Mövzular mehmanxanada qəbul yerləşdirmə və standartlaşdırılması

5. Mеhmanхanaların qəbul və хidmət şöbəsinin iş prinsipi

Qəbul və xidmət şöbəsi – Bu şöbənin meneceri (direktoru) baş menecerə tabedir və səlahiyyətinə aşağıdakı funksiyalar daxildir:

1. şöbənin maliyyə əməliyyatlarına cavabdehlik;

2. işçilərin menecerlərin rəhbərliyi altında məsuliyyət və həvəslə işləmələri;

3. qonaqlara göstərilən xidmətin keyfiyyət və səviyyəsinə fikir vermək;

4. mehmanxananın qonaqları ilə şöbənin işçiləri arasında qarşılıqlı xoş münasibət və ünsiyyətin olmasını təmin etmək;

5. təhlükəsizliyi təmin etmək;

6. suvenir köşkünün işini təşkil etmək və s.

Nömrələrin xidmət şöbəsinə baş inzibatçının ofisi, nömrələrin bronlaşması (sifariş etmək), inzibati təsərrüfat, konsyerj, qonaqlara xidmət daxildir. Qəbul və xidmət şöbəsinin baş inzibatçısı – Qonaqlara göstərilən xidmətin keyfiyyətini artırmaq və səviyyəsini yüksəltmək baş inzibatçının əsas vəzifələrindən biridir. O, gün ərzində mehmanxanada bir çox mühüm və zəruri işləri yerinə yetirir. Bunlar aşağıdakılardır: −gecə inzibatçısının hesabatını dinləyir və yoxlayır; −keçən gecə ərzində doldurulan nömrələrin göstəricilərini təhlil edir; −mehmanxanada əlavə xidmətlərin gündəlik satış vəziyyətini təhlil edir; −ötən gecə ərzində mehmanxanaya daxil olan pulun hesabını yoxlayır; −pulsuz verilən nömrələrin sayını təyin edir; −yaxın aylar üçün verilən kollektiv sifarişləri yoxlayır; −gün ərzində mehmanxanaya gəlib-gedən qonaqların siyahısını nəzərdən keçirir; −xüsusi və nüfuzlu qonaqların (VIP) siyahısını nəzərdən keçirir və qeydiyyatını aparır; −gələn qonaqların qeydiyyat sənədlərini çeşidləyir; −şöbənin və digər iclaslarda iştirak edir; −sonrakı gün ərzində (səhər) gəlib-gedən qonaqların siyahısını nəzərdən keçirir; −əməkdaşlarına gəlib-gedən qonaqlar barədə zəruri sərəncamlar verir; −əməkdaşların iş cədvəlini yoxlayır; −qonaqlara xidmət göstərən köməkçilərə gündəlik təlimat verir. Məsələn, baş inzibatçının köməkçisi qonağı qarşılayır, qeydiyyatına kömək edir, nömrəyə qədər müşayiət edir, yükünü əvvəlcədən nömrəyə aparır və s. Bununla da baş inzibatçının köməkçisi bir neçə funksiyanı yerinə yetirərək əlavə bölməyə və işçilərə ehtiyac olmadığını göstərir. Bu yenilikdən kiçik və orta lüks mehmanxanalarda istifadə məqsədə uyğundur. Bəzi otellərdə bronlaşdırma (sifariş) bölməsinin meneceri satış üzrə direktora (menecerə), gecə auditoru isə baş mühasibə hesabat verir. Baş inzibatçının bölməsinin çox vaxt mehmanxananın ürəyi də adlandırırlar. Qonağın oteldə qaldığı müddət ən çox təmasda olduğu yer baş inzibatçının bölməsidir. Bu bölmənin məlumat və xidmətlərindən qonaqlar daha çox istifadə edirlər. Qonaqlar xidmət göstərən və onlarla birbaşa təmasda olan işçilərin vəzifə təlimatları olmalıdır. Baş inzibatçının vəzifə təlimatında 3 amil əsasdır. Bunlardan birincisi mehmanxana nömrələrinin satışına rəhbərlikdir. Mehmanxananın şöbə və bölmələri bir komanda kimi həmahəng işləməlidir. Nömrələrin satışı şöbəsi və bronlaşdırma (nömrə sifarişini qəbul etmə) bölməsi nömrələrin satışını təşkil edir. Bronlaşdırma bölməsi sifarişləri səhər 09.00-dan axşam 18.00-dək qəbul edir. Bundan sonra bronlaşdırma bölməsi işini qurtarır, boş nömrələri və sifarişləri qəbul etmək vəzifəsini növbətçi inzibatçıya təhvil verir. Növbətçi inzibatçı mehmanxananı 100 faiz doldurmaqda maraqlıdır, lakin nəzərə alınmalıdır ki, hər an mehmanxananin daimi, nüfuzlu müştərisi zəng edib nömrə sifariş edə bilər. Baş inzibatçının bölməsi nəinki nömrələrin satışını peşəkarlıqla təşkil etməli, həmçinin nömrələrin orta gündəlik qiymətlərin optimallığına nail olmalıdır. Baş inzibatçının ikinci əsas vəzifəsi qonaqların hesabat balansının aparmasıdır. Bu vəzifə avans depozitlərinin alınması, qonaq üçün şöbə və bölmələrdən alınan hesablarla başlanır. Bir çox mehmanxanalar avtomat idarəçilik sisteminə malikdir və məlumatlar baş inzibatçının ofisinə verilir. Qonağın mehmanxananın müxtəlif obyektlərində qeyd olunmuş məsrəfləri onun hesabına yazılır və müştəri mehmanxanadan gedən gün bu hesablar ödənir. Hesablar qonağa təqdim olunur və ya şirkətə göndərilir. Şirkətə göndərilən hesab göstərildiyi müddətdə ödənilməlidir. Bu bölmə sutka ərzində üç növbə işləyir, qonaqların istək və arzularını, tələblərini, sifarişlərini yerinə yetirməyə çalışır.