Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

4.4 Modalităţi de formulare a ofertei, comenzii şi contractului

CEREREA DE OFERTĂ⁵¹

Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială, emisă de o organizaţie, cu scopul de a cumpăra produse şi/sau de a obţine executarea unor lucrări sau prestări de servicii.

Cererea de ofertă este documentul prin care se declanşează, efectiv, dialogul precontractual între doi potenţiali parteneri de afaceri.

Mijloacele de informare pentru cererea de ofertă sunt:

• 
  publicitatea (cataloage, prospecte, ziare şi reviste, Internet etc.);
  
• 
  discuţiile directe între parteneri;
  
• 
  comunicarea telefonică;
  
• 
  scrisorile (cereri de ofertă).
  

Într-o cerere de ofertă i se poate solicita, potenţialului partener de afaceri:

1. 
   expedierea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau specificaţii ale mărfurilor;
   
2. 
   o cotaţie sau o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi de livrare.
   

În primul caz, cererea de ofertă poate fi scurtă, în al doilea caz fiind necesară întocmirea unei cereri de ofertă mai amplă, care să indice caracteristicile mărfurilor dorite, cantitatea necesară, detalii despre livrare şi ambalaj, condiţii de plată etc.

Cererea de ofertă poate fi:

• 
  circulară, în care beneficiarul se adresează mai multor ofertanţi, în vederea obţinerii unor condiţii mai avantajoase. Spre exemplu, cererea de ofertă adresată mai multor producători de mobilă de birou, care are caracter de sondaj;
  
• 
  generală, în situaţia în care beneficiarul se adresează unui singur destinatar, fără a avea un obiect precis;
  
• 
  specială, în cazul în care beneficiarul se adresează unui singur destinatar, având un obiect precis.
  

Cererea de ofertă trebuie astfel concepută, încât destinatarul să nu aibă impresia că afacerea a fost câştigată în favoarea lui. În acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv să facă vreun efort personal, pentru găsirea clienţilor.

În situaţia în care solicitantul doreşte obţinerea unor condiţii avantajoase de plată sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofertă va conţine formulări menite să îi confere, conţinutului său, un caracter cât mai atrăgător pentru ofertant. Formulările folosite pot exprima speranţa de a plasa comenzi mari sau repetate, după cum pot sugera perspectiva unei pieţe noi şi permanente sau a unor relaţii comerciale de lungă durată.

Dacă potenţialul ofertant este o societate comercială cu care nu au mai fost stabilite relaţii comerciale, este recomandabilă o succintă prezentare a sa, inclusiv indicarea modului în care a fost identificat potenţialul partener (referirea la o reclamă, la o altă firmă care l-a recomandat sau alte surse).

În ţări cu tradiţie în economia de piaţă, în marile firme, există servicii de documentare (în privinţa furnizorilor), care se ocupă exclusiv de prospectarea pieţei şi de alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasaţi pe piaţă.

În redactarea unei cereri de ofertă trebuie ca scopul scrisorii să fie enunţat cât mai precis şi concis. Fraza finală trebuie să invite ofertantul să acţioneze cât mai rapid.

Răspunsul la cererea de ofertă trebuie trimis imediat. În acest context, dacă partenerul comercial este, deja, cunoscut, se va începe cu o formulă de mulţumire şi, eventual, de exprimare a satisfacţiei pentru noua cerere de ofertă. În situaţia în care este vorba despre un nou partener de afaceri, se poate apela la formulări care să exprime deplina satisfacţie de a încheia o tranzacţie şi speranţa ca aceasta va marca începutul unor legături de colaborare de lungă durată.

În cazul în care cererea de ofertă nu poate primi o soluţionare imediată, acest lucru va fi adus la cunoştinţa solicitantului în scris, specificându-se motivul amânării trimiterii catalogului sau ofertei.

În fine, în situaţia în care se refuză solicitarea, în scrisoarea de răspuns trebuie folosite formulări care să exprime regretul de a nu putea trimite oferta, cu explicaţiile adecvate.