Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

8.12 OFFICE MANAGEMENT :
To administer in ordinary sense of the term “an office is called office management. In
broder sense” To conduct, guide, and control the affairs of the organisation. With a view to achieve
the pre-determined objectives” is an office management. Office is required to maintain communi-
cation and also to arrange the transmission of both internal and external communication and some
times is also called upto to (1) select(ii) train (iii) place (iv) promote and (v) remarkable the office
personnel. An office is the nerve of the entire organisation from where originates all the decisions.

---

Principles of Management
Functional Areas of Management
8.5
8.13 OFFICE MANAGER:
The modern manager desires to make his decisions based on facts and not on hunch or
intuition. An office manager is incharge of organising sources in the form of men, money, materi-
als, machines and methods (Five M’s) in such a manner that the office can assure efficient
service to all other departments such as production, purchase, sales and finance. The office man-
ager is one who knows how to set other people’s heads, heart and hand at work, not only to his
profit but also to their profit. Management is an art of getting things done through and with other
people office work consists of collecting, processing, recording and communicating information in
a form and at a time and place in such a way that proper people receive accurate and timely
information when needed.
8.14 DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE OFFICE MANAGER
:
The office manager is important because he is a part of management. He is the head of
the administrative section. He is one of links in the chain of command from top management. He
is the head of the office organisation.
s
The duties and responsibilities of the office manager are as follows:
1. He has to see that office work is done properly. This involves supervision and control of
office staff.
2. He has to supervise and control all the sections in-charge of various office services viz.
mailing communications,filing, recording office stationary and supplies, etc.
3. He is the valuable advisor to the heads of other departments on planning and organising
their sectional clerical activities.
4. He should maintain up-to-date office manual of forms and procedures.
5. He should set the policies and procedures for all types of office activities.
6. He should be familiar with organisation and methods studies which can introduce improve-
ments and simplification in the office work.
7. He is incharge of selection and training of subordinates and office employees.
8. He must exercise due care relating to installation of office machines, their repairs and
maintains and replacement of machines where necessary.
In short, the office manager has two broad areas of responsibility.