Hujjatlar ob'ekt Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazishni tashkil etish

Ma'lumotlar xavfsizligi
Ma'lumotlar xavfsizligi har qanday hujjatlarni boshqarish tizimining muhim qismidir. 2019 yilda TechRepublic xabariga ko'ra, qoidabuzarliklar soni 54 foizga oshgan, ularning 89 foizi tashqi hujumlardir.
Raqamli shaklga o'tadigan korxonalar soni tobora ko'payib borayotganligi sababli, ko'proq mijozlar o'zlari ish yuritadigan kompaniyalarga shaxsiy shaxsiy ma'lumotlarni ishonib topshirmoqdalar. Sizning tashkilotingiz mijozlar ma'lumotlarining xavfsizligi va buzilishlardan himoyalanganligi uchun javobgardir. Shifrlash va moslik vositalari, avtomatik yangilanishlar, ma'lumotlarning ortiqcha va zaxira nusxalarini taqdim etadigan hujjatlarni boshqarish xizmatlarini qidiring.
Hujjatlarni ekspertizada o’tkazish deganda ularning ilmiy qimmatini aniqlash va davlat arxivlari uchun tanlab olish bilan bog’liq ishlar tushuniladi. Ekspertiza arxivshunoslikning eng muhim va mas’usliyatli ishlaridan biridir. Ekspertiza jarayonida hujjatlarning tarixiy manba sifatidagi ahamiyati aniqlanadi. Shu asnoda davlat arxivlariga yangi hujjatlar tanlab olinadi va O’zR MAF shakllanib boradi.
Ma’lumot manbai bo’lgan hujjatlarning nihoyatda xilma-xilligi ularni ekspertizadan o’tkazishni taqozo etadi. Ayrim hujjatlar jamiyatning siyosiy, ilmiy va madaniy hayoti haqida, xalq xo’jaligining taraqqiyoti, davlat apparatining faoliyati to’g’risida va boshqa masalalarga doir qimmatli ma’lumotlar beradi. Ular ijtimoiy hayotning turli sohalarini o’rganish uchun manba bo’lib xizmat qiladi. Boshqa hujjatlarning ma’lumotlari esa tor amaliy maqsadlar doirasidan chiqmaydi. Bu hujjatlar ayrim ma’muriy, tashkiliy va xo’jalik masalalarini aks ettirgan holda, asosan muassasaning operativ faoliyatini ta’minlashga qaratilgandir. Ular tarixiy manba sifatida muhim ahamiyatga ega emas. Shunday hujjatlar ham borki, ular bir necha kun davomida o’z ahamiyatini yo’qotadi. Shuning uchun ham hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish shart. Ekspetizaning asosiy maqsadi qaysi hujjatlar davlat, fan, jamiyat hamda fuqarolarni kerakli ma’lumotlar bilan to’laroq ta’minlashini aniqlashdan iboratdir. Ekspertiza jarayonida hujjatlarni arxivlarda saqlash muddatlari ham belgilanadi. Qimmatli ma’lumotlar manbai bo’lgan muhim hujjatlar muassasa arxivlarida ma’lum muddat davomida saqlangandan so’ng doimiy saqlash uchun davlat arxivlariga topshiriladi. Muhim bo’lmagan hujjatlar esa belgilangan muddat davomida muassasa arxivlarida saqlanadi, so’ngra yo’q qilib yuboriladi.
Muassasa va tashkilotlarda qimmatli ilmiy ma’lumotlarga ega bo’lgan hujjatlar nisbatan oz qismni tashkil etadi. Ekspertiza chog’ida avvalo ilmiy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatarni aniqlash va saralab olishga e’tibor beriladi.
Ekspertizaning birinchi va eng asosiy vazifasi – qaysi hujjatlar qimmatli ma’lumotlarga ega ekanligini aniqlash va ularni davlat arxivlariga topshirishdan iboratdir. Demak, ekspertizaning bu vazifasi davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish bilan bog’liqdir. Hujjatlarni saralash chog’ida hujjat qaysi davlat arxiviga yuborilishi va qaysi fondda saqlanishi ham aniqlanadi. Boshqacha qilib aytganda, ekspertiza jarayonida har bir davlat arxivining yo’nalishini e’tiborga olgan holda ular saqlanayotgan fondlarning hujjatlar tarkibi aniqlanadi.
Ekspertizaning ikkinchi vazifasi – hujjatlarni saqlash muddatini belgilashdir. Bu qiyin vazifa emas. Odatda, hujjatlar uzoq muddat yoki doimiy saqlanishi kerak bo’lgan va qisqa muddat davomida saqlanishi lozim bo’lgan guruhlarga bo’linadi. Hujjatlarni saqlashning aniq muddatlarini belgilash chog’ida tashkilotning manfaatlari, mavjud nizomlar va yo’riqnomalar hamda arxivlar va muassasalarning hujjatlardan foydalanish borasidagi ko’p yillik tajribalari hisobga olinadi.
Ekspertizaning uchinchi vazifasi – hujjatlarni saqlanish darajasini aniqlash, ularning ayrimlari yaroqsiz holga kelgan taqdirda arxiv fondidagi bu kemtiklikni qoplash yo’llarini topishdir. Ekspertiza jarayonida arxiv fondi tarkibida qanday hujjatlar yetishmayotganligi aniqlanadi hamda qaysi fonddagi shunga o’xshash hujjatlar bilan uni to’ldirish masalasi hal etiladi (Shuni e’tiborga olish kerakki, ko’p hollarda bitta hujjatning nusxalari bir vaqtning o’zida bir necha fondlar tarkibida saqlanishi mumkin).
Hujjatlar boshqa maqsadda ham ekspertizadan o’tkazilishi mumkin. Hujjatlarni nashrga tayyorlash chog’ida, turli ma’lumotnomalar (ro’yzatlar, tavsifnomalar, kataloglar, yo’lko’rsatkichlar) yaratishda, mikrofilpmlashtirish uchun saralab olish paytida ekspertiza qilinadi. Hujjatlar bir arxivdan boshqa arxivga o’tkazilgan holatda ham ekspertizada o’tkaziladi. Bunday paytda hujjatlar ularni qabul qilib olayotgan arxivning sohasiga to’g’ri kelishi yoki kelmasligi aniqlanadi. Arxivlar uchun sotib olinayotgan yangi hujjatlar ham ekspertizada o’tkazilishi shart. Arxivlar, muzeylar, kutuxonalar, odatda, yangi hujjatni sotib olish chog’ida ularning qiymatini aniqlash maqsadida har tomonlama o’rganib chiqadilar.
Ekspertiza jarayonida shu narsani yodda tutish kerakki, yo’q qilingan hujjatni qayta tiklash qiyin ishdir. Ko’p hollarda esa ularni qayta tiklash umuman mumkin emas. Shuning uchun hujjatlarni davlat asroviga olish ishlari puxta yo’lga qo’yish zarur. Shu bilan birga ikkinchi va uchinchi darajali hujjatlarni doimiy saqlash uchun qoldirish ham maqsadga muvofiq emas. Ayniqsa hujjatlarning miqdori keskin oshib borgan hozirgi davrda bunga yo’l qo’ymaslik kerak. Shu boisdan ekspertizaning muhim vazifalaridan biri – bu saqlanadigan hujjatlar miqdorini kamaytirishga erishishdan iboratdir. Ayni paytda davlat uchun, fan uchun muhim ma’lumot beruvchi hujjatlarni esa yo’qotmaslik vazifasi ham g’oyat muhimdir.
Shunday qilib, ekspertiza jarayonida arxivshunoslar, tarixchilar, manbashunoslar va boshqa soha mutaxassislari birgalikda davlat arxiv fondini optimal hajmini saqlash kabi muhim ilmiy vazifani to’g’ri hal etishlari talab qilinadi.
Hujjatlarni ilmiy qiymatini aniqlash jarayonida tarixiylik, yaxlitlik va hartomonlamalik tamoyillariga amal qilinadi. Tarixiylik tamoyili har bir hujjatni ma’lum tarixiy davr mahsuli sifatida baholashni, shuningdek, bu hujjatga nafaqat hozirgi kun, balki kelajak nuqtai nazaridan qarashni taqozo etadi. Ekspertizada nisbatan murakkab bo’lgan tamoyil – bu hartomonlamalik tamoyilidir. Mazkur tamoyilga binoan hujjatning mazmunini turli tomonlar (nuqtai nazar) dan tahlil qilish lozim. Masalan, konkret bir hujjat bir vaqtning o’zida ham tarix, ham adabiyot tarixi, ham san’at tarixi haqida ma’lumot berishi inobatga olinishi kerak. Hujatning ilmiy ahamiyati ba’zan uning qaysi tilda bitilganligi, qanday materialga yozilganligi (pergament, qog’oz va h.), hujjatdagi rasmlar yoki uning chekkasiga bitilgan qaydlar bilan ham belgilanishi mumkin. Demak, ekspertiza qilish chog’ida shularning hammasini e’tiborga olish shart. Ekspertizada yaxlitlik tamoyili keng ravishda qo’llaniladi. Buning ma’nosi shuki, hujjatlar bir-biridan alohida tarzda emas, balki muassasa faoliyati davomida yaratilgan boshqa hujjatlar bilan birgalikda baholanadi. Mazkur tamoyilning mantiqiy davomida sifatida ekspertiza ishlariga sistemali tarzda yondashishni ko’rsatib o’tish mumkin.
Ekspertiza tamoyillarini hisobga olgan holda hujjatlar qimmatini aniqlashning me’yorlarini ishlab chiqiladi. Me’yorlar deganda biz hujjatlar ilmiy qimmatini belgilab beradigan sifatlarni tushunamiz.
Ekspetizada matnli hujjatlarning qimmatliligini aniqlashning asosiy, keng ravishda qo’llaniladigan me’yorlari quyidagilardir:

• 
  Hujjatlarning mazmuni;
  
• 
  Fondni tashkil etuvchi, ya’ni tashkilot yoki muassasaning maqomi;
  
• 
  Hujjatlardagi ma’lumotning takrorlinishi;
  
• 
  Hujjatlarning paydo bo’lish vaqti va joyi.
  

Ekspertizada dastxatlilik, hujjatning yuridik kuchi, uning tashqi xususiyatlari (badiiy xususiyatlari, yozuv materiali va h.) singari me’yorlar ham ma’lum rolp o’ynaydi. Hujjatlarning paleografik xususiyatlari, qaysi tilada bitilganligi kabi me’yorlarni ham e’tibordan chetda qoldirmaslik kerak.
Ekspertiza ishlarida ko’rsatib o’tilgan me’yorlarning hammasi bir xilda qo’llanilmaydi. Ularning ayrimlari hujjatning xarakteridan qat’i nazar doimo hisobga olinadi. Hujjatlarning mazmuni, fondni tashkil etuvchi tashkilot yoki muassasaning maqomi ana shunday universal me’yorlar qatoriga kiradi. Bu me’yorlar barcha hujjatlarga nisbatan qo’llaniladi va ularning qiymatini aniqlashda muhim rolp o’ynaydi. Boshqa me’yorlar, jumladan, hujjatlarning paleografik, lisoniy va badiiy xususiyatlari esa asosan shaxsiy fondlar va qadimgi davr fondlarini ekspertizadan o’tkazishda qo’llaniladi.
Ekspertiza ishlarini sifati ko’pincha bu ishga jalb qilingan shaxslarning bilimi, malakasi va dunyoqarashiga bog’liqdir. Shunday ekan, ekspertlar bu ishda zarur bo’lgan bilimlarga ega bo’lishlari shart. Ekspertlar avvalo davlat muassasalari tarixini bilishlari zarur. Ular fondni tashkil etuvchi muassasaning vazifalari, funksiyalarini yaxshi bilishlari, bu muassasalar qaysi organlarga bo’ysunganligi, ularning boshqa tashkilotlar bilan aloqalari haqida yaxlit tasavvurga ega bo’lishlari kerak.
Ekspertlar muassasa strukturasini, bu muassasa tarixidagi qayta tashkil etishlarni, mazkur muassasa tarkibiga kirgan bo’lim va boshqarmalarning funksiyalarini, muassasada yig’majildlarni shakllanishi usullarini yaxshi bilishlari lozim. Bunday ma’lumotlar muassasa faoliyatining asosiy yo’nalishlarini ikkinchi darajali vazifalaridan ajratib olish imkoniyatini beradi. Bu bilimlar hujjatlarni ilmiy jihatdan qimmatli bo’lgan guruhga va vaqtinchalik ahamiyatga ega bo’lgan guruhga bo’lish ishini osonlashtiradi.
Hujjatlar qimmatini ekspertiza qilayotgan shaxs DAF hujjatlari tarkibini bilishi, jumladan qaysi hujjat qaysi arxivlarda saqlanishini yaxshi bilishi zarur. Aks holda davlat arxiviga qabul qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarni aniqlashda xatolikka yo’l qo’yilishi mumkin.
Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazish ishi bir necha bosqichda amalga oshiriladi. Birinchi bosqichda hujjatlar vujudga kelishi bilanoq ularning qiymatiga baho berilib, bu hujjatlarni saqlashning taxminiy muddatlari beligilanadi.
Ikkinchi bosqichda muassasa arxivlarida vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatldar yo’q qilinadi va davlat arxivlariga topshirilishi kerak bo’lgan hujjatlar saralab olinadi.
Uchinchi bosqichda doimiy saqlash uchun hujjatlar uzil kesil tanlab olinadi. Bu ish davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish jarayonida amalga oshiriladi. Bu bosqichda ekspertizaning vazifalari quyidagilardan iborat: tarmoqlararo dublikasiyalarga yo’l qo’ymaslik, arxiv fondining to’laligini ta’minlash va kerak bo’lganda ayrim yetishmayotgan hujjatlarni topish.
Ekspertizada arxiv fondlari xujjatlarini kompleks ravishda baholash muhimdir. Bu holda bir-biriga tashkiliy yo tarixiy jihatdan yangi bo’lgan fondlarning hujjatlari bir vaqtda ekspertizadan o’tkaziladi.
Ekspertiza ishlariga hujjatlar ro’yxati (perechenp) asos qilib olinadi. Bu ro’yxatda hujjatlarning nomi, ularni saqlash muddatlari, shuningdek davlat arxiviga o’tkazilishi shart bo’lgan hujjatlar ko’rsatib o’tiladi.
Hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilash ekspertizaning mas’liyatli ishlaridan biridir. Muassasalarda odatda ikki xil hujjatlar guruhi yig’iladi: 1) muassasaning o’zida yaratilgan hujjatlar; 2) boshqa tashkilotlardan olingan hujjatlar. Eng avvalo birinchi guruhga kirgan hujjatlarni saqlash muddatlarini aniqlash kerak. Chunki, shu guruh hujjatlari mazkur tashkilotning faoliyatini ochib beradi. Ular orasida mazkur muassasa faoliyati davomida yaratilgan qarorlar, bayonnomalar (protokollar), farmonlar, farmoyishlar, istiqbolli va yillik rejalar, hisobotlar, yo’riqnomalar, nizomlar, maromnomalar, ma’ruza, tavsiflar, qurilishlarning texnikaviy loyihalari, ilmiy asarlar, badiiy asarlar, kinos’yomkalar hamda audio- va videokassetalarning originallari va boshqalar ayniqsa muhimdir. Muassasaning asosiy faoliyati yuzasidan yuqori va quyi tashkilotlar rahbarlari bilan olib borilgan yozishmalar ham doimiy saqlanadigan hujjatlar qatoriga kiradi. Birinchi guruhga kiruvchi boshqa hujjatlar uchun esa vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi.
Ikkinchi guruh hujjatlari esa tamoman boshqacha yondashuvni talab qiladi. Bu guruh hujjatlari yuqori tashkilotlarning ijro etish uchun yuborgan hujjatlardan, quyi tashkilotlarning hisobot hujjatlaridan va mazkur muassasa bilan hamkorlik qilayotgan tashkilotlarning maktublaridan iboratdir. Bu hujjatlarning aksariyat ko’pchiligi uchun vaqtinchalik saqlash muddatlari belgilanadi. Bu muddatning uzoq yoki yaqin bo’lishi hujjatdagi ko’rsatmani bajarilishi yoki bu hujjatdan foydalanish vaqti bilan belgilanadi.
Hujjatlar qiymatini ekspertiza qilish ishlari ekspert komissiyalari va ekspert-tekshiruv komissiyalari zimmasiga yuklatiladi. Bu komissiyalar doimiy amal qiluvchi maslahat organlari hisoblanadi. Muassasalar va arxivlarda ekspert komissiyalari, arxivlarni boshqarish organlarida esa ekspert tekshiruv komissiyalari tashkil etiladi.
Muassasaning ekspert komissiyasi rahbarning buyrug’iga binoan eng malakali xodimlar hisobidan tashkil etiladi. Rais etib rahbar xodimlarning biri tayinlanadi. Muassaslarning ekspert komissiyalari har yili saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlarni va yo’q qilinishi lozim bo’lgan hujjatlarni aniqlaydilar. Doimiy va uzoq saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar talabga muvofiq ravishda rasmiylashtiriladi, yo’q qilinishi zarur bo’lgan hujjatlarga dalolatnoma tuziladi. Mazkur dalolatnomalarda ekspert komissiyasining tarkibi, yig’majildlarning sarlavhasi, ro’yxat tartibi, yo’q qilinishi kerak bo’lgan hujjatlarning miqdori ko’rsatiladi.

Arxivlardagi ekspert komissiyalarining vazifalari muassasa komissiyalariga nisbatan kengroqdir. Arxivlarning ekspert komissiyalari arxiv sohasiga muvofiq ravishda saqlanishi kerak bo’lgan hujjatlar kategoriyasini aniqlaydi, fondlar tarkibining to’laligini belgilaydi va yetishmayotgan hujjatlarni topish uchun chora-tadbirlar ishlab chiqadi. Komissiya arxivga kelayotgan barcha hujjatlarni sinchiklab o’rganadi. Uning xulosasiga tayanib arxivlarga yangi hujjatlar qabul qilib olinadi. Ekspert-tekshiruv komissiyalari arxivlarni boshqarish muassasalari (respublika Bosh arxiv boshqarmasi, viloyat arxiv bo’limlari) qoshida tashkil etiladi. Ular muassasa va davlat arxivlarida ekspertizalar o’tkazish va arxivlar fondlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirish masalalari bo’yicha asosiy ilmiy-metodik markazlar vazifasini bajaradi. Ekspert tekshiruv komissiyalari arxivlar va muassasalardagi ekspert komissiyalari faoliyati ustidan nazorat qiladi.

O’zbekiston Respublikasi Bosh arxiv boshqarmasi huzurida tashkil etilgan Markaziy ekspert tekshiruv komissiyasi viloyatlar va respublika markaziy arxivlarida faoliyat ko’rsatayotgan ekspert komissiyalari ishini yo’naltiruvchi va nazorat qiluvchi organdir. Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi ekspertiza ishlarida va davlat arxivlarini to’ldirish jarayonida paydo bo’ladigan bahsli masalalarni hal etadigan oliy organ hisoblanadi.