Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

14.5 FACTORS DETERMINING THE SPAN
A. Similarity of functions: 
If the subordinates are involved in the same or similar activities, then
it is possible for the manager to supervise more subordinates, since the problems that may arise
would be similar in nature, these would be easier to handle. Conversely, if these subordinates are
doing diversified operations, the situation would be more complex and hence the span of control
should be narrow.
B. Complexity of functions: 
If the operations that the employees are performing are sophisticated
and complex and require constant supervision, then it would be more difficult for the manager to
manage too many employees.
C. Geographical closeness of employees: 
The closer the subordinates are in a physical location,
the easier it will be for the supervisor to manage more employees.
D. Direction and Co-ordination: 
The span of control would also be determined by the degree of
coordination required, both within the unit and with other units of other divisions.
If the unit needs continuous directions and extra time of the manager in coordinating the activities
then fewer subordinates will be better supervised.
E. Capacity of Subordinates: 
Subordinates who are trained, developed and experienced, need
little supervision in discharging their duties. In such situations, more subordinates can be effectively
supervised. These subordinates can further be assisted by providing them with “standing plans”
which are applicable in repetitive actions and recurring problems, requiring less direct supervisory
assistance.

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F. The working staff of the manager: 
If the manager has supporting staff that is equally skilled
in handling situations then it would be possible to manage a wider span of control because the
responsibilities of supervision would be shared.
G. Planning: 
The effectiveness of supervision would also depend upon how much time manager
spend upon planning activities. If the managers spend too much time in systems planning then they
will not have time to supervise the activities of too many subordinates.
14.6 SUMMARY
The term ‘span’ literally means the space between two supports of a structure e.g., the space between
two pillars of a bridge. The space between the two pillars should neither be too large nor too small. If
it is too large, the bridge may collapse; and if it too small, it will enhance its costs. The ideal number
may be different under different situations depending upon the time, knowledge, energy and abilities
of the supervisor.