Mövzu-: 14.Şifahi işgüzar kommunikasiyanın formaları: monoloji nitq və dialoji nitq

İşgüzar danışıqlar. Danışıqlar daha rəsmi, spesifikdir və bir qayda olaraq tərəflərin qarşılıqlı öhdəliklərini (kontraktlar, müqavilələr və s.) müəyyən edən sənədlərin imzalanmasını təmin edir.
Danışıqlara hazırlığın əsas elementləri bunlardır: 1) danışıqların mövzusunu (vəzifələrini, problemlərini) müəyyənləşdirmək; 2) problemlərin həlli üçün tərəfdaşlar axtarmaq; 3) tərəfdaşların maraqlarının aydınlaşdırılması; 4) danışıqlar planı və proqramının işlənib hazırlanması; 5) nümayəndə heyəti üçün mütəxəssislərin seçilməsi; 6) təşkilati məsələlərin həlli və lazımi materialların (sənədlər, rəsmlər, cədvəllər, diaqramlar, təklif olunan digər nümunələrin və s.) hazırlanması.
Danışıqların gedişi aşağıdakı sxemə uyğundur: söhbətin başlanğıcı – məlumat mübadiləsi – mübahisə və əks sənəd – qərarların hazırlanması və qəbul edilməsi – danışıqların başa çatması.
Danışıqlar prosesinin birinci mərhələsi yönləndirmə görüşü (söhbət) ola bilər. Bu müddət ərzində danışıqların mövzusu aydınlaşdırılır, təşkilati məsələlər həll olunur və ya nümayəndə heyətlərinin rəhbərləri və üzvlərinin iştirakı ilə danışıqlardan əvvəl ekspertlərin görüşü keçirilir. Danışıqların uğuru bir çox belə ilkin təmasların nəticəsindən asılı olur.
Danışıqların müvəffəqiyyəti əsasən sual vermək və onlara hərtərəfli cavab almaq bacarığı ilə müəyyən edilir. Suallar danışıqların gedişatını idarə etmək və rəqibin fikirlərini aydınlaşdırmaq üçün istifadə olunur. Sualların düzgün qoyulması sizə lazım olan qərarı verməyə kömək edir. Sual növlərinin bir neçə təsnifatı var. Tərəfdaşınızın sizi başa düşdüyünü bilmək üçün hər hansı bir söhbət zamanı təhlükəsizlik suallarından istifadə etmək vacibdir. Təhlükəsizlik suallarına misal: Bu barədə nə düşünürsünüz ?, Siz də eyni şəkildə etdiyimi düşünürsünüz? və s. Həmsöhbətin sizə danışıqları arzuolunmaz istiqamətə yönəltməsini istəmədiyiniz zaman rəhbər suallar vacibdir.
Görüşlər. Məsələlərin fərdi dialoq ilə yanaşı, qrup şəklində müzakirə edilməsinin müxtəlif formaları mövcuddur. Ən çox yayılmış formalar yığıncaqlardır. İdarəetmə nəzəriyyəsi görüşün məqsədləri üçün aşağıdakı ümumi təsnifatı təqdim edir.
1. İnformasiya görüşü. Hər bir iştirakçı müəssisədəki vəziyyət barədə bir fikir əldə etmək imkanı verən başçıya qısa müddətdə məlumat verir.
2. Qərar vermək məqsədi ilə iclas. Müxtəlif şöbələri və təşkilati bölmələri təmsil edən iştirakçıların fikirlərinin əlaqələndirilməsi, müəyyən bir problemin həlli üçün həyata keçirilir.
3. Yaradıcı görüş. Yeni fikirlərin istifadəsi, perspektivli fəaliyyət sahələrinin inkişafı üçün həyata keçirilir.Görüşlərin əhatə dairəsinə görə də bir sıra digər təsnifatları mövcuddur: elmi konfranslar, seminarlar, simpoziumlar, elmi şura iclasları, siyasətdə – partiyaların qurultayları, plenumları və s.
Amerikalı tədqiqatçılar işgüzar məsələlərin qrup halında müzakirə edilməsinin təşkili və keçirilmə formalarını (etik və təşkilati yanaşma) görüşlərin təsnifatı üçün əsas hesab edirlər.
İşgüzar görüşün təşkili məqamlarından biri düzgün tərtib olunmuş gündəlikdir. Bu, ümumiyyətlə, iştirakçılara əvvəlcədən göndərilən və aşağıdakı məlumatları ehtiva edən bir yazılı sənəddir:
• iclasın mövzusu;
• görüşün məqsədi;
• müzakirə olunan məsələlərin siyahısı;
• iclasın başlama və bitmə vaxtı;
• keçiriləcəyi yer;
• əsas məlumat üzərində danışanların adları və vəzifələri;
• sualların hazırlanmasına cavabdeh insanlar;
• hər sual üçün ayrılmış vaxt;
• hər bir məsələ üzrə materiallarla tanış ola biləcəyiniz yer.
Yığıncaq iştirakçıları müzakirə mövzusu barədə əvvəlcədən məlumatlandırıldıqda nəinki əvvəlcədən materiallarla tanış ola bilərlər, həm də problemlərin həlli üçün konstruktiv təkliflərlə düşünə bilərlər. İnsanlara məlumat verilmədiyi hallarda yığıncaqlarda müzakirələrə səbəb olan və mümkün olmayan fikirlərin səsləndirilməsi optimal qərar qəbulunu çətinləşdirir. Yığıncaqda xüsusi rol
liderə aiddir. Yığıncaq ya vəzifəli şəxs (bölmə, müəssisə, şöbəmüdiri və s.), ya da rəhbər tərəfindən təyin edilmiş bir işçi tərəfindən həyata keçirilə bilər. Lider aşağıdakılara diqqət yetirməlidir:
• iclasa vaxtında başlamaq;
• qaydalar barədə məlumat vermək;
• iş qaydaları ilə razılaşmaq, gündəliyi dəqiqləşdirmək;
• qaydalara və protokola cavabdeh şəxs təyin etmək;
• çıxışların məsələnin mahiyyəti üzrə olmasını təmin etmək və
belə olmasa, çıxışçıya xəbərdarlıq etmək;
• tənqiddən istifadə edilərsə, onun konstruktivliyini tələb etmək: konkret faktları və onların səbəblərini adlandırmaq, şəxsi deyil, hərəkətlər və səhvlər barədə danışmaq, problemin həlli yollarını, səhv hesablamalar və çatışmazlıqları aradan qaldırmaq yollarını təklif etmək;
• hər bir iştirakçının rəyini təmin etmək və bütövlükdə müzakirəyə konstruktiv xarakter vermək üçün iclası nəzərdə tutulmuş
hədəflərə doğru aparmaq;
• müzakirənin düzgünlüyünü müşahidə etmək;
• yığıncaq iştirakçılarının diqqətini artırmaq üçün müxtəlif
üsullardan istifadə etmək;
• iclasa yekun vurmaq, deyilənlərin hamısını ümumiləşdirmək, nəticə çıxarmaq, gələcək üçün çətinlikləri müəyyənləşdirmək;
• dəqiq təyin olunmuş vaxtda bitirmək.