· Maqsadi va manbasi noma'lum bo'lgan ko'plab hujjatlar to'planmoqda;
· Ulardagi hujjatlar va ma'lumotlar noto'g'ri qo'llarga tushib qolsa;
· Talab qilinadigan hujjatni izlash va hujjatlarning tematik to'plamini shakllantirish uchun ko'p ish vaqti sarflanadi;
· Bir xil hujjatning bir nechta nusxalari yaratiladi - qog'ozga va hujjatlarni nusxalashga katta mablag 'sarflanadi;
· Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash uchun ko'p vaqt sarflanadi.
Elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etilishi ushbu muammolarning barchasini hal qilishga imkon beradi, shuningdek:
· Barcha bo'limlarning yaxshi muvofiqlashtirilgan ishlarini ta'minlaydi;
· Hujjatlar bilan ishlashni soddalashtiradi, uning samaradorligini oshiradi;
· Hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va qidirish vaqtini qisqartirish orqali xodimlarning ish unumdorligini oshiradi;
· Axborotdan foydalanish samaradorligini oshiradi;
· Xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlashga imkon beradi.
Xulosa: ish oqimini avtomatlashtirish har qanday tashkilotda, mulkchilik ko'lami va turidan qat'i nazar, zarurdir. EDMSni tashkil qilishni hozirdan boshlash kerak.
Savol 2. Elektron hujjat aylanish tizimini tanlash - shirin qo'shiqlar ishlab chiqaruvchilari va etkazib beruvchilari.
Endi siz tizimni tanlash to'g'risida qaror qabul qilishingiz kerak. Avvalgi maqolada biz mavjud hujjatlarni avtomatlashtirish mahsulotlarini toifalarga ajratdik. O'zimizga tizimlar sinflarini eslatib o'tamiz:
Ofislarni avtomatlashtirish tizimlari va ish jarayoni
Ish oqimini boshqarish tizimlari
Hujjatlar arxivlarini tashkil qilish va boshqarish tizimlari
