Mazkur huquqiy hujjat muayyan muassasa oldida turgan asosiy va kundalik vazifalami hal qilish maqsadida qo‘llanadi

B A Y O N N O M A
Turli yigilish, kengash va boshqa tur anjumanlaming borishini, majlis qatnashchilarining chiqishlari va ular qabul qilgan qarorlami aniq, siqiq holda qayd qiluvchi rasmiy hujjat. U voqelikning o4mi, vaqti va holati haqida m a’lumot berish bilan birgalikda, qarorlaming to‘g‘ri qabul qilinganligini tekshirish va ulaming bajarilishini nazorat qilishga imkon beradi. Doimiy ish ko‘ruvchi organlar (ilmiy kengash, hay’at va boshqalar), shuningdek, vaqtinchalik ish ko‘ruvchi organlar (konferensiyalar, yig‘ilishlar, anjumanlar, komissiyalar) faoliyatlarida, albatta, bayonnoma yozilishi kerak. Bayonnomani yozishni tashkil qilish kotibning asosiy vazifalaridan biridir. Bayonnoma turli organlaming doimiy kotiblari tomonidan tuziladi varasmiylashtiriladi. Vaqtinchalik ish ko‘ruvchi organlar majlislarida esa yig4ilish jarayonida saylangan kotib ay nan shu ishni bajaradi. Bayonnomada o4z aksini topgan axborotlaming aniqligi uchun butun mas’uliyat va javobgarlik majlis raisi va kotibi zimmasiga yuklatiladi. Bayonnoma yozib olinishiga ko‘ra, qisqa, to‘liq, stenografik, fonografik, konspektiv shakllarda bo4lishi mumkin. Qisqa bayonnomada faqatgina kun tartibi, ma’ruzachi va muzokarada qatnashuvchilar familiyasi va qabul qilingan qaror ko4rsatiladi. Ularda ma’ruzalar mazmuni batafsil bayon qilinmaydi. Bunday bayonnomalar masalaning muhokama qilinishi haqida to4liq tasawur bera olmaydi. Shu nuqtayi nazardan yig‘ilishda so4zga chiqqan barcha qatnashchilaming bayon qilgan fikr va mulohazalarini qamrab olgan t o 4 liq m a j 1 i s bayonnomasi afzaldir. Majlis bayonnomasining to4 liq 218 Вауоппота shakli faqat yigMlish xususida emas, balki o‘sha jamoaning faoliyati to‘g‘risida ham fikr yuritishga imkoniyat beradi. Y igilish stenografiya usulida (stenografik) yoki diktofon yordamida yozib olinayotgan (fonografik) bo‘lsa, qisqa bayonnoma tuzilib, stenogramma rais va kotib tomonidan imzolanadi va asosiy bayonnomaga ilova qilinadi. Bayonnomaning asosiy zaruriy qismlari: 1. Muassasa nomi. 2. Sarlavha (bamaslahat ish ko‘ruvchi organ yoki yig‘ilishning nomi). 3. Hujjatning nomi (Bayonnoma). 4. Yig‘ilish sanasi. 5. Shartli raqami. 6. Yig‘ilish joyi. 7. Tasdiqlash ustxati (agar bayonnoma tasdiqlanishi zarur bo‘lsa). 8. Yig‘ilish raisi va kotibining familiyasi. 9. Matn: a) qatnashuvchilar ro‘yxati yoki soni; b) kun tartibi; d) eshitildi; e) so‘zga chiqdilar; f) qaror qilindi. 10. Ilovalar (agar ular mavjud bo‘lsa). 11. Imzolar. Bayonnomani tuzishda ulaming huquqiy jihatdan to‘laqonliligini ta’minlash kerak. Buning uchun bayonnomada barcha asosiy zaruriy qismlar mavjud bo‘lishi, ular to‘g‘ri rasmiylashtirilishi lozim. Doimiy maslahat organi yig‘ilishining bayonnomasida yig‘ilishda ishtirok etuvchilar soni ko‘rsatilishi juda muhimdir, chunki bu huquqiy ahamiyatga ega. Majlis qarorlarini qabul qilish va uning qonumy bo‘hshi uchun ishtirokchilaming nizom bo‘yicha yetarli ekanligi (kvorum) asosiy shart hisoblanadi. 219 Ma ’lumot-axborot hujjatlari M a’muriy idoralarda bayonnoma umumiy yoki maxsus bosma ish qog‘ozlarida rasmiylashtiriladi. Bayonnoma bir necha sahifadan iborat bo‘lsa, faqat birinchi sahifa bosma ish qog‘ozida, qolgan betlari esa oddiy qog‘ozda yoziladi. Yig‘ilish o‘tkazilgan kun bayonnomaning sanasi hisoblanadi. Muntazam ish ko‘ruvchi organlar bayonnomasining tartib raqami kalendar yili bo‘yicha izchil davom etadi. Majlis bayonnomasida qatnashuvchilar ro‘yxati berilganda, doimiy a ’zolar va taklif etilganlar familiyasi alohida-alohida alifbo tartibida qayd etiladi. Taklif etilganlar soni 15 kishidan oshmasa, ulaming familiyasini, qavs ichida esa ish joyini ko‘rsatish kerak. Kengaytirilgan majlislarda ishtirok etuvchilaming soni ko‘rsatiladi va qatnashuvchilar ro‘yxati majlis bayonnomasiga ilova qilinadi. Majlis bayonnomasi kirish va asosiy qismdan iborat bo‘lib, kirish qismi kun tartibi bilan tugaydi. Kun tartibidan so‘ng ikki nuqta qo‘yilib, ko‘riladigan masalalar tartib raqami bilan beriladi. Har qaysi masala alohida satrdan yoziladi. Ulaming o‘zaro tartibi masalaning dolzarbligi va muhimligiga qarab belgilanadi. Majlis bayonnomasida KUN TARTIBIni bosh kelishikda ifodalash va bosh (katta) harflar bilan yozish kerak. Kun tartibidagi masalalami bayon qilishda ma’ruzachining ismi, familiyasi, lavozimini alohida jumla bilan yozish maqsadga muvofiqdir. Ba’zan kun tartibining oxirgi qismida «Turli masalalar» sarlavhasi bilan alohida qism beriladiki, bu maqsadga muvofiq emas, chunki kun tartibidagi har bir masala aniq va ravshan boiishi lozim. Matnning asosiy qismi kun tartibi masalalariga muvofiq joylashadi. Har bir bo‘lim uch qismdan iborat bo‘ladi: ESHITILDI, SO‘ZGA CHIQDILAR, QAROR QILINDI. Agar kun tartibida ikki yoki undan ortiq masala ko‘riladigan bo‘lsa, «ESHITILDI» so‘zidan oldin kun tartibidagi ma220 Bayonnoma salalarning raqami qo‘yiladi, so‘zdan keyin esa ikki nuqta qo'yilib, yangi satrdan ma’ruzachining ismi, familiyasi bosh kelishikda yoziladi. Familiyadan so‘ng tire qo‘yilib, ma’ruza yoki xabarning qisqacha mazmuni bayon qilinadi. Agar ma’ruza matni tayyor holda bo‘lsa, tiredan keyin «Matn ilova qilinadi» deb yozib qo‘yiladi. «SO‘ZGA CHIQDILAR» birikmasi ham aynan shu shaklda yoziladi. Zaruriyat bo‘lganda, qavs ichida har bir so‘zlovchining ish joyi va lavozimi ko‘rsatiladi. Masalan: SO‘ZGA CHIQDILAR: A.I. Rahimov (maktab direktori) - ... Majlisda berilgan savollar ham bayonnomada yoziladi. M a’ruzachiga savollar va ularga beriladigan javoblar «So‘zga chiqdilar» bo‘limiga kiritiladi va ko‘rsatilgan tartibda rasmiylashtiriladi («savol» va «javob» so‘zlari o‘mida so4rovchining ismi, otaismining bosh harflari va familiyasi; javob beruvchining ismi, otaismining bosh harflari va familiyasi esa faqat savolga ma’ruzachining o‘zi javob bermagan hollardagina ko‘rsatiladi). Matnning uchinchi qismida muhokama etilgan masala bo‘yicha qaror qabul qilinadi. «QAROR QILINDI» birikmasi ham bosh harflar bilan yoziladi. Kun tartibidagi har bir masala yuzasidan alohida-alohida «ESHIT1LDI», «SO‘ZGA CHIQDILAR», «QAROR QILINDI» sarlavhalari qo‘yiladi va so‘zlovchilar nutqining qisqacha mazmuni, qabul qilingan qaror rasmiylashtiriladi (223-betdagi 1-ilovaga qarang)
BAYONNOM ADAN K O ‘CH IRM A Zaruriyat tufayli majlis davomida qabul qilingan qarorlardan ko‘chirmalar rasmiylashtiriladi. Buyruqdan ko‘chirmada boiganidek, bayonnomadan ko‘chirma ham imzo bilan tasdiqlanadi. Bayonnomadan ko‘chirma quyidagi asosiy qismlardan iborat: 1. Tashkilot nomi. 2. Hujjat nomi (Bayonnomadan ko‘chirma). 3. Sana (majlis o‘tkazilgan sana). 4. Shartli raqam. 5. Bayonnoma tuzilgan joy. 6. Matn: a) KUN TARTIBI; b) ESHITILDI; d) QAROR QILINDI. 7. Imzolar. 8. Nusxa tasdiqlanganligi haqida belgi (muhr bilan). Ba’zan bayonnomadan ko‘chirmalarda yig41ishda qatnashuvchilaming familiyasi yoki soni, shuningdek, ko‘rilgan masala bo‘yicha muhokamada ishtirok etganlar familiyasi ham ko‘rsatib o‘tiladi. Bayonnomaning matn qismlaridan faqat tashkilot yoki shaxsga yetkazilishi kerak bo‘lgan qismigina olinadi. Agar kun tartibida uch masala muhokama etilgan bo‘Isa, kerakli masala bo‘yicha qabul qilingan qaror olinadi.