Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

(i) Human relations : 
This means recognition of human values and treating office employees as
human beings and not merely as cogs in a machines. Human resources are the fundamental
resources of any business. An office manager is also a personnel manager. Human relations
include interviewing smoking, absences, grievances , discipline, functionality, dress, delegation,
training, motivating etc.
(ii) Work organisation and methods:
These relate to material resources. They include methods,
costing, organisation, checking on occurancy, stationary, office equipment and matching, physical
facilities in the office, work output, etc.,
8.15
FUNCTIONS OF OFFICE MANAGER:
Management is the planning, organising and controlling of the total business activities and the
directing or motivating(leading) of the people working in the organisation. So that the use of 6 “M”
s (money, men, material, machinery, methods and minutes ie., time) results in the efficient achieve-
ment of planned goals or objectives.
1. Planning of office activities :
In the first place an office manager or secretary sets out
objectives or goals in each area of office management. He will plan a suitable office layout and
necessary organisation structure. A plan of office organisation and management will deal with

---

8.6
Centre for Distance Education
Acharya Nagarjuna University
four basic factors – objectives, policies, organisation and operation.
2. Organising office work: 
This is the second managerial function of the secretary as an office
manager. He will analyses office activities. The work is classified or divided into manageable
activities. Then the activities are divided into manageable Jobs. Now these units of activities and
jobs are grouped into an organisation structure. Office management is not just planning. It in-
cludes breathing life into the plan. This is done by bringing together people, material and machines
in a proper relationship and all this must be done in time. This task is called organising, organisation
enables execution of plans.