Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

Limbajul şi forma scrisorii de ofertă

Oferta trebuie redactată clar şi amănunţit, astfel încât să se prevină eventualele întrebări ale clientului.

Indiferent de tipul de ofertă, structura textului este valabilă pentru majoritatea ofertelor. În partea introductivă se fac referiri la cererea de ofertă sau la condiţiile în care a fost obţinută adresa destinatarului şi se exprimă satisfacţia de a stabilii relaţii comerciale cu respectiva organizaţie. Tot în paragraful introductiv trebuie inclusă şi motivarea expedierii ofertei.

Faţă de cererea de ofertă, componenta nou apărută o constituie paragraful publicitar. Acesta nu se regăseşte în conţinutul tuturor ofertelor însă, acolo unde este prezent, conferă textului o calitate suplimentară, trezind interesul celui căruia îi este adresată oferta, prin includerea unor informaţii suplimentare referitoare la produsele /serviciile oferite.

În încheierea textului regăsim, ca şi în cazul cererii de ofertă, exprimarea convingerii de a primi un răspuns, cu scopul încheierii contractului.

În textul ofertei:

• 
  formulările trebuie să fie scurte şi clare. În cazul existenţei unor texte mai lungi, este recomandabilă utilizarea unor „tipare”, de genul formulărilor-standard, aplicabile oricărui text de ofertă;
  
• 
  trebuie incluse:
  

• 
  date referitoare la titlul şi numărul ofertei;
  
• 
  date de identificare a ofertantului;
  
• 
  date de identificare a clientului;
  
• 
  formula de adresare (spre exemplu, în cazul necunoaşterii destinatarului, se poate apela la formula „Stimate Doamne, Stimaţi Domni,”);
  
• 
  o introducere, general valabilă sau personalizată, aferentă ofertei (spre exemplu, de genul: „Suntem onoraţi de interesul major manifestat de dumneavoastră pentru produsele/serviciile noastre”;
  
• 
  descrierea generală a obiectului ofertei, date despre producător, despre model etc.;
  

• 
  o listă cuprinzătoare, incluzând: poziţia şi numărul articolului; numărul de bucăţi; descrierea articolului; etc;
  
• 
  date despre condiţiile de livrare şi cele de plată, regulile de comerţ avute în vedere etc.;
  
• 
  exprimarea convingerii realizării unui parteneriat durabil şi eficient, în interesul ambelor părţi;
  
• 
  exprimarea mulţumirii pentru solicitarea de ofertă (în încheiere);
  
• 
  data şi semnătura;
  
• 
  opţional, un formular care să poată fi completat de destinatar cu titlu de comandă.