Mazkur huquqiy hujjat muayyan muassasa oldida turgan asosiy va kundalik vazifalami hal qilish maqsadida qo‘llanadi

TUSHUNTIRISH XATI
Xizmat sohasidagi, xizmatga aloqador masalani, uning ayrim jihatlarini yozma izohlovchi va muassasa (bo‘lim) rahbariga (ichki) yoki yuqori tashkilotga (tashqi) yo‘llanuvchi hujjatdir. Yuqoridagi ta’rifdan ko‘rinadiki, tushuntirish xati xuddi ma’lumotnoma va bildirishnoma singari ichki va tashqi xususiyatga ega. Keyingi holatda, ya’ni tushuntirish xati yuqori tashkilotga yuborilayotganda, u ko‘pincha biror asosiy hujjat (rejalar, hisobotlar, loyihalar)ga ilova tarzida bo‘lib, mazkur hujjatni umuman yoki uning ba’zi o‘rinlarini qisman izohlab, tushuntirib beradi. Bu xildagi tushuntirish xati, shuningdek, muassasada bo‘lib o‘tgan voqea-hodisaga, rahbaming ba’zi xatti-harakatiga, rejalashtirilgan ishlaming bajarilmay qolishiga ham izoh beradi yoki dalillaydi. Demak, bu holda tushuntirish xati mustaqil hujjat hisoblanmaydi, shunga qaramay, u muassasa xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi va rahbar tomonidan imzolanadi. Ichki, boshqacha aytganda, shaxsiy tushuntirish xatlari, asosan, xodim (ishchi, xizmatchi, fermer xo‘jaligi a’zosi, talaba) tomonidan, ba’zan bo‘linmalar rahbarlari tomonidan muassasa rahbari nomiga yoziladi. Unda ish (o‘qish) jarayonida xodim (talaba) tomonidan sodir etilgan ba’zi xatti-harakatlar (masalan, ish yoki o‘qishga kech qolish, kelmay qolish, reja yoki ayrim topshiriqni bajarmaganlik, belgilangan tartib-qoidalarga rioya qilmaganlik va boshqalar) va ulaming sabablari izohlanadi, dalillanadi. Bevosita xodim (muallif) tomonidan imzolanadigan bunday tushuntirish xati oddiy qog‘ozga yozi312 Tushuntirish xati ladi. Shaxsiy tushuntirish xatlari, odatda, mansabdor (rahbar) shaxsning talabi bilan yoziladi, chunki u keyinchalik xodim haqida muayyan qarorga kelish, unga nisbatan tegishli intizomiy jazo chorasi qo‘llash yoki, dalillar asosli (uzrli) bo‘lsa, qo‘llamaslik uchun asos vazifasini o ‘tashi mumkin. Umuman, tushuntirish xati quyidagi zaruriy qismlardan iborat boMadi: 1. Hujjat yo‘llanayotgan tashkilot yoki mansabdor shaxsning to‘liq nomi. 2. Hujjatni tayyorlagan (yozgan) muassasa yoki shaxsning to‘liq nomi. 3. Hujjat turining nomi (Tushuntirish xati). 4. Hujjat matni (mazmuni). 5. Imzo. 6. Sana (hujjat yozilgan vaqt). Tashqi, xizmat yuzasidan korxona, muassasa va hokazolar nomidan yoziladigan tushuntirish xatlari xos ish qog‘ozida rasmiylashtiriladi va ulaming to‘liq nomi ushbu ish qog‘ozida aks etadi. Ichki tushuntirish xatlarida esa rahbar yoki xodimning to‘liq nomi deyilganda, u ishlaydigan (o‘qiydigan) bo‘linmaning nomi, shaxs lavozimi, ismi, otaismining bosh harflari va familiyasi nazarda tutiladi. Zaruriy qismlari va yozilish shakli jihatidan tushuntirish xati arizadan deyarli farq qilmaydi, tarkibiy qismlarining joylashishi ham bir xil. Faqat shaxsiy tushuntirish xatining muallifi arizadagiday chiqish kelishigida emas, balki qaratqich kelishigida rasmiylashtirilgani ma’qul. 4-9-ilovalarda shaxsiy xususiyatdagi tushuntirish xatlariga bir necha namunalar berildi. Muassasa nomidan yoziladigan tushuntirish xatlari boshqa asosiy hujjatlarga bog‘liqligi sababli ularga oid namunalar berilmadi.

HISOBOT
Muayyan vaqt uchun rejalashtirilgan ish yoki vazifa, topshiriqlaming bajarilishi, amaliy dolzarb ishlar, xizmat va ilmiy safarlar yakuni haqida ma’lumot beruvchi hujjat. Hisobotda keltirilgan m a’lumotlar aniq, ishonarli boiishi kerak. Hisobotda quyidagilarga e’tibor beriladi: nima m o‘ljallangan yoki topshirilgan edi, u qanday bajarildi, nimalarga e ’tibor berildi, qanday yetishmovchiliklar bo‘ldi, ulami bartaraf etish uchun nimalar qilish kerak. Hisobot oxirida muayyan topshiriq bajarilmagan bo‘lsa, uning sababi ko‘rsatiladi, bu borada takliflar qayd etiladi. Rejalashtirilgan ish haqidagi hisobotlar amalda keng qo‘llanadi (1-ilovaga qarang). Hisobot shakl jihatdan ham, mazmun jihatdan ham bildirishnoma (qarang) hujjatiga o‘xshaydi. Uning zaruriy qismlari: 1. Sarlavhasi: hisobot qaysi davr uchun, qanday bo‘lim yoki shaxs tomonidan berilyapti. 2. Hujjatning nomi (Hisobot). 3. Hisobot matni. 4. Lavozimi, ismi va otaismining bosh harflari, familiyasi, imzo. 5. Sana. 6. Hisobotni tasdiqlovchi rahbar imzosi.