Mövzu 1 “Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya” fənninin məqsəd və vəzifələri. I mühazirənin plani

Dəvət məktubu
Dəvət məktubu keçirilən hər hansı tədbir haqqında informasiyadan ibarət və adresata bu tədbirdə iştirak etməsi üçün dəvəti özündə ehtiva edən işgüzar məktubdur.
Dəvətlər məktub blankında tərtib olunduğu kimi müxtəlif bədii tərtibat elementli sərbəst formatda da tərtib oluna bilər.
Dəvət məktublarında bir qayda olaraq adresata şəxsi müraciətdən istifadə edilir: “Hörmətli...!” və “dəvət edirik” açar ifadədən istifadə olunur:
“sizi... ...iştirak etməyə dəvət edirik.”
“...sizi sərgiyə dəvət edirik”
“... sizi ... iştirak etməyə dəvət edirik”
Yuxarı təşkilatlar, hakimiyyət orqanları və idarələrinə, məşhur şəxslərə göndərilən dəvət məktubları təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanmalıdır. Onları poçt və ya kuryer vasitəsilə göndərirlər, elektroəlaqə (xüsusilə də faksimil əlaqə) vasitəsilə göndərmək olmaz.
Poçt və ya faksimil əlaqə vasitəsilə dəvət məktublarının göndərilməsinə yalnız keçirilən tədbirin işçi xarakteri (müşavirələr, kollegiya, komissiya, şura iclası) daşıdığı və ya tədbir təşkilatçılarının buraya daha çox iştirakçı cəlb olunmasında (elmi konfranslar, simpoziumlar, seminarlar və b.) maraqlı olduğu halda yol verilir.
Sonuncu halda dəvət məktubunda konkret şəxsin imzası əvəzinə tədbirin keçirilməsini təmin edən təşkilatın adı yazılır: “Təşkilat komitəsi” və ya “Konfransın təşkilat komitəsi” və s.
Bildiriş məktubu
Bildiriş məktubu təşkilat və ya müxtəlif ictimai tədbirlərin (müşavirələr, seminarlar, sərgilər, konfranslar) keçirilməsi haqqında məlumatı ehtiva edən iş məktubudur.
Bildiriş məktubları təşkilat, idarə, şirkət və müəssisələrin geniş dairələrinin göstərilən tədbirlərə cəlb olunması və ya orada iştirak etməsi üçün göndərilir. Keçirilən tədbirlərin xüsusiyyəti və ya adresatlarla münasibətin spesifikliyindən asılı olaraq bildiriş məktubları ya ancaq keçirilən tədbir, onun zamanı və məkanı haqqında məlumat verə, ya da iştirakın şərti haqqında məlumat verməklə və digər köməkçi informasiya olmaqla tədbirdə iştiraka dəvət şəklində olur.
Bildiriş məktubunda iştirakçının anketi, tədbirin proqramı və digər məlumat materialları kimi əlavələr verilə bilər.
Bildiriş məktubları və dəvət məktubları işgüzar məktubların bir-birinə yaxın növlərini təşkil edir. Onlar üçün ümumi cəhət onların hər hansı bir tədbir haqqında informasiyanı özündə ehtiva etməsi və eyni zamanda orada iştiraka dəvətdir. Onlar arasındakı fərq ondan ibarətdir ki, dəvət məktubları bir qayda olaraq şəxsi xarakter daşıyır, yəni konkret bir şəxsə ünvanlanır, bildiriş isə geniş yayım dairəsi ilə xarakterizə olunur.
Bildiriş məktubları adətən siyahı ilə göndərilir ki, bununla əlaqədar olaraq işgüzar məktub rekviziti “Adresat” ümumi şəkildə tərtib olunur (adresatın dərəcəsi göstərilir: “Rəhbərlərə...”, “Baş mühasiblərə...” və b.) və ya ümumiyyətlə tərtib olunmur.
Bildiriş məktubları ya təşkilat rəhbərləri, ya da tədbirin keçirilməsinə məsul olan müavin tərəfindən imzalanır. Bir neçə təşkilat tərəfindən birgə tədbirin keçirilməsi zamanı bildiriş məktubları eyni zamanda onların rəhbərləri tərəfindən imzalana bilər.
Bildiriş məktubları üçün şablon mətnli vahid şəklə salınmış formalardan istifadə mümkündür.
Bildiriş məktublarına yaxın məktub növü xəbərdarlıq məktublarıdır.