9. İZAHAT "İzahat" ərəb mənşəli "izah" sözünün cəm formasıdır, bir işi, məsələni, hadisəni "açıqlama", "məlumat vermə" anlamında işlədilir. İzahat müdiriyyətin, vəzifəli şəxsin tələbi əsasında qısa və ya ətraflı, yazılı və ya şifahi ola bilər. Vərəqin sol tərəfində 5-6 sm yer buraxmaqla izahatın ünvanlandığı şəxsin vəzifəsi, adı və soyadı göstərilir. Yeni sətirdən abzasdan izahat verənin kimliyi, adı və soyadı qeyd olunur. Yenidən abzasdan vərəqin ortasında böyük hərflərlə "İzahat" sözü yazılır. 2 sm yer buraxmaqla sətirbaşından iş, hadisə haqqında ətraflı açıqlama verilir. Sonda izahat verən imzasını qoyur, altından tarixi qeyd edir.
