Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

Hujjatlar oqimi- hujjatlar tuzilgan yoki qabul qilingan paytdan to ijro tugaguniga qadar korxonada harakatlanishini tashkil etish bo'yicha tadbirlar: tashkilotdan yuborish va (yoki) arxivga yuborish.
Elektron hujjat aylanishi (EDF) - elektron hujjat bilan ishlash mexanizmi, unga elektron hujjatning to'liq hayotiy tsikli kiradi: yaratish, o'zgartirish, saqlash va jo'natish. Korxonada elektron hujjat aylanishi resurslar va vaqtni tejash uchun qog'oz hujjat aylanishidan butunlay voz kechish maqsadida joriy qilingan.
Elektron hujjat aylanish tizimi (EDMS) -tashkiliy va texnik yaratish, erkin foydalanish nazorat qilish va kompyuter tarmoqlari elektron hujjatlar taqsimlash jarayonini beradi tizimi, shuningdek, tashkilotga hujjatlar oqimi ustidan nazoratni ta'minlash sifatida.
Dastlab, hujjatlar bilan ishlash an'anaviy tarzda olib boriladigan kompaniyalar duch keladigan asosiy muammolarni aniqlaylik:

• 
  turli xil oqibatlarga olib kelishi mumkin bo'lgan hujjatlarning yo'qolishi, bunday oqibatlardan biri axborotning tarqalishi;
  
• 
  juda ko'p miqdordagi hujjatlarni to'plash, bu alohida bo'limlarning ham, umuman tashkilotning ishini murakkablashtiradi;
  
• 
  Qog'oz hujjatlari bilan ko'p vaqt talab qiladigan ish;
  
• 
  inson omili: xodimlar ma'lumotlar bilan ishlashda xatolarga yo'l qo'yishadi, bu esa qaytarib bo'lmaydigan va jiddiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.
  

Hujjatlar bilan ishlash tizimlarini avtomatlashtirish quyidagi muammolarni hal qiladi, shuningdek:
Vazifalarning aniq tuzilishini va bo'limlar o'rtasida vakolatlarni topshirishni ta'minlaydi, bu esa tashkilotning yagona mexanizm sifatida yaxshi muvofiqlashtirilgan ishiga olib keladi;
Hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirish, zamonaviy axborot texnologiyalarini qo'llash orqali samaradorligini oshirish;
Xodimlar bilan ishlash jarayonini sezilarli darajada tezlashtirish, bu esa xodimlarning mehnat unumdorligini oshirishga olib keladi;
Hujjatlarning ishonchli saqlanishini va ruxsatsiz kirishdan himoyani ta'minlaydi;
Hujjatlar arxivlarini boshqarish va markazlashtirish jarayonini to'liq nazorat qilish;
Moliyaviy xarajatlarni kamaytirish, soliq tavakkalchiliklari va jarimalarni minimallashtirish.
Umuman olganda, hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishning mohiyati hujjatlar bilan ishlashning qulayligi, ishonchliligi va samaradorligini ta'minlash maqsadida zamonaviy axborot texnologiyalarini joriy etishdan iborat.
Ammo, elektron hujjat aylanishi tizimining joriy etilishi bir qator afzalliklarga ega bo'lishiga qaramay, tadbirkorlar va etkazib beruvchilar EDMSni amalga oshirish bilan bog'liq muammolarga duch kelishadi.
Ushbu muammolarni shartli ravishda 3 guruhga bo'lish mumkin:
¾ tashkiliy;
¾ texnologik;
¾ ma'muriy.