Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

muntazam foydalanuvchining ish joyida yoki ingichka mijoz (MS) orqali masofadan turib tizim bilan ishlash qobiliyati Internet Explorer);

masofaviy tizimi boshqaruvi;

foydalanuvchini identifikatsiyalash uchun maxsus modul yordamida Internet orqali ishlash xavfsizligi.

Hujjatlarni avtomatlashtirish nafaqat ichki jarayonlarni optimallashtirish vositasi, balki bu yuqori raqobat sharoitida ustunlikka erishish imkoniyatidir. Hujjatlarni boshqarishning avtomatlashtirilgan tizimlari jarayonlarni tezlashtirishga yordam beradi, menejerlarga operatsion va strategik qarorlarni qabul qilish uchun kompaniya ishining ajralmas ko'rinishini beradi.
Ushbu maqolada biz elektron hujjat aylanishini amalga oshirishga qaror qilishda kompaniyalar muqarrar ravishda duch keladigan muammolarni ko'rib chiqamiz.
Siz qachon va nima uchun kompaniyada ish jarayonini avtomatlashtirishingiz kerak?
Hujjatlar va boshqa korporativ ma'lumotlar, shuningdek moddiy resurslar kabi muhim ahamiyatga ega. Raqobatbardosh bo'lish uchun hujjatlarni qayta ishlashga zamonaviy yondashuvlar zarur, shu bilan birga axborot xavfsizligi masalalariga etarlicha e'tibor berish muhimdir.
Hali ham qog'ozdan faol foydalanadigan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlash mumkin:

• 
  hujjatlar doimiy ravishda yo'qoladi;
  
• 
  maqsadi va manbasi aniq bo'lmagan ko'plab hujjatlar to'planmoqda;
  
• 
  maxfiylik ko'pincha buziladi - ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushadi;
  
• 
  kerakli hujjatni izlash va to'plamni shakllantirish uchun ko'p vaqt sarflanadi;
  
• 
  bir xil hujjatning bir nechta nusxalari yaratiladi - qog'ozga va nusxalashga katta mablag 'sarflanadi;
  
• 
  tayyorlash va hujjatlar tasdiqlash juda ko'p vaqt olishi.
  

Loyihaning narxi bir necha omillarga bog'liq: tizimning sinfi, funktsional va texnologik imkoniyatlari, elektron hujjat aylanishini tashkil etish ko'lami. Umumiy qiymati dasturiy ta'minot litsenziyalari narxidan, pudratchilar tomonidan amalga oshirilish vaqtida bajarilgan ishlarning narxidan iborat.
Amalga sarflangan mablag 'ko'pincha dasturiy ta'minot litsenziyalarining umumiy narxidan oshib ketadi - bunga tayyor bo'lishingiz kerak. Amalga oshirish loyihasida tejash - bu ataylab yo'qotish strategiyasi. Aksariyat hollarda tizimning samaradorligi to'g'ri bajarilishiga bog'liq: barcha talablarni hisobga olish va optimallashtirish echimlariga kelish muhimdir.
Iqtisodiy samaradorlik - afsona yoki haqiqat?

Hujjat aylanishini avtomatlashtirishning iqtisodiy samaradorligi masalalari tobora ko'payib bormoqda. o'lchash iqtisodiy samaradorlik ish oqimini avtomatlashtirish tizimini amalga oshirish juda qiyin, chunki siz ko'p sonli omillarni hisobga olishingiz va muhim miqdordagi ma'lumotlarni qayta ishlashingiz kerak.
Korxonada hujjatlar aylanishi qanchalik katta bo'lsa, uning iqtisodiy samaradorligini baholash shunchalik qiyin bo'ladi. Ampirik ma'lumotlar asosida, ekspert tahlili orqali iqtisodiy samarani taxmin qilish mumkin, ammo biz matematik hisob-kitoblarga to'xtalmaymiz. Iqtisodiy samaraga ta'sir qiluvchi asosiy omillarni ta'kidlab o'tamiz.

• 
  Agar tizim to'g'ri tanlangan bo'lsa va uni amalga oshirish jarayoni muvaffaqiyatli amalga oshirilgan bo'lsa, unda hujjatlar bilan ishlash bo'yicha odatiy operatsiyalarni bajarishga ketadigan vaqtni qisqartirish orqali xodimlar yanada samarali foydalanishlari mumkin. ish vaqti va yana ishni.
  
• 
  Elektron hujjat aylanishi tizimlari korxonaning alohida bo'limlari va umuman butun tashkilot faoliyatini optimallashtirishga imkon beradi. Ko'pgina tizimlar ko'plab muhim boshqaruv qarorlarini qabul qilish uchun ishlatiladigan tahliliy ma'lumotlarni taqdim etadi.
  
• 
  Kompaniya rahbarlari xodimlarning mehnat intizomini nazorat qilish va nazorat qilish uchun qulay vositani olishadi. Resurslarni o'z vaqtida taqsimlash, bo'limlarda mehnat zichligi va ish hajmini ob'ektiv baholash, individual jarayonlarni boshqarish qobiliyati - bularning barchasi har bir xodimning shaxsiy javobgarligini oshirishga yordam beradi.
  

Boshqa foydalari, deb ham bor hujjat aylanishini avtomatlashtirish tizimi... Ular har doim ham aniq emas, lekin, albatta, ular umuman tashkilot samaradorligiga ta'sir qiladi. Gap shundaki, kadrlarning kasbiy tayyorgarligi darajasi oshmoqda, xodimlarning ambitsiyalari o'smoqda, zamonaviylardan foydalanish madaniyati axborot texnologiyalari.
Axborot hajmining uzluksiz o'sib borishi, fan va texnika taraqqiyoti nafaqat axborot va hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashtirilgan tizimlarini joriy etishning bevosita sababi, balki ularni yaratish va rivojlantirish uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish zarurati korxonalarni samarali boshqarish zarurligidan kelib chiqadi. Hujjatlar tizimlarini avtomatlashtirish natijasi menejer oldida aniq tuzilgan axborot vazifalarini o'z vaqtida bajarishdir, bu alohida bo'limlarning ishini soddalashtirish va to'g'ri tashkil etish, ishlab chiqarish jarayonini tezlashtirish va umuman tashkilot ishini optimallashtirishga imkon beradi.
Hatto kichik korxonalar ham har kuni har xil shartnomalar, hisob-fakturalar, xatlar, ko'rsatmalar bilan shug'ullanishadi [1 ] . Har qanday kompaniyani boshqarish jarayoni ko'pincha hujjatlarda ko'rsatiladigan va o'z navbatida har qanday qaror qabul qilish uchun asos bo'lgan boshqariladigan ob'ektlar haqidagi ma'lumotlarga asoslanganligi sababli, hujjat aylanishini tashkil etish hujjatli boshqaruvning asosiy va eng muhim vazifalaridan biridir.
Ushbu tadqiqot ob'ekti korxonada hujjatlar aylanishini tashkil etishdir.
Mavzu - menejment samaradorligiga erishish usuli sifatida hujjatlashtirish tizimlarini avtomatlashtirish.
Tadqiqotning maqsadi zamonaviy korxonada avtomatlashtirilgan axborot boshqaruv tizimlarini joriy etish xususiyatlari va muammolarini tahlil qilishdir.
Ushbu mavzu hujjatshunos olimlar Larina M.V., Ryskova O.I., Yankova V.F., Bobyleva M.P.ning asarlarida ham ko'rib chiqilgan.Hozirgi kunda elektron hujjat aylanish tizimini avtomatlashtirish va joriy etish bo'yicha tadqiqot va nashrlarning aksariyati asosan tabiatda qo'llaniladi va mavzuning faqat tor tomonlarini aks ettiradi, bu har tomonlama o'rganish va amalda qo'llash uchun etarli emas.