Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Elektron rabitə
Elektron poçt həm eyni qurum daxilində, həm də müvafiq aparat və proqram təminatına sahib olan müxtəlif təşkilatlar arasında mesaj ötürmək üçün istifadə olunur. Elektron poçt – bir kompüter rabitəsi sistemi vasitəsi ilə elektron poçtla ötürülən, monitor ekranında (teletekstdə) videoqram şəklində və ya printerdə (maşın mesajında) çap edilmiş kağız surəti şəklində alınan sənəddir.
Elektron poçt üstünlükləri sayəsində işgüzar yazışmalarda daha möhkəm yer tutur– gecə-gündüz mövcudluğu, səmərəliliyi və istifadəsi rahatlığı baxımından. Digər rabitə kanalları ilə müqayisədə e-poçt sizə imkan verir:
• gələn qutunuza dərhal mesaj göndərmək və qəbul etmək;
• müxbirlərin məktublarına cavab vermək (ünvanlarını məktublarda istifadə etməklə);
• məktubun surətlərini bir neçə alıcıya dərhal göndərmək;
• yalnız mətn və qrafik məlumatları (rəsmlər, təsvirlər) deyil, həm də proqramları göndərmək. Eyni zamanda işgüzar ünsiyyətdə elektron rabitə bir sıra narahatlıqlar yaradır.
1. Elektron poçt mesajı bir kağız sənədindən daha az rəsmi görünür. Elektron mesaj­lar göndərərkən rəsmi elektron formalardan istifadə üçün texniki imkanlar mövcuddur, lakin, bir qayda olaraq, bu cür sənədlər çox həcmlidir, çox sayda "elektron yaddaş" tələb edir və alıcının onları qəbul etməsində çətinlik yaradır.
2. Sənədlərin elektron poçtla ötürülməsi imzanın həqiqiliyini (sənədin təsdiqlən­məsi) yoxlamaq problemini yaradır.
"Elektron Rəqəmsal İmzalar haqqında" Federal Qanun (2002) elektron rəqəmsal imzanın kağız üzərində bir sənəddə əl ilə yazılmış imzaya bərabər tutulduğu qaydaları müəyyən edir.
Elektron dizayn
Elektron poçtun dizaynının xüsusiyyətləri iş məktubları və şəbəkə etiketlərinin tərtib edilməsinin ümumi qaydaları ilə müəyyən edilir. Bir çox şirkətdə e-poçtun işlənməsi üçün vahid korporativ standart mövcuddur ki, bura məktubun quruluşu, müştəri ilə əlaqə qaydaları, imza təfərrüatları (adı, iş adı, iş telefon nömrələri, e-poçt ünvanı və şirkətin veb saytına bir keçid) daxildir. Bundan əlavə, bu standart iş sahəsi ilə əlaqəli olmayan ifadələr istifadə etməyi qadağan edə bilər.
E-poçt quruluşu
Ümumiyyətlə, bir iş elektron poçtunun quruluşu aşağıdakı kimi təqdim edilə bilər.
1. "Mövzu" sahəsində məktubun mövzusu;
2. Korporativ şəkildə "Başlıq";
3. Müraciət;
4. Məzmunu, müraciətin məqsədi;
5. Vida;
6. Kontaktları göstərən şəxsi imza;
7. Şirkət veb saytına keçid;
8. Lazım gələrsə loqotip.
Elektron poçtu doldurarkən aşağıdakı sahələr doldurulmalıdır:
1."Mövzu";
2. "Kimə";
3. “Yazının əhəmiyyəti” (zərurət olduqda).
Elektron mesajlar göndərərkən alıcının e-poçt ünvanı "Göndər" sahəsinə daxil edilir. Bəzən bir mətnlə bir məktub göndərərək bir neçə alıcıya göndərmək lazımdır, sonra onların ünvanları vergüllə daxil edilə bilər. Mövzu sahəsini doldurmağınızdan əmin olun, əks halda məktubunuz spam kimi qəbul edilə bilər. Burada mesajın mövzusunu xarakterizə edən bir neçə söz daxil etməlisiniz. Bəzi elektron poçt proqramlarında mesajın şiddətini göstərə bilərsiniz.
Alıcı gündə çox sayda məktub alırsa, bu, sadəcə lazımdır. "Vacib" işarəsi ilə məktub poçtu yoxlayarkən üstünlük təşkil edir. Ancaq bu xüsusiyyətdən sui-istifadə etməyə dəyməz. Mühüm olan məsələ tədricən bu keyfiyyətini itirir. Əvvəlki yazışmaların fraqmentlərini mesaj orqanında sitat gətirməyə icazə verilir – bu həmsöhbətə müzakirə olunan mövzunu xatırlatmağa kömək edir.