Patient registries in the field of rare diseases



Yüklə 0,55 Mb.
Pdf görüntüsü
səhifə1/6
tarix01.04.2017
ölçüsü0,55 Mb.
#13143
  1   2   3   4   5   6

 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

April 2009 

Update June 2011

 

 

PATIENT REGISTRIES IN THE 

FIELD OF RARE DISEASES 

 

 



Overview of the issues 

surrounding the establishment

management, governance and 

financing of academic registries 

 


RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

2  



 

 

Table of contents 

 

Introduction 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

Part I   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

Definition of a patient registry (PR) 

 

 

 



 

 

 



5 

Purposes of patient registries in the field of rare disease   

 

 

5 



Typology of data collections, other than registries   

 

 



 

8 

Status of data collections  

 

 

 



 

 

 



 

9 

Points to consider when planning a patient registry  

in the field of rare diseases 

 

 



 

 

 



 

 

10 

Steps to consider when developing a PR in the field of RD 

 

 



12 

 

 

Part II  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15 

 

Ethical and legal issues   

 

 

 



 

 

 



 

15 

Consent requirement 

 

 

 



 

 

 



 

 

15 

Protection of patient privacy 

 

 



 

 

 



 

 

17 

Transparency, oversight and ownership 

 

 



 

 

 



17 

 

 



Bibliography  

 

 



 

 

 



 

 

 



 

19 

Annex 1: List of workshop participants and contributions  

 

 

19 



Annex 2: List of rare disease registries in Europe   

 

 



 

21 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

3  



 

Introduction 

 

 



Patient  registries  and  databases  constitute  key  instruments  for  the  development  of  clinical 

research  in  the  field  of  rare  diseases  (RD),  and  the  improvement  of  patient  care  and 

healthcare planning as well as social, economical and quality of life outcomes. They are the 

appropriate way to pool scarce data without bias for epidemiological and/or clinical research. 

They are vital to assess the feasibility of clinical trials, to facilitate the planning of appropriate 

clinical  trials  and  to  support  the  enrolment  of  patients  and  to  assess  the  impact  of  new 

interventions.  

 

Registries  of  patients  treated  with  orphan  drugs  are  particularly  relevant  as  they  allow  the 



gathering of evidence on the effectiveness of the treatment and on its possible side effects, 

keeping in mind that marketing authorisation is usually granted at a time when evidence is 

still limited although already somewhat convincing.  

 

When  established,  databases  should  be  maintained  and  their  use  optimised  through 



exchange of data between interested parties. However, the status of such databases is not 

well  defined  and  most  institutions  have  no  written  policies  or  agreements  regarding  this 

activity. 

 

Regulations  concerning  registries  are  in  early  stages  in  most  European  countries  and,  with 



the multiplicity of actors and of rules at MS level, the situation is difficult to comprehend. No 

guidelines are available yet on best practices for exchanging and sharing data. The notion of 

return of benefits to research subjects/communities is fairly recent. 

 

Databases  are  expensive  to  establish  and  maintain.  They  require  the  cooperation  of  many 



healthcare providers and require careful management. PR should only be established when 

financial resources and expertise are present to support them. Furthermore, PR systems tend 

to have added value if the disease in question has a good prospect for intervention, control, 

prevention and for research that can lead to these ends. 

 

They  are  of  high  interest  to  researchers,  industrial  partners,  healthcare  professionals, 



patients  and  patient  organisations,  and,  ultimately,  for  the  community.  It  is  difficult  to 

separate  research  conducted  by  the  non-profit  and  for-profit  sectors,  as  researchers  from 

both sectors are often involved in the same projects. Whilst this enables effective technology 

transfer, it also gives rise to concerns about conflicts of interest. There is a need to promote 

confidence in research based on data collections. 

 

Patient  registries  have  been  in  place  for  several  decades  in  sectors  such  as  cancer,  birth 



defects and cardiovascular diseases. This long and broad history of data collection is the basis 

on  which  to  build  guidelines  for  registration  of  patients  with  a  RD  although  RD  patient 

registries have some additional features which make them specific:  

 



 

the  scarcity  of  cases  and  the  complexity  of  these  diseases  imposes  a  large 

geographical coverage of the data collection which implies multiple collaborations 

and exchanges of data, usually trans-national;  



RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

4  



 

 



most RD are genetic in origin and a large proportion of them may have one family 

member  affected,  which  implies  that  it  is  desirable  that  family  related  cases  be 

traceable; 

 



the cost of establishing and maintaining a PR is nearly equal for a common disease 

as it is for a RD, although budgets are more difficult to obtain for the latter. 

  

The  European  Commission,  in  its  Communication:  “Rare  diseases:  Europe’s  challenge” 



emphasizes the strategic importance of PR in the field RD. 

 

“Collaborative  efforts  to  establish  and  maintain  data  collection  should  be  supported, 



providing that these resources are accessible through agreed upon rules. Many research and 

public health networks financially supported by DG RTD and by DG SANCO have put in place 

such  shared  infrastructures,  which  have  been  proven  to  be  very  efficient  tools  in  improving 

knowledge and organising clinical trials.”  

 

“Areas to be supported by the MS and the European Commission include: quality standards, 



including  development  of  strategies  and  tools  for  periodical  monitoring  of  the  quality  of 

databases  and  for  database  upkeep;  a  minimum  common  set  of  data  to  be  collected  for 

epidemiological and public health purposes; attention to user-friendliness, transparency and 

connectivity of databases; intellectual property, communication between databases/registries 

(genetic, more generically diagnostic, clinical, surveillance-driven, etc). Importance should be 

given  to  linking  international  (European)  databases  to  national  and/or  regional  databases, 

when existing.” 

 

To  discuss  these  issues  and  produce  recommendations  from  a  health  professional’s 



perspective, the Rare Diseases Task Force organised a workshop on 13 March 2008 in Paris, 

France,  to  which  23  experts  (see  Annex  1)  from  10  European  countries  were  invited.  This 

document  was  finalised  as  an  output  of  this  workshop  where  a  preliminary  version  was 

presented and discussed. 

 

The present document is based on a compilation of several previously published documents 



which are listed at the end of the report. An updated

1

 list of patient registries in Europe in 



the  Orphanet  Report  Series  is  also  provided  in  Annex  2.  The  report  and  annex  has  been 

updated  in  June  2011  by  the  Scientific  Secretariat  of  the  European  Union  Committee  of 

Experts on Rare Diseases (EUCERD). 

 

This  document  forms  part  of  a  project  financed  by  the  European  Commission,  DG  Sanco 



(Scientific Secretariat of the Rare Disease Task Force Contract n° 2004105). 

 

 



 

 

 

                                                 

1

 Updated in January 2011. 



RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

5  



 

 

Part I 

 

Definition of Patient Registry (PR) 

 

The  WHO  definition  of  “patient  registry”  is  “a  file  of  documents  containing  uniform 



information  about  individual  persons,  collected  in  a  systematic  and  comprehensive  way,  in 

order to serve a pre-determined scientific, clinical or policy purpose

2

. It does not pre-judge 

the amount of collected data which can be minimal or extensive, but implies continuity, as 

distinct from a cross-sectional survey. 

 

The US National Committee on Vital and Health Statistics



3

 defines registries as “an organized 



system  for  the  collection,  storage,  retrieval,  analysis,  and  dissemination  of  information  on 

individual persons who  have either a particular disease, a condition (e.g., a risk factor) that 

predisposes  (them)  to  the  occurrence  of  a  health-related  event,  or  prior  exposure  to 

substances (or circumstances) known or suspected to cause adverse health effects”. 

 

In its most simple form, a PR consists of a collection of paper cards kept inside a “shoe box” 



by physicians. Nowadays PR are collections of computerised data. 

 

It is usual to distinguish between population-based registers, which refer to a geographically 



defined  population  and  aim  to  register  all  cases  in  that  population,  and  registers  based  on 

clinical centres or other criteria where the population coverage may  not be clear. These two 

types of register have different uses. It may also be useful to distinguish exhaustive and non-

exhaustive registers (the latter are possibly not registers by some definitions) - an exhaustive 

register seeks to include ALL cases which fulfil the inclusion criteria. Non-exhaustive registers 

(or  databases)  can  however  be  very  useful  for  finding  patients  for  clinical  research  for 

example.  

 

 



Purposes of PR in the field of RD 

 

Monitoring prevalence and incidence 

 

PR can be established to monitor incidence or prevalence, especially in relation to early 



warning of increases. Where incidence/prevalence is expected to be stable over long 

periods, an ad hoc study may be more cost-effective. However, for rare diseases a register 

and ad hoc study are often effectively the same, as a relatively long period of time is needed 

                                                 

2

 Brooke EM. The current and future use of registers in health information systems. Geneva: World 



Health Organization; 1974. Publication No. 8.  

3

 



Available at: Frequently Asked Questions about Medical and Public Health Registries. The National 

Committee on Vital and Health Statistics http://ncvhs.hhs.gov/9701138b.htm. Accessed April 2009.

 


RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

6  



 

to establish a precise incidence/prevalence, and to look for differences between populations 

if relevant.

 

 



Establishing natural history 

 

The  straightforward  purpose  of  patient  registries  is  to  document  the  natural  history  of  the 



disease, meaning its characteristics, management and outcomes with or without treatment. 

For  rare  diseases  of  genetic  origin,  the  purpose  may  also  be  to  establish  a  genotype-

phenotype  correlation.  The  natural  history  may  be  variable  from  one  population  group  to 

another  and usually  changes  over  time,  especially  if  a  new therapy becomes  available.  The 

best example is the change in survival of patients with lysosomal storage diseases since the 

introduction  of  enzyme  replacement  therapies.  Registries  need  to  keep  pace  with  the  ever 

changing complexity of clinical factors in rare diseases especially in the context of increased 

life expectancy and ageing. 

 

Monitoring safety: outcome surveys/post-marketing surveys 

 

Registries  have  been  often  created  in  the  past  to  monitor  safety.  In  that  context  registries 

serve as an active surveillance system for the occurrence of unexpected or harmful events for 

products  or  interventions  in  general  and  in  particular  for  drugs  used  off-label,  which  is  the 

case for most drugs used by patients living with a rare disease. In the context of orphan drugs 

or new medical or surgical intervention, it is likely to be a necessary step as usually little is 

known at the time the intervention is implemented, and certainly not enough to be sure that 

any adverse effects have been properly assessed.  

 

However  registries  to  monitor  safety  are  of  limited  interest  for  uses  other  than  safety 



monitoring as they only monitor treated cases which may be a minority of cases or a skewed 

sample of cases. Usually they are product registries rather than disease registries. If there is 

more than one product from two different manufacturers for a given disease, this will lead to 

the establishment of two separate product registries with limited value, which will not allow 

the comparison of outcomes with each of the products.  

 

Assessing clinical effectiveness 



 

Registries  can  also  be  established  to  provide  data  for  assessing  the  clinical  effectiveness  or 

the cost-effectiveness of new interventions in a real-world setting. This is required because 

the clinical studies performed to assess the clinical efficacy of new treatments are based on 

studies  of  selected  patients  following  an  “ideal  protocol”,  which  differ  from  the  clinical 

practice afterwards when the treatment is implemented in the healthcare setting. This is why 

more  and  more  regulatory  authorities  and  healthcare  insurers  request  that  a  registry  be 

implemented when an orphan drug receives a marketing authorisation. This type of registry 

is  much  more  interesting  than  the  previous  type  as  it  includes  all  patients,  not  only  the 

treated  patients.  However,  registries  have  to  be  designed  specifically  to  assess  cost-

effectiveness in order to accomplish this purpose even if cost-effectiveness may be difficult 

to assess in rare diseases. 

 

 


RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

7  



 

Measuring quality of care / plan services 

 

Registries may also be established to measure the quality of care. It is usually  compared to 

standards  which  have  been  established  and  which  are  considered  as  “gold  standards”.  The 

IOM definition for quality of care is  “the degree to which health services for individuals and 



populations  increase  the  likelihood  of  desired  health  outcomes  and  are  consistent  with 

current professional knowledge”. This type of registry is useful to identify disparities between 

health  care  outcomes  and  provide  evidence  for  improving  them.  It  is  very  interesting  in  a 

European  context  as  health  care  systems,  as  well  as  attention  given  to  patients  with  rare 

diseases,  are  very  diverse.  It  is  also  useful  for healthcare  planning  and gold  standards  exist 

only for a very limited number of rare diseases. With regard to quality of care self-reporting 

PR can complement reports from physicians and cover issues such as quality of life and social 

issues. 

 

Performing research into aetiology 

 

PR are also the basis for research into causes when not firmly established, providing that the 



potential causal factors are registered as well. 

 

Providing an inventory of patients to re-contact for clinical research 



 

In  the  field  of  rare  diseases,  a  reason  for  establishing  a  patient  registry  is  also  to  collect 

enough data on a given disease to make it visible and to motivate researchers and Industry to 

work  on  it.  It  seems  to  be  an  effective  approach,  providing  that  the  registry  is  designed 

properly to generate useful information.  

 

Another  reason  is  to  have  an  inventory  of  patients  to  re-contact  for  participation  in 



epidemiological  studies,  clinical  trials  or  for  Health  Technology  Assessment  to  monitor  real 

access to treatments. In that case the data needed on each patient is limited to the diagnosis 

and the contact details. It should be better named a “contact list” rather than a PR. 

 

 



Yet another reason to make key data, such as genetic status, diagnostic criteria etc, available 

to research groups, is to reduce the repetitive collection of the same data thereby reducing 

demands on participants and their carers. 

 

Of course most registries have the ambition  to serve more than one purpose, although it is 



not  always  possible.  Sticking  to  selected  purposes  requires  a  lot  of  attention  in  the  design 

phase.  It  is  common  to  mix  up  goals  such  as  management  of  patients and  management  of 

data  for  research  purpose.  It  is  desirable for  the  format  of data  to  be compatible  between 

these two  types  of data  registration  systems  to allow  extraction,  but the  other  aspects  are 

too different to be accommodated by one system. Another common mistake is for registries 

to  accept  to  collect  data  which  they  cannot  successfully  access,  which  can  potentially 

paralyse the project. 

 

 



 

 

RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

8  



 

Typology of data collections, other than registries 

 

Registries are only one specific type of data collection. Several other types of data collection 

exist  with  their  own  merit  and  limit.  They  are  reviewed  below  with  reference  to  their 

particular type of use.  

 

Health system data 

 

These  are  computerised  hospital  files  where  the  patient  diagnosis  is  coded  using  a defined 



nomenclature,  usually  the  International  Classification  of  Diseases  (ICD)  developed by  WHO. 

They  are  clinical  tools,  adapted  to  counting  patients  using  specific  types  of  healthcare 

services. They are used by healthcare managers. They are not designed for research purposes 

although they may sometimes be used for research purposes. Other sources can also be used 

such as death certificates or health insurance data. In the field of rare diseases their use is 

limited  as  the  ICD  does  not  yet  provide  specific  codes  for  more  than  240  RD.  This  should 

change with the release of ICD 11, and if these systems were perfect and if ICD coding for RD 

were perfect, much of the data we need would be available from health system data. 

 

Healthcare provider databases 

 

These  are  defined  as  permanent  registrations  of  patient  information  in  a  systematic  way, 

carried  out  by  healthcare  providers  on  the  basis  of  their  referrals.  It  is  a  passive  ongoing 

registration  activity.  The  advantage  of  such  a  system  is  its  low  cost,  as  there  is  no  cost 

attached to the identification of cases, as they are referred through the healthcare system. 

The  limits  of  this  approach  include  the  fact  that  registered  cases  are  not  a  true 

representation of the general population but rather a biased sample, usually biased towards 

more severe cases or cases from higher socio-economic classes. If the data collection is done 

properly,  the  data  set  may  be  of  interest  for  some  research  purposes,  but  not  suitable  for 

epidemiologic  studies,  unless  it  can  be  established  that  all  the  cases  are  referred  to  the 

collecting centre. Observatories of cases are also called hospital registries. 

 

Ad hoc studies 



 

This  type  of  data  collection  is  targeted  at  offering  the  possibility  to  answer  one  or  more 

specific  research  questions.  This  is  one  shot  data  gathering,  which  may  be  repeated  in  at 

another time. The data collected is in the exact format required for the anticipated analysis. 

The protocol of the  study is designed to ensure a clear answer to the research question(s). 

This  implies  an  adequate  definition  of  the  sampled  population,  an  adequate  size  of  the 

sampled population, and an adequate management of the study to minimise the number of 

non-responders. 

 

The ad hoc study is the most efficient instrument for research purposes as their protocol 



is well adapted to the research needs (the sample is fully representative and thus the results 

are  conclusive)  and  the  cost  of  the  study  is  much  lower  that  any  type  of  permanent  data 

collection, as the study takes place during a limited period of time. Ad hoc studies are flexible 

instruments with protocols adapted to the most recent discoveries about a disease. 

 

There  are  several  types  of  ad  hoc  studies,  namely  clinical  trials,  prospective  cohorts, 



retrospective cohorts, case-control studies, cross-sectional (prevalence) studies, etc. 

RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

9  



 

 

Ad hoc studies can be used in combination with longer term registries to answer specific 



research questions 

 

Cohorts 



 

In  the  context  of  a  registry,  the  data  collection  can  be  transversal  (all  defined  patients  are 

registered  once)  or  longitudinal  (data  is  collected  at  different  points  in  time  for  the  same 

patient).  If  there  is  a  systematic  follow-up  protocol,  the  dataset  is  defined  as  a  cohort.  For 

rare disease clinical research, cohorts are highly desirable as they are usually the only way to 

collect enough data to allow a proper analysis, due to the very small number of cases. 



 

 

Status of data collections 

 

There are several types of data collections:  



 

In  “anonymous”  data  collections  the  data  is  originally  collected  without  identifiers  and  is 

impossible to link to their sources. This type of data collection is adequate for incidence and 

prevalence studies for instance, but is less appropriate for clinical research. The advantage of 

this  technique  is  to  maximise  data  protection  and  to  ease  the  collaboration  between 

researchers. 

 

In  “anonymised”  data  collections,  data  is  originally  identified,  but  is  then  irreversibly 



stripped of all identifiers and are impossible to link to their sources.  

 

In  “indirectly  identifiable”  data  collections,  data  is  unidentified  for  research  purposes,  but 



can be linked to their sources through the use of a code. This is the most common type of 

data collected for clinical research. 

 

In  “directly  identifiable”  data  collections,  identifiers,  such  as  a  name,  patient  number,  or 



clear pedigree location, are attached to the data. This is, for example, the case for hospital 

files. The use of this type of data is regulated by strict rules in most, if not all, countries. Rules 

concerning this type of data collection differ from one country to another. 

 

It is important that the degree of anonymity of the data is made clear to patients at the time 



of  consent  as  uncertainty  in  this  area  is  becoming  more  and  more  of  a  barrier  to 

participation. 

 

 

 



 

 

 



 

 

 



RDTF Report on patient registries in the field of rare diseases (June 2011) 

 

                                                      



                                                                                                                                

 

10  



 

Points to consider when planning a patient registry in 

the field of rare diseases 

 

The initial steps in planning a registry should consider the following points: 



 

 



“Articulating the purpose and the objectives of the registry”  

A  clearly  defined  purpose  helps  clarify  the  need  for  certain  data,  including  their  scope 

and level of details. It prevents collecting large amount of data of limited value for the 

targeted objectives.  

 



 



“Determining if the data being sought has already been collected elsewhere, totally or 


Yüklə 0,55 Mb.

Dostları ilə paylaş:
  1   2   3   4   5   6




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©azkurs.org 2024
rəhbərliyinə müraciət

gir | qeydiyyatdan keç
    Ana səhifə


yükləyin