Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

SOMAŢIILE

În managementul

relaţiilor cu clienţii, uneori şi în cel cu furnizorii, un spaţiu distinct îl ocupă comunicarea scrisă şi cea telefonică, ambele fiind purtate în scopul recuperării creanţelor (plăţi restante, facturi neachitate) sau al onorării unor obligaţii de altă natură (livrări neefectuate la termen, servicii neprestate).

O procedură clară şi sistematică de urmărire, avertizare şi execuţie, în instanţă, a datornicilor poate fi utilă pentru separarea clienţilor în buni platnici, nu prea buni platnici şi rău platnici.

O procedură eficace de avertizare şi somare asigură păstrarea controlului relaţiilor cu clienţii şi reducerea pierderilor.

Este considerată normală existenţa livrărilor în avans (pe credit), ca şi a unor situaţii de criză sau indisponibilităţi temporare de plată şi de onorare a unor obligaţii de natură comercială. În acest context, dacă se doresc relaţii de afaceri durabile, un anumit grad de toleranţă, de încredere şi de cooperare între partenerii de afaceri este indispensabil.

Problema care rămâne de rezolvat este, în fapt, stabilirea limitelor de toleranţă şi a procedurilor graduale care să asigure menţinerea creanţelor la cote rezonabile şi executarea silită, atunci când limitele sunt depăşite.

Teoretic, plata ar trebui efectuată odată cu sau imediat după livrarea produselor sau prestarea serviciilor. Practic, acest lucru este imposibil, chiar şi în cazul relaţiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de multă vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens şi inutil de cecuri, ordine de plăţi, chitanţe etc., este preferat sistemul decontărilor periodice (spre exemplu, lunar), acestea fiind considerate plăţi cash.

În mod normal, într-un asemenea sistem de plăţi, se renunţă la ideea oricărei dobânzi şi se asumă, în schimb, riscul unor creanţe. O acumulare prea mare de creanţe neîncasate poate plasa compania într-o situaţie financiară precară, până la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate aştepta pasiv ca debitorii să-şi onoreze obligaţiile. Ea trebuie să intervină cu îndrăzneală, dar cu diplomaţie, pentru atenţionarea, somarea şi, la nevoie, executarea debitorilor, în sensul refacerii capacităţii sale de plată.

De regulă se scriu mai multe scrisori de somaţie, până să se ajungă la ultima soluţie: justiţia.