Sənədlərə olan əsas tələblər: 1. Sənədlər, düzgün, qısa və aydın tərtib olunmalı və icraçılara vaxtında
çatdırılmalıdır.
2. Sənədlərin tərtibatında qərargah mədəniyyətinə əməl olunmalıdır.
3. Sənədlərin məxfilik dərəcəsi (“xüsusi əhəmiyyətli”, “tam məxfi”, “məxfi” və
ya “xidməti istifadə üçün”) sənədin sağ yuxarı hissəsində qeyd olunmalıdır.
4. Məxfilik dərəcəsinin aşağı hissəsində sənədin nüsxəsi və tərtib olunma tarixi
yazılmalı, sənəd bir neçə ünvana göndərilirsə, ümumi ünvan göstərilməlidir.
5. Sənədlər yazılı, qrafik formada, səs lentinə yazılmış, fotoşəkilli ola bilər və
bir neçə nüsxədə hazırlana bilər. Bir neçə ünvana göndərilən sənədlərin
nüsxələrinin sayı qərargahda qalan nüsxədə göstərilir.
6. Açıq üsulla göndərilən sənədlərdə, ünvanın əvəzinə idarəetmə məntəqələrinin
şərti adları yazılır.
7. Sənədlərdə olan bütün düzəlişlər, sənədi təsdiqləyən və onu hazırlayan
şəxslərlə razılaşdırılır.
8. Sənədin əks tərəfində, yaxud başqa jurnalda göndərilən nüsxələrin hesabatı,
onların göndərilmə və alınma vaxtı qeyd olunur. Bu qeydləri sənədi
göndərən şəxs təsdiqləyir. Sənədin alınma tarixi və vaxtı onu alan, yaxud
açan şəxs tərəfindən hökmən qeyd olunur.
İş və ya hesabat xəritələrini hazırlayanda aşağıdakıları qeyd etmək lazımdır: - məxfilik dərəcəsi;
- nüsxə nömrəsi;
- sənədin adı;
- qərargahın yerləşdiyi yer;
- sənəd tərtibatının başlanma saatı və tarixi;
- sənəd tərtibatının qurtarma saatı və tarixi;
- mövcud şərait:
- Mülki Müdafiə qüvvələrinin yerləşdiyi rayon (ərazi) ən azı üç nöqtə ilə,
saat əqrəbi istiqamətində;
- hərəkət marşrutları ən azı üç nöqtə ilə, birinci nöqtədə – qüvvələr haradan
çıxır, ikinci nöqtədə – marşrut haradan keçir və üçüncü nöqtədə – toplanış
yeri və yaxud dağıntı ocaqları;
- nüvə silahının partlayış mərkəzi və partlayışın vaxtı;
- radioaktiv zəhərlənmənin aşkar edildiyi vaxt;
- xəritəni hazırlayan şəxsin vəzifəsi, imzası və soyadı;
- xəritənin miqyası.
Xəritinin əks tərəfində nüsxələrin sayı, göndərilmə ünvanları, sənədlərin uçotu
jurnalında qeydiyyata alınma tarixi və qeydiyyat nömrəsi yazılır.
