 4.6.3.1. Одобренные запросы на изменения могут включать в себя изменения положений и условий договора, в том числе описание работ (SOW) на закупку, калькуляцию цен, а также описания предоставляемых продуктов, услуг или результатов. Все изменения, связанные с закупками, формально документируются в письменной форме и проходят процедуру одобрения в рамках процесса контроля закупок перед их применением. В сложных проектах и программах от участвующих в проекте продавцов могут поступать запросы на изменения, которые могут оказать влияние на других участвующих продавцов. Проект должен иметь механизм идентификации изменений, обмена информацией о них, а также реализации изменений, которые воздействуют на работу нескольких продавцов. 12.3.1.6 ДАННЫЕ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат данные продавца о статусе проекта, такие как техническое исполнение; операции, которые были начаты, не завершены или завершены; и затраты, которые уже были или будут понесены по принятым обязательствам. Данные об исполнении работ могут также включать информацию о счетах продавца, которые уже были оплачены.
497 12.3.1.7 ФАКТОРЫ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс контроля закупок, включают в себя, среди прочего: u u систему контроля изменений договоров, u u ситуацию на рынке, u u систему управления финансами и счетами к оплате, u u кодекс профессиональной этики и поведения организации-покупателя. 12.3.1.8 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля закупок, включают в себя, среди прочего, политики в сфере закупок.
Следует учитывать описанные в разделе 4.1.2.1 экспертные заключения, полученные от лиц или групп, обладающих специальными знаниями или подготовкой по следующим вопросам: u u соответствующие функциональные области, такие как финансы, инженерия, проектирование, разработка, управление цепью поставок и т. п.; u u
u u администрирование претензий. 498 Часть 1 - Руководство 12.3.2.2 АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ПРЕТЕНЗИЙ Оспариваемые изменения и потенциальные конструктивные изменения — это запрошенные изменения, в отношении которых покупатель и продавец не могут договориться о компенсации за изменение, либо не могут прийти к соглашению о том, что изменение имело место. Такие оспариваемые изменения называются «претензиями». Если их не удается урегулировать, они переходят в категорию спора и, в конечном счете, становятся предметом обращения в суд. Претензии подлежат документированию, обработке, мониторингу и управлению на протяжении всего жизненного цикла договора, как правило, в соответствии с условиями договора. Если стороны не могут сами договориться о разрешении претензии, то вступают в силу предусмотренные договором альтернативные методы разрешения споров (alternative dispute resolution, ADR), как правило, в соответствии с предусмотренными в договоре процедурами. Урегулирование всех претензий и споров путем переговоров является предпочтительным методом. 12.3.2.3 АНАЛИЗ ДАННЫХ Методы анализа данных, которые могут использоваться для мониторинга и контроля закупок, включают в себя, среди прочего: u u Анализ исполнения. При проведении анализа исполнения измеряется, сравнивается и анализируется исполнение качества, ресурсов, расписания и стоимости в соответствии с договором. Сюда относится идентификация пакетов работ, которые производятся с опережением расписания или отставанием от него, с расходами выше или ниже предусмотренных бюджетом, или при осуществлении которых возникли проблемы с ресурсами или качеством. u u
стоимости, наряду с индексом исполнения стоимости с целью определения степени отклонений от целевых значений. u u Анализ тенденций. Описан в разделе 4.5.2.2. В результате анализа тенденций может быть получена оценка прогноза по завершении (EAC) для выполнения стоимости с целью выявить улучшение или ухудшение. Более подробную информацию о методах EAC смотрите в пункте 7.4.2.2.
Инспекция — это упорядоченная проверка хода исполнения подрядчиком работ. Она может состоять в простой проверке поставляемых результатов или в фактической материальной проверке самих работ. При осуществлении строительных / инженерных / инфраструктурных проектов инспекция включает обходы площадки как покупателем, так и подрядчиком с целью достичь согласия в понимании работ, находящихся в процессе производства.
Аудиторские проверки описаны в разделе 8.2.2.5. Аудиторские проверки — это упорядоченные проверки процесса закупок. Права и обязанности, относящиеся к аудиторским проверкам, должны быть предусмотрены в договоре закупки. Заключения по результатам аудиторских проверок должны быть доведены до сведения руководителя проекта со стороны покупателя и руководителя проекта со стороны продавца с целью внесения в проект поправок по мере такой необходимости.
499 12.3.3 КОНТРОЛЬ ЗАКУПОК: ВЫХОДЫ 12.3.3.1 ЗАКРЫТЫЕ ЗАКУПКИ Покупатель, обычно через своего уполномоченного администратора закупок, направляет продавцу формальное письменное извещение о завершении исполнения обязательств по договору. Требования к формальному закрытию закупок обычно определяются в условиях и положениях договора и включаются в план управления закупками. Как правило, все поставляемые результаты должны быть поставлены в предусмотренные сроки и отвечать техническим требованиям и требованиям к качеству, при этом не должно оставаться не урегулированных претензий и окончательные расчеты должны быть завершены. Команда управления проектом должна одобрить все поставляемые результаты до закрытия закупки.
Описана в разделе 4.5.1.3. Информация об исполнении работ включает информацию о том, как продавец исполняет работы в сопоставлении с полученными поставляемыми результатами, достигнутым техническим исполнением и сделанными и принятыми затратами в сравнении с выделенным по SOW бюджетом на выполненные работы. 12.3.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Закупочная документация, которая может обновляться, включает в себя договор со всеми относящимися к нему расписаниями; запрошенные, но не одобренные изменения договора и одобренные запросы на изменения. Закупочная документация также включает в себя любую подготовленную продавцом техническую документацию и другие документы, содержащие информацию об исполнении работ, например поставляемые результаты, отчеты продавца об исполнении, гарантийные обязательства, финансовые документы, в том числе счета и документы о проведенных платежах, а также результаты инспекций, предусмотренные договором.
Описаны в разделе 4.3.3.4. Запросы на изменения плана управления проектом, его вспомогательных планов и прочих компонентов, таких как базовый план по стоимости, базовое расписание и план управления закупками, могут быть результатом процесса контроля закупок. Запросы на изменения проходят проверку и направление в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Запрошенные, но еще не разрешенные изменения могут включать в себя предоставленные покупателем указания либо предпринятые продавцом действия, которые другая сторона считает конструктивными изменениями договора. Поскольку любое из данных конструктивных изменений может быть оспорено одной из сторон, что может привести к возникновению претензии к другой стороне, каждое такое изменение определяется по отдельности и документируется в корреспонденции проекта. 500 Часть 1 - Руководство 12.3.3.5 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего: u u
собственные наборы рисков, которые могут требовать внесения обновлений в план управления рисками. Если в ходе исполнения договора возникают значительные непредвиденные риски план управления рисками может потребовать обновления. Соответствующие риски вносятся в реестр рисков. u u План управления закупками. Описан в разделе 12.1.3.1. План управления закупками предусматривает операции, которые должны выполняться в процессе проведения закупок. Может понадобиться внести обновления с учетом результатов исполнения договора продавцами в ходе производства работ. u u Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. При наличии вызванных продавцами существенных изменений расписания, которые влияют на общее исполнение расписания проекта, может потребоваться обновить и одобрить базовое расписание для отражения текущих ожиданий. Покупатель должен осознавать все имеющие цепной характер последствия вызванных продавцом отставаний от расписания, которые влияют на работу других продавцов. u u
могут неоднократно изменяться на протяжении исполнения проекта. Эти изменения могут происходить по причине колебаний цен на материалы и работу, вызванных внешними экономическими условиями, и должны быть внесены в базовый план по стоимости.
Документы проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, включают в себя, средипрочего: u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может обновляться с помощью методов, которые показали свою эффективность для сохранения содержания, расписания и стоимости закупаемых предметов. Если происходят отклонения, в реестре должны быть указаны корректирующие действия, которые были приняты в ответ на отклонения, а также информация о том, насколько результативными были эти действия. В случае предъявления претензий информация должна быть задокументирована для недопущения их повторения. Может быть также внесена дополнительная информация о том, как усовершенствовать процесс закупок. u u
изменения в требованиях к ресурсам, появляющиеся в результате проведения работ с нарушением предусмотренного планом расписания. 501 u u Матрицу отслеживания требований. Описана в разделе 5.2.3.2. Матрица отслеживания требований обновляется за счет внесения информации о требованиях, которые были выполнены. u u
набор рисков, зависящий от организации продавца, срока действия договора, внешней среды, метода поставки по проекту, выбранного типа заключения договора и окончательно согласованной цены. В реестр рисков в ходе исполнения проекта вносятся изменения в случаях, когда определенные на ранних стадиях риски утрачивают свое значение и появляются новые риски. u u
через фазы исполнения проекта в составе подрядчиков и поставщиков могут происходить изменения. Эти изменения должны отражаться в реестре заинтересованных сторон. 12.3.3.7 ОБНОВЛЕНИЯ АКТИВОВ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут обновляться в результате процесса контроля закупок, включают в себя, среди прочего: u u Расписания и запросы платежей. Все платежи должны проводиться в соответствии с условиями и положениями договора на закупку. u u
продавцом готовит покупатель, и они документируют способность продавца продолжать выполнение работ по текущему договору, указывают, может ли продавец быть допущен к выполнению работ для будущих проектов, или оценивают, насколько хорошо продавец выполняет работу по проекту в настоящее время или выполнял в прошлом. u u Обновление списков прошедших квалификационный отбор продавцов. Списки прошедших квалификационный отбор продавцов — это списки потенциальных продавцов, которые прошли ранее квалификационный отбор (были одобрены). Данные списки обновляются по результатам процесса контроля закупок, поскольку продавцы могут быть дисквалифицированы и удалены из списков по причине ненадлежащего исполнения договора. u u Репозиторий извлеченных уроков. Извлеченные уроки должны храниться в репозитории извлеченных уроков для совершенствования процесса закупок в будущих проектах. После прекращения договора фактические результаты закупок сопоставляются с результатами, намеченными по плану управления закупками. Данные извлеченные уроки устанавливают, были ли достигнуты цели проекта, и, если нет, указывают причины этого. u u
подготавливается и включается в окончательный архив проекта. 502 503 13 УПРАВЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ ПРОЕКТА Управление заинтересованными сторонами проекта включает в себя процессы, необходимые для выявления людей, групп и организаций, которые могут оказывать воздействие на проект или на которых проект может оказывать воздействие, для анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в принятие решений и исполнение проекта. Эти процессы обеспечивают работу команды проекта по анализу ожиданий заинтересованных сторон, оценке степени оказываемого ими на проект или проектом на них влияния, а также по разработке стратегий результативного вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений, планирования и исполнения работ проекта. В процессы управления заинтересованными сторонами проекта входят:
проекта, а также анализа и документирования значимой информации об их интересах, вовлечении, взаимозависимости, влиянии и потенциальном воздействии на успех проекта.
заинтересованных сторон проекта на основании их потребностей, ожиданий, интересов и потенциального воздействия на проект.
с заинтересованными сторонами с целью соответствия их потребностям и ожиданиям, реагирования на проблемы и способствования соответствующему вовлечению заинтересованных сторон.
заинтересованных сторон проекта и адаптации стратегий для вовлечения заинтересованных сторон путем модификации стратегий и планов вовлечения. На рис. 13-1 представлена общая схема процессов управления заинтересованными сторонами проекта. Процессы управления заинтересованными сторонами проекта представляются в виде дискретных процессов с определенными границами, хотя на практике они накладываются и взаимодействуют такими способами, которые не могут быть в полной мере детализированы в Руководстве PMBOK®.
|