Azərbaycan respublikasi təHSİl naziRLİYİ baki idarəetmə VƏ texnologiya kolleci

8. Dəftərxanada fəaliyyət göstərən bölmələr 

9. İdarəetmədə kargüzarlığın quruluş bölmələri 

İdarəetmə  funksiyasının  icrası  ardıcıl  mərhələlərlə  aparılır.  Bu  ardıcıllığa:  - 

rəhbərlik  (inzibati-təşkilati  işlər)  fəaliyyəti;  -  idarəetmə  qərarlarının  qəbul  edilməsi 

üçün lazım olan məlumatlann yığılması və verilməsi, onların icraçıya çatdırılması; - 

qəbul  edilmiş  qərarların  icrasına  nəzarətin  edilməsi  daxildir.  İdarətmə  fəaliyyətinin 

bu mərhələləri sənədlər vasitəsi ilə müşayiət olunur və çoxlu sənəd tərtib edilir. İdarə, 

təşkilat  və  müəssisələrdə  kargüzarlığın  sənədli  hissəsi  ilə  xüsusi  bölmələr  məşğul 

olur^  Ədliyyə  və  məhkəmə  aparatında  sənədləşmə  işlərini  yerinə  yetirən  böyük 

kargüzarlıq  aparatı  vardır.  Vahid  Dövlət  Sisteminə  əsasən  kargüzarlığın  sənədli 

hissəsinin  avtomatlaşmasma,  səndlərlə  işin  təşkili  və  sənəd  dövriyyəsinin  həcminə, 

habelə xidmət quruluşuna görə idarələr dörd dərəcəyə bölünürlər:  

1. Sənəd dövriyyəsinin həcmi ildə 100 mindən çox olan idarələr birinci dərəcəyə 

aiddir;  

---

2.  Sənəd  dövriyyəsinin  həcmi  ildə  100  minə  qədər  olan  idarələr  ikinci  dərəcəyə 

aiddir;  

3.  Sənəd  dövriyyəsinin  həcmi  ildə  25  minə  qədər  olan  idarələr  üçüncü  dərəcəyə 

aiddir;  

4. Sənəd dövriyyəsinin həcmi ildə 10 minə qədər olan idarələr dördüncü dərəcəyə 

aiddir.  Sənədlərlə  işin  aparılması  müəssisənin  xüsusi  quruluş  bölməsinin 

dəftərxanasında  cəmləşdirilir.  Dəftərxananın  əsasnaməsi  qanunlara  və  VDKS-yə 

uyğun  işlənib  hazırlanır.  İdarənin  dərəcəsinə  görə  dəftərxananın  quruluşu  müəyyən 

edilir.  Dəftərxananın  quruluş  bölmələri  özünəməxsus  bütün  vəzifələrin  yerinə 

yetirilməsində  məsuliyyət  daşıyır.  Əsasnaməyə  əsaslanmaqla  sənədlərlə  işləmək 

kargüzarlığın  təşkili  və  xidməti  işinə  rəhbərlik  etməkdir.  Elə  müəssisələr  vardır  ki, 

orada  dəftərxana  təşkil  etmək  məqsədəuyğun  deyildir.  Belə  olduqda  işlər  rəhbərin 

katibinə  həvalə  edilir  və  kargüzarlıq  işi  mərkəzləşdirilir.  Bu  məqsədlə  birinci  və 

ikinci  dərəcəli  müəssisələrdə  kargüzarlığın  sənədli  mərkəzləri,  üçüncü  və  dördüncü 

dərəcəli  müəssisələrdə  isə  kargüzarlığın  sənədli  büroları  yaradılır  ki,  bunlar  da 

bilavasitə  dəftərxananın  vəzifəsini  daşıyır  və  quruluş  bölmələrində  kargüzarlıq 

xidmətini təmin edirlər. Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıq sistemi idarəetmə sənədləri ilə 

işləmədə  eynilik  yaradır  və  sənədlərlə  işin  səmərəliliyini  yüksəldir.  Straktur 

bölmələrinin sayı az, sənəd dövriyyəsi isə ildə 25000 sənədə qədər olan təşkilatlarda 

kargüzarlıq mərkəzləşdirilmiş qaydada aparılır. Stmkturu mürəkkəb, sənəd dövriyyəsi 

isə  ildə  25000  sənəddən  çox  olan,  habelə  struktur  bölmələri  ayrı-ayrı  ərazilərdə 

yerləşən 

təşkilatlarda 

kargüzarlıq  mərkəzləşdirilməmiş 

qaydada 

aparılır. 

Mərkəzləşdirilmiş 

kargüzarlıq  sistemində  korrespondensiyanm  qəbulu  və 

göndərilməsi,  sənədlərin  struktur  bölmələrinə  paylanması,  korrespondensiyanm 

gətirilməsi, 

habelə 

sənədlərin 

qeydə 

alınması,  rəsmiləşdirilməsi,  işlərin 

formalaşdırılması 

kargüzarlıq 

xidməti 

tərəfindən 

həyata 

keçirilir. 

Mərkəzləşdirilməmiş  kargüzarlıq  sistemində  isə  korrespondensiyanm  qəbulu  və 

göndərilməsi,  sənədlərin  struktur  bölmələrinə  paylanması,  korrespondensiyanm 

gətirilməsi 

kargüzarlıq  xidməti  tərəfindən,  sənədlərin  qeydə  alınması, 

---

rəsmiləşdirilməsi,  işlərin  formalaşdırılması  isə  stmktur  bölmələri  tərəfindən  həyata 

keçirilir. Təşkilatların və struktur bölmələrinin rəhbərləri dəyişdirildikdə, işlər və ya 

icrada  olan  sənədlər  akt  üzrə  qəbul  edilir  və  təhvil  verilir.'Aktın  bir  nüsxəsi 

kargüzarlıq  xidmətində  saxlanılır.  İşdən  çıxanidıqda  və  ya  başqa  işə  keçirildikdə, 

icraçı  onda  olan  işləri  və  sənədləri  bu  vəzifəyə  yeni  təyin  və  ya  həmin  vəzifəni 

müvəqqəti icra edən şəxsə akt üzrə təhvil verməlidir. Aktda bütün işlər və ayrı-ayrı 

sənədlər  icra  vəziyyəti  göstərilməklə  sadalanır.  Dəftərxana  idarədə  müstəqil  qumluş 

bölməsi  olmaqla  aşağıdakı  vəzifələri  yerinə  yetirir:  -  sənədlərin  qəbulu,  qeydə 

alınması  və uçotunu;  -  sənədləri bölüşdünnək  və  icraçılara  çatdırmağı;  -  göndərilən 

sənədləri  rəsmiləşdirmək  və  yola  salmağı;  -  kompyuterdə  və  texniki  vasitələrlə 

sənədlərin  sayını  çoxalfmaq;  -  sənədlərin  icrasına  nəzarət  etmək;  -  sənədlərin 

vaxtında  icraçılardan  qaytarılmasını  tələb  etmək;  -  sənədləri  cildlərə  tikmək  və 

formalaşdırmaq;  -  işləri  hazırlamaq  və  arxivə  təhvil  vermək;  -  arxiv  sənədlərindən 

istifadə  etməyi  təşkil  etmək;  -  bütün  bölmələrdə  kargüzarlığm  təşkilinə  müntəzəm 

metodiki  rəhbərlik  etmək  və  təkmilləşdirmək;  -  kargüzarhqla  məşğul  olan 

əməkdaşların  ixtisasartınna  kurslannı  təşkil  etmək;  -  tabelikdə  olan  bölmələrdə 

kargüzarlığm  vəziyyətinə  nəzarət  və  əməli  kömək  etmək.  Katiblik  bütün  daxil  olan 

məktub  və  yazılan  yoxlayır,  onları  rəhbərliyə  çatdınr,  əmrlərin  və  məktublann 

layihələrini  hazırlayır;  kollegiya  planlanmn  layihələrini  hazırlayır  və  quruluş 

bölmələrinə  göndərir,  kollegiyanın  vaxtını  bildirir;  müşavirələrin  protokolunu  tərtib 

edir  və  göndərir,  kollegiyanın  qərarlarının  yerinə  yetirilməsinə  nəzarət  edir.  

Dəftərxanada  aşağıdakı  bölmələr  fəaliyyət  göstərir:  -  kargüzarhğı  səmərəliləşdirən 

bölmə - kargüzarlıq xidmətinin təkmilləşdirilməsi üçün tədbirlər hazırlayır və onları 

həyata  keçirir;  kargüzarların  ixtisaslarını  artınnaq  üçün  tədbirlər  görür  və  xüsusi 

ixtisasartırma  kursları  təşkil  edir;  kargüzarlıq  haqqında  təlimat  işləyib  hazırlayır; 

müəssisədə  işlərin  nomenklaturasmı  hazırlayır  və  təsdiqə  göndərir;  -  icraya  nəzarət 

edən  bölmə  -  icraya  çevik  nəzarət  edir  və  bu  haqda  rəhbərliyə  xəbər  verir; 

sərəncamverici  sənədləri  rəsmiləşdirir  və  göndərir;  xidmət  işçiləri  üçün  olan 

sənədlərin  uçotunu  aparır. Rəhbərliyə  imza  etmək  üçün  veriləcək sənədlərin  düzgün 

tərtib olunmasını və keyfiyyətini yoxlayır. Vətəndaşlann ərizə, şikayət və təkliflərinə 

---

vaxtında  baxılmasına  nəzarət  edir  və  bu  haqda  rəhbərliyə  bildirir.  Vətəndaşların 

qəbulunu  təşkil  edir;  -  məktub  və  yazdarın  qəbulu  və  göndərilməsi  üzrə  bölmə  - 

məktub və yazıları qəbul edir, göndərir və aidiyyəti üzrə çatdırır; sənədlərin gündəlik 

uçotuna  uyğun  sənəd  dövriyyəsinin  həcmi  haqqında  rəhbərlik  üçün  məlumat 

hazırlayır.  arxivarus  -  kargüzarhğı  qurtarmış  işlərin  qəbulunu,  uçotunu  və 

saxlanmasını  təmin  edir;  işlərin  nomenklaturasmı  tərtib  etməkdə  bölmələrə  kömək 

edir;  sənədlərin  cildlərə  tikilib,  işlərin  düzgün  fonnalaşdırılmasmm  təşkil  edilməsini 

izləyir;  dövlət  arxivinə  verilmək  üçün  işləri  hazırlayır  və  tabelikdə  olan  arxivlərə 

metodiki  kömək  göstərir;  kompyuter,  makina  bürosu  və  korrektor  qrupu  -  sənədin 

əslindən  və  ya  əlyazmasından  üzünü  texniki  vasitələrlə  köçürməklə  məşğul  olur; 

kollegiya  müşavirəsinin  məruzəsini  stenoqraflaşdırır,  üzü  köçürülmüş  yazılarda 

pozmaq  və  düzəliş  etmək  hallarına  cavabdehlik  edir  (əlavə  korrektura  işarələri). 

Ədliyyə  və  məhkəmə  orqanlarında  sənədləşmə  işlərini  aparmaq  üçün  xüsusi 

koordinasiya  şöbələri  yaradılmışdır.  İdarəetmə  aparatının  müasirləşdirilməsi  ilə 

əlaqədar olaraq quruluş bölmələri müntəzəm dəyişilir.  

1. Yazışmaların qeydiyyatı və uçotu üzrə şöbə; 

 2. Vətəndaşların ərizə və müraciətləri üzrə şöbə; 

 3. Kargüzarlığm icrasına nəzarət şöbəsi.  

Notariuslarda işin lazımi təşkili, vətəndaşlara və təşkilatlara dürüst, tez xidmətlər 

göstərilməsi,  sənədlərin  tərtib  olunması  mədəniyyəti  burada  kargüzarlığm  düzgün 

təşkilindən  çox  asılıdır.  Notariuslarda  sənədləşmə  işlərinin  aparılması  “Notariat 

haqqında” qanunla və “Notariat orqanında kargüzarlığm aparılmasına dair” təlimatla 

tənzimlənilir.  Sənədlərin  uçotu  və  onların  icrasına  nəzarət  üçün  notariat  idarəsində 

aşağıdakı  kitablar  və  dəftərlər  olmalıdır:  -  daxil  dəftəri;  -  xaric  dəftəri;  -  yerli 

yazışmalar üçün qeyd dəftəri; - şikayət və təkliflərin uçotu kitabı; - nəzarət qovluğu. 

Notariat  şəhadətnamələrinin  və  təsdiq  qeydlərinin  tərtib  olunması,  notariat 

əməliyyatlarının qeydə alınması üçün reyestrlər aparılmalıdır.