O’zbekiston respublikasi oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi turom zarmed universiteti «Ish yurutish va xodimlarni boshqarish» fanidan mustaqil ishi mavzu

O’ZBEKISTON RESPUBLIKASI OLIY VA O’RTA MAXSUS TA’LIM VAZIRLIGI TUROM ZARMED UNIVERSITETI
«Ish yurutish va xodimlarni boshqarish » fanidan
MUSTAQIL ISHI
Mavzu: Hujjatlarni ro‘yxatga qo‘yish va bajarilishini nazorat qilish..

Bajardi: 4-11 IQTS GURUH talabasi Xalilova Zarnigor
Tekshirdi:

Reja
1. Kirish hujjatlarini ro'yxatga olish jurnal qiziqishi

2.Hujjatni ro'yxatga olish jurnal formasi
3.Ijtimoiy hujjatlarni ro'yxatga olish .jurnalining shakli

Muddatni o'zgartirish faqat boshning yo'nalishi bo'yicha quyidagi tartibda amalga oshiriladi:

a) standart shartlar - yangi hujjat qabul qilinishi bilan;
b) individual atamalar - ularni tashkil etgan rahbarning buyrug'i bilan.
Pudratchining iltimosiga binoan hujjatning bajarilishini kechiktirish, asosli sabablar mavjudligi bilan asoslanib, korxona rahbari tomonidan pudratchidan esdalik xati olganidan keyin amalga oshiriladi. Belgilangan muddatni kechiktirish to'g'risidagi qaror rahbarning qarorida aks ettiriladi va qarordan nazorat kartasiga o'tkaziladi.
Ijro etish natijalari ro'yxatga olish shakllarida va bajarilgan hujjatning o'zida qayd etiladi (ijro to'g'risida belgi qo'yiladi va ish bo'yicha ko'rsatma beriladi).
Bajarishni boshqarish quyidagilarni o'z ichiga oladi:
Nazorat uchun hujjat bayonoti;
Hujjatning pudratchiga o'z vaqtida topshirilishini tekshirish;
Bajarilish jarayonini tekshirish va tartibga solish;
Hisobni yuritish va hujjatlarni bajarilishini nazorat qilish natijalarini umumlashtirish, rahbarni xabardor qilish.
Bajarilish jarayonini tekshirishdavr tugashidan oldin barcha bosqichlarda, masalan, quyidagi tartibda amalga oshiriladi:
Keyingi yillar uchun topshiriqlar - har chorakda;
Joriy yilning keyingi oylari uchun vazifalar - har oy;
Ushbu oyning vazifalari - har o'n kunda va oxirgi o'n yilda - hujjatning amal qilish muddati tugashidan besh kun va uch kun oldin.
Nazorat ostidagi hujjatlar kartalari (boshqaruv kartalari indekslari) hujjatlarni ijro etish muddati, ijrochilar, hujjatlar guruhlari tomonidan tizimlashtirilgan.
Nazorat xizmati (kotib) quyidagi operatsiyalarni amalga oshiradi:
Nazorat ostidagi hujjatlarni topshirish kabinetini shakllantirish;
Boshqariladigan hujjat kartasini ijro etuvchi qismga yuborish;
Tarkibiy bo'linmada ijrochining familiyasi, ismi, otasining ismi va telefon raqamini topish;
Belgilangan sana haqida ijrochi qismga eslatma;
Bajarilish jarayoni va natijalari to'g'risida ma'lumot olish;
Nazorat ostidagi hujjat kartalarida bajarilish jarayoni va natijalarini qayd etish;
Amalga oshirilish holati va natijalari to'g'risida rahbarlarni muntazam ravishda xabardor qilish;
Tezkor yig'ilishlarda, kollegial organlarning yig'ilishlarida hujjatlarni bajarish jarayoni va natijalari to'g'risida hisobot berish;
Menejerlarning ko'rsatmasi bilan hujjatni boshqaruvdan olib tashlash;
Bajarilgan hujjatlar faylini shakllantirish.
Ijro nazorati ko'p funktsiyali, shuning uchun uni amalga oshirish shakllari va usullari xilma-xildir. Eng oddiy nazorat odatda eng samarali hisoblanadi. Eng oddiy shakllar kamroq harakat talab qiladi va yanada tejamkor bo'ladi. Ijro nazorati eng oddiy tashkiliy shakllari quyidagilarni o'z ichiga oladi.

• 
  · Kartochkalarni qo'lda berish muddati;
  
• 
  Avtomatlashtirilgan boshqaruv tizimi.
  

Nazorat shakli tashkilotning imkoniyatlaridan kelib chiqqan holda tanlanadi.
Qo'lda muddati tugagan fayl
Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishda topshirish muddati belgilangan kabinetdan foydalangan holda, ya'ni qo'lda ishlash rejimida, ro'yxatga olish kartalari va 32 ta ko'chiruvchi bo'linadigan hujjat kabineti qo'llaniladi. O'ttiz bitta ajratuvchi oyning kunini anglatadi. Ro'yxatga olish va nazorat kartalari ularda bajarish muddatlariga muvofiq joylashtirilgan, ya'ni har bir karta hujjat bajarilishi kerak bo'lgan raqamni ko'rsatgan holda ajratgichga joylashtirilgan. 32-chi ajratuvchi uchun hujjatlar kartalarga joylashtiriladi, ularning muddati keyingi oyga to'g'ri keladi. Oyning so'nggi kunlarida ushbu kartalar yangi oy sanalariga muvofiq joylashtiriladi. Kechiktirilgan kartalar birinchi ajratgich oldida joylashtiriladi. Ular yangi, muddati tugagan sana ko'rsatilmaguncha shu erda qoladilar.
Hujjatni to'liq rasmiylashtirgandan so'ng, kartalar belgilangan muddatlarga muvofiq tartibga solinadi. Shunday qilib, karta hujjatining oxirgi kuni qaysi kuni bajarilishi kerakligini bilib olish oson. Hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda ro'yxatga olish va nazorat kartasi ustunlarida quyidagi ma'lumotlar ko'rsatiladi:

• 
  - "Muallif (muxbir)" ustunida hujjat kelib chiqqan tashkilot nomi yoziladi;
  
• 
  - "Sana va qabul qilish indeksi" ustunida hujjat qabul qilingan sana va u kiritilgan tashkilotda indeks ko'rsatilgan. Indeks ro'yxatga olish muhridan o'tkaziladi va hujjat bajarilgandan so'ng ishlar nomenklaturasiga yoki boshqa ko'rsatkichlarga muvofiq ish raqami bilan to'ldiriladi;
  
• 
  - "Sana va hujjat indeksi" ustuniga hujjat sanasi va unga hujjat muallifi tashkilot (jo'natuvchi) tomonidan tayinlangan indeks kiritiladi;
  
• 
  - "Xulosa" ustunida hujjat turi, uning nomi yoki xulosasi ko'rsatilgan. Ushbu grafik hujjatning o'zida bir nechta havolalarni chetlab o'tishga imkon beradi. Agar sarlavha hujjatning mazmunini ochmasa, ushbu ustunga asosiy paragraf yoziladi;
  
• 
  - Kartada qarorning mazmunini yozishda uning muallifi va sanasi ko'rsatilgan;
  
• 
  - Hujjatning ijrosi to'g'risidagi yozuv mohiyat bo'yicha qaror, javob hujjatining sanasi va indeksini aks ettirishi kerak. Agar yozma javob talab qilinmasa, tashabbus hujjatida ko'tarilgan masala qachon, kim tomonidan va qanday hal qilinganligi to'g'risida maxsus yozuv yoziladi;
  
• 
  - "Tekshirish belgilari" ustunida hujjatlarning ijro muddatlari ustidan nazorat yozuvlari qayd etiladi, unda tekshirish sanasi va ijro etish kechikishining aniq sabablari ko'rsatilishi kerak. Ushbu ustunda, shuningdek hujjat qabul qilinishining uzatilishida belgi qo'yilishi mumkin;
  
• 
  - "Saqlash raqami", "Inventarizatsiya raqami", "Ish raqami" ustunlari doimiy saqlash hujjatlari uchun arxivda to'ldiriladi.
  

Kartaga qo'shimcha ma'lumotlarni kiritishga ruxsat beriladi: "Kvitansiyani olganlik to'g'risida", "Pudratchi va uning telefon raqami".
Hujjatlar ijrosini nazorat qilishni amalga oshirayotganda, uning bajarilishi uchun javobgar bo'lgan xodim hujjat kabinetidan hozirgi kunning vazifalari uchun kartalarni olib tashlaydi va ularning bugungi kunda bajarilishini tekshiradi. Bu sizga ish kunini rejalashtirish, ko'tarilgan barcha masalalarni o'z vaqtida hal qilish imkonini beradi.
Hujjatni nazoratdan olib tashlaganingizdan so'ng, ro'yxatga olish va nazorat kartasi muddati tugagan fayldan olib tashlanadi va ma'lumot kartasida qayta joylashtiriladi, chunki unda hujjat to'g'risida to'liq ma'lumotlar mavjud. Ma'lumot faylidagi karta olib tashlanadi va kerak bo'lganda boshqa ma'lumot fayllarida ishlatiladi.
Vaqti-vaqti bilan tahliliy hisobotlar tuzilib, ularda nazorat uchun qancha hujjatlar qabul qilinganligi, qancha hujjatlar o'z vaqtida bajarilmaganligi va ularning qaysi sabablari borligi ko'rsatilgan.
Avtomatlashtirilgan hujjat aylanishini boshqarish tizimi
Hujjatlar ijrosini avtomatlashtirilgan boshqarish, vaqtni talab qiladigan protseduralarga yordam berishi mumkin, masalan, kartalarni saqlash, muddatlarni boshqarish, eslatmalarni yuborish, jurnallarni saqlash, hujjatni o'rnatish va olib tashlash. Biroq, hujjat ijrosini boshqarishning butun tizimi odamni almashtira olmaydi. Ammo bu uning ishini sezilarli darajada engillashtirishi va natijada tashkilotdagi hujjatlarning bajarilishini nazorat qilishning umumiy samaradorligini oshirishi mumkin.
Ideal holda, umuman ishlash tartibini yaxshilash uchun barcha hujjatlarni nazorat qilish kerak. Lekin bu, albatta, juda ko'p vaqt talab etadi - barcha hujjatlarni nazorat qilish. Shu sababli, hujjatlarni bajarilishini nazorat qilishni avtomatlashtirish vaqtni talab qiladigan protseduralar muammosiga oqilona echimdir.
Qog'oz hujjatlari bilan ishlashda nazorat funktsiyasi - bu nazorat funktsiyalarini bajarishga mas'ul bo'lgan shaxs. Shuni ta'kidlash kerakki, boshqaruvchi ko'p hollarda faqat "Nazorat uchun" tamg'asi bosilgan yoki ular aytganidek "nazorat ostiga olingan" hujjatlar bilan ishlaydi.
Hujjatni ijro etish muddati ustidan nazorat qanday? Birinchidan, ijrochilarga va boshqaruvchiga uning yondashuvi to'g'risida oldindan ogohlantirish va eslatish. Bu ularga o'z vaqtida harakatlarni amalga oshirish va hujjatni o'z vaqtida bajarishga imkon beradi. Agar muddati qog'oz kartada ko'rsatilgan bo'lsa, pudratchiga yaqinlashib kelayotgan muddat to'g'risida xabar berish uchun unga qo'ng'iroq qilishingiz kerak. Avtomatlashtirilgan tizimga xabarnoma va eslatmalar funktsiyalarini berish tavsiya etiladi. Bu tekshirgichdan juda ko'p ishlarni olib tashlaydi. Bundan tashqari, xodimning bildirishnomani o'qiganligi haqidagi ma'lumotni avtomatik ravishda yozib olish, hozirda u tanish bo'lganiga ishonch hosil qilish imkonini beradi.
ASKID (Hujjatlarni ijro etishning avtomatlashtirilgan tizimi) dasturi hujjatlarni o'z vaqtida bajarilishini nazorat qiladi. Dastur ikkita hujjat jurnaliga ega, yangi hujjat qo'shilganda avtomatik qadam raqamini olish imkoniyati mavjud. Interfeys rangli ogohlantirish bilan amalga oshiriladi: muddati o'tgan hujjatlar qizil rangda ta'kidlangan; muddati tugagan hujjatlar sarg'ish rang bilan ajratilgan. Tizim hujjatlarni atributlar bo'yicha qidiradi: kirish yoki chiqish raqami, jo'natuvchi, yuborish yoki qabul qilish sanasi, mavzu. Bajarilgan hujjatlar avtomatik ravishda "bajarilgan" bo'limiga o'tkaziladi.
ASKID dasturi menejerlar va ijrochilarga quyidagi imkoniyatlarni taqdim etadi:
Rahbarlar uchun:

• 
  - buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish;
  
• 
  - barcha ijrochilar uchun joriy buyurtmalarning qisqacha holatini va ularning bajarilish statistikasini kuzatib borish;
  
• 
  - ijrochilar bilan matnli ma'lumot almashinuvini amalga oshirish;
  
• 
  - tugallangan va yopiq buyurtmalar arxivini ko'rish;
  
• 
  - buyurtmalarning bajarilishi to'g'risida hisobot va tahliliy ma'lumotlarni ko'rish.
  

Ijrochilar uchun tizim imkoniyatlari:

• 
  - rahbariyatdan yangi buyruqlar olish;
  
• 
  - Amaldagi buyurtmalaringizning birlashtirilgan holatini kuzatish
  
• 
  - buyruqlarni bajarish jarayonida rahbariyat va hamkasblar bilan matnli ma'lumot almashinuvini amalga oshirish;
  
• 
  - buyurtmalarni bajarish faktini tuzatish;
  
• 
  - buyurtmalarni turli xil mezonlarga muvofiq qidirish;
  
• 
  - tugallangan buyurtmalar arxivini ko'rish.
  

Hujjat to'g'risidagi ma'lumot displey ekranida ko'rsatilgan karta shaklini to'ldirib, avtomatlashtirilgan topshirish kabinetiga kiritiladi. Ma'lumotlar to'g'ridan-to'g'ri hujjatlardan kiritiladi. Displey ekranida va bosma shaklda axborotni qayta ishlash natijalarini olish qabul qilingan qabul qilingan xabarlar va xulosalarning shakllariga muvofiq amalga oshiriladi. Karta fayllarini saqlashda tasniflagichlardan foydalanish ma'lumot bazasini shakllantirish va undagi qidirishni tezlashtirishga imkon beradi.
Hujjatlar ijrosini nazorat qilishning uchta shakli mavjud:
Jurnal;
Avtomatlashtirilgan hujjat aylanishini boshqarish tizimi.
Boshqarish shakli tashkilotning imkoniyatlaridan kelib chiqqan holda tanlanadi, ammo hozirgi vaqtda avtomatlashtirilgan usullardan ko'proq foydalanilmoqda.
Hujjatlarning ijrosini nazorat qilishda topshirish muddati belgilangan kabinetdan foydalangan holda, ya'ni qo'lda ishlash rejimida, 32 ta ko'char (karton yoki plastmassa) bo'linadigan kartochkalardan foydalaniladi. O'ttiz bitta ajratuvchi oyning kunlari (31 kun). Ro'yxatga olish va nazorat kartochkalari ularda bajarish muddatlariga muvofiq joylashtirilgan, ya'ni har bir karta hujjat bajarilishi kerak bo'lgan raqamni ko'rsatgan holda ajratgichga joylashtirilgan. 32-chi ajratuvchi uchun hujjatlar kartalarga joylashtiriladi, ularning muddati keyingi oyga to'g'ri keladi.
Oyning so'nggi kunlarida (oldindan 2-3 kun) ushbu kartalar yangi oy sanalariga muvofiq joylashtiriladi. Kechiktirilgan kartalar birinchi ajratgich oldida joylashtiriladi. Ular yangi, muddati tugagan sana ko'rsatilmaguncha shu erda qoladilar. Shunday qilib, oxirgi kuni karta faylidan qaysi kuni bajarilishi kerakligini aniqlash oson.
Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilayotganda, uning bajarilishi uchun javobgar bo'lgan xodim joriy kunning barcha vazifalari (joriy nazorat) va 3 kun ichida tugaydigan (profilaktika nazorati) vazifalarni bajarish uchun karta kartochkalarini oladi va bajarilishning borishini tekshiradi. Bu shaxsiy so'rov, telefon orqali so'rov va boshqalar bo'lishi mumkin. Topshiriq bajarilishi to'g'risida olingan ma'lumotlar ro'yxatga olish va nazorat kartasining orqa tomoniga yoziladi.
Hujjatni nazoratdan olib tashlaganingizdan so'ng, ro'yxatga olish va nazorat kartasi muddati tugagan karta indeksidan olib tashlanadi va ma'lumot kartasida qayta joylashtiriladi, chunki unda hujjat to'g'risida to'liqroq ma'lumotlar mavjud (hujjatning bajarilish jarayoni va tabiati). Ma'lumot faylidagi karta olib tashlanadi va kerak bo'lganda boshqa ma'lumot fayllarida ishlatiladi.
Eng oqilona narsa, bugungi kunda shaxsiy kompyuterlar va ixtisoslashtirilgan dasturlar yordamida amalga oshiriladigan hujjatlarning bajarilishini avtomatlashtirilgan boshqarish, bu har qanday xulosa va hisobotlarni avtomatik ravishda olish imkonini beradi. Bunday dasturiy ta'minot sizga hujjatlarni bajarish muddatlarini avtomatik ravishda kuzatib borish, ijrochilar uchun eslatmalarni yaratish va nazorat hujjatlari bajarilishining qisqacha mazmunini yaratishga imkon beradi.
Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning jurnal shakli tarixan eng avval ro'yxatdan o'tish shakli hisoblanadi.
Hozirgi vaqtda u faqat hujjatlarni hisobga olishning ishonchliligi birinchi navbatda bo'lganda ishlatiladi, bu nizoli vaziyatlarni oldini oladi. Masalan, ta'lim to'g'risidagi hujjatlar, mehnat daftarchalari, pasportlar berilganda. Boshqa barcha holatlarda jurnalni ro'yxatdan o'tkazish shakli eskirgan. hujjatlar va ular bo'yicha ma'lumotlarning bajarilishini nazorat qilishni qiyinlashtiradi.
Hujjatlarni ro'yxatga olishning karta shakli bilan, ishlatiladigan klassifikatorlarga muvofiq topshiriqlarga qarab, fayllar kabinetlarida shakllantiriladigan hujjatlar uchun ro'yxatdan o'tish va nazorat kartalari yaratiladi.
Ro'yxatga olish uchun kartalardan foydalanish hujjatlarni qidirish samaradorligini sezilarli darajada oshiradi va shu bilan birga jurnal shakliga nisbatan ro'yxatdan o'tish jarayonining mehnatkashligini kamaytiradi.
Qoidaga ko'ra, quyidagi mustaqil kartalar indekslari tuziladi:
Malumot, nazorat va ma'lumotnoma;
Fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari uchun kartochkalar;
Buyurtmalar, qarorlar va boshqalar uchun tematik (kodifikatsiya) kartalar indekslari.
Nazorat va ma'lumotnoma fayllari ikki qismga bo'linadi: bajarilmagan va bajarilmagan hujjatlar uchun. Talabnomalarni berish kabinetining birinchi qismi ularni rasmiylashtirish jarayonida hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni yozib olish va qidirishga xizmat qiladi va boshqarish funktsiyasini bajarishi mumkin. Undagi kartalar ijrochilar, tarkibiy bo'linmalar, korrespondentlar, hujjatlarni bajarish muddatlari bo'yicha tizimlashtirilishi mumkin. Hujjatlar rasmiylashtirilayotganda, ularga kerakli belgilar qo'yilgan kartalar karta indeksining birinchi qismidan tegishli bo'limlar va ikkinchi qism sarlavhalariga o'tkaziladi. Karta indeksining ikkinchi qismi tugallangan hujjatlarni qidirish uchun ishlatiladi. Karta indeksining ushbu qismidagi kartalar savollar, muxbirlar, ishlar nomenklaturasi va boshqalar bo'yicha tizimlashtirilishi mumkin.
Hujjatlar tarkibini yanada to'liq ochish uchun tematik (kodifikatsiya) kartochkalar indekslari yaratilib, unda:
Hujjat matnidagi har bir savol uchun alohida karta tuziladi, shuning uchun tarkibiga qarab bitta hujjat bir nechta kartalarga bo'yalgan bo'lishi mumkin;
Ma'lumotlar tashkilot faoliyati masalalari bo'yicha tizim ichidagi tasniflagich sarlavhalariga muvofiq tizimlashtiriladi.
Tematik fayllar faqat ma'lumot olish uchun ishlatiladi, ular nazorat fayllari sifatida foydalanilmaydi.
Ro'yxatga olish va nazorat kartochkasining shakli va undagi tafsilotlarning joylashishi tashkilotning o'zida aniqlanishi va ofis ishi uchun ko'rsatmalarda qayd etilishi mumkin. Ko'pincha A5 (148x210 mm) yoki A6 (105x14 8 mm) formatida ro'yxatga olish kartasining quyidagi shakli qo'llaniladi:
Hujjatlarni ro'yxatga olishning avtomatlashtirilgan (elektron) shakli shaxsiy kompyuterga (yoki serverga va tarmoqqa ulangan shaxsiy kompyuterlarga) o'rnatilgan maxsus dastur yordamida amalga oshiriladi.
Avtomatlashtirilgan ro'yxatga olish shaklidan foydalanishda hujjat to'g'risidagi ma'lumotlar ma'lumotlar bazasida saqlanadigan elektron ro'yxatga olish va nazorat kartasiga kiritiladi.
Tafsilotlar to'plami va turli xil dasturiy ta'minot tizimlarida ro'yxatga olish va boshqarish kartalarining turi boshqacha bo'lishi mumkin. Shu bilan birga, ro'yxatdan o'tish formasining bitta nusxasi sug'urta qatori sifatida (ro'yxatga olish va nazorat kartasini bosib chiqarish) tayyorlanishi mumkin.
Avtomatlashtirilgan ro'yxatga olish shakli hozirda ko'plab tashkilotlarda keng qo'llaniladi, chunki jurnal va kartalarni ro'yxatdan o'tkazish shakllaridan bir qator muhim afzalliklarga ega, xususan:
Ro'yxatdan o'tish va nazorat kartasining har qanday tafsilotlari yoki ma'lumotlari bo'yicha hujjatlarni tezda qidirish;
Avtomatik ravishda hisobotlarni, xulosalarni yaratish, hujjatlar bo'yicha ma'lumot-tahlil ishlarini olib borish;
Hujjatlarning bajarilishini avtomatik boshqarish;
Bir vaqtning o'zida bir nechta ish joylarida hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati;
Tarkibiy bo'linmalarda hujjatlarni markazlashtirilmagan ro'yxatga olishni tashkil etish, barcha hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni bitta ma'lumotlar bazasida va boshqalarda birlashtirish bilan.