Elektronik belge yönetim sistemi (ebys) EĞİTİCİ kullanici eğİTİm dokümani

1.1. Genel Arama

Evrak menüsündeki, Evrak Arama sekmesinde bulunan Hızlı Arama ve Detaylı Arama, sekmeleriyle Genel Arama yapılabilir.

1.1. Hızlı Arama

Hızlı arama ekranında ‘‘arama kriteri’’ alanına arama yapılması istenilen evrakın numarasını, konusunu, içeriğinde geçen herhangi bir kelimeyi yazarak sol tarafda bulunan kriterleride kullanarak arama gerçekleştirilebilir. Bunların hepsi için ‘‘arama kriteri’’ alanı kullanılır.

1.2. Detaylı Arama

Detaylı arama ekranında evrak aramada kullanacağınız alanları , “Kriterler” kısmından kendi isteğinize göre ekleyebilirsiniz ve bu alanları kullanarak arama yapabiliriz. Örneğin ‘‘Cevaplandı/Cevap Durumu” kriterini ekleyerek evrakın cevaplanma durumuna göre aramasını yapabiliriz.

2. Evrak Türlerine Göre Arama

Aramalar evrak türlerine göre de yapılabilir. Bu 2 türlü gerçekleşir.

2.1.Genel Arama yapılan Evrak Arama sayfasına girilir (Hızlı yada Detaylı arama) buradan ilgili evrak türü seçilir.


2.2.Ana menüden evrak menüsüne gelinir, ilgili evrak türüne girilir (örn; kurum dışı giden) ve o menünün altındaki arama sekmesine tıklanır. (Hızlı ya da Detaylı arama). Bu sayfada bir evrak türü seçilemez çünkü hangi evrak türünün arama menüsüne tıklandı ise, sadece o evrak türünde arama yapar.

Bu iki alanın farkı kolonlardan kaynaklanır. Örneğin Genel Aramada ‘‘Olur Evrakı” türü seçilip arama yapıldığında Olur Evrakları sıralanır fakat bu alanın kolonları aramada gözükmez. Çünkü genel aramadaki kolonlarda sık kullanılan kolonlar bulunmaktadır. (evrakın numarası, evrakın gittiği yer, evrakın konusu vb.)

Kullanıcı isterse bu kolonları, kolonlar butonundan “Genel Arama” sayfasına ekleyebilir ama bu ve bunun gibi her evrak türü için, kendine has kolonlar olacaktır. Bu kolonların çokluğu gereksiz karışıklık yaratacaktır. Bu nedenle, “2.2.” maddesinde bahsedilen evrak türü aramaları da kullanıcılara kolaylık olması için sistemde mevcuttur.
3. Evrak Arama Sayfasındaki Bulunan Tuşların İşlevleri

3.1. Kolonlar ve Kriterler

Kolonlar butonu kullanarak , o anda bulunduğunuz arama sayfasına (örn; genel – hızlı arama, detaylı arama, kurum içi giden hızlı-arama) istediğimiz kolonları ekleyip çıkarabiliz. Bu alandaki “Hızlı Aramaya Kopyala/Detaylı Aramaya Kopyala” seçeneği seçilirse bu kolonlar, bulunduğunuz evrak türünün hızlı ve detaylı arama ekranına da kopyalanır.

Kriterler butonu da, o evrak türünün detaylı arama sayfasındaki kriterleri düzenlemeye yardımcı olmaktadır. İstenilen kriterler seçilip sağ tarafa geçirilir ve kaydet denilir.
4. İşlem Tarihine Göre Evrak Filtreleme

İşlem yaptığımız ya da gelen evrakları tarihe göre sıralamak isterseniz evrak arama sayfasının sağ üst tarafında bulunan ‘‘Son İşlem Tarihine Göre Filtre’’ başlıklı çubuğu istediğimiz süreye göre oynatarak, filtreleyebilirsiniz. Varsayılan olarak ‘‘7 güne’’ ayarlanmıştır.

5. Evrak Bilgileri (Ters Üçgen İkonu)

Kullanıcı evrak arama sayfasına girdiğinde kendisi ile ilgili evrakları görür. Her bir evrak satırının sol başında, ters üçgen şeklinde siyah bir ikon bulunmaktadır. Evrak bilgilerinin bulunduğu ve çeşitli işlemlerim yapabileceği alandır;

1. 
   Detayları Göster: evrak ile ilgili künye bilgilerini (evrakın geldiği, gittiği yer, konusu, numarası, içeriği, paraflayan, imzalayan vb.) gösterir.
   

2. 
   Güncelle: kullanıcı gelen evrak üzerinde güncelleme işlemi yapabiliyorsa (evrak bir başka kullanıcı üzerinde değil ise) evrak bilgilerini güncellemenize yardımcı olur.Bu işlem ile kullanıcıya verilmiş yetki doğrultusunda güncelleme işlemi yapabilir.
   

Bu sekmelerin dışındaki diğer özellikler (evrakın künye bilgilerinden de gerçekleştirilebilir).



6. Detayları Göster

Bu alan evrakın detaylı bilgilerinin, simgesel olarak gösterildiği alandır. Bu alana bakarak bir evrakın, ekinin olup olmadığı (ataç işareti), bir kişinin üzerinde olup olmadığı (masa işareti), evrakın bir paraf, imza sürecinde olup olmadığını (kilit işareti) anlayabilirsiniz.

7. Sonlanmışlar/Sonlanmamışlar/Tümü ve İşim Bitenleri de Göster İşareti

Evrak Hızlı Arama sayfasında girildiğinde en üst kısımda 4 tane combobox görülür.

İçerikte de Ara: Bu combobox, arama kutucuğuna-kriterine yazdığımız yazının taramasını evrakın içeriğinde de yapılması özelliğini açar.

Sonlanmış/Sonlanmamışlar/Tümü:Bir evrak, imzalandı ise ya da görevi tamamlandı ise sonlanmıştır. Bu bilgi evrakın künye bilgilerinde ve kolon bilgilerinde de belirtilir. Bu combobox ‘ı ayarlayarak sonlanmış, sonlanmamış ya da her iki türdeki evrakın araması gerçekleştirilebilir.

Arşivlenmişler/Arşivlenmemişler:Bu combobox, arşivlenmiş ve arşivlenmemiş evrak ayrımının yapılmasını sağlar ve buna göre sorgu yapılabilmesine yardımcı olur.

İşim Bitenleri de Göster: Bu işlem “Gelen Evrak” türündeki evraklar için geçerlidir. Bir evrak dağıtım olarak kullanıcıya gelir kullanıcı bu evrakın üzerinde, cevap yaz, görevi tamamla, kaydet gibi bir işlem gerçekleştirirse bu evrakı aramalarda (hızlı arama) görmek için işim bitenleri de göster butonuna tıklamak gerekmektedir.

Bu comboboxlar detaylı arama sayfalarında bulunmamaktadır. Sadece Sonlanmış/Sonlanmamışlar/Tümü seçenekleri “Sonlanma” kriteri adı altında bulunmaktadır.

8. E-İmza/Hızlı Ön izleme /Dağıtım Evrakı/Güncelleme/Yeni/Değişiklik/Gecikme İkonları

Evraklar oluşturulduğunda, imzalandığında, dağıtımı olduğunda, geciktiğinde, kullanıcının bunları kolay algılayabilmesi için bazı ikonlar bulunmaktadır.

E-İmza: Bu ikon evrakın e-imza ile paraflandığını yada imzalandığını gösterir.
Hızlı Ön İzleme: Bu ikon evrakın hızlı ön izlemesinin yapılabileceğini gösterir.
Dağıtım Evrakı: Bu ikona basarak – soldaki şekilde de görüldüğü gibi – evrakın dağıtım kopyaları görülebilir.

Güncelleme: Bu ikonun gözükmesi, evrak görev bilgisinin, kategorik görevlerim (ana sayfa) de bulunduğunu gösterir. Yani bu evrak kullanıcıya göre olarak gelmiştir. Fakat bir işlem yapmamıştır. Bu butona tıklayarak evrak üzerinde güncelleme yapılabilir.

Yeni: Bu ikon evrakın yeni oluşturulduğunu ya da, yeni geldiğini gösterir.

Gecikmiş: Evrak görevinin 8 saat geciktiğini bildirir. Sistem tarafından konulmuştur. Resmiyet de bir gecikme olup olmadığını bildirmez. Gerektiğinde süre değiştirilebilir.

Hızlı aramalar ekranında arama yaparken “Arama Kriteri” alanına birden fazla kelime yazıldığında daha isabetli sonuçlara ulaşmanızı sağlar.

Örneğin, konusu "Ahmet Ziya Kara - İstanbul Görevlendirme Talebi -321" olan bir evrakı ararken:

1. Kelime grubu olarak "Ahmet Ziya Kara" aradığınızda örnekteki evrakı bulabilirsiniz. Benzer şekilde "Görevlendirme Talebi-321" gibi bir arama da aynı evrakı getirecektir. Ancak, eğer kelime grubu aramanızı "Ahmet Kara" olarak yaparsanız, örnekteki evrak gelmeyecektir. Örnek evrakın konusunda "Ahmet Ziya Kara" kelime grubu geçmektedir, fakat "Ahmet Kara" geçmemektedir.

2. Eğer "Ahmet Kara" olarak aradığınızda beklediğiniz sonuç gelmedi ise, aramanızı kelime grubu yerine "Kelimelere Göre Ara" şeklinde yenileyebilirsiniz. Kelimelere göre arama yaptığınızda, arama kriteriniz"Ahmet Kara" ise, arama sonuçlarında içerisinde hem "Ahmet", hem de "Kara" geçen kayıtları getirecektir. Bu sayede, örnekteki evrak da sonuçlarda gelecektir. Ancak, bu durumda arama sonucunda birçok başka evrakın da gelmesi söz konusudur. Örneğin, bir başka evrakın konusu "Ahmet Metin İzin Talebi Kararı" ise, bu evrak da, içerisinde hem "Ahmet" hem de "Kara" kelimeleri geçtiği için arama sonucu olarak listelenir.

3.enVision, alışılmış arama motorlarında olduğu gibi, bazı kriterleri içermeyen aramalar yapmanıza olanak vermektedir. Örneğin, içerisinde "Ahmet" geçen; fakat "görevlendirme" geçmeyen evrakları aramak için, "Kelimelere Göre Ara" seçeneğini kullanmalı ve kriterinizi"Ahmet -görevlendirme" olarak yazmalısınız. Bu kriterdeki eksi/tire işareti, sonrasında gelen kelimenin hariç tutulması gerektiği anlamına gelir.

4. Eğer, örneğin "Ahmet-Görevlendirme" konulu bir evrakı arıyorsanız, eksi/tire işareti hariç tutma özel anlamı içerdiği için, aramanızı "Kelimelere Göre Ara" seçeneği ile gerçekleştirmelisiniz. "Kelimelere Göre Ara" "Ahmet-Görevlendirme"kriteri, doğru sonucu verecekken, kelimelere göre aramada "Ahmet-Görevlendirme" kriteri, içerisinde "Ahmet" geçen fakat "görevlendirme" geçmeyenleri listeleyecektir.

5. Aramalar küçük ya da büyük harften ve Türkçe harflerin olup olmamasından bağımsız çalışır. Örneğin, "ağaç" şeklinde yapılan bir arama ile "AGAC" şeklinde Türkçe harf kullanılmadan yazılmış, büyük harfli şekli ile aynı sonuçları getirecektir.

6. Hızlı aramada, kriter kısmına 213-345 gibi bir değer girilerek, numeratör değeri 213 ile 345 arasında olan evraklar aranabilir. Benzer özel kullanım şekli, tarih aralığı ile de kullanılabilir. Örneğin 03/03/2014-04/04/2014 şeklinde bir ifade ile arama yapılırsa, eklenme tarihi ya da son güncelleme tarihi bu tarih aralığında olan evraklar listelenir. Aralık ile aramada, ilk değer ikinci değere eşit ya da daha küçük olmalıdır.
7.Deneme* şeklinde yapılan aramalarda girilen kelimenin ekine bakmaksızın tüm deneme ile başlayan evrakları getirmektedir.

DETAYLI ARAMA KRİTERLER

Kriterler alanında bulunan “X” butonuna basılarak daha önce girilmiş olan kriterler toplu halde temizlenebilir.

Detaylı Arama ekranında kriter olarak Birim/Evrakın Birimi kriteri eklendiğinde aşağıda da görüldüğü gibi birden azla birim seçilebilir ve seçilen birimin alt birimlerinde bulunan evrak da aranabilir.

GENEL EVRAK BİRİMİ (KURUM DIŞI GELEN EVRAK SÜRECİ)

Madde	Açıklama
Adım 1	Envision menüsünden Evrak>>Gelen Evrak>> Kurum Dışı Gelen Evrak>> Ekle veya Tara ve Ekle seçilir.
Adım 2	Tarayıcı seçimi yapıldıktan sonra sayfanın nasıl taranacağına dair bilgiler seçildikten sonra “Tara” butonuna basılır.
Adım 3	Sayfa Düzenleme butonları ile sayfa üzerinde istenilen düzenleme işlemleri yapılabilir. Eklenen evrakın yönünü çevirme, kırpma vb. özellikleri vardır.
Adım 4	Taranan evrak ile ilgili istenir ise “Dosya Adı” alanına ad girilebilir. Girilmez ise sistem otomatik olarak günün tarihini ve evrakın tarandığı saati verir. Evrak kaydedildikten sonra taranan evraka benze bir evrak taranacak ise “Kayıttan Sonra Benzer Evrak Gir” kutucuğu işaretlenir. Seçimler tamamlandıktan sonra “Kaydet” butonuna basılır.
Adım 5	“Evrakın Geldiği Yer” alanından evrakın nereden geldiği bilgisi seçilir.
Adım 6	Kamu kuruluşu seçilir ise açılan “Evrak Kurum/Birim Kodu” alanında bulunan seçim butonuna basılır. Açılan ekranda “Arama Kriteri” alanından kurum adı yazılarak ya da kurum adlarının önünde bulunan “+” şeklindeki ikonlara basılarak alt kırılımlara ulaşılır. Seçilmek istenilen kurum adına çift tıklanarak ya da sağ altta buluna “Seçileni Kullan” butonu ile seçimonaylanır.
Adım 7	Gerçek yada Tüzel Kişi seçimi yapılırsa “Telefon Defteri”nden seçim yapılabilir. Eğer Gerçek yada Tüzel Kişi sistemde kayıtlı değilse “+” işaretiyle yeni kayıt açılır.
Adım 8	Evrakın geldiği yer Diğer seçeneği seçilirse açıklama alanına istenilen bilgi girilir.
Adım 9	Seçim yapıldıktan sonra Geldiği Adres alanın seçime bağlı olarak manuel ya da otomatik olarak doldurulur.
Adım 10	“Evrak Numarası” alanına gelen evrak üzerindeki numara girilir. Sayısı olmayan evraklarda kolaylık olması için ilgili alanda otomatik olarak (Kurum İsteğine Bağlı Olarak) “Bila” ifadesi yazılabilmektedir.
Adım 11	“Evrak Tarihi” alnından gelen evrak üzerindeki tarih bilgisi girilir.
Adım 12	“Evrak Konusu” alanından gelen evraka ait konu bilgisi girilir.
Adım 13	Evrak Kayıt ekranında Miat Tarihi, Gizlilik, Aciliyet Durumları alanlarına isteniyorsa giriş yapılır.
Adım 14	Posta Gönderi Türü alanından evrakın hangi yolla teslim edildiği seçilir.
Adım 15	Evrak üzerinde görülen ekler “Ek” alanına manuel olarak girilir.
Adım 16	Ekler sekmesinden evraka ait ek bilgisi sistemde var ise “Ek Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 17	İlgili Evrak sekmesinden evraka ait ilişkili belgeler bilgisi sistemde var ise “İlgili Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 18	“Yazı İşleri Müdürüne Sevk Et” butonuyla evrak yazı işleri müdürüne gönderilir.
Adım 19	Yazı İşleri Müdürü evrakı birden fazla kişilere ve birimlere sevkedebilir. Gönderim amacına default olarak gereğine seçili gelir. Kullanıcı değiştirmek isterse bilgisine ve koordinesine seçebilir. Daha sonra kullanıcı Sevk Et butonuna basarak sevk işlemini başlatmış olur.
Adım 20	Sevk işlemi başladığında birime sevk olmuşsa evrak sevk edilen birimin evrak sorumluların ekranına düşür. Eğer kişiye sevk edilmişse evrak sevk edilen kişilere gider.

VEKALET

Ana Sayfa üzerinde bulunan “Kişisel Bilgiler” butunu ile kullanıcıya ait Kişisel Bilgiler ekranına girilir.

Açılan ekranda Vekalet sekmesine basılır.

“Vekalet Başlangıçı” ve “Vekalet Bitişi” alanları doldurulur.Bu alanlar doldurulurken saat bilgisi de girilebilir.

Vekil alanından Kurumda olmayacağınız dönemde yerinize vekalet edecek kişi bilgisi girilir. Bu bilgi Vekil alanına kişinin adı yazılarak ya da Seç butonu yardımı ile listeden seçilerek girilebilir.

Seçim yapıldıktan sonra “Vekaleti Kaydet” butonuna basılarak vekalet kaydedilmiş olur ve Durum alanının “Aktif” hale döner.


İstenildiği taktirde İleri Tarihli Vekalet butonu yardımı ile sonraki günlere ait vekaletler kayededilebilir.

İleri tarihli girilen vekaletler girildiği tarih ve saatte otomatik olarak aktif hale gelir ve vekalet bitişinde yine otomatik olarak pasif hale döner.

Eğer vekalet, iptal edilecek ise “İptal Sebebi” alanına bilgi girilerek “Vekaleti İptal Et” butonuna basılır.

“Vekile Son Yetkileri Yansıt” butonu ile kullanıcının yetkileri, Vekil tayin edilen kullanıcıya vekalet süresince yansıtma işlemini gerçekleştirir.

“Vekalet Geçmişini Göster” butonu ile kişi daha önceki vekaletlerini ve vekalet döneminde nelerin yapıldığını izleyebilir.

Açılan ekranda daha önce verilmiş olan vekaletler satırlar halinde görülür ve satır başında bulunan büyüteç işareti kullanılarak detaylara ulaşılabilir.

Bana Verilmiş Vekaletler butonu ile tarafınıza verilmiş vekaletleri görüntüleyebilirsiniz.

VEKALET VERİLEN KULLANICIYA AİT EKRANLAR

Vekalet verilen kullanıcı sisteme giriş yaparken “Kimlik” alanı aktif hale gelir ve vekalet kimliği otomatik olarak açılır.

Kullanıcı kendi kimliğiyle giriş yaptığında benzer bir yapı ekranın sağ üst köşesinde de oluşmaktadır.

Oluşan tüm bu yapılar vekaletin bitişi ile otomatik olarak kapanacaktır.

PORTALPARTLAR (KISAYOLLARIM)

Ana Sayfa üzerinde bulunan kutulara portalpart adı verilmektedir. Portalpartları “Ayarlar” menüsü altında bulunan “Portalpart Ekle” butonu ile ekleyebilirsiniz.

Kısayollarım portalpartı sistem içerisinde eklediğiniz tüm kısayolları görebileceğiniz alandır.

Portalpartın alt bölümünde bulunan ve otomatik olarak gelen kısayollar çeşitli sorgular içermektedir.



DOSYALAMA VE ARAMA

Evrakların dosyalanmasında farklı yöntemler kullanılabilmektedir.

1- STANDART DOSYA PLANI

2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanaması için uygulamaya konulmuştur.

Standart dosya planı tüm evrak giriş ekranlarında “Dosya Planı” olarak görülmektedir.


Dosya planı girilmiş olan evrakı aramak için “Aramalar>> Detaylı Arama”ekranında “Kriter” olarak “Dosya Kodu” alanı eklenir ve arama yapılır.


1.11. GÖREVLER

“Ana Menü>> Görevler>> Yeni Görev” alanından “Görev” veya “Bilgilendirme” girilebilir. Yapılması gereken işlemler Görev olarak kullanıcılara gönderilebilir ya da Bilgilendirme alanından kullanıcılara evrak ile ilgili bilgilendirme mesajı gönderilebilir.

1.11.1. GÖREV

• 
  Yeni Görev butonuna basılarak açılan ekrandan görev ile ilgili bilgiler randevu ismi, görevin başlangıç tarihi, görevin süresi alanları girilir.
  

• 
  Kullanıcılar alanından kişi ya da kullanıcı grubu seçilebilir.
  

• 
  İlgili Evrak sekmesinden görev olarak gönderilecek evrak seçilir.
  

1.11.2. BİLGİLENDİRME

Bilgilendirme ekranı kullanılarak bir veya birden fazla evrak birimlere yada kişilere bilgi olarak gönderilebilir.

Ekranda “Konu” alanına bilgilendirme konusu girilir, “Mesaj” alanına bilgilendirme mesajı girildikten sonra “+” butonuna basılarak bilgilendirme mesajına eklenmek istenilen evrak eklenir ve sevk ekranlarında olduğu gibi birim ya da kişiler seçilerek “Gönder” butonuna basılır.


Sistemde kayıtlı olan Görev ve Bilgilendirmeler, “Ana Menü>> Görevler>> Görevler Listesi” ekranından aranabilir.


Bu ekran Detaylı Arama ekranı ile benzer bir yapıdadır. Kolon ve Kriterler isteğe göre dizayn edilebilmektedir.

Bu ekranda dikkat edilmesi gereken görev veya bilgilendirmenin sonlanıp sonlanmadığı bilgisidir. Eğer görev bitirildi ise Bitirilen Görevleri de Göster alanı işaretlenmelidir.