Nəzakət səLİmova
İşgüzar yazışmalarda etiket qaydaları
Yüklə 0,93 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
1.3. İşgüzar yazışmalarda etiket qaydaları
İşgüzar yazışmalarda məktubların hazırlanmasında başlıca tələblərdən biri də - işgüzar etiket qaydalarının gözlənilməsidir. Etiket qaydalarının gözlənilməsi məktub müəllifi və yaxud onun təmsil etdiyi təşkilatla işgüzar mü- nasibətlərin qurulması və pozitiv istiqamətdə inkişafına kömək etməklə gələcək əməkdaşlığın sağlam təməl üzə- rində qurulmasına, qarşılıqlı fayda əldə edilməsinə və eti- barlı tərəfdaşlığın möhkəmlənməsinə xidmət edir.Ona gö- rə də işgüzar məktubların hazırlanması zamanı qarşılıqlı münasıbətlərin arzu olunan istiqmətdə inkişafı üçün aşağı- dakı etiket qaydalarına əməl edilməlidir: - qarşı tərəfə hörmət əlaməti olaraq işgüzar mək- tubun bir ünvana göndərilməsi daha məqsədə uyğundur. Bu birbaşa işgüzar əlaqələrin möhkəmlənməsinə münbit şərait yaradır. - hüquqi və ya fiziki şəxsin ünvanına daxil olmuş məktuba mütləq cavab verilməlidir. Bu zaman verilən ca- vab konkret və aydın olmalı, quru sözlərdən və sırf dəftər- xana ifadələrindən ibarət olmamalıdır. 17 - məktubun bir neçə ünvana göndərilməsi zərurəti yarandıqda, hər bir nüsxənin üzərinə “ surəti : ”sözü əlavə olunmalıdır. Məsələn, “Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyinə”. Surəti : ”Bakı şəhər icra hakimiyyətinə”. Bu kimi hallarda işgüzar məktubun göndərildiyi bi- rinci şəxs və ya təşkilat həmin məktuba cavab verməlidir. Məktubun surətinin göndərildiyi şəxsin və ya təşkilatın cavabı məcburi deyildir. - hər bir işgüzar məktubun konkret mövzusu olma- lıdır. Mövzunun aydınlığı qarşı tərəfə vaxta qənaət etməyə və digər yazışmalar arasından göndərilən məktubun asan- lıqla tapılmasına və vaxtında cavab verilməsinə kömək edir. - işgüzar məktub salamlaşma ilə başlamalı, sonra isə onun ünvanlandığı şəxsə və təşkilata müraciətlə davam etdirilməlidir. Bu etiket qaydası qarşı tərəfin sizin həmka- rınız və ya digər şəxs olmasından asılı olmayaraq, onun si- zin üçün vacib şəxs olması qənaətinə gəlməsinə səbəb ola bilər. Bu isə öz növbəsində işgüzar münasibətlərin daha səmərəli qurulmasına kömək edər. Yuxarıda göstərilən etiket qaydalarına əməl etməklə yanaşı, eyni zamanda işgüzar məktubların hazırlanmasın- da şablon sözlər və ifadələr işlədilir. İşgüzar yazışmalarda aşagıdakı ünsiyyət formalarından istifadə olunur ki, bunlar da xahiş, məlumat, təklif və ya hər hansı faktın təsdiq edil- məsi formasında ifadə olunur. məsələn, məktub yazılarkən onun giriş hissəsində “xahiş edirik,” “çox xahiş edirik”, ”bir daha xahiş edirik”, ”bildiririk”, “eyni zamanda bildiri- rik”, ”bir daha xatırladırıq” və sair şablon ifadələrdən isti- fadə olunur. Hazırlanmış məktublarda, həmçinin aşağıda göstərilən şablon ifadələrdən də istifadə olunur: 18 - ...hər şeydən əvvəl ... - ikincisi ... sonra... - üçüncüsü... daha sonra... yekunda... beləliklə... - göstərilənləri nəzərə alaraq... - növbəti məsələyə keçərək... - ....məsələsinə gəlincə... - yuxarıda göstərilənlərdən çıxış edərək... - ...məsələsinə qayıtmaq zəruriəti ilə əlaqədar olaraq... - göstərilənlərə yekun vuraraq qeyd etmək lazımdır ki... - onu da nəzərə almaq lazımdır ki... - sonda ümid edirik ki... - sonda sizə xatırlatmaq istəyirik ki... Məktublarda əvvəlcə əldə olunmuş vədlərin və razı- laşmaların yerinə yetirilməməsi və ya layiqincə yerinə ye- tirilməməsi zamanı bunun səbəblərinin qarşı tərəfə çatdı- rılması üçün bir qayda olaraq, aşağıdakı ifadələr işlədilir: - ödəmənin gecikməsi ilə əlaqədar... - hesab fakturanın alınmaması ilə əlaqədar olaraq ... - sizin hərəkətlərinizin əvvəl qəbul olunmuş razılaş- malara uyğun gəlməməsi ilə bağlı... - yükün alınmasının gecikməsi ilə əlaqədar... - enerji daşıyıcılarının qalxması nəticəsində... - xarici valyutaların kursunun dəyişməsi ilə əla- qədar... - istehsalat göstəricilərinin aşağı düşməsini nəzərə alaraq... - obyektin sosial əhəmiyyətini nəzərə alaraq... və sair. Bu tipli məktublar hazırlanarkən eyni zamanda müəyyən hadisə və faktlara istinad edilir ki, bunlar da aşa- ğıdakı standart ifadələrlə qarşı tərəfə çatdırılır. 19 - sizin ... tarixli ... nömrəli məktubunuza əsaslanaraq... - əvvəllər əldə olunmuş razılaşmalara uyğun olaraq... - sizin ...tarixli sorğunuza cavab olaraq... - şifahi razılaşmalara əsasən... “uyğun olaraq....” - sizin məktubunuza (sorğunuza cavab olaraq...) - qarşılıqlı razılaşmaya əsasən... - telofon danışıqlarımıza uyğun olaraq... - hökumətin ...tarixli .... nömrəli qərarına əsasən... - sizin xahişinizə əsasən... - qarşılıqlı tıdarük haqqında protokola əsasən... - ....tarixli ... nömrəli müqviləyə əsasən... İşgüzar məktubların hazırlanması zamanı onun məqsədi də göstərilmılidir. Bunun üçün aşagıdakı şablon ifadələrdən istifadə olunur: - məsələnin tezliklə həlli məqsədi ilə... - sərəncamın icrası məqsədi ilə... - mübahisəli məsələlərin razılaşdırılması üçün... - iştirak məsələlərinin razılaşdırılması üçün... - sizin təşkilatın fəaliyyətinin kütləvi informasiya vasitələrində daha geniş işıqlandırılması üçün... - mübahisəli məsələlərin həlli üçün... - yükün təhlükəsiz keçidini təmin etmək məqsədi ilə... - münaqişəli şəraitdən yayınmaq üçün... Yuxarıda qeyd olunan şablon ifadələrdən konkret zaman, məkan, şərait və münasibətlərin vəziyyəti nəzərə alınmaqla istifadə edilməlidir. Bu standart ifadələr məktu- bun məzmunun müəllifin arzu və istəklərinə, habelə kon- kret şəraitə uyğun işlədilmədikdə, qarşılıqlı işgüzar müna- 20 sibətlərin pozulmasına gətirib çıxara bilər. Bunun qarşısını almaq üçün aşağıdakı vasitələrdən istifadə olunur: Məktubun məzmununda tərəflər arasında isti müna- sibətlərin yaradılması üçün etik qaydalara tam əməl edil- məklə aşağıdakı ifadələr işlədilir : - təşəkkür edirəm; - ümid edirəm ki...; - minnətdarlığımı bildirirəm; - uğurlar arzulayıram; - üzr istəyirəm; - baş sağlığı verirəm. Məlumat xarakterli məktublar isə aşağdakı söz və ifadələrlə başlayır: - bildiririk ki,...; - sizə məlum edirik ki,...; - xəbərdar edirik ki,...; Məktublarda həmçinin təsdiq, bildiriş xarakterli ifadələr də işlədilir: - təsdiq edirik; - razılaşırıq; - qəbul edirik; - möhürlə təsdiqləyirik; Tələb, xahiş tipli ifadələr də işgüzar məktublarda geniş tətbiq olunur: - əmr edirəm; - qərara alıram; - tələb edirəm; - xahiş edirəm; Məktublarda həmçinin “təminat veririk”, öhdəlik götürürük”, “xatırladırıq”, “təklif edirik” kimi standart ifa- dələrdən də istifadə olunur. 21 İşgüzar məktubların tərtibi zamanı, məna, forma və məzmunca bir-birini tamamlayan sözlərin qarşılığı da ge- niş tətbiq olunur: - nəzarət - ...həvalə edilir; - qiymət - müəyyən edilir (endirilir, qaldırılır.) - borc ödənilir yaxud ödənişdən imtina edilir; - əqd (müqavilə) - bağlanılır yaxud bağlamaqdan imtina edilir; - etiraz- irəli sürülür (təmin edilir) - ödəniş - aparılır yaxud imtina edilir; - hesab - açılır (ödənilir). İşgüzar məktublarda bu müraciət formalarının müs- təqil şəkildə ifadə olunması ona görə zəruridir ki, hər bir xahiş yaxud tələb üzrə müstəqil qərarlar qəbul edilir. Bu zaman orfoqrafik səhvlərə yol verilməməli, söz və ifadələr məntiqi ardıcıllıqla düzülməli, fikir və ideyalar bir-birini tamamlamalı, onlar arasında qeyri-müəyyənlik və ziddiyət olmamalıdır. İlk baxışdan bunlar xırda detal təsiri bağışla- sa da, lakin sonradan məktub müəllifi haqqında xoş olma- yan təəsürat yarada bilər. Məktubun düzgün yazılma stili yalnız müəllifin işgüzar keyfiyyətləri deyil, həm də insan kimi onun şəxsi keyfiyyətləri barədə qarşı tərəfdə xoş təəsürat yarada bilər. Yüklə 0,93 Mb. Dostları ilə paylaş:
|