Mavzu: Boshqarish faoliyatida qo’llaniladigan hujjatlarning asosiy turlari. Reja

Kadrlar xizmatida xujjatlar bilan ishlash tizimini takomillashtirish

Qoida bo‘yicha xodimlar hamda korxona yoki tashkilot asosiy faoliyati bo‘yicha buyruqlar alohida-alohida tartib raqamlari bilan chiqariladi.
Farmoyish kundalik ma‘muriy, moliyaviy, ishlab chiqarish-xo‘jalik masalalari bo‘yicha rahbar tomonidan yakka tartibda chiqariladigan huquqiy hujjat hisoblanadi. U joriy tezkor masalalar bo‘yicha qabul qilinishi sababli, amal qilish muddati odatda cheklangan bo‘ladi.
Farmoyishlarni chiqarishga xuddi buyruqlar chiqarish kabi talablar qo‘yiladi. Faqat mazkur hujjatda buyruqdagi „BUYURAMAN" so‘zi o‘rniga „ZIMMASIGA YUKLAYMAN", „TAVSIYA ETAMAN", „TAKLIF ETAMAN", „ZARUR DEB HISOBLAYMAN" so‘zlari ishlatiladi.
Farmoyish faqat farmoyish berish qismidan iborat bo‘lib, uning matni qoida buyicha quyidagilarni qamrab oladi:
—ijrochilarga aniq topshiriqlar;
—mas‘ul ijrochining ismi-sharifi;
—ijro etish muddati.
Qaror ijtimoiy mehnat, ishlab chiqarish-kadr, xo‘jalik masalalari bo‘yicha qabul qilinadigan kollegial organ hujjatidir. Uni tuzish uchun talablar farmoyish hujjatlariga oid talablar kabi bo‘lib, faqat unda „QAROR QILINDI", „QAROR QILADILAR" so‘zlari ishlatiladi. Qaror kollegial organ rahbari va a‘zolari yoki rahbar hamda kotib tomonidan imzolanadi.
Ma‘lumot-axborot hujjatlarida topshiriqlar berilmaydi. Ularning asosiy vazifasi boshqaruv tizimidagi ishlarning amaddagi ahvolidan xabardor qilish, boshqaruv qarorlari qabul qilishga qaratilgan ma‘lumotlarni taqdim etish, boshqaradigan va boshqariladigan tuzilmalar o‘rtasidagi aloqani ta‘minlashdir. Agar tashkiliy-farmoyish hujjatlari yuqoridan pastga yo‘naltirila-digan bo‘lsa, ma‘lumot-axborot hujjatlari, aksincha pastdan yuqoriga (tarkibiy bo‘linmadan korxona yoki tashkilot rahbariyatiga) yoki gorizontal yo‘nalishda (tarkibiy bo‘linmalararo va xizmatlararo, mansabdor shaxslar o‘rtasida) harakatda bo‘ladi.
Boshqaruv jarayonining murakkabligi va serqirraligiga muvofiq ravishda idoraviy ish yuritish qog‘ozlari, hujjatlar ham xilma xil va miqdori juda ko‘p. Hujjatlarning maqsadi, yo‘nalishi, hajmi, shakli va boshqa bir qator sifatlari ham turlichadir.
Kadrlar xizmatida ish yuritishdagi hujjatlar eng avvalo tuzilish o‘rniga ko‘ra tasnif qilinadi. Bu jihatdan hujjatlar ichki va tashqi turlarga ajratiladi. Ichki hujjatlar ayni muassasaning o‘zida tuziladigan va shu muassasa ichida foydalaniladigan hujjatlardir, muayyan muassasaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladiganlari esa tashqi hujjatlardir.
Hujjatlar mazmuniga ko‘ra 2 turga bo‘linadi: 1) sodda hujjatlar – muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi; 2) murakkab hujjatlar – ikki yoki undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko‘ra, xizmat yoki rasmiy hujjatlar va shaxsiy hujjatlarga ajratiladi. Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko‘ra muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo‘lsa, shaxsiy hujjatlar yakka shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalalarga tegishli bo‘ladi (masalan, shaxsiy ariza, shikoyat va h.k.).
Ma‘lumki, har qanday hujjat muayyan axborotni u yoki bu tarzda ifodalash uchun xizmat kiladi.
Hujjatshunoslikda ish yuritishdagi hujjatlar quyidagicha tasniflanadi:
1. Boshqaruv axborotining sifatiga ko’ra
• kirim;
• chiqim.
2. Faoliyat turiga ko‘ra
• ma‘muriy va umumiy savollar bo‘yicha;
• moliyaviy-hisob jarayonlari;
• ta‘minot va savdo bo‘yicha;
• personal xodimlar bo‘yicha.
3. Mazmuniga ko‘ra;
• sodda hujjatlar;
• murakkab hujjatlar.
4. Yaratilish davriga ko‘ra
• ichki hujjatlar;
• tashqi hujjatlar.
7. Belgisiga ko‘ra
• qoralama;
• asl nusxa;
• nusxa;
• erkin nusxa;
• ko‘chirma;
• ikkinchi nusxa.
8. Mazmun bayonining shakliga ko‘ra
• shaxsiy hujjatlar;
• qolipli hujjatlar;
• namunali hujjatlar.
9. Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko‘ra
• xizmat yoki rasmiy hujjatlari;
• xususiy hujjatlar.
10. Bajarilish muddatiga ko‘ra
• shoshilinch hujjatlar
• noshoshilinch hujjatlar.
11. Mamuriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqeiga ko‘ra
• tashkiliy hujjatlar;
• farmoyish hujjatlari;
• ma‘lumotsimon axborot hujjatlari;
• hizmat yozishmalari.
Ichki hujjatlar - ayni muassasaning o‘zida tuziladigan va shu muassasa ichida foydalaniladigan hujjatlardir.
Tashqi hujjatlar - muayyan muassasaga boshqa tashkilot yoki ayrim shaxslardan keladigan hujjatlardir.
Sodda hujjatlar - muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi.
Murakkab hujjatlar - ikki yoki undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir andozada bo‘lmasligi hususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir. Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo‘lsada, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo‘ladi.
Namunaviy hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog‘lik, bir-biriga o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi.
Qolipli hujjatlar odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish kog‘ozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi. Yangi o‘zgarmas va o‘zgaruvchi axborotlar shuning uchun bu turdagi hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Shu o‘rinda aytish kerakki, hujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo‘llaridan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi.
Qolipli hujjatlarga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi malumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safarlari guvohnomalari va boshqa ko‘plab hujjatlarni kiritish mumkin.
Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko‘ra muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo‘lsa, shaxsiy hujjatlar yakka shaxslar tomonidan yozilib ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘lik masalalarga tegishli bo‘ladi.
Asl nusxa xar qanday hujjatning asli, birinchi rasmiy nusxasidir. Asl nusxaning aynan qayta ko‘chirilgan shakli nusha deb yuritiladi, odatda nusxaning o‘ng tomonidagi yuqoridagi burchagiga nusha degan belgi qo‘yiladi.
Hujjatchilikda shuningdek aynan va erkin nusxalar ham farqlanadi. Aynan asl nusxaning barcha xususiyatlarini hujjat zaruriy qismlarining joylashishi mavjud shakliy belgilar matndagi bosma, yozma xarf shakllari va shu kabilarni aniq va to‘liq aks ettiradi. Erkin nusxada esa hujjatdagi axborot to‘laligicha ifodalansada, bu nusxa tashqi xususiyatlari jihatidan bevosita muvofiq kelmaydi, ya‘ni erkin nusxada asl nusxadagi muhr o‘rniga «muhr» deb, imzo o‘rniga «imzo» deb, gerb o‘rniga «gerb» deb yozib qo‘yiladi. Ba‘zan muayyan hujjatga to‘lasiga emas, balki uning bir qismiga ehtiyoj tug‘iladi. Bunday hollarda hujjatdan nusxa emas, balki ko‘chirma olinadi. Asl nusha yuqolgan hollarda hujjatning ikkinchi nusxasi beriladi, ikkinchi nusxa asl nusxa bilan bir xil huquqiy kuchga egadir.
Tashkiliy hujjatlar mazmunan tashkilot, muassasa va korxonalarning huqukiy maqomi, tarkibiy tarmoqlari va xodimlari, boshqaruv jarayonining borishida jamoa ishtirokining qayd qilinishi, boshqa tashkilotlar bilan aloqalarning xuquqiy tomonlari kabi masalalarini aks ettiradi. Nizomlar, yo‘riqnomalar, majlis bayonlari, shartnomalar ana shunday tashkiliy hujjatlar jumlasiga kiradi.
Ma‘lumotsimon axborot hujjatlari ancha katta guruhni tashkil qiladi, bunday hujjatlarning ish yuritish jarayonidagi ishtiroki ham juda faol. Bu guruh dalolatnoma, ma‘lumotnoma, ariza, tushuntirish xati, hisobot, ishonchnoma, tavsifnoma kabi hujjatlarni o‘z ichiga oladi.

3.