Tarım ve Köyişleri Bakanlığından : Organik Tarımın Esasları ve Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik

7) Şikayet, tartışma, ihlal ve uyuşmazlık durumlarında izlenecek politikalar ve bunlarla ilgili olan prosedürler,
8) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun, sertifikasyonun çeşitlendirmesi, yeniden dizaynı, ilave edilen özel koşulları, standartlar, ürün sahiplerinin ya da kuruluş bünyesinde meydana gelen yönetim değişiklikleri varsa bunlarla ilgili prosedürler.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu; sertifikasyonda kalite sistemini belirli aralıklarla ele alarak bu sistemin yapısının bu Yönetmeliğe uygunluğunu sağlamalıdır.
Sertifikasyon Raporunun Düzenlenmesi
Madde 39 — Sertifikasyon raporu esasları aşağıda belirtilmiştir
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, kalite sistemine göre yaptığı tüm test ve denetleme sonucunda organikliğini tespit ettiği ürüne bir sertifikasyon raporu hazırlar.
b) Ürünün geldiği aşamaya göre; hammadde, işlenmiş ürün, ithalat ve/veya ihracat sertifikası düzenler.
c) Sertifikada; sertifika tarihi, sertifika nosu, ürünün ismi, tür veya çeşidi, ürün kodu, ürünün özelliği, miktarı açıkça belirtilir.
d) Bu raporlar üçer aylık dönemler halinde Komiteye gönderilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşları

BİRİNCİ BÖLÜM

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşunun Çalışma Esasları, Çalışma İzni ve Yaptırımlar

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşunun Çalışma Esasları

Madde 40 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun çalışma esasları aşağıdaki gibidir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları; Komiteden çalışma yetkisi almak, çalışma yetki süreleri dolmadan en az 1 ay önce çalışma yetki sürelerinin uzatılması için başvuru yapmak ve çalışma izinlerinin uzatıldığını belgelemek zorundadırlar. Yukarıdaki hususa dikkat etmeyen kuruluşun çalışma izni Komite tarafından yeni izin belgelerini alıncaya kadar durdurulur. Komite, kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarından; her türlü müteşebbise, ürüne, üretime, kontrol işlemine, kuruluşun kendisine, çalışanına ve menşeine dair her türlü bilgi ve belgeleri istediği zaman talep edebilir.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, bu Yönetmeliğin kontrol kriterlerini yerine getirebilecek yapısal özelliklere sahip olmalıdır.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, kontrol kriterlerini yerine getirebilmek için;
1) Kontrol planını hazırlar.
2) Bölgede, yerinde kontrol yapar.
3) Kontrol raporunu hazırlar.
d) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, müteşebbislerin başvurularını Komiteye yıllık olarak iletmek zorundadır.
e) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, geçen takvim yılında yapmış oldukları bir yıllık faaliyetleriyle ilgili; ürün, müteşebbis, sertifika, kontrol, üretim, ihracat, çalışan personel durumu, cezai işlemler gibi tüm bilgiler ile bu Yönetmeliğin 8 nolu ekinde verilen ve müteşebbisler tarafından tutulan ve bir nüshası kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları tarafından saklanan üretim faaliyetleri ile ilgili çizelgeleri, müteakip yılın en geç 31 Ocak tarihine kadar Komiteye bildirir. İçinde bulunulan yıla ait her türlü sözleşmeler ile üretici müteşebbisler listelerini en geç 31 Mart tarihine kadar, diğer müteşebbislerin listelerini ise, sözleşme tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde Komiteye göndermek zorundadırlar.
f) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları yurt içinde ve dışında pazarlamaya konu olan her türlü organik ürün ambalajında ülkeyi simgeleyen logoyu kullanmak zorundadırlar. Logo kullanmayan kontrol ve/veya sertifika kuruluşları ve müteşebbise Komite tarafından organik üretimin önlenmesi de dahil, çeşitli şekillerde yaptırım uygulanır. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, organik ürün etiketlerini sözleşmeli oldukları her türlü müteşebbise de kullandırmakla yükümlüdürler.
g) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları tespit ettikleri her türlü aykırılıklar ile ilgili bilgi ve belgeleri, uygun gördükleri yaptırım işlemini de içeren bir raporu en geç on gün içinde Komiteye bildirirler. Uygun görülen yaptırımı, ancak Komite tarafından onaylandıktan sonra uygulamaya koyabilirler. Komite konu ile ilgili inceleme ve yeni belgeler isteme yetkisine sahiptir. Komitenin vereceği karar kesindir. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları veya müteşebbisler herhangi bir nedenle sözleşmelerini feshederlerse, durum yine Komiteye on gün içinde bildirilmek zorundadır. Yaptırımı reddetme nedeniyle fesih söz konusuysa, yaptırım verilen müteşebbise ait tüm projeler ile ilgili tüm kontrol, sertifikasyon ile kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu tarafından, kendisi ile müteşebbis yazışmalarının örneklerini içeren dosya, komiteye on gün içinde iletilir.
Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşlarında Aranan Şartlar
Madde 41 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarında aranan şartlar aşağıdaki gibidir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları teknik ve idari bakımından görevini yerine getirebilecek imkanlara sahip olmalıdır. Komite, bu konuda gerekli incelemelerde bulunmak, tavsiye ve direktif verme yetkisine sahiptir. Bakanlık tarafından izin verilecek yerli veya yabancı kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun Türkiye bürosu temsilcisinin ve yardımcısının T.C. Vatandaşı olması zorunludur.Yerli ve yabancı kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının Türkiye bürosunda veya şubelerinde çalışan T. C. Vatandaşı personel sayısı, toplam kontrolör ve diğer personel sayısının 2/3' ünden az olmamalıdır.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının Türkiye temsilcisi tercihen Ziraat Mühendisi veya Veteriner Hekim olmalıdır. Organik tarım konusunda, daha önce çalıştıkları kurumlar ve mensubu olduğu oda veya dernekler tarafından verilmiş resmi hüviyeti olan belgelerle belgelenebilir asgari iki yıllık tecrübeye sahip bulunmalıdır.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının kontrolörleri bu Yönetmeliğin 47 nci maddesindeki özellikleri taşımalı ve Türk Akreditasyon Kurumu kriterlerine, Avrupa Birliğinin kalite standardı olan EN 45011 standardına uygun olmalıdır.
d) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, sürekli irtibat sağlanabilecek her türlü alt yapıyı oluşturmalıdır. Büroda; iletişimi temin etmek amacıyla, bir T. C. Vatandaşı sekreter, telefon, faks, teleks gibi teknik iletişim aletleri mevcut olmalı, gerekli tüm bilgileri içeren evraklar, düzenli ulaşılması ve değerlendirilmesi kolay bir şekilde muhafaza edilmelidir.
e) Kontrol ve sertifikasyon aynı kuruluş tarafından yapılabilir, fakat ayrı ayrı izin verilir.
f) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, yöneticileri, ortakları, kontrolörleri ve çalışanları ile bunların birinci derece yakınları ticari olarak organik tarım faaliyetinde bulunamaz.
g) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, danışmanlık hizmeti veremez.
h) Bir kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu yöneticileri, ortakları, kontrolörleri ve çalışanları, o kuruluş adına kodlandığından, başka bir kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunda herhangi bir görev alamazlar.
ı) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının kontrolörlerinin sayısı, kuruluşun proje sayısı ve kontrol edilecek alan için yeterli olmalıdır. Her arazide 90 kontrol günü için en az bir kontrolör istihdam edilmelidir. Sayı yeterliliği konusunda Komiteye her yıl Nisan ayı içeresinde yeniden başvurularak onay alınması zorunludur.
j) Yetiştirilmekte olan stajyer kontrolörler hakkındaki tüm bilgiler yıllık olarak Komiteye bildirilir. Stajyer kontrolörler tek başlarına kontrol yapamazlar. Kontrol raporu vermeye yetkili değillerdir.
Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşunun Çalışma İzni İçin Başvuru Şekli
Madde 42 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun çalışma izni için yapılacak başvurunun esasları aşağıda belirtilmiştir.
a) Kontrol ve sertifikasyon olmak üzere iki konuda izin için başvuruda bulunulur. Bunun için, kontrol ve/veya sertifikasyon işi yapacaklar bir dilekçe ile Bakanlık Komiteye başvururlar. Bakanlıkça gerekli incelemeler yapılır ve dilekçenin veriliş tarihinden itibaren 3 ay içinde müracaatçıya gerekli iznin verilip verilmeyeceğine dair cevap verilir. Bakanlıkça izin verilen kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları bu Yönetmelik çerçevesinde çalışmalarını sürdürürler.
b) Kontrol ve sertifikasyon işlemleri ayrı işlemler olup, farklı kuruluşlar tarafından yapılabilir. Yabancı menşeli kuruluşlara, uluslararası sertifikasyon kuruluşu olarak tanınması koşuluyla ve talep etmesi halinde ve Komite tarafından yapılan gerekli incelemeler sonucunda uygun bulunması durumunda, Bakanlık adına sertifika vermek için izin verilebilir.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon yapan kuruluşun aynı kuruluş olması, organik tarım koşullarına uyduğu sürece mümkün olur.
Çalışma İzni İçin İstenilen Koşullar ve Belgeler
Madde 43 — Çalışma izni için istenilen koşullar ve belgeler aşağıda belirtilmiştir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının hukuki yapısını belirtir belgeler;
1) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu özel kuruluş ise, en az Limited Şirket olmalıdır.
2) Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlanmış olmalıdır.
3) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, yabancı bir kuruluşun Türkiye temsilciliği veya irtibat bürosu ise; tüm yasal izin prosedürlerini tamamlamış olmalıdır.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının organik tarım konusundaki tecrübe ve yeterliğini gösteren Türk veya yabancı akreditasyon kurumlarından alınan belgeler.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının yer ve organizasyon tanımlamalarına dair belgeler. Bu belgeler şunlardır:
1) Adı, yeri, adresi ve var ise logosuna ait belgeler,
2) Kuruluş sahibi, ortakları, çalışanları, kontrolörlerine ait kimlik belgeleri,
3) Kuruluş sahibi, ortakları, çalışanları, kontrolörlerine ait eğitim belgeleri,
4) Çalışanların görev tanımları ve sigorta belgeleri.
d) Kuruluşun mali yapısına dair belgeler;
1) Sermaye yapısını gösteren belgeler,
2) Vergi türü ve vergi numaralarını da içeren belgeler.
e) Kuruluşun çalışma alanı ve çalışma sistemine dair bu Yönetmelikte belirtilen tüm belgeler.
f) Kontrol ve/veya sertifikasyon yöntemlerini içeren belgeler.
Müteşebbislere Uygulanacak Yaptırımlar
Madde 44 — Müteşebbislere uygulanacak yaptırımlar aşağıda belirtilmiştir;
a) Müteşebbise yaptırımlar, kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları tarafından uygulanır. Müteşebbis hatalarında uygulanacak yaptırımlar için kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, kuruluş aşamasında ve herhangi bir değişiklik durumunda uygulayacakları yaptırımları içeren bir kitapçık hazırlar ve Komiteye bildirir. Bu kitapçık Komite tarafından onaylanır. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları yaptırımlarını Komitenin onayladığı bu kitapçığa göre uygularlar. Yaptırımlar aşağıdaki maddelere göre uygulanır.
b) Müteşebbisler faaliyetleriyle ilgili düzenli kayıt tutmak zorundadırlar. Belgelerin düzensiz veya yanlış tutulması durumlarında, kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları eksiklik ve aksaklıkları müteşebbislere açık ve net olarak yazılı olarak bildirir ve müteşebbise düzeltilmesi için 1 ay süre tanır. Bunlara ilişkin bilgileri tespit edilen tarih itibariyle 1 hafta içinde Komiteye rapor eder. Bu süre sonunda tekrar kontrol eder. Kontrol sonucunu Komiteye bildirir. Komite on gün içinde aksine bir görüş bildirmezse yaptırımı uygular.
c) Tarımsal işletmelerde, bu Yönetmelik eklerinde belirtilen, gübre ve toprak iyileştiriciler, bitki koruma ürünleri, bileşimindeki tarımsal olmayan maddeler, tarımsal orijinli ama organik olmayan bileşim maddeleri, organik üretim prensipleri haricinde bir uygulamaya rastlanması halinde, o parti üründe organik ürün etiketi kullanılmasına kesinlikle izin verilmez. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, aynı müteşebbisin hatalı uygulamalarının devam ettiğini saptaması halinde; müteşebbis organik üretime geçiş süresindeyse süresi uzatılır, bu süreyi tamamlamışsa tekrar geçiş süresine geçirilir. Uzatılan geçiş süresi sonunda hataların bir veya birkaçını ısrarla sürdürdüğü tespit edilen üretici müteşebbisler hakkında Komite inceleme başlatır. İnceleme neticesinde, müteşebbisin hataya kasıtlı olarak devam ettiği tespit edildiğinde; Komite müteşebbisi organik üretim yapma faaliyetinden men eder. Men kararı yalnızca Komite tarafından verilir.
d) Depolama, işleme, paketleme ve etiketleme, markalama, hatalı reçete uygulama, damızlık hayvan, fide, fidan ve bitkisel ve hayvansal tüm üretim materyali kullanımında, bu Yönetmeliğe aykırı hareket etmek, pazarlama metotları prensiplerine uymama gibi durumlarda bu Yönetmeliğin 28 inci maddesinin (a) bendindeki hüküm uygulanır. Hataların devamı halinde işleyici veya pazarlamacı müteşebbisin organik üretimden men' i konusunda Komite inceleme başlatır. İnceleme neticesinde, müteşebbislerin hataya kasıtlı olarak devam ettikleri tespit edildiğinde, Komite müteşebbisi organik üretim yapma faaliyetinden men eder.
Çalışma İzninin Askıya Alınması veya İptali
Madde 45 — Çalışma izninin askıya alınması veya iptalinde uygulanacak esaslar aşağıda belirtilmiştir.
a) Yönetmeliğin kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları ile ilgili maddelerine aykırılık durumlarında, Komite tarafından yapılacak inceleme sonucunda uyarı cezası verilir. Gerekli durumlarda Komite yerinde kontroller yapar ve belgeleri inceler. Bu inceleme esnasında kuruluşun kontrol ve/veya sertifikasyon iznini askıya alabilir. 2 kez uyarı cezası alması halinde kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun çalışma izni Komite tarafından iptal edilir.
b) Sözleşmeli olduğu müteşebbislere karşı hatalı uygulamalar yapması durumunda, gerekli inceleme yapıldıktan sonra bir önceki bentteki hükümler uygulanır.
Şube Açma
Madde 46 — Şube açılmasındaki esaslar aşağıda belirtilmiştir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları gerekli gördükleri durumlarda şubeler açabilir ve bunlar vasıtasıyla da faaliyet gösterebilirler.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarının açacakları şube sayısında sınırlama yoktur.
c) Her şube için 42 nci maddenin (a) ve (b) bentleri hükümlerine uyulmalıdır.
d) Her şubede en az bir kontrolör ve bir stajyer kontrolör bulunmalıdır. Bu sayı şube iş hacmine göre, komite tarafından artırılabilir ve kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşuna bildirilir.
e) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları şubenin yaptığı tüm işlemlerden sorumludur.
Kontrolörde Aranılacak Şartlar, Görev, Yetki, Çalışma Şekil ve Esasları
Madde 47 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarında çalışan kontrolörde aranılacak şartlar, görev, yetki, çalışma şekil ve esasları aşağıdaki gibidir.
5) Ürün sevkiyat raporları,
6) Ürün akış kontrol diyagramı, üreticiden tüketiciye kadar her aşamanın kontrol edilmesi ve her aşamada organik ürünün takip çizelgesi,
7) Analiz raporları çizelgesi.
b) Ayrıntılı raporlar: Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunca, bitkisel ve hayvansal ürünler, su ürünleri üretimi yapan, orman alanlarından ve doğadan ürün toplayan bütün işletmelerde kontrol işleminde bazı ayrıntılı raporların tutulması gereklidir. Bu raporlar:
1) Organik ürünlerin diğer ürünlerden belirgin şekilde ayrılma raporları,
2) Organik ürünlerin diğer ürünlerden ayrı bir şekilde işlenme raporları,
3) Tesisin temizliğinde kullanılan malzemenin cinsi,
4) Örneklerin alımı ve analizlerin yapılması ile ilgili ayrıntılı raporlar,
5) Kalıntı madde analiz raporu,
6) Konvansiyonel ve organik üretim programı hakkında ayrıntılı raporlar,
7) İçerik raporları.
c) Müteşebbisin, bu Yönetmelikte belirtilen hususlara uymasına ve her türlü kontrole izin vereceğine dair bir taahhütname vermesi zorunludur.
d) Kontrol işlemi haberli veya habersiz olarak yapılabilir.
e) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, yılda en az bir defa tarımsal işletmenin üretim parselinin tam bir fiziki kontrolünü yapar.
f) Müteşebbis, kontrol işlemi için, üretim ve depolama üniteleri ile ilgili gerekli her türlü bilgiyi kontrol kuruluşuna vermek zorundadır.

İKİNCİ BÖLÜM

Sertifikasyon Esasları
Sertifikasyon Sisteminin Özellikleri
Madde 36 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu; organik tarım metodu kullanılarak elde edilmiş ve kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunca kontrol işlemine tabi tutulmuş müteşebbis tarafından elde edilmiş ürünün organik nitelikte olup olmadığını tespit eden ve sertifikayla tescil eden kuruluştur. Sertifikasyon ise; bütün kontrol yöntemlerini uygulayarak elde edilen organik ürünün geldiği aşamanın belgelenmesidir. Hammadde halindeki organik ürüne "Organik Ürün Hammadde Sertifikası", işlenmiş ürüne " Organik İşlenmiş Ürün Sertifikası" verilir. Organik hammadde sertifikası olmayan ürün organik ürün olarak işlenemez. Belirtilen sertifikaların örnekleri bu Yönetmeliğin 4 nolu ekinde verildiği gibi düzenmelidir.
Sertifikasyon sisteminin özellikleri aşağıda belirtilmiştir.
a) Sertifikasyon, Komiteden bu yetkiyi almış özel, tüzel veya resmi, yerli ve/ veya yabancı kuruluşlarınca yapılır. Sertifikasyon işlemi, kontrolü yapan kuruluşça da yapılabilir, ancak bu işlem için de Komiteden izin ve yetki alınmak zorundadır. Sertifika yetkisi verilen kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu yetkisini başka bir kurum veya kuruluşa devredemez.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu bir sertifikasyon sistemi oluşturur ve Komiteye sunar. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, aynı zamanda kontrolü yapan kuruluş değil ise, sertifika düzenleyeceği işletmelere ait tüm kontrol bilgilerini ve raporları kontrolü yapan kuruluştan devralmalıdır. Kontrol kuruluşu bu bilgileri sertifikasyon kuruluşuna vermek zorundadır.
c) Sertifikasyon sistemi; kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun uyguladığı fiyat listesi, sertifika belgesi örneği, sertifika çeşitleri, test etme ve sorgulama metodu, analiz yöntemi ve kullandığı tüm teknikler ve dokümantasyon sistemi ile ilgili bilgileri kapsar.
Sertifikasyon Kuruluşunun Yeterliliği
Madde 37 — Sertifikasyon kuruluşunda aranacak özellikler aşağıda belirtilmiştir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, bu Yönetmelik çerçevesinde belirtilmiş olan organik ürün özelliklerini çok iyi bilmeli ve ürünün bu özellikleri taşıyıp taşımadığını tespit edecek her türlü donanıma sahip olmalıdır.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, kontrol işlemlerinin bu Yönetmelikte belirtilen koşullara uygun olup olmadığını incelemek için yeterli teknik kadroya sahip olmalıdır.
Sertifikasyonun Esasları
Madde 38 — Sertifikasyonun esasları aşağıda belirtilmiştir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, bu Yönetmelikte bahsedilen kriterlere ve tarafından yapılan işin hacmi, genişliği ve şekline göre uygun olan kendine özgü bir kalite sistemi geliştirir, bu kalite sistemini açıklayan bir el kitabı hazırlar ve kalite kriterlerini düzenler. Kitapta; işletme veya müteşebbisin ihlal ettiği durumlarda uygulanacak yaptırımlar açıkça belirtilir ve yaptırımların etkin olarak uygulanması sağlanır. Kalite sistemi aşağıda belirtilen konuları içermelidir:
1) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun kalite politikası,
2) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun resmi yapısının tanımlanması, sahiplerinin isimleri ve bağlı bulundukları kuruluşla ilgili bütün bilgi ve referanslar, ulusal ve uluslararası akredizasyon bilgi ve belgeleri,
3) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunda çalışan personelin isimleri, meslekleri, deneyim ve referansları,
4) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun yetki ve sorumluluklarını gösteren personel sorumluluk şeması.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu aşağıdaki prosedürleri tamamlar:
1) Yönetimin kontrolü ile ilgili merkezi ofislerince veya yerel olarak belirlenmiş olan politika ve prosedürler,
2) Dokümantasyonun ne şekilde tutulduğu ve nasıl kontrol edildiğini içeren iş yönetimi prosedürleri,
3) Kaliteyle ilgili esasları oluşturan faaliyet, fonksiyon, görev ve servisler ve buna bağlı olarak çalışan kişilerin sorumlulukları ve sorumluluklarının sınırları,
4) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun bu Yönetmelikte belirtilen niteliklere uygun personel seçimi, eğitimi ve personelin çalışma yöntemlerini içeren prosedürler,
5) Ulusal ve uluslararası standartlara uyulması ile ilgili veya aykırı olan durumların düzeltilmesi ve önlem alınması için hazırlanmış olan prosedürler,
6) Ürünlerin değerlendirilmesi ve sertifikasyon işlemi uygulanırken, sertifikasyon dokümanlarının düzenlenmesi, korunması veya iptal edilmesi koşulları ile ürünlerin sertifikasyonunda gerekli olan belgelerin uygulamalardaki kullanım şeklinin kontrol altında tutulmasını sağlayan prosedürler,
7) Şikayet, tartışma, ihlal ve uyuşmazlık durumlarında izlenecek politikalar ve bunlarla ilgili olan prosedürler,
8) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun, sertifikasyonun çeşitlendirmesi, yeniden dizaynı, ilave edilen özel koşulları, standartlar, ürün sahiplerinin ya da kuruluş bünyesinde meydana gelen yönetim değişiklikleri varsa bunlarla ilgili prosedürler.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu; sertifikasyonda kalite sistemini belirli aralıklarla ele alarak bu sistemin yapısının bu Yönetmeliğe uygunluğunu sağlamalıdır.
Sertifikasyon Raporunun Düzenlenmesi
Madde 39 — Sertifikasyon raporu esasları aşağıda belirtilmiştir
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşu, kalite sistemine göre yaptığı tüm test ve denetleme sonucunda organikliğini tespit ettiği ürüne bir sertifikasyon raporu hazırlar.
b) Ürünün geldiği aşamaya göre; hammadde, işlenmiş ürün, ithalat ve/veya ihracat sertifikası düzenler.
c) Sertifikada; sertifika tarihi, sertifika nosu, ürünün ismi, tür veya çeşidi, ürün kodu, ürünün özelliği, miktarı açıkça belirtilir.
d) Bu raporlar üçer aylık dönemler halinde Komiteye gönderilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşları

BİRİNCİ BÖLÜM

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşunun Çalışma Esasları, Çalışma İzni ve Yaptırımlar

Kontrol ve/veya Sertifikasyon Kuruluşunun Çalışma Esasları

Madde 40 — Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşunun çalışma esasları aşağıdaki gibidir.
a) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları; Komiteden çalışma yetkisi almak, çalışma yetki süreleri dolmadan en az 1 ay önce çalışma yetki sürelerinin uzatılması için başvuru yapmak ve çalışma izinlerinin uzatıldığını belgelemek zorundadırlar. Yukarıdaki hususa dikkat etmeyen kuruluşun çalışma izni Komite tarafından yeni izin belgelerini alıncaya kadar durdurulur. Komite, kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşlarından; her türlü müteşebbise, ürüne, üretime, kontrol işlemine, kuruluşun kendisine, çalışanına ve menşeine dair her türlü bilgi ve belgeleri istediği zaman talep edebilir.
b) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, bu Yönetmeliğin kontrol kriterlerini yerine getirebilecek yapısal özelliklere sahip olmalıdır.
c) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, kontrol kriterlerini yerine getirebilmek için;
1) Kontrol planını hazırlar.
2) Bölgede, yerinde kontrol yapar.
3) Kontrol raporunu hazırlar.
d) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, müteşebbislerin başvurularını Komiteye yıllık olarak iletmek zorundadır.
e) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, geçen takvim yılında yapmış oldukları bir yıllık faaliyetleriyle ilgili; ürün, müteşebbis, sertifika, kontrol, üretim, ihracat, çalışan personel durumu, cezai işlemler gibi tüm bilgiler ile bu Yönetmeliğin 8 nolu ekinde verilen ve müteşebbisler tarafından tutulan ve bir nüshası kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları tarafından saklanan üretim faaliyetleri ile ilgili çizelgeleri, müteakip yılın en geç 31 Ocak tarihine kadar Komiteye bildirir. İçinde bulunulan yıla ait her türlü sözleşmeler ile üretici müteşebbisler listelerini en geç 31 Mart tarihine kadar, diğer müteşebbislerin listelerini ise, sözleşme tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde Komiteye göndermek zorundadırlar.
f) Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları yurt içinde ve dışında pazarlamaya konu olan her türlü organik ürün ambalajında ülkeyi simgeleyen logoyu kullanmak zorundadırlar. Logo kullanmayan kontrol ve/veya sertifika kuruluşları ve müteşebbise Komite tarafından organik üretimin önlenmesi de dahil, çeşitli şekillerde yaptırım uygulanır. Kontrol ve/veya sertifikasyon kuruluşları, organik ürün etiketlerini sözleşmeli oldukları her türlü müteşebbise de kullandırmakla yükümlüdürler.