Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

tezda yaratish qobiliyati kerakli hujjat shablon bo'yicha;

hujjatlarni avtomatik ro'yxatdan o'tkazish va tarqatish;

foydalanuvchilar va bo'limlar uchun ishchi papkalarni shakllantirish;

yozishmalar bilan qulay ish;

qayta ishlash va boshqarish ma'muriy hujjatlar;

hujjatlarni ro'yxatga olish kartasida saqlash;

hujjatlar bilan o'zaro bog'liq ish;

hujjatlar harakatini kuzatish;

ichki ichki tizimlarni qo'llab-quvvatlash;

raqamlar nomenklaturasini hisobga olish va nazorat qilish;

internet orqali ishlarni bajarish;

pochta jo'natmalarining ro'yxatlarini shakllantirish;

xizmatlar, bo'limlar, savdo shoxobchalarini hududiy belgilash;

qayta ishlangan tizimda kerakli variantlarni o'rnatish;

elektron pochta orqali ma'lumot almashish;

belgilangan tanlov mezonlariga muvofiq ma'lumot izlash;

ma'lumotnomalarni avtomatik yangilash.

Biznesdagi avtomatlashtirish, ro'yxatdan o'tkazish va hujjatlarni boshqarishning barcha funktsiyalari barcha byurokratik poydevorlarni sezilarli darajada soddalashtirishga, menejer va uning bo'ysunuvchilariga yukni kamaytirishga va savdo samaradorligini oshirishga yordam beradi.
Savol-javobda korxonada elektron hujjat aylanishini tashkil etish
Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish bugungi kunda nafaqat korxonaning ichki jarayonlarini optimallashtirish vositasi, balki yuqori raqobat sharoitida favqulodda ehtiyojga aylandi. Aynan hujjat aylanishini avtomatlashtirish har qanday tashkilotga ishni tezlashtirish uchun yangi imkoniyatlar beradi, operativ va strategik qarorlar qabul qilishda raqiblardan ustun turishga imkon beradi. Ushbu maqola sizning tashkilotingizda ish oqimini avtomatlashtirish zarurligini, shuningdek korxonada ish jarayonini avtomatlashtirish to'g'risida qaror qabul qilishda e'tiborga olinishi kerak bo'lgan ba'zi omillarni aniqlashga yordam beradi.
Avvalgi maqolada biz hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirish uchun dasturiy mahsulotlarni tasniflash masalalariga to'xtaldik va ofislarni avtomatlashtirish tizimlarini tanlashda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan asosiy fikrlarni ko'rib chiqdik.
Biroq, ofislarni avtomatlashtirish tizimi tashkilotdagi ishlarning faqat kichik qismini avtomatlashtirishga imkon beradi. Ushbu maqolada biz elektron hujjat aylanishi tizimlariga aniq mahsulotlarni ajratmasdan kengroq yondoshamiz va elektron hujjat aylanish tizimini (EDMS) amalga oshirishda yuzaga keladigan eng muhim savollarga javob berishga harakat qilamiz.
Savol 1. Korxonada elektron hujjat aylanishini qachon va nima uchun tashkil etish zarur?
Bugungi kunda korxonada hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish, shuningdek avtomatlashtirish zarur buxgalteriya hisobi to'qsoninchi yillarning o'rtalarida. Buning sabablari juda ko'p. Birinchidan, axborotni iloji boricha tezroq va samarali ravishda qayta ishlash kerak, ba'zida axborot oqimlari moddiy ma'lumotlardan kam emas. Ikkinchidan, ma'lumotni yo'qotish yoki noto'g'ri qo'llarga olish juda qimmatga tushishi mumkin. Hujjatlar bilan ishlash an'anaviy tarzda olib boriladigan tashkilotlarga xos bo'lgan bir qator muammolarni aniqlash mumkin:

•