Ma’lumotlarni strukturalashtirish - bu shunchaki ma’lumotlarni tasvirlashda qandaydir moslikni kiritish usulidir. Odatda MB ma’lum bir ob’yekt sohasini ifodalaydi va uning ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi, ularni saqlaydi va foydalanuvchiga ma’lumotlarni qayta ishlashda undan foydalanish imkonini yaratib beradi.
Ma’lumotlar bazasi axborot tizimlarining asosiy tarkibiy qismi bo‘lib hisoblanadi. Ma’lumotlar bazasi bilan ishlashda foydalanuvchi ishini yengillashtirish maqsadida ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimlari yaratiladi. Bu tizimlar ma’lumotlar bazasini amaliy dasturlardan ajratadi.
Ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimi (MBBT) -bu dasturiy va apparat vositalarining murakkab majmuasi bo‘lib, ular yordamida foydalanuvchi ma’lumotlar bazasini yaratish va shu bazadagi ma’lumotlar ustida ish yuritishi mumkin. Shu bilan bir qatorda Ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimi ma’lumotlar bazasini yaratish, ularni dolzarb holatini ta’minlash va undagi zarur axborotni topish ishlarini tashkil etish uchun mo‘ljallangan dasturlar majmui va til vositasidir.
Ma’lumotlar bazasi tushunchasi - maydon, yozuv, fayl (jadval) kabi elementlar bilan chambarchas bog‘liq.
Maydon – bu ma’lumotlarni mantiqiy tashkil etishni elementar birligi bo‘lib, u axborotni eng kichik va bo‘linmas birligi bo‘lgan rekvizitga mos keladi. Maydonni tasvirlash uchun quyidagi tavsiflardan foydalaniladi:
Maydon nomi, masalan familiyasi, ismi, tug‘ilgan sana, lavozimi, ish staji, mutaxassisligi.
1.1-jadval