İŞGÜzar yazişmalar fəNNİ ÜZRƏ kollokvium suallarinin cavablari

  

 Sual  4.  İşgüzar  əlaqələrdə  yazışmaların  rolu  və  əlamətləri  barədə  məlumat 

verin. 

Teleks, telefon, kompüter şəbəkəsi informasiyanın çatdırılmasında üstünlük 

əldə  etsə  də,  yazışma  işgüzar  əlaqələrin  ən  yayılmış  növüdür.  Reklam 

fəaliyyətində, 

kommersiya 

təkliflərinin 

çatdırılmasında 

adi 

məktub 

əvəzolunmazdır,  belə  ki,  bu,  şirkətin  tərəfdaşlarının  ilkin  xarakteristikasını  verə 

bilir.  

İşgüzar  yazışma  şirkət  və  onun  əməkdaşları  haqqında  təsəvvür  yaratmağa 

imkan  verir.  Şirkətin  etibarlı  olmasında  şübhə  yaratmamaq  məqsədi  ilə  məktub 

tərtib edilməlidir; zərf və kağız qüsursuz olmalıdır. 

Məktubları  sənədlərin  rəsmiləşdirmə  standartlarına  uyğun  tərtib  etmək  lazımdır. 

Amma  bunları  qaydalardan  kənar  çərçivədə,  özəl  üslubda  da  yazmaq  olar. 

Yazılanları göndərməkdən öncə diqqətlə yoxlamaq lazımdır ki, səhvlər olmasın.  

---

5 

 

Xidməti məktub kifayət qədər dəqiq, şərhsiz, əlavə sözlərsiz, emosiyalarsız tərtib 

olunmalıdır. Buna görə də işgüzar yazışmada şəxssix cümlələr üstünlük təşkil edir. 

Məsələn: «Sizin təkliflərə baxıb, hesab edirəm …» 

Dövlət standartlarına əsasən, sənəd insan tərəfindən yaradılmış, müəyyən zaman və 

məkanda ötürmək üçün maddi informasiya obyektidir.  

Sənədlərin əsas funksiyası-informasiya ötürməsidir.  

Əksər  hallarda  sənədləşdirmə  mütləqdir,  qanuni  nəzarət  və  qanuna  əsasən  uyğun 

möhkəmləndirmə   üsuludur.  

Hüquqi tərəfdən sənədlər hüquq formalarından biridir.  

Bir  sıra  sənədlər  hüquq  normalarını  və  hüquqi  münasibətləri  qoruyur, 

möhkəmləndirir    və dəyişdirir; digər  sənədlərin  hüquqi  gücü  var  və  məhkəmədə, 

notariatda, arbitrajda və s.-də bunlardan sübut kimi istifadə edilə bilər.  

İdarəetmənin bütün növləri sənədlərdə öz əksini tapır.  

Sənədləşdirmə idarəetmə fəaliyyəti ilə sıx əlaqəlidir və idarəetmə aparatında onun 

üzərində qoyulmuş funksiyaların reallaşdırılmasının idarəetmə üsuludur. 

Bəzi  idarəetmə  funksiyaları  (təşkilati-sərəncam,  uçot,  hesabat,  maliyyə  fəaliyyəti 

və  s.)  idarəetmə  aparatının  fəaliyyətində  olan  müəyyən  tipə  uyğun  olurlar.  Bu 

funksiyalar  idarə  və  firmalarda  qəbul  edilmiş  sənədlərdə  öz  əksini  tapır. 

Sənədləşdirmənin 

təkmilləşdirilməsinin 

mühüm 

istiqamətlərindən 

biri 

unifikasiyadır, yəni vahid sistemin mövcudluğudur.  

Sənədlər  poçt  vasitəsi  ilə  alına  bilər,  kuryer  (xidmətçi)  tərəfindən  çatdırıla  bilər, 

faks  və  elektron  poçtla  qəbul  edilə  bilər.  Sənədləri  alarkən  onların  düzgün 

çatdırılmasına  əmin  olmaq  lazımdır.  Səhv  alınmış  yazışma  göndərənə  qaytarılır. 

Zərf  açılandan  sonra  sənədin  və  əlavələrin  səhifələrinin  mövcudluğu  yoxlanılır. 

Faksla aparılan yazışma da analoji üsulla yoxlanılır.  

Əgər  sənədlər  poçtla  gəlibsə,  bütün  zərflər  açılır  (istisna  «şəxsi»  sözü  yazılan 

məktublardır).  Zərflər  açılandan  sonra  məhv  edilir  (istisna  –  vətəndaşların  şəxsi 

məktublarıdır, çünki geri ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir). 

Adətən  alınmış  məktub  ya  əllə,  ya  da  elektron  üsulla  möhürlənir.  Faksla  alınan 

sənədin alınma vaxtı göstərilir. Sənədlərin ilkin alınması icraçılar və şöbələr üçün 

qeydiyyatlı  və  qeyri-qeydiyyatlı  məktublara  ayrılır.  Rəhbərlərə  yalnız  idarənin 

---

6 

 

fəaliyyətinə  aid  olan,  ya  da  yeni  informasiya  daşıyan  məktublar  çatdırılır.  Qalan 

sənədlər  birbaşa  icraçı  mütəxəssislərə  verilir.  Sənədlərin  işlənməsi,  baxılması  və 

icraçılara çatdırılması dərhal, yəni daxil olunan gün həyata keçirilir. Əgər sənəd bir 

neçə  struktur  bölmələrə  və  altbölmələrə  çatmalıdırsa,  onların  surəti  çıxarılır. 

Xüsusi uçotda olan, məlumat məqsədi daşıyan (alınma üsulundan asılı olmayaraq) 

bütün məktublar qeydiyyatdan keçməlidir.  

Məktubların qeydiyyatı zamanı sənədlərdə aşağıdakılar yazılır: 



 

Alınma vaxtı 



 

Giriş № (indeks) 



 

Sənədin göndərilmə vaxtı 



 

Sənədin indeksi 



 

Müəllif (korrespondent) 



 

Başlıq 



 

Dərkənar 



 

İcra müddəti 



 

İcraçı  



 

İcra yolu (sənədin çatdırılması və icrası qeyd olunur) 



 

İşin sayı 



 

İcradan sonra sənədin yerləşdirilməsi ünvanı 

