Elektronik belge yönetim sistemi (ebys) EĞİTİCİ kullanici eğİTİm dokümani

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ
(EBYS)


EĞİTİCİ KULLANICI EĞİTİM DOKÜMANI

İÇİNDEKİLER

1.1. Genel Arama 41

1.1. Hızlı Arama 42

Hızlı arama ekranında ‘‘arama kriteri’’ alanına arama yapılması istenilen evrakın numarasını, konusunu, içeriğinde geçen herhangi bir kelimeyi yazarak sol tarafda bulunan kriterleride kullanarak arama gerçekleştirilebilir. Bunların hepsi için ‘‘arama kriteri’’ alanı kullanılır. 42

1.4. KURUM İÇİ GELEN EVRAK SÜRECİ 38

1.5. KURUM DIŞI GELEN EVRAK SÜRECİ 39

1.6. ARAMALAR 41

1.7. GENEL EVRAK BİRİMİ EVRAK SÜRECİ 49

1.8. VEKALET 53

1.9. PORTALPARTLAR 57

1.10. DOSYALAMA VE ARAMA 58

1.11. GÖREVLER 59


KURUM İÇİ GİDEN EVRAK SÜRECİ

Adım No	Açıklama
Adım 1	Ana Sayfa >> Evrak Ekle >> Kurum İçi Giden Evrak Ekle yolu izlenerek Kurum İçi Giden Evrak Ekleme ekranına girilir.
Adım 2	“Evrakın Gittiği Yer” alanından evrakın nereye gideceği bilgisi seçilir. Yapılan seçime göre ilgili ekran gelir ve seçim yapılır. Gönderilen Makam seçeneği seçildiğinde açılan ekrandan Birim seçimi ve Gönderim Amacı seçimi yapılarak Kaydet butonuna basılır.
Adım 3	“Dosya Planı” alanından evrakın konusuna uygun dosya plan kodu seçilir. “Dosya Planı” alanında bulunan seç butonuna basılarak açılan sayfada “Arama Kriteri” alanından dosya plan adı yazılarak ya da satır başında bulunan bulunan “+” şeklindeki ikonlara basılarak alt kırılımlara ulaşılır. Seçilmek istenilen dosya plan adına çift tıklanarak ya da sağ altta buluna “Seçileni Kullan” butonu ile seçim onaylanır.
Adım 4	“Konu” alanından gelen evraka ait konu bilgisi girilir. Bu alana istenir ise bilgi Dosya Kodu alanından da getirilebilir.
Adım 5	Evraka sistemde kayıtlı bir evrak ilgi tutulacak ise “İlgi (Seçerek)” alanında bulunan “+” şeklindeki buton yardımıyla seçim yapılır. “+” butonuna basıldığında açılan ekrana evraklar gelir ve satır başlarında bulunan seçim alanları işaretlenerek sağ alt bölümde bulunan “Seçilenleri Ekle” butonuna basılır. Seçilen evrakın yansıdığı görülür.
Adım 6	Evrak ilgisi sistemde kayıtlı değil ise ilgi alanına manuel yazılır.
Adım 7	“İçerik” alanına yazının ana metni girilir. Bu alanda içerik bilgisi birden fazla yöntem ile girilebilir. Yazı manuel olarak yazılabileceği gibi kopyalanabilir tüm ortamlardan Ctrl+C yöntemi ile kopyalanır ve Ctrl+V yöntemi ile yapıştırılır.
Adım 8	İçerik alanına eklenen içerik bilgisi sık kullanılan bir yazı ise “ + “ butonu ile kayıt altına alınabilir.
Adım 9	Kayıt adı girilerek şablon kaydedilir.
Adım 10	“+” butonunun altında bulunan buton yardımı ile kayıtlı içerik şablonlarının listesine ulaşılabilir.
Adım 11	Açılan ekranda aşağı doğru baka ok işaretine basıldığında gelen menüde; Detayları Görter: Kayıtlı şablona ait ön izleme oluşur Güncelleme: Kayıtlı şablon üzerinde kalıcı değişiklik yapılmasını sağlar. Sil: Kayıtlı şablonun silinmesini sağlar. Sağa doğru bakan ok ise şablonun içerik alanına yansımasını sağlar.
Adım 12	İmza Altı Açıklama alanı içerik alanı ile aynı özellikleri içermektedir. Evrak üzerinde imza alanı ile ekler alanı arasında çıkmaktadır.
Adım 13	Evrak üzerinde görülen ekler “Ek” alanına manuel olarak girilir.
Adım 14	Evraka ait gizlilik ve öncelik dereceleri “Gizlilik Durumu” ve “Aciliyet Durumu” alanlarından tanımlanır.
Adım 15	Ekler sekmesinden evraka ait ek bilgisi sistemde var ise “Evrak” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayardan ek seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak ek taratılabilir. “Evrak” butonu ile seçilen ek evrakı kaldırmak için; kaldırılacak evrak seçilir ve “İşaretlileri Çıkart” butonuna basılır. Aşağıda kalan mavi alanda tüm eklenen ekler görünür ve seçilen ekler kendi aralarında sıralanabilir, imzalanması istenmeyen eklerin işareti kaldırılabilir. İşaretli ekler PDF oluşturulduğunda dosyaya eklenip imzalanacaktır.
Adım 16	İlgili Evrak sekmesinden evraka ait ilişkili belgeler bilgisi sistemde var ise “İlgili Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 17	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanından evrakı paraflayacak kullanıcılar seçilir.
Adım 18	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. “Beni Ekle” butonu ile kişi paraflayanlara kendini ekleyebilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir yada yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır. Eğer farklı birimden kullanıcı seçilecek ve seçilen paraf kullanıcılar koordinasyon olarak çıkmayacak ise “Koordinasyon Paraflarını Değiştir” alanı kullanılarak ilgili kullanıcıların işaretleri kaldırılmalıdır.
Adım 19	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanından evrakı imzalayacak kullanıcılar seçilir.
Adım 20	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir yada yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır. Sık kullanılan imzacı veya imza grubu kaydedilerek kullanıcı grubu oluşturulabilir. Kullanıcı grubu oluşturmak için “Kaydet” butonuna basılır, kaydedilen grup “Kullanıcı Grupları” alanında görülür.
Adım 21	“Şablon alanından yazılan evraka uygun şablon türü seçilir.
Adım 22	İmzalayacak kullanıcı ya da kullanıcılar birinin adına imzalayacaksa “Kimin Adına” alanından seçim yapılır.
Adım 23	“Şablon Ön İzleme” butonu ile evraka ait ön izleme görülebilir.
Adım 24	Kaydet butonu ile daha sonra işlem yapmak üzere evrak kaydedilir.
Adım 25	“Islak İmza İle Onaya Sun” butonu ile ıslak imza süreci başlatılıtır.
Adım 26	“E İmza İle Onaya Sun” butonu ile e-imza süreci başlatılır.
Adım 27	Kullanıcı Görevler portalından evraka giriş yapar. Açılan ekranda evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca meta alanlarından gönderilen makam alanından mercek şeklindeki butona basılarak dağıtım yapılacak birimler görülebilir.
Adım 29	Paraf reddedilecek ise “Açıklamanız” alanına bilgi girilmelidir. Reddedildikten sonra evrak kullanıcı önüne düzenleme yapabilmesi için tekrar açılır ve düzenleme yapıldıktan sonra “Yazan Kullanıcıya Gönder” butonuna basılır. Eğer yazan kullanıcı tarafından reddediliyor ise bu ekran görülmez.
Adım 29	Parafla butonuna basıldığında paraf atılmış olur.
Adım 30	İmzalayacak kullanıcı Ana Sayfa üzerinde bulunan Kategorik Görevlerim portalpartından ilgili görevi seçer.
Adım 31	Paraf ekranında olduğu gibi imza ekranında da evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca dağıtım butonu yardımı ile dağıtım yapılacak birimler görülebilir. Islak İmza süreci başlatılmış ise aşağıdaki gibi sayfa açılır;
Adım 32	E-İmza süreci başlatılmış ise aşağıdaki sayfa açılır; bu ekranda sol üst köşede görülen logo gelmemesi Java ile ilgili sorun yaşandığı anlamına gelmektedir. Logo gelmeden imza atılamaz.
Adım 33	İmza reddedilecek ise “Açıklamanız” alanına bilgi girilmelidir. Reddedildikten sonra evrak kullanıcı önüne düzenleme yapabilmesi için tekrar açılır ve düzenleme yapıldıktan sonra “Yazan Kullanıcıya Gönder” butonuna basılır. Arada bulunan paraf ve imza kullanıcılarına paraf ve imzaların kaldırıldığına dair mesaj gönderilir. Eğer yazan kullanıcı tarafından reddediliyor ise bu ekran görülmez.
Adım 34	İmzala butonuna basıldığında şifre ekranına geçiş yapılır. Bu ekranda Sertifika Bilgisi kontrol edilir ve şifre girişi sonrası imzala butonu ile imza atılmış olur. İmza sonrası sistem otomatik olarak ana sayfaya dönüş yapar.

KURUM DIŞI GİDEN EVRAK SÜRECİ

Adım No	Açıklama
Adım 1	Ana Sayfa >> Evrak Ekle >> Kurum Dışı Giden yolu izlenerek Kurum Dışı Giden Evrak Ekleme ekranına girilir.
Adım 2	“Evrakın Gittiği Yer” alanından evrakın nereye gideceği bilgisi seçilir.
Adım 3	Kamu kuruluşu seçilir ise açılan “Evrak Kurum/Birim Kodu” alanında bulunan seçim butonuna basılır. Açılan ekranda “Arama Kriteri” alanından kurum adı yazılarak ya da kurum adlarının önünde bulunan “+” şeklindeki ikonlara basılarak alt kırılımlaraulaşılır. Seçilmek istenilen kurum adına çift tıklanarak ya da sağ altta buluna “Seçileni Kullan” butonu ile seçim onaylanır.
Adım 4	“Kurum Dışı Dağıtım Planı” seçilirse Dağıtım Planı satırında bulunan “+” butonuna basılır ve Açılan pencerede gerekli bilgiler doldurulur.
Adım 5	Dağıtım Planı ekranında “Dağıtım Planı Adı” girilir. “Alıcı İsmi” alanına “Telefon Defteri”, “Kamu Kurumu”, ya da manuel olarak bilgi girilebilir. Bilgi girildikten sonra “Ekle” butonu ile satır oluşturulur. Giriş tamamlandıktan sonra İstenir ise daha sonra kullanılması için “Dağıtım Planı Olarak Kaydet” alanı işaretlenir ve “Kaydet” butonuna basılır.
Adım 6	“Konu” alanından gelen evraka ait konu bilgisi girilir.
Adım 7	“Dosya Planı” alanından evrakın konusuna uygun dosya plan kodu seçilir. “Dosya Planı” alanında bulunan seç butonuna basılarak açılan sayfada “Arama Kriteri” alanından dosya plan adı yazılarak ya da satır başında bulunan bulunan “+” şeklindeki ikonlara basılarak alt kırılımlara ulaşılır. Seçilmek istenilen dosya plan adına çift tıklanarak ya da sağ altta buluna “Seçileni Kullan” butonu ile seçim onaylanır.
Adım 8	Evraka sistemde kayıtlı bir evrak ilgi tutulacak ise “İlgi (Seçerek)” alanında bulunan “+” şeklindeki buton yardımıyla seçim yapılır. “+” butonuna basıldığında açılan ekrana evraklar gelir ve satır başlarında bulunan seçim alanları işaretlenerek sağ alt bölümde bulunan “Seçilenleri Ekle” butonuna basılır. Seçilen evrakın yansıdığı görülür.
Adım 9	Evrak ilgisi sistemde kayıtlı değil ise ilgi alanına manuel yazılır.
Adım 10	“İçerik” alanına yazının ana metni girilir. Bu alanda içerik bilgisi birden fazla yöntem ile girilebilir. Yazı manuel olarak yazılabileceği gibi kopyalanabilir tüm ortamlardan Ctrl+C yöntemi ile kopyalanır ve Ctrl+V yöntemi ile yapıştırılır.
Adım 11	İçerik alanına eklenen içerik bilgisi sık kullanılan bir yazı ise “ + “ butonu ile kayıt altına alınabilir.
Adım 12	Kayıt adı girilerek şablon kaydedilir.
Adım 13	“+” butonunun altında bulunan buton yardımı ile kayıtlı içerik şablonlarının listesine ulaşılabilir.
Adım 14	Açılan ekranda aşağı doğru baka ok işaretine basıldığında gelen menüde; Detayları Görter: Kayıtlı şablona ait ön izleme oluşur Güncelleme: Kayıtlı şablon üzerinde kalıcı değişiklik yapılmasını sağlar. Sil: Kayıtlı şablonun silinmesini sağlar. Sağa doğru bakan ok ise şablonun içerik alanına yansımasını sağlar.
Adım 15	İmza Altı Açıklama alanı içerik alanı ile aynı özellikleri içermektedir. Evrak üzerinde imza alanı ile ekler alanı arasında çıkmaktadır.
Adım 16	Evrak üzerinde görülen ekler “Ekler” alanına manuel olarak girilir.
Adım 17	Evraka ait gizlilik ve öncelik dereceleri “Gizlilik Durumu” ve “Aciliyet Durumu” alanlarından tanımlanır.
Adım 18	Ekler sekmesinden evraka ait ek bilgisi sistemde var ise “Ek Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 19	İlgili Evrak sekmesinden evraka ait ilişkili belgeler bilgisi sistemde var ise “İlgili Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 20	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanından evrakı paraflayacak kullanıcılar seçilir. Eğer farklı birimden kullanıcı seçilecek ve seçilen paraf kullanıcılar koordinasyon olarak çıkmayacak ise “Parafta Koord. Gözükmesin” alanı işaretlenmelidir.
Adım 21	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. “Beni Ekle” butonu ile kişi paraflayanlara kendini ekleyebilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir yada yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır.
Adım 22	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanından evrakı imzalayacak kullanıcılar seçilir. Eğer Başkan veya Daire Başkanı adına imza atılacaksa “Kimin Adına” alanından seçim yapılmalıdır.
Adım 23	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir yada yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır.
Adım 24	Şablon Ön İzleme butonu ile evraka ait ön izleme görülebilir.
Adım 25	Kaydet butonu ile daha sonra işlem yapmak üzere evrak kaydedilir.
Adım 26	“E İmza İle Onaya Sun” butonu ile paraf ve imza süreçleri başlatılacaktır.
Adım 27	Kullanıcı Görevler portalından evraka giriş yapar. Açılan ekranda evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca meta alanlarından gönderilen makam alanından mercek şeklindeki butona basılarak dağıtım yapılacak birimler görülebilir.
Adım 28	Paraf reddedilecek ise “Açıklama” alanına bilgi girilmelidir.
Adım 29	Parafla butonuna basıldığında paraf atılmış olur.
Adım 30	İmzalayacak kullanıcı Ana Sayfa üzerinde bulunan Görevlerim portalpartından ilgili görevi seçer.
Adım 31	Paraf ekranında olduğu gibi imza ekranında da evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca dağıtım butonu yardımı ile dağıtım yapılacak birimler görülebilir. Bu ekranda sol üst köşede görülen logo gelmemesi Java ile ilgili sorun yaşandığı anlamına gelmektedir. Logo gelmeden imza atılamaz.
Adım 32	İmza reddedilecek ise “Açıklama” alanına bilgi girilmelidir. Reddedildikten sonra evrak kullanıcı önüne düzenleme yapabilmesi için tekrar açılır ve düzenleme yapıldıktan sonra “Yazan Kullanıcıya Gönder” butonuna basılır. Arada bulunan paraf ve imza kullanıcılarına paraf ve imzaların kaldırıldığına dair mesaj gönderilir. Eğer yazan kullanıcı tarafından reddediliyor ise bu ekran görülmez.
Adım 33	İmzala butonuna basıldığında şifre ekranına geçiş yapılır. Bu ekranda Sertifika Bilgisi kontrol edilir ve şifre girişi sonrası imzala butonu ile imza atılmış olur. İmza sonrası sistem otomatik olarak ana sayfaya dönüş yapar.

OLUR EVRAK SÜRECİ

Adım No	Açıklama
Adım 1	Ana Sayfa >> Evrak >> Giden Evrak>>Olur Evrakı >>Ekle yolu izlenerek Olur Evrakı Ekleme ekranına girilir.
Adım 2	“Evrakın Gittiği Yer” alanında “Kendi Birimim” seçili gelmektedir.
Adım 3	Evrakın başlığı olması için “Olur Hitabı” alanı seçilir.
Adım 4	“Konu” alanına evraka ait konu bilgisi girilir. Konu bilgisi Dosya Kodu alanından otomatik olarak da yansıtılabilmektedir.
Adım 5	“Dosya Planı” alanından evrakın konusuna uygun dosya plan kodu seçilir. “Dosya Planı” alanında bulunan seç butonuna basılarak açılan sayfada “Arama Kriteri” alanından dosya plan adı yazılarak ya da satır başında bulunan “+” şeklindeki ikonlara basılarak alt kırılımlara ulaşılır. Seçilmek istenilen dosya plan adına çift tıklanarak ya da sağ altta buluna “Seçileni Kullan” butonu ile seçim onaylanır.
Adım 6	Evrak ilgisi sistemde kayıtlı değil ise ilgi alanına manuel yazılır.
Adım 7	Evraka sistemde kayıtlı bir evrak ilgi tutulacak ise “İlgi (Seçerek)” alanında bulunan “+” şeklindeki buton yardımıyla seçim yapılır. “+” butonuna basıldığında açılan ekrana evraklar gelir ve satır başlarında bulunan seçim alanları işaretlenerek sağ alt bölümde bulunan “Seçilenleri Ekle” butonuna basılır. Seçilen evrakın yansıdığı görülür.
Adım 8	“İçerik” alanına yazının ana metni girilir. Bu alanda içerik bilgisi birden fazla yöntem ile girilebilir. Yazı manuel olarak yazılabileceği gibi kopyalanabilir tüm ortamlardan Ctrl+C yöntemi ile kopyalanır ve Ctrl+V yöntemi ile yapıştırılır. Diğer bir yöntem olarak, “Word İkonuna” tıklayıp arkasından yeşil ok’ a tıkladıktan sonra “Dosya Seç” butonuna tıklayarak bilgisayarınızdaki bir dokümanı yükleyebilirsiniz.
Adım 9	İçerik alanına eklenen içerik bilgisi sık kullanılan bir yazı ise “ + “ butonu ile kayıt altına alınabilir.
Adım 10	Kayıt adı girilerek şablon kaydedilir.
Adım 11	“+” butonunun altında ikon ile kayıtlı içerik şablonlarının listesine ulaşılabilir.
Adım 12	Açılan ekranda aşağı doğru bakan ok işaretine basıldığında gelen menüde; Detayları Göster: Kayıtlı şablona ait ön izleme oluşur Güncelleme: Kayıtlı şablon üzerinde kalıcı değişiklik yapılmasını sağlar. Şablonu Sil: Kayıtlı şablonun silinmesini sağlar. Sağa doğru bakan ok ise şablonun içerik alanına yansımasını sağlar.
Adım 13	İmza Altı Açıklama alanı içerik alanı ile aynı özellikleri içermektedir. Evrak üzerinde imza alanı ile ekler alanı arasında çıkmaktadır.
Adım 14	Evrak üzerinde görülen ekler “Ek” alanına manuel olarak girilir.
Adım 15	Evraka ait gizlilik ve öncelik dereceleri “Gizlilik Durumu” ve “Aciliyet Durumu” alanlarından doldurulur.
Adım 16	Ekler sekmesinden evraka ait ek bilgisi sistemde var ise “Ek Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 17	İlgili Evrak sekmesinden evraka ait ilişkili belgeler bilgisi sistemde var ise “İlgili Evrak Ekle” butonu ile sistemde bulunan evrak seçilir, “Gözat” butonu kullanılarak bilgisayarda bulunan bir evrak seçilebilir, ayrıca “Tara ve Ekle” butonu kullanılarak tarayıcı ara yüzüne ulaşılarak evrak taratılabilir.
Adım 18	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanından evrakı paraflayacak kullanıcılar seçilir.
Adım 19	“Paraflayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. “Beni Ekle” butonu ile kişi paraflayanlara kendini ekleyebilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir yada yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır.
Adım 20	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanından evrakı imzalayacak kullanıcılar seçilir.
Adım 21	“İmzalayacak Kullanıcılar” alanında seç butonuna basılarak açılan pencereden Birim ya da Unvan bazında arama yapılabilir. Sıralamada hata var ise alt bölümde bulunan yukarı aşağı butonları ile sıralama değiştirilebilir ya da yanlış seçilen kişi “x” butonu ile silinebilir. Seçim işlemi tamamlandığında “Seçilenleri Kullan” butonu ile işlem tamamlanır.
Adım 22	“Şablon” alanından yazılan olura uygun şablon seçimi yapılmalıdır.
Adım 23	Şablon Ön İzleme butonu ile evraka ait ön izleme görülebilir.
Adım 24	Kaydet butonu ile daha sonra işlem yapmak üzere evrak kaydedilir.
Adım 25	“E İmza İle Onaya Sun” butonu ile paraf ve imza süreçleri başlatılacaktır.
Adım 26	Kullanıcı Görevler portal partından evraka giriş yapar. Açılan ekranda evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca meta alanlarından gönderilen makam alanından mercek şeklindeki butona basılarak dağıtım yapılacak birimler görülebilir.
Adım 27	Paraf reddedilecek ise “Açıklama” alanına bilgi girilmelidir. Reddedildikten sonra evrak kullanıcı önüne düzenleme yapabilmesi için tekrar açılır ve düzenleme yapıldıktan sonra “Yazan Kullanıcıya Gönder” butonuna basılır. Eğer yazan kullanıcı tarafından reddediliyor ise bu ekran görülmez.
Adım 28	Parafla butonuna basıldığında paraf atılmış olur.
Adım 29	İmzalayacak kullanıcı Ana Sayfa üzerinde bulunan Kategorik Görevlerim portal partından ilgili görevi seçer.
Adım 30	Paraf ekranında olduğu gibi imza ekranında da evraka ön izleme yapılabilir, ayrıca dağıtım butonu yardımı ile dağıtım yapılacak birimler görülebilir. Bu ekranda sol üst köşede görülen Envision logosunun gelmemesi Java ile ilgili sorun yaşandığı anlamına gelmektedir. Logo gelmeden imza atılamaz.
Adım 31	İmza reddedilecek ise “Açıklama” alanına bilgi girilmelidir. Reddedildikten sonra evrak kullanıcı önüne düzenleme yapabilmesi için tekrar açılır ve düzenleme yapıldıktan sonra “Yazan Kullanıcıya Gönder” butonuna basılır. Arada bulunan paraf ve imza kullanıcılarına paraf ve imzaların kaldırıldığına dair mesaj gönderilir. Eğer yazan kullanıcı tarafından reddediliyor ise bu ekran görülmez.
Adım 32	İmzala butonuna basıldığında şifre ekranına geçiş yapılır. Bu ekranda Sertifika Bilgisi kontrol edilir ve PIN Kodu girişi sonrası imzala butonu ile imza atılmış olur. İmza sonrası sistem otomatik olarak ana sayfaya dönüş yapar.

KURUM İÇİ GELEN EVRAK SÜRECİ

Adım No	Açıklama
Adım 1	Kurum İçi Giden Evrak kayıt işlemi yapıldıktan sonra evrak E-imza için onaya sunulur. İmzalayacak kullanıcı imzaladıktan sonra evrak Kurum İçi Gelen Evraka dönüşür ve ilgili birim ve kullanıcının ekranında görülür.
Adım 2	Gelen evrak ilgili görev kullanıcısı tarafından açılır. Görevi alan kullanıcı evrak ile ilgili aşağıda bulunan seçenekleri kullanarak görevi tamamlayabilir.
Adım 3	Evrakı Sonlandır: Gelen evrak üzerinde herhangi bir işlem yapılmazsa evrak dosya planındaki ilgili klasöre kaldırılmış olur.
Adım 4	Cevap Yaz: Evraka cevap yazısı yazılacaksa cevap oluştur seçeneğine tıklanır. Giden Evrak sayfası açılır ve cevap evrakı yazılır.
Adım 5	Alt Birimlere & Personele Sevk Et : Bu seçeneği kullanarak açılan sevk ekranı üzerinden gelen evrakı birim ve personele sevk edebilirsiniz.
Adım 6	Amire Sevk Et: Bu seçeneği kullanarak gelen evrakı kullanıcı bigilerinde bulunan amire sevk edebilirsiniz.
Adım 7	Paraf Nüshası: Gelen Evrakı PDF formatında ön izlemesini sağlar.
Adım 8	Vazgeç: Evrak üzerinde yapılan değişikleri kaydetmeden çıkar.
Adım 9	Kaydet: Evrak üzerinde yapılan değişikleri kayıt eder. Not: Herhangi bir sevk ve dağıtım işlemini başlatmaz.
Adım 10	Evrakı alan kullanıcı evrakı İlgili Birim veya Amire Sevk Et işlemi kullanması durumunda evrakın alıcılarında görevlerim kısmında görülecektir.
Adım 11	Gelen görev ile ilgili evrakı alan kullanıcı Alt Birim ve Personele Sevk , Amire Sevk Et ,Cevap Yaz ve Evrakı sonlardırma işlemlerini yapabilir.
Adım 12	Alt Birimlere & Personele Sevk Et : Bu seçeneği kullanarak açılan sevk ekranı üzerinden gelen evrakı birim ve personele sevk edebilirsiniz.
Adım 13	Amire Sevk Et: Bu seçeneği kullanarak gelen evrakı kullanıcı bigilerinde bulunan amire sevk edebilirsiniz.
Adım 14	Cevap Yaz: Evraka cevap yazısı yazılacaksa cevap oluştur seçeneğine tıklanır. Giden Evrak sayfası açılır ve cevap evrakı yazılır.
Adım 15	Evrakı Sonlandır: Gelen evrak üzerinde herhangi bir işlem yapılmazsa evrak dosya planındaki ilgili klasöre kaldırılmış olur.

KURUM DIŞI GELEN EVRAK SÜRECİ

1. 
   Gelen Evrakın Kaydedilmesi
   

Madde	Açıklama
Adım 1	Kurum dışından gelen evrak Rektörlük veya ilgili biriminlerde bulunan evrak kayıt personelleri tarafından kurumun işleyişine göre,Yazı İşleri Müdürüne yada Genel Sekretere sevk edilmesi seçenekleri ile kaydetme işlemleri yapılır.

2. 
   Yazı İşleri Müdürü Tarafından Yapılan İşlemler.
   

Madde	Açıklama
Adım 1	Yazı işleri müdürü kendisine gelen evrak ile ilgili bilgileri ‘‘görevlerim’’ portalından seçerek ,kenisine verilmiş yetkiler doğrultusunda evrak ile ilgili işlemleri yapabilir.
Adım 2	Dağıtılacak Birimleri Seçme (Sevk Edilecek Birimler): Yazı işleri müdürü gelen evrakın içerik bilgilerine göre sevk yapılacak birim ve kişi bilgilerini belirterek,kendisinden sonra sevk edilen amiri tarafından sevk yapılacak birim ve kişi bilgilerini hazırlamış olur.
Adım 3	İade Et: Gelen evrak ile ilgili eksik ve hatalı bir durum var ise oluşturan kişeye iade edilmesi için kullanılır.
	Diğer sevk süreçleride kullanılarak evrakın ilgili seçeneklere sevk edilmesi işlemleri yapılır.Genel Sekreter Yardımcısı,Genel Sekretere sevk etme

3. 
   Genel Sekreter Tarafından Yapılacak İşlemler.
   

Madde	Açıklama
Adım 1	Genel Sekreter gelen evrak ile ilgili kendisinde bulunan yetkilere göre işlemlerini yapabilir.
Adım 2	Evrakı Sonlandır: Gelen evrak üzerinde herhangi bir işlem yapılmazsa evrak dosya planındaki ilgili klasöre kaldırılmış olur.
Adım 3	Cevap Yaz: Evraka cevap yazısı yazılacaksa cevap oluştur seçeneğine tıklanır ve Kurum Dışı Giden Evrak sayfası açılır.
Adım 4	İade Et: Gelen evrak ile ilgili eksik ve hatalı bir durum var ise, yazı kendisine kim tarafından geldi ise ona iade edilmesi için kullanılır.
Adım 5	Evrakı Personellere- Birimlere Sevk Et: Kişi ve birimlere sevk edilmesi durumunda kullanılır.

ARAMALAR

Aramalarda, kullanıcının parafladığı, imzaladığı, oluşturduğu, kendisine sevk edilen, gelen, reddedilen, iade edilen evraklar arayıp bulunabilir.