Verilənlər bazasının konsepsiyası

19.Verilənlərin axtarışı, çeşidlənməsi və süzülməsi

Verilənlər bazası informasiyaların saxlanılması üçün nəzərdə tutulub. Lakin verilənlər bazasının idarəolunma sistemi elə üstünlüklərə malik olmalıdır ki, adi kartotekada həmin imkanlar olmasın. Yəni lazım olan məlumatı tapmaq üçün çox böyük miqdarda informasiyanı ani olaraq “gözdən keçirsin”. Verilənlər bazasının əsas üstünlüyü çox böyük həcmdə informasiyanı saxlamaqda deyil, məhz lazım olan məlumatları ani olaraq tapmaqda, onları emal etməkdədir. Bu məqsədlə Access-də bir neçə komanda nəzərdə tutulub: Arama (Поиск-Find), Çeşidləmə (Сортировка-Sort), Süzmə (Филüтраöия- Filter).

Arama aləti verilənlər bazasında istifadəçinin göstərdiyi nümunəyə uygun gələn məlumatları tapmağa imkan verir. Bunun üçün Edit → Find menyu komandası vasitəsilə açılan dialoq pəncərəsində axtarış üçün nümunə daxil edilir. Find komandası həm cədvəl, həm də forma rejimində işləyir. Adətən verilənlər bazasında yüzlərlə, minlərlə yazı olur. Çox zaman onları nizamlamağa, yəni müəyyən ardıcıllıqla düzməyə ehtiyac yaranır. Verilənlər bazasında yazıların nizamlanmasına çeşidləmə deyilir.
Çeşidləmə verilənlərin hər hansı əlmətlərə görə nizamlanmasıdır. Bu, verilənlərə tez və səmərəli baxmağa imkan verir. İki növ çeşidləmə mövcuddur: artma sırasıyla çeşidləmə və azalma sırasıyla çeşidləmə. Ədədi sahələr üçün artma və ya azalma qiymətə görə, mətn sahələri üçün isə əlifbaya görə sıralamadır.
Əgər sahədə təkrarlanan qiymətlər varsa, çeşidləmə zamanı yazılar eyni qiymətlərə görə qruplara bölünür. Belə növ çeşidləməyə yazıların qruplaşdırılması deyilir. Lakin bəzən yazıları eyni zamanda bir neçə sahəyə görə çeşidləmək lazım gəlir. Buna o zaman ehtiyac yaranır ki, bəzi sahələrdə eyni qiymətlər olur.
Verilənlər bazasının idarə olunması cürbəcür axtarış və seçim meyarları ilə sıx bağlıdır. İstifadəçinin tələbatını ödəyən verilənlər bazadan seçilməsi süzgəc vasitəsilə həyata keçirilir.
Süzgəc - yazıların axtarışı və seçilməsi üçün istifadə olunan şərtdir. Süzgəc tələblərə cavab verən yazıları “buraxır”, qalan yazıları isə “tutub saxlayır” (gizlədir). MS Access bir necə növ süzgəc təklif edir:

1. 
   “Formaya görə” süzgəc (Филüтр по “форме” - Filter By Form )
   
2. 
   “Seçilmişə görə” süzgəc (Филüтр “по выделенному” - Filter By Selection)
   

• 
  “Seçilmişin inkarı” süzgəci (Филüтр “исключитü выделенное” – Filter Excluding By Selection)
  
  • 
    Genişləndirilmiş süzgəc (Расширенный филüтр – Advanced Filter).
    

“Seçilmişə görə” süzgəc, verilənlər bazasında seçdirilmiş fraqmentin olduğu yazıları ayırmağa imkan verir. “Seçilmişə görə” süzgəc vasitəsilə verilənləri seçmək üçün:

1. 
   Verilənlərin seçilməsinin aparıldığı sahənin istənilən yerində bir neçə simvolu, yaxud həmin sahəni bütövlükdə seçdirmək;
   
2. 
   Records → Filter → Filter By Selection menyu komandasını seçmək, yaxud alətlər zolağındakı uyğun düyməni çıqqıldatmaq;
   
3. 
   Yenidən bütün yazıları əks etdirmək üçün Records → Remove Filter/Sort komandasını yerinə yetirmək, yaxud alətlər zolağındakı Remove Filter düyməsini basmaq lazımdır. “Seçilmişin inkarı” süzgəçi əks əməliyyat aparır, yəni belə yazıları nəzərə almır.
   

Genişləndirilmiş süzgəc daha mürəkkəb seçim şərtləri verməyə, eləcə də bir neçə parametr üzrə çeşidləmə aparmağa imkan verir. Bütün növ süzgəcləri, istər verilənlər bazasını bütövlükdə, istərsə də müəyyən şərtlə seçilib ayrılmış yazılara tətbiq etmək olar.