Student residence management system

Glossary 
vii
 
Chapter 1 
8
 
Sketching the background 
8
 
1.1
 
Introduction 
8
 
1.2
 
User characteristics 
8
 
1.3
 
Current system 
9
 
1.4
 
Motivation 
10
 
1.5
 
Conclusion 
10
 
Chapter 2 
11
 
User Requirement DOCUMENT 
11
 
2.1
 
Introduction 
11
 
2.2
 
Data collection technique 
11
 
2.3
 
Problem domain 
11
 
2.4
 
Use s’ p o le s o the u e t syste
12
 
Stude ts’ problems 
12
 
Residence Administrators Problems 
12
 
2.5
 
User expectations from a new computerized system 
13
 
2.6
 
Limitations to be encountered 
14
 
2.7
 
Conclusion 
14
 
Chapter 3 
15
 
Requirement Analysis document 
15
 
3.1
 
Introduction 
15
 
3.2
 
Desig e ’s i te p etatio of the use ’s e ui e e ts 
15
 
3.3
 
High-level Constituents Parts 
15
 
Database management 
15
 
Software management 
16
 
3.4
 
Existing solutions 
16
 
3.5
 
Alternative Technical Solutions 
16
 
3.6
 
Best Solution 
16
 
3.7
 
The Model to be used 
16
 
3.8
 
Technologies to be used 
17
 
PHP 
17
 
MySQL 
17
 

---

ii 
APACHE 
17
 
PHPMyAdmin 
17
 
JavaScript 
18
 
Hypertext Transfer Protocol (HTTP) 
18
 
3.9
 
System testing 
18
 
Paper Prototyping 
18
 
Usability Testing 
18
 
Complete System Testing 
18
 
3.10
 
Conclusion 
19
 
Chapter 4 
20
 
User Interface Specification 
20
 
4.1
 
Introduction 
20
 
4.2
 
Description of the complete user interface 
20
 
Login page 
20
 
Booking Page 
22
 
Confirmation E-mail 
24
 
UWC Admin Page: 
25
 
ResCoordinator Page: 
26
 
4.3
 
How the User Interface behaves 
28
 
4.4
 
How the user interacts with the system 
30
 
How the student interacts with the system 
30
 
How the Administrator interacts with the system 
32
 
How the ResManager interacts with the system 
33
 
4.5
 
Conclusion 
34
 
Chapter 5 
35
 
Object Oriented Analysis (OOA) or High Level Design 
35
 
5.1
 
Introduction 
35
 
5.2
 
Data Dictionary 
35
 
Student Object 
35
 
Administrator Object 
36
 
ResAdmin Object 
37
 
Residence Object 
37
 
Room Object 
37
 
Payment Object 
38
 
Booking Object 
39
 
latest balance Object 
39
 
5.3
 
Class Diagram 
39
 
5.4
 
Conclusion 
41
 
Chapter 6 
42
 
Object Oriented Design (OOD) or Lower Level Design 
42
 
6.1
 
Introduction 
42
 
6.2
 
Inner Details of Class Attributes and Methods 
42
 
6.3
 
State Diagram 
43
 
6.4
 
Sequence Diagram 
44
 
6.5
 
Pseudo code 
45
 

---

iii 
display Login Page 
45
 
Student application 
45
 
Payment 
46
 
Allocate 
47
 
6.6
 
Conclusion 
47
 
Chapter 7 
48
 
CODE DOCUMENTATION 
48
 
7.1
 
Introduction 
48
 
7.2
 
System Operations 
48
 
7.3
 
Login Code Documentation 
50
 
7.4
 
Booking codes documentation 
51
 
7.5
 
Payment codes documentation 
56
 
7.6
 
Allocate codes documentation 
60
 
7.7
 
Conclusion 
65
 
bibliography 
66
 
Appendices 
67
 
Stude t’s Questionnaire 
67
 
Staff Questionnaire 
68
 
Project plan (Term 1) 
69
 
Project Plan (Term 2) 
70
 
Project plan (Term 3) 
71
 
Project plan (Term 4) 
72
 
Index 
73
 
 

---

iv 
LIST OF TABLES 
Number 
Page 
Table 1:
 
 Student Object_______________________________________________________________ 36
 
Table 2:
 
 Administrator Object __________________________________________________________ 36
 
Table 3:
 
 ResAdmin Object ____________________________________________________________ 37
 
Table 4: 
 
 Residence Object _____________________________________________________________ 37
 
Table 5:
 
 Room Object ________________________________________________________________ 38
 
Table 6:
 
 Payment object _______________________________________________________________ 38
 
Table 7:
 
 Booking Object ______________________________________________________________ 39
 
Table 8:
 
 Latest Balance Object __________________________________________________________ 39
 

---

v 
LIST OF FIGURES 
Number 
Page 
Figure 1:
 
Login Page _________________________________________________________________ 21
 
Figure 2:
 
Booking Page (Selection of Residence) ________________________________________________ 22
 
Figure 3:
 
Booking Page (Selection of Room) __________________________________________________ 22
 
Figure 4:
 
Booking Page (Feedback) ________________________________________________________ 23
 
Figure 5:
 
Confirmation E-mail __________________________________________________________ 24
 
Figure 6:
 
UWC Administration Page ______________________________________________________ 25
 
Figure 7:
 
Residence Coordinator Page (Choosing Residence). _______________________________________ 26
 
Figure 8:
 
Residence Coordinator Page (Allocate). _______________________________________________ 27
 
Figure 9:
 
Residence Coordinator Page (SMS Booking Confirmation) _________________________________ 27
 
Figure 10:
 
User Case Diagram ___________________________________________________________ 29
 
Figure 11
 
Student Activity Diagram _______________________________________________________ 30
 
Figure 12:
 
Admin Activity Diagram _______________________________________________________ 32
 
Figure 13:
 
ResAdmin Activity Diagram _____________________________________________________ 34
 
Figure 14:
 
Class Diagram _______________________________________________________________ 40
 
Figure 15:
 
State Diagram _______________________________________________________________ 43
 
Figure 16:
 
Sequence Diagram ____________________________________________________________ 44
 
Figure 17:
 
System Operations ____________________________________________________________ 49
 

---

vi 
ACKNOWLEDGMENTS 
The author wishes to [Click and type acknowledgments] 

---

vii 
GLOSSARY 
HTML 
Hyper Text Markup Language 
HTTP 
Hypertext Transfer Protocol: it is an application-level protocol for 
distributed, collaborative, hypermedia information systems. Its use for retrieving inter-
linked resources led to the establishment of the World Wide Web. 
MYSQL 
My Structured Query Language: the most popular Open Source SQL 
database management system, is developed, distributed, and supported by Sun 
Microsystems, Inc. 
OOA
Object-Oriented Analysis
OOD
Object-Oriented Design
PHP  
Hypertext Preprocessor: a widely-used open source general-purpose 
scripting language that is especially suited for web development and can be embedded into 
HTML. 
SMS 
Short Message Service 
SRMS 
The Student Residence Management System 
UML
Unified Modeling Language
UWC  
University of the Western Cape
WWW 
World Wide Web. 

---

8 
C h a p t e r 1
SKETCHING THE BACKGROUND 
1.1 Introduction 
The University of the Western Cape (UWC) has decided that by 2010, the entire student 
registration process will be online. This vision implies that the student accommodation 
system should also be computerized and possibly become online based.
The current accommodation application process involves students to fill a paper-based 
application form which takes a long time to process. The Student Residence Management 
System (SRMS) is introduced as a computerized system to ease the pressure on students 
and administrators. The new residence application system will help to eliminate the paper-
based applications thereby speeding up processing as details will be captured in the 
database. This will help to eliminate the delays caused by the sequential checking of each 
residence for the availability of rooms. The system will check automatically for the 
available rooms to help accelerate the room allocation process thus making it painless for 
the managers to allocate rooms to students.
At the present time, students must check for the successful or unsuccessful list of 
accommodation application at the residence administrator. Since the new system to be 
adopted is computerized, it will automatically send notifications to successful and 
unsuccessful applicants through email.