Mühazirə materialları Bakı 2019 Mövzu 1
Layihə ofislərinin vəzifə və funksiyaları təşkilatlara görə fərqlənirlər
Yüklə 0,73 Mb.
|
|
Layihə ofislərinin vəzifə və funksiyaları təşkilatlara görə fərqlənirlər. Layihə ofisləri aşağıdakıları yerinə yetirir:
Layihə komandasının dəstəklənməsi. Layihənin idarə edilməsi üzrə işçi heyəti layihənin tərtib edilməsi, hesabatın hazırlanması və paylanması, proqram təminatlı əməliyyatların aparılması, habelə layihə üzrə inzibati məsuliyyəti öz üzərinə götürməklə layihənin işini asanlaşdıra bilər. Təşkilati layihələrin idarə edilməsi metodları üzrə konsaltinq və təlim materialları ilə təmin etmək. Təşkilatların əksəriyyəti işlərini layihələr əsasında qurduqları üçün işçi heyətinin layihə meneceri ixtisası üzrə biliyinin artırılmasına və təkmilləşdirilməsinə ehtiyac duyurlar, bu səbəbdən onlar layihələrin səmərəli şəkildə həyata keçirilməsi üçün daxili ekspertləri məsləhətçi kimi işə cəlb edirlər. Bu məsləhətçilər adətən layihə ofislərində yerləşdirilir. Layihələrin idarə edilməsi metodologiyası və standartlarının yaradılmasıi. Layihələrin ardıcıl şəkildə, ümumi metodologiya və standartlar əsasında yerinə yetirilməsi üçün bu metodologiya və standartlar vaxtaşırı olaraq təkmilləşdirilməlidir. Layihə ofisi elə təşkil olunmalıdır ki, onlar bu vəzifəni həyata keçirməyi bacarsınlar. Təşkilatlarda layihələrin idarə edilməsi üzrə treninqlərin keçirilməsi. Layihələrin idarə edilməsi üzrə tələb olunan metodlarının öz işçiləri tərəfindən mənimsənilməsi üçün şərait yaradılmalıdır. Bunu üçün treninq materialları və təlimatları layihə ofisində hazırlana bilər. Təşkilatın peşəkar layihə menecerlərilə təmin edilməsi. Layihə ofisi təşkilatın layihələrini həyata keçirmək iqtidarında olan peşəkar layihə menecerlərini öz ətrafına yığmalıdır. Təşkilatda layihələr adətən intuitiv yerinə yetirildiyi üçün burada bacarıq və vərdişlərin inkişaf etdirilməsinə ehtiyac qalmır. Bununla belə, təşkilat bütün gücünü səfərbər edərək layihələrini həyata keçirən zaman müəyyən hallarda uğursuğluğa düçar ola bilər və bunun nəticəsində təhlükəli vəziyyət yarana bilər. Bəzi layihələr üzərində işləyərkən layihə ofisinin yaradılması zəruriyyəti yaranır. Layihə ofisinin yaranamsı təşkilatlarda layihələrin idarə edilməsi üzrə metod və vasitələrini inkişafına səbəb olur. Bundan başqa, layihə ofisi bütün təşkilata xidmət etmək məqsədilə yaranmışdırsa, o, təşkilati və funksional fəaliyyətlərin inteqrasiya edilməsində mühüm rol oynaya bilər. Eyni zamanda o, layihələrin idarə edilməsi üzrə peşəkarlığın artırılması üçün zəmin yarada bilər. Layihə üzərində çalışan işçilər məsələnin mahiyyətinə yüksək səviyyədə təsir edə və ümumiyyətlə layihələrin idarə edilməsi üzrə mühüm vərdişləri mənimsəyə bilirlər. Bu gün yerinə yetirilən müdafiə və tikinti sənayesinin layihə ofislərində layihələrin idarə edilməsi üzrə fəaliyyətlərin yalnız bir məkanda mərkəzləşdirilməsinə üstünlük verirlər. Bununla belə, həmin ənənəvi layihə ofisləri bu gün meydana çıxan layihə ofislərindən fərqlənirlər. Onlar kompleks layihələrinin ehtiyaclarını ödəmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Məsələn, avtomobil zavodunun layihəsini idarə etmək üçün layihə ofisi yaradılmalıdır. Özəl sektorda metal tullantıların yığılması və emalı üzrə layihə üçün yeni layihə ofisinin yaradılmasına ehtiyac qalmır, sadəcə olaraq bu layihə baş layihə ofisi vasitəsilə işə salına bilər. Komanda üzvləri inzibati məsələlər üzrə məsləhətləri layihə ofisindən ala bilərlər. Layihə ofisi bölmələri. Qrafiklərin qurulması Qrafik dedikdə komandada kimin hansı işi yerinə yetirməsi və işin nə vaxt başa çatdırılması haqqında məlumatların qeyd edilməsi deməkdir. Bu məlumatlar əsasında qrafiklər qurmaq üçün kompüter sistemlərindən və Sure Trak, ABT Project Workbench, Microsoft Project, Project Scheduler kimi xüsusi proqram təminatlarından istifadə edilir. Bu sistemlərdən ilk dəfə olaraq 1980-ci illərdən istifadə edilməyə başlanmışdı. Layihə ofisinin əsas funksiyalarından biri də layihə komandası üzvlərinin ehtiyacını təmin etməkdir. Həmin şəxslər xüsusi proqram təminatlarından istifadə etməklə təcrübə qazanırlar və qrafikləri müvafiq şəkildə quraraq komanda üzvləri ilə ardıcıl şəkildə iş aparırlar.
Vaxt qrafiklərinin qurulması layihə komandası üzvləri üçün həyati əhəmiyyət daşıyan istiqamətlərdən biridir. Mütəmadi olaraq onların layihə işi ilə bağlı vaxtlarını necə bölüşdürməli olduğunu göstərən formanı doldurmalıdırlar. Layihə üzərində çalışanlar arasında artıq tapşırıq yerinə yetirən işçilərə tez-tez rast gəlmək olur. Onlar vaxtlarını necə sərf etdikləri və fəaliyyətləri haqqında hesabat təqdim etməlidirlər. Layihə ofisinin işçi heyəti vaxt qrafiklərinin qurulmasına yardım göstərə bilər. Onlar ayda ən azı bir dəfə öz işləri ilə bağlı hesabat vermək məqsədilə tez-tez layihə komandasının üzvləri ilə görüşməlidirlər. İşçilər hesabat dövründə öhdələrinə götürdükləri tapşırıqların detalları haqqında vaxt qrafikləri tərtib edə bilərlər. Layihə komandasının üzvləri fərdi tapşırıqlar üzərində sərf etdikləri saatların miqdarını göstərməlidirlər. Layihə yerinə yetirilən zaman bütün əməliyyatlar qeyd edilməli və bu konkret sahədə biliklər bazası yaradılaraq müvafiq şəxslərə paylanılmalıdır. Digər şəxslər isə mütəmadi olaraq həyata keçirilməli olan layihə statusu haqqında daha geniş biliyə malikdirlər. Layihə ofisinin işçi heyəti həmin hesabatları hazırlayıb müvafiq şəxslərə və strukturlara paylaya bilər. Arxivləşdirmə Layihələr başa çatdırıldığı zaman böyük miqdarda məlumatlar və biliklər bazasını yaradırlar. Həmin baza sistematik olaraq arxivləşdirilməlidir. Biliklər bazasından istifadə etmək müəyyən problemlərin və məsələlərin həllində düzgün qərar qəbul etməyə şərait yaradır. Buna müvafiq olaraq, müvafiq şəxslər layihələrin necə yerinə yetirilməsi haqqında məlumatı toplayıb arxivləşdirə bilər. Məlumatlardan istifadə edərkən onun genişlənməsinə və çatışmayan elementlərin bu bazaya daxil edilməsinə xüsusi fikir vermək lazımdır. Çünki, bu bazada əksini tapan məlumatlar gələcəkdə qərarların qəbul edilməsinə stimul yaradır. Hesabatların tərtib edilməsi Layihə ofisində mütəmadi olaraq inkişaf, monitorinq və əldə olunan nəticələr, habelə aparılan müxtəlif tədqiqatların nəticələri haqqında bir çox hesabatlar tərtib edilir. Komanda üzvləri həmin hesabatları daxili resurlar hesabına tərtib etməlidirlər, layihə ofisi isə hesabatın möhkəmləndirilməsi, saxlanması və paylanması üzrə kitabxana funksiyalarını yerinə yetirməklə yardım göstərə bilər. Layihə kitabçasının yaradılması Layihə kitabçasında görülən işlər haqqında məlumatlar qeyd edilir. Bu kitabçada nəinki görülmüş, hətta bü ğün dəyişikliklər öz əksini tapmalıdır. Layihə prosedurlarının dəyişdiyi hallarda həmin faktı əks etdirmək məqsədilə kitabçanın müddəti uzadılmalıdır. Layihə kitabçasını tərtib etməklə layihə ofisi komandanı bir çox inzibati məsələlərdən azad etmiş olur. Proqram təminatlı işlər Layihə ofisini kompütersiz təsəvvür etmək mümkün deyildir. Kompüterlər vasitəsilə layihə komandası qrafiklər qurur və müxtəlif proram təminatlarından istifadə edərək layihəni idarə edir. Bəzi hallarda komanda üzvləri öz funksiyaları daxilində məsləhət almaq məqsədilə kompüterə müraciət edirlər. Yüksək səviyyəli proqram paketləri layihə komandalarına kompleks layihələrdə kömək edir. Nəhəng elektrik stansiyaların tikintisi, geniş informasiya və kommunikasiya sisteminin yaradılması kimi layihələri buna misal göstərmək olar. Sure Trak, Project, Project Scheduler, ART Project Workbench kimi proqramlar layihələrdə yaxşı nəticələr göstərir. İşçi heyətinin yığılması İnzibati məsələlər ilə məşğul olan işçinin funksiyaları yüksək iş təcrübəsinin və təcrübəli layihə mütəxəssisinin olmasını tələb etmir, ancaq o, möhkəm inzibati vərdişlərin olmasını tələb edir. Məsələn, inzibatçı ofis prosedurları ilə tanış olmalı, bu prosedurlara əsasən yazışmaları və hesabatları hazırlamalıdır. İnzibatçı və onun köməkçi heyəti həm də kompüter sahəsində lazımi biliyə malik olmalı, bir çox proqramların normal işlətmə qaydalarını bilməlidir. Müvafiq ixtisaslar üzrə bilik və təcrübə iş zamanı və xüsusi kursların köməyi ilə əldə edilə bilər. Layihə ofisində fəaliyyət göstərən təcrübəli layihə idarəçisindən vaxtaşırı olaraq inzibati məsələlər üzrə məsləhət və yardım alına bilər. LAYİHƏ OFİSLƏRİNİN İDARƏ EDİLMƏSİ Təşkilatlar layihələrin həyata keçirilməsində təcrübə topladıqca, onların layihə idarəçiliyi ilə bağlı ekspert rəyinə bir o qədər də ehtiyacı olur. Təşkilatlar layihə idarəçiliyini yerinə yetirdikləri zaman bir qayda olaraq onlar bunu müəyyən bir metod ilə həyata keçirirlər. Məsələn, onların istifadə etdikləri qrafiklər əsas hadisələri özündə əks etdirir və məlumatlar bazasına ötürən diaqram rolunu oynayır. Müvafiq ixtisas və biliyə yiyələnmə zərurəti ən müxtəlif fəaliyyət sahələrinə, o cümlədən cədvəlləşdirmə, büdcə, təkliflərin qeydə alınması, satıcıların müəyyənləşdirilməsi, layihələrin seçilməsi, risklərin idarə edilməsi, ehtiyac və tələblərin müəyyənləşdirilməsi, tələblərdə baş verən dəyişikliklərin idarə edilməsi və s. sahələrə yönəlmişdir. Təşkilatın layihələrin idarə edilməsi sahəsində ən geniş biliklərə və təcrübəyə malik olan məsləhətçilərə ehtiyacı ola bilər. İdarəetmə orqanı təşkilatın daxilindəki heyətin strateji intuisiyasını inkişaf etdirmək məqsədilə məsləhətçilərin təlimatlarından istifadə edə bilər, bu zaman layihə üzərində işləyən şəxslər hər gün yaranan layihə məsələlərini həll etmək məqsədilə məsləhətçilərin ideyalarına diqqətlə qulaq asmalıdırlar. 1990-cı illərdə məsləhətçilərin yerinə yetirəcəyi vəzifənin təsvir edilməsi üzrə yeni bir termin meydana çıxdı: mentorinq. Mentorinq layihə idarəçiliyi üzrə meydana çıxan problemlərin həllində təşkilatın işçilərinin ehtiyacı olduqları intuisiya və biliklə təmin edilməsidir. Mentor və məsləhətçilərin rolu Layihələrin idarə edilməsi üzrə məsləhətçilərin və mentorların rolu zaman keçdikcə təkmilləşir. Bu gün o, bir neçə konkret fəaliyyət növləri, o cümlədən aşağıdakı istiqamətdə göstərilən köməklər üzərində mərkəzləşmişdir:
təkliflərin verilməsi; layihənin işə salınmasına; təşkilatın layihə ehtiyaclarının vaxtında təmin edilməsi üzrə təklifi; risklərin müəyyənləşdirilməsi; layihənin bərpası; əsas idarəetmənin mentorlaşdırılması. Bu fəaliyyət növlərindən hər birinə ayrılıqda baxaq. Təkliflər və onların dəstəklənməsi Layihələrin idarə edilməsi üzrə bacarıqlı məsləhətçilər bu sahədə böyük təcrübəyə malikdirlər. Onlar bir çox təkliflərin hazırlanması işinə cəlb edilmişlər və təşkilata layihənin inkişaf etdirilməsi üzrə qiymətli təkliflər verə bilərlər. Onlar təklifin inkişafında üç yolla iştirak edə bilərlər:
Onlar təşkilata səmərəli layihə idarəçiliyi prosedurlarını təklif edə bilərlər. Onlar öz iş yoldaşları qarşısında təklifi inkişaf etdirməyin, bu ideyanın layihəyə necə çevrilməsini və yaxşı idarə olunan təklifə sərf edilən enerjinin idarəçilik təcrübəsində tətbiq edilməsini nümayiş etdirə bilərlər. Onlar eyni zamanda yüksək qiymətləndirilən təkliflərin qeydə alınması məqsədilə bir çox şirkətlər tərəfindən istifadə edilən təklifləri də irəli sürə bilərlər. Onlar təklif edilən işin həyata keçirilməsində istifadə olunacaq layihə idarəçiliyi metodologiyalarını əhatə edən təklifin mühüm hissəsini qeydə ala bilərlər. Onlar təklifləri nəzərdən keçirə bilərlər. Kənar şəxs kimi onlar zəif və güclü cəhətləri qeyd etməklə təklifləri tənqid edə bilərlər. Layihənin başlanmasında ofisin rolu Layihənin uğuru daha çox layihənin necə işə salınmasından asılıdır. Təklif nə vaxtsa uğursuzluğa düçar ola bilər. Layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər öz iş yoldaşlarına layihənin icrasına başlamağın nümunəvi təcrübəsini nümayiş etdirə bilərlər. Məsələn, onlar komandanın üzvlərinə ilk növbədə layihə qrafiklərini necə işləməyi öyrədə bilərlər. Onlar eyni zamanda layihənin başlanması üçün ilk görüşləri necə planlaşdırmağı izah edə bilərlər. Komanda üzvlərinin iki və daha çox görüşlərin keçirilməsi sahəsində təcrübə qazanmasından sonra onların daha layihə məsləhətçilərinin təlimatlarına ehtiyacı olmayacaqdır. Layihə ehtiyaclarının təmin edilməsi Layihələr icra edilərkən bir çox gözlənilməyən hadisələr meydana çıxa bilər. Məsələn, çox böyük əhəmiyyət daşıyan satıcılardan biri iflasa uğraya bilər, kontrakt ilə əlaqədar münaqişələr baş alıb gedə bilər, yaxud sifarişçi layihənin daha tez bir zamanda başa çatdırılması məqsədilə yeni pul vəsaiti ayıra bilər. Bu zaman gözlənilən problemlər də meydana çıxa bilər. Yeni layihə işçi heyəti layihə üzrə cəhdləri, layihə komandasından az şeydən çox şey yaratmağı tələb edən, büdcənin səviyyəsinin aşağı düşməsini və təşkilatın strukturuna daxil edilən yeni layihə idarəçiliyi proseduralarını necə planlaşdırmaq sahəsində köməyə ehtiyac duyur. Layihə məsləhətçilərinin və mentorların ən zəruri funksiyası sadəcə orada olmaqdır - işçi heyətini ehtiyac duyduqları layihə idarəçiliyi dəstəyi ilə təmin etməkdir. Layihə məsləhətçiləri layihə üzrə ehtiyacların vaxtında ödənilməsinə borcludurlarsa, onlar ən müxtəlif layihə tipləri üzrə geniş bilgi və təcrübəyə malik olmalıdırlar. Onlar hər hansı bir problemin həll edilməsi sahəsində şəxsi biliyə malik deyillərsə, bu halda həmin məsələləri həll etmək məqsədilə onların və komandanın ixtiyarında olan məlumat mənbələrinə müraciət etməlidirlər. Riskin müəyyənləşdirilməsi Layihələrin yerinə yetirilmə prosesi başlandıqca verilən vədlər və müqavilələr tam gücü ilə işləmədikləri üçün uğursuzluqla nəticələnir. İcraçı sifarişçiyə altı aylıq işi dörd ay ərzində başa çatdırmağı vəd verir. Əgər bu doğrudan da altı aylıq bir işdirsə, demək layihənin öz daxilinə uğursuzluq virusu daxil edilmişdir. Layihə komandası vəd edilən vaxt çərçivəsində məhsul, yaxud xidmətin təhvil verilməsinə nail ola bilməyəcəkdir. Qrafikə əməl olunmadığı üçün layihə də həddini aşan xərclərlə üz-üzə gəlir. Bundan başqa, sifarişçi layihə komandasına olan etibarını itirir, çünki onlar verdikləri vədə əməl edə bilməmişlər. Təşkilatlar kontraktların imzalanmasından qabaq sifarişçilərə verdikləri vədləri müəyyənləşdirmək məqsədilə risk məsələlərini təhlil edirlər. Layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər real olub- olmadığını müəyyənləşdirmək məqsədilə vəd edilmiş tədarük tarixlərini və büdcə qiymətləndirilməsini nəzərdən keçirirlər. Məsləhətçilərin öz tapşırıqlarını yerinə yetirdikləri zaman hesabatda müvafiq qeydlər aparılır.
İnformasiya texnologiyası sahəsində aparılmış tədqiqatlardan görünür ki, layihə komandalarının yalnız çox cüzi hissəsi işi vaxtında, büdcə çərçivəsində, həm də mövcud göstəricilərə uyğun olaraq yerinə yetirə bilir. Bir çoxları adekvat olaraq ən azı üç nöqsanın müşayiəti ilə işin yerinə yetirilməsində uğursuzluğa uğrayır. Buna görə də, layihələrin çoxu bərpa səciyyəsinə malik olur ki, bu da həmin layihələrin təkrar şəkildə necə deyərlər, yoluna salınması üçün xüsusi cəhdlərin göstərilməsini tələb edir. Layihənin işə salınması yüksək iş təcrübəsi və müdriklik tələb edir. Məsələn, layihələr müvafiq qrafiklərdən kənara çıxdıqda həmişə müəyyən mənbələrin tapılması problemi ortaya çıxır. Hər hansı bir problemi həll etməkdən belə bir həll üsulu daha asandır. Təcrübəli layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər layihənin bərpası metodu üzrə zəngin təcrübəyə malik olmalıdırlar. Onlar hansı işlərin lazım olduğunu, hansılarınsa lazım olmadığını bilirlər. Onlar layihənin yerinə yetirilmə səviyyəsini yüksəltmək məqsədilə öhdələrinə düşən vəzifəni daha da nümunəvi şəkildə yerinə yetirmək üçün qrafiklər qururlar (məsələn, PERT/CPM). İdarəçiliyin monitorinqi Təşkilatlarda layihə idarəçiliyi metodunun həyata keçirilməsi vaxtaşırı olaraq mahiyyət dəyişikliklərilə bağlıdır. Layihə idarəçiliyi metodunu işə salmaq məqsədilə baş idarədən tam dəstək alınmalıdır. Bir çox təşkilatlarda problemlərin yaranması idarəçilik haqqında ya düzgün məlumatın olmamasındadır, yaxud bundan xəbərsizdirlər. Layihə ofisini təmsil edən layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər və mentorlar menecerlərə layihə idarəçiliyi və həmin idarəçilik üsulu ilə bağlı irəli sürülən tələbləri tədris etməlidirlər. Məsələn, layihələr üzərində səmərəli nəzarət təşkilatların mövcud fəaliyyətə əsaslanan mühasibat sistemini qəbul etməsini tələb edir. Layihə idarəçiliyi mentorları menecerlərə fəaliyyətə əsaslanan mühasibat sistemini öyrədə bilərlər. Bu əsasda tədris aparılmadan onlar ümumi mühasibat qaydalarına tam şəkildə uyğunlaşa bilməzlər. İDARƏETMƏ STANDARTLARI VƏ METODLARI Layihə ofisləri, təşkilatın daxilində layihənin idarə edilməsi və ekspertizası kimi işlərlə yanaşı onlar layihələrin idarə edilməsi üzrə standart və metodları hazırlayırlar. Layihə idarəçiliyi metodu yaxşı tətbiq edilibsə, təşkilat daxilində hər bir kəsin xırda, yaxud cüzi bir iş görməsi də həyati əhəmiyyət kəsb edir. Bu xırda iş layihə ofisi tərəfindən hazırlanmış layihə idarəçiliyi standart və metodlarında iz qoyur. Layihə üzrə işçi heyəti nümunəvi şəkildə hazırlanmış standart və metodlarla onların layihədən layihəyə sabit xarakter daşıyan prinsiplərə əməl etməsini təmin edir. Standart və metodlar bir çox sahələrdə, o cümlədən layihə idarəçiliyi prosedurlarının yerinə yetirilməsi, sənədlərin hazırlanması və müvafiq kompüter proqram sisteminin müəyyənləşdirilməsi sahəsində inkişaf etdirilməli və hazırlanmalıdır. İcra mexanizmləri üzrə standartlar Layihə ofisi qruplardan və bölmələrdən müvafiq məlumatı əldə etmək məqsədilə sabit layihə idarəçiliyi mexanizmini yaratmalıdır. Bu vəzifə vaxt tələb edir və asan deyildir, ancaq deməliyik ki, belə sabit proseduralar olmadan layihə idarəçiliyi ilə bağlı göstərilən səylər xaosdan başqa bir şey yarada bilməz. Təşkilata daha səmərəli işləməkdə kömək etməkdənsə, zəif prosedurlu layihə idarəçiliyinin tətbiqi təşkilatı ağır vəziyyətə sala bilər. Sabit layihə idarəçiliyi prosedurlarının inkişaf etdirilməsi balanslaşdırma aktını nəzərdə tutur. Prosedurlar layihələrin necə həyata keçirilməsi üzrə zəruri məlumatı təmin etmək üçün kifayfət qədər aydın və təfərrüatlı olmalıdır, ancaq onlar yeni metodların tətbiqi ilə bağlı maneəyə çevrilən bürokratik aparata çevrilməməlidir. Layihə idarəçiliyi prosedurları vaakumda, yəni boş yerdə yaradıla bilməz. Prosedurları inkişaf etdirən şəxslər daima həmin layihələrin icrası ilə məşğul olan mütəxəssislərlə ünsiyyətdə olmalıdırlar. Bu şəxslərin bir qismi barbaşa layihə komandalarında çalışırlar. Digərləri alış və istehlak departamenti, dizayn emalatxanası kimi funksional qruplarla əlaqəli ola bilərlər. Səmərəli proseduraların inkişaf etdirildiyi və həyata keçirildiyi halda bütün əsas səhmdarlar bunları qəbul etməli və onlar əsasında işləməyə qadir olmalıdırlar. Layihə fəaliyyəti sahələri heç bir məhdudiyyət tanımır. Əsas layihə fəaliyyətləri sayıla bilən aşağıdakıları nəzərdən keçirək:
Layihə əsasında fəaliyyət göstərən təşkilatlarda tenderin hazırlanması bütün cəhətlərə görə nümunəvi şəkildə işlənmiş prosedurlara uyğun olmalıdır. Məsələn, təklif üzərində işləyən menecerin strategi xəttinin müəyyənləşdirilməsi, təklifi qeydə alan qrupun seçilməsi, təklifin inkişaf qrafikinin yaradılması, bunun çap edilməsi və müvafiq idarəetmə təşkilatlarından razılığın əldə edilməsi və s. Layihələrin seçilməsi prosedurları Layihənin uğuru, yaxud uğursuzluğu daha çox qaliblərin və məğlub olanların müəyyənləşdirilməsindən asılıdır. Potensial qaliblərin müəyyənləşdirilməsi məqsədilə layihənin seçim prosedurları sistematik qurulmalıdır. Layihə ofisi sonsuz sayda mövcud olan layihənin seçim metodologiyalarından müvafiq olanı seçilməlidir. Layihələrin seçilməsi emosional və siyasi faktorlara yox, məhz həmin layihələrin dəyərinə əsaslanmalıdır. Riskin müəyyənləşdirilməsi prosedurları Layihə ofisi layihələr üzrə meydana gələ bilən xoşagəlməz halların siyahısını tutmalı və onların nəticələrini təsvir etməlidirlər. Riskin təsiri ilə bağlı təhlilləri asanlaşdırmaq məqsədilə bir çox metodlar işlənib hazırlanmışdır. Bunların arasında ssenarinin qurulmasından tutmuş Monte Karlo modelləşdirilməsinə qədər olan üsulları misal göstərmək olar. Layihə ofisi həm də risklərin meydana çıxması, riskin aradan qaldırılması və riskin transferi kimi artıq qərarlaşmış metodlarına diqqəti cəmləyərək müvafiq yollar axtarmalıdırlar. Sənədləşdirmə standartları Layihələrin idarə edilməsi zamanı bütün hadisələr sənədləşdirilir. Layihələrin mənşəyi adətən kağız üzərində qeyd edilir, bu daha çox layihə hazırlayan qrupun təkliflərə olan münasibətindən irəli gəlir. Təklifin özü də sənəd deməkdir. Büdcə üzrə sifarişlər, ətraf mühit üzrə arayışlar, inkişaf haqqında hesabatlar və digər tələblər layihə yerinə yetirilərkən meydana gələn sənəd nümunələridir. Layihə ofisi adətən hansı sənədlərdən istifadə edilməsi, onlardan nə zaman istifadə edilməsi və onların necə hazırlanması haqqında təlimatlar hazırlayır. Bu rolu icra etməklə layihə ofisi layihə iştirakçılarının öz vəzifə borclarını vicdanla yerinə yetirmələrinə təminat verərək təşkilat daxilində ünsiyyəti gücləndirir. Bir qayda olaraq layihə ofisinə daxil olan işçilər məntiqə uyğun güzəşt zərurətinə qarşı davamlı proseslər üzrə irəli sürülən təklifləri balanslaşdırmalıdır. Əsas vəzifə sənədlərin standarta uyğunlaşdırılmasını müəyyənləşdirməkdir.
Layihə təmayülçü təşkilatlarda işçilərin vaxt bölgüsü ilə bağlı qrafiklər tərtib etmək üçün xüsusi mütəxəssislər çalışırlar. Nəzəri cəhətdən müddət üzrə qrafiklər işçilərin öz vaxtlarını necə və hansı işə sərf etmələrini özündə əks etdirir.Bəzi hallarda işçı özünə məşğulluq imicini yaratmaq məqsədil\ vaxtla əlaqədar hesabatını şişirdir. Bu halda müddət üzrə qrafiklərdə müəyyən çatışmazlıqlar baş verir və bir çox səhvlər meydana çıxır. Bu ondan irəli gəlir ki, layihə ofisində həmin işçilərə öz vaxtlarını necə sərf etmək və bölüşdürmək barədə müvafiq təlimatlar verilməmişdir.
Layihə ofisləri layihələrin idarə edilməsində istifadə olunacaq proqram təminatları üçün standartların müəyyənləşdirilməsində əsas rol oynayır. Təşkilatlar proqram təminatlarından səmərəli istifadə etmək üçün müəyyən tədqiqat işləri aparırlar. Proqram təminatları standartlarına göstərilən belə bir diqqət zəruri məsələlərdən biridir. Əvvəla vahid standart sistemi təşkilat daxilində əlaqələri möhkəmlədir. Bir şöbədə işləyən işçilər digər şöbələrdə istifadə olunan proqramlardan alınan hesabatları tezliklə dərk edirlər. Proqram təminatları üzrə standartların qəbul edilməsi layihə üzrə aparılmış əməliyyatlar haqqında məlumatlar bazasının qoruyub saxlanılmasına əsas verir. Onlar bu məlumatlardan istifadə edərək gələcək layihələr üzrə proseduraları sinaqdan keçirmək üçün malik olduqları məlumatları zənginləşdirə bilərlər. Beləliklə, layihə ofisi standartlar paketinin yaradılmasına böyük səy göstərəcəkdir. Təcrübə göstərir ki, hər hansı bir standart barədə qərar qəbul etmək bir o qədər də asant iş deyil. Aparılan tədqiqatlar göstərmişdir ki, artıq yüzlərlə standartlaşdırma paketləri mövcuddur, buna görə də secim prosesi çox çətindir.Bu səbəbdən hər hansı bir variantin seçilməsi prosesi aşağıdakı suallar əsasında aparılmalıdır: Proqram təminatlarından kim istifadə etməlidir? İstifadiçilər arasındakı münasibətlər necə qurulmuşdur? Proqram təminatı əvvəlcə layihə komandaları tərəfindən istifadə olunur , yaxud bütün təşkilatın istifadə etməsi məqsədəuyğundur? Bizim sifarişçilərimiz üçün hər hansı bir standart qəbul etmək vacibdirmi? Proqram təminatının qiyməti? Proqram təminatının quraşdırılması, dəstəklənməsi və öyrədilməsi üzrə xərclər? Nümunəvi təcrübədən istifadə Layihələrin idarə edilməsi və bu proseslərdə qəbul edilmiş standartlar üzrə əldə olunan təcrübələrdən layihə ofisi faydalanmalıdır. Layihə ofisinin işçi heyəti layihə idarəciliyinin təcrübəsinin ən son nailiyyətlərindən istifadə etməlidir. Bunu həyata keçirmək üçün onlar layihə idarəçiliyi üzrə monitorinqi həyata keçirməli, layihə ilə əlaqədar sahələrdə treninqlər keçirməli ( məsələn, riskin idarə edilməsi, istehsalın idarə edilməsi və gəlir üzrə təhlillər), habelə lazımı bilikləri halda layihə idarəçiliyi üzrə seminarlar və konfranslar kecirməlidirlər.Layihə idarəçiliyi üzrə nümunəvi və kamil təcrübəni araşdırmaqla onlar mənsub olduqları təşkilatın standart prosedur və metoqlarının yararlı olmasına zəmanət vermək üçün müvafiq ölçü götürülməlidirlər. Yüklə 0,73 Mb. Dostları ilə paylaş:
|