Mühazirə: 0 saat Məşğələ: 30 saat Kredit sayı: m ü n d ə r I c a t

11.01.03. 

---

51 
Xidməti məktublar haqqında 
Xidməti məktub - idarəetmə fəaliyyətinin müxtəlif proseslərində çevik rəhbərlik üçün 
məlumatları çatdıran vasitələrdən birinə deyilir. Xidməti məktub idarəetmədə ən geniş yayılmış 
sənəddir. Sənədlər ayrı-ayrı idarələr, təşkilatlar və şəxslər arasında əlaqə yaratmaq üçün mühüm 
vasitədir. Yuxarı səlahiyyətli orqanların vəzifəli şəxsi tərəfindən göndərilən sənəd hər şeydən 
əvvəl sərəncamvcrici xüsusiyyətə malik olur. 
Bununla sənədin təsərrüfatçılıq və təşkilatçılıq rolu müəyyən olunur. Budan əlavə məktublar 
hüquqi və məlumatverici əhəmiyyətə malikdirlər. 
Məzmununa və təyinatına görə sənədlər aşağıdakı qruplara bölünür: 
1. Cavabı tələb olunan məktublar: xahiş, müraciət, təklif, tələb və sorğu məktubu. 
2. Cavabı tələb olunmayan məktublar: xəbərdarlıq, yadasalma, dəvət, təsdiq, etiraz, rəddetmə, 
məlumat, bildiriş, təminat, müşayiət və sərəncam məktubu. 
Müəssisələr arasında şifahi danışıqlar çətinliklə aparılırsa, onda rəsmi xidməti məktubdan 
istifadə olunur. Ünvanın sayından asılı olaraq məktublar adi (kollektiv) və dövri məktublara 
ayrılır. Dövri məktublar bir mənbədən çoxlu tabeçilikdə’ olan instansiyalara göndərilir. Kollektiv 
məktub isə bir neçə şəxsdən digər bir ünvana istiqamətləndirilir. Nəzəri cəhətdən dövri - kollektiv 
məktublar da mövcuddur. Sadə işgüzar məktublar bir səpkilidir. Bunlar məsələlərin qoyuluşu ilə 
əlaqədardır. Elə məktublar var ki, onların məzmunu geniş səpkidə olur. 
Məzmun əlamətlərinə əsasən məktublar işgüzar və kommersiya yazışmalarına ayrılır. 
Yazışmalar iqtisadi, hüquqi, maliyyə və müəssisənin digər fəaliyyət növü üzrə aparılırsa, onda 
bunlar 
işgüzar məktublar adlanır. Əgər yazışmalar material - texniki təchizat və satış üzrə aparılırsa, 
onda bunlara kommersiya məktubları deyilir. İdarələrdə xidməti məktublar xahişə (sorğuya 
cavabın, habelə informasiya xarakterli məlumatların ifadə olunmasından ötrü tərtib olunur. 
Xidməti məktublar müəssisələrə daxil olan və göndərilən sənədlərin 80%-ni təşkil edir. Rəsmi 
məktubların tərtibində aşağıdakı rekvizitlərdən istifadə olunur: 
- 
dövlətin gerbi (dövlət idarələrində); 
- 
müəssisənin embleması; 

---

52 
- 
müəssisənin adı; 
- 
müəssisənin kodu; 
- 
poçt ünvanı; 
- 
telefon, faks nömrəsi; 
- 
bankda hesabın nömrəsi; 
- 
sənədin tarixi, indeksi; 
- 
tarix və indeksə istinad; 
- 
ünvan sahibi; 
- 
mətnə başlıq; 
- 
mətn; 
- 
əlavələrin sayı haqqında qeyd; 
- 
imza; 
- 
icraçının soyadı. 
Məktubun mətni biri digəri ilə məntiqi surətdə bağlı iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci 
hissədə məktubun hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların və ya hadisələrin təsviri, o 
cümlədən hansı normativ sənədə istinadlar, ikinci hissədə nəticələr, təkliflər və ya xahişlər 
yazılır. Məktubun başlıca məqsədi başa salmaq, sübut etmək və izah verməkdir. 

---

53 

---

54 
. Sənədlərin saxlanılmasının hüquqi əsasları. 
Dövlət idarəetmə aparatında və müəssisələrin fəaliyyətində kargüzarlıq prosesi zamanı çoxlu 
sayda sənədlər yığılır. Bu sənəd yığınını qaydaya salmaq üçün qarşıya bu vəzifələr qoyulur: 
- 
sənədlərin etibarlı saxlanılması üzrə onların səmərəli bölüşdürülməsi; 
- 
məlumatların axtarılması və onlardan istifadə üçün əvvəlcədən sənədlərin qruplaşdırılmasını 
təşkil etmək; 
- 
sənədlərin işlərdə qruplaşdınlmasının təşkili; 
- 
sənədlərin sistemləşdirilməsi; 
- 
sənədlərin saxlanmasının təmin edilməsi; 
- 
arxivlərdə sənədlərin saxlanmasının təşkili^ 
- 
Sənədli məlumatların həcminin çox olması ilə əlaqədar bir sıra normativ aktlar qəbul 
olunmuşdur. Arxiv xidməti tarixini öyrənmək üçün qiymətli sənədlərin toplandığı və mühafizə 
olunduğu elmi- tədqiqat mərkəzləridir/ Azərbaycan Respublikasında arxiv xidmətinin 
qanunvericilik bazasını "Milli arxiv fondu haqqında" qanun təşkil edir. Qanun arxiv fəaliyyətini 
fənzimləyir, onun idarə olunması prinsiplərini, arxiv işi sahəsində dövlətin vəzifələrini müəyyən 
edir. Bundan əlavə "Arxiv işinin təkmilləşdirilməsi haqqında" normativ sənədlər qəbul 
olunmuşdur. Kargüzarlığın və arxiv işinin təşkilində idarələr özlərinin hüquqi sənədlərini 
hazırlamışlar. Ədliyyə orqanlarının, məhkəmə aparatının işçilər, hakimlər, məhkəmə katibləri, 
arxiv işçisi, məlikəmə icraçısı və digər idarə arxivlərinin işçiləri qanunu rəhbər tutaraq sənədlərin 
və işlərin etibarlı saxlanmasından ötrü aşağıdakı qaydalara riayət etməlidirlər: 
Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən təsdiq edilmiş, saxlanma müddəti göstərilməklə sənədlərin 
siyahısına; 
2. Sənədlərin arxivdə saxlanması üçün seçilməsi qaydaları haqqında təlimata. 
Sənədlərin çevik axtarışını aparmaqdan ötrü icra olunduqdan sonra sənədlər işlərdə 
qruplaşdırılır. Ayrıca cildlənmiş idarəetmə fəaliyyətinin müəyyən sahəsinə və ya məsələlərinə 
aid olan sənədlərin bir yerə yığılmasına iş deyilir. Sənədlərin birinci dərəcəli qruplaşdırılması 
onların əlamətləri üzrə təyin edilir. Bunlara daxildir: 
1. 
Nominal əlamətləri, yəni adları üzrə sənədlərin bir yerdə cəmlənməsi (məs. əmrlər, 
protokollar, hesabatlar), bu zaman bir işdə ancaq bir sənəd növü yerləşdirilir; 

---

55 
2. 
Məzmununun istiqamətləri və sualları üzrə əlamətlər, sənədlərin qruplaşdırılmasında 
sənədin məzmunu əsas götürülür, predmetinə baxılır, əks olunmuş məsələlər göstərilir (məs. 
idarənin hesabatları); 
3. 
Müəlliflik əlamətləri üzrə, yəni sənədlərin bir müəllif üzrə qruplaşdırılması (məs. vəzifələr, 
şöbələr üzrə); 
4. 
Yazışmaların əlaıjıətləri üzrə, yəni qarşılıqlı yazışmaların aparılması üzrə sənədlərin işlərdə 
yığılması (məs., Ədliyyə Nazirliyi ilə Ali Məhkəmənin yazışması); 
5. 
Coğrafi əlamətləri üzrə, yəni vahid inzibati-ərazi bölgüsündə yerləşən, bir ərazidə olan 
yazışmaların bir yerdə birləşdirilməsi; 
6. 
Xronoloji əlamətləri üzrə, yəni ardıcıllıqla müəyyən bir dövr üzrə sənədlərin 
qruplaşdırılması. 
Müəssisəyə daxil olmuş, göndərilmiş və daxili sənədlər müxtəlif işlərdə saxlanılır. 
Qurtarmış məhkəmə işləri, icra sənədləri, jurnallar və kartoçkalar saxlanmaq üçün 
məhkəmənin arxivinə verilir. İşlərin və digər materialların uçota alınması və arxivdə 
saxlanmasında göstərilən qaydalara əməl edilməlidir: 
1. Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən təsdiq edilmiş idarə, müəssisə və təşkilatların arxiv işi və 
sənədləşməsinin əsas qaydalarına; 
2. Məhkəmə və notariat sənədlərinin saxlanması müddətinə dair qaydalara. 
Arxivə təhvil verilməli olan məhkəmə işlərində işə əlavə edilmiş bütün sənədlər tikilir, 
nömrələnir və siyahıya alınır, sonra işdəki vərəqələrin ümumi sayı göstərilməklə axıra tikilmiş 
siyahı katibin imzası ilə təsdiq edilir. 
Məhkəmə arxivinə verilmək üçün hazırlanmış olan iş və materialların idarə, müəssisə və 
təşkilatların arxiv işləri qaydasının tələblərinə uyğun olaraq siyahısı tərtib olunur. Siyahı 
məhkəmənin sədri və katibi tərəfindən imzalanır.